契約承認の仕組み
契約は、実行の前に承認が必要です。 すべての種類の契約を単一のアプリケーションで承認できます。
承認のために契約を発行する前に、次のタスクを実行する必要があります。
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契約に差異がある場合は、それをレビューします。
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契約を検証します。
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承認者を再確認します。必要に応じて、参照者および承認者を追加し、追加の承認者へのノートも追加します。
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ユーザー・ステータスとその遷移を使用して、法務、財務、経理などのチーム間で契約を受け渡してレビューします。
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契約が印刷可能な場合はプレビューします。
承認ポリシーの設定から契約の承認そして契約の受入れまでの、契約承認の詳細な流れを次に示します。
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契約管理者が承認ポリシーおよび承認者グループを設定します。
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承認のために契約を発行します。
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次の承認者は、「自分のワークリスト」領域で承認タスクを見ることができます。
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承認のために契約をレビューします。 契約のレビュー作業には、次のことが含まれる場合があります。
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承認のために追加の情報が必要な場合は承認者がそれを依頼します。
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アプリケーションが階層内の次の承認者に承認要求を送る。
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承認者が契約の承認を委任します。
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承認者が別の承認者に契約を転送します。
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承認者が契約を承認または否認します。
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顧客またはサプライヤが、契約を受け入れるか、変更を要求します。
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契約は、承認ステータスおよび履歴を表示するために使用できます。
承認ポリシーと承認者グループの設定
ビジネス・アナリストまたは契約管理者が、契約ポリシーを設定し、次に示す種類の承認者を定義します。
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ルールのセットに基づく単独の承認者または一連の承認者
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パラレル承認者
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契約の差異に基づく、追加の承認者
承認者への自動通知の送信
契約が承認のために発行されると、アプリケーションは自動的に承認者に通知を送信します。 承認者を追加するときにノートを含めていた場合は、承認通知と一緒にそのノートも表示されます。 承認保留中の契約が「自分のワークリスト」に表示されます。
承認のための契約の発行
次の文書を契約に添付して、承認のために発行します。
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条件を含むプライマリ契約文書。
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作業の詳細、図面などの契約文書。
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契約に差異がある場合は、その差異と理由。
承認のために契約を発行するには、次の作業領域のいずれかを使用します。
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契約オーサリング・ページ
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契約検索結果
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「契約」作業領域の承認待ちビン
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ダッシュボード
発行の前に契約を検証します。または、発行するとアプリケーションが契約を自動的に検証し、エラーと警告を表示します。 発行の処理を続行するには、エラーを修正する必要があります。警告は無視することもできます。 エラーのなくなった契約を発行すると、次のステップに進めます。ここで、実際に契約を承認のために発行する前に、承認者を再確認します。 承認階層に参照者および承認者を追加できます。このときに、承認者が承認通知と一緒に受け取るノートも追加できます。 「発行」をクリックすると、契約のステータスは「承認待ち」に変わります。
承認のための契約のレビュー
契約を承認または否認するには、契約を詳細にレビューする必要があります。 または、「履歴」タブを使用して、承認リージョンで承認または否認の詳細を確認し、対象のバージョンと承認発行日時のスナップショット・ビューでコメントを確認します。 必要に応じて契約の作成者に追加で情報を求めたり、承認者に対して契約の再検討と再承認を求めたりすることもできます。 必要であれば、承認タスクを別の承認者に委任または転送します。 承認タスクを別の承認者に委任した場合は、割当て先が割当て元に代わって契約を承認または否認します。 承認タスクを転送した場合は、転送元はその承認または否認と関係がなくなります。
契約の承認または否認
契約のレビューが完了した後、契約を承認または否認します。 必要に応じて、契約を承認または否認した理由を説明するコメントを追加します。 この契約バージョンを承認のために再び発行した場合、承認者はコメントをスナップショット・ビューで確認できます。 契約を承認すると、ステータスは次のように変化します。
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契約が署名を必要とする場合、ステータスは「署名待ち」に変わります。
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契約が署名を必要とせずに受け入れられる場合、ステータスは「アクティブ」に変わります。
契約を否認すると、ステータスは次のように変化します。
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契約が承認保留中であった場合は、ステータスはドラフトに変わります。
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契約のバージョンがすでにアクティブであり、次のバージョンが承認保留中であった場合は、ステータスは修正中に変わります。
契約の受入れまたは変更の要求
契約の条件およびそのすべてのコンテンツに同意する場合は、契約を受け入れます。 変更が必要な場合は、契約を否認し、変更を要求します。 契約を受け入れると、契約に署名が必要でなければ、契約のステータスは「アクティブ」に変わります。 契約を否認した場合は、ステータスはドラフトまたは修正中に変わります。
手動の署名が必要な場合は、署名者が「契約への署名」処理をクリックし、「契約への署名」ウィンドウで署名の詳細を入力します。 必要に応じて、契約署名者のかわりに「契約への署名」ページに署名の詳細を取得し、「OK」をクリックして契約をアクティブ化できます。 署名者が外部パーティの担当者の場合は、その署名者に代わって内部のユーザーが署名します。 アクティブな契約の履歴タブでは、契約を受け入れた後で署名の詳細を編集できます。
電子署名に対応している契約が「署名待ち」になった場合、その契約は契約書で指名された署名者に送信される必要があります。送信されると、ステータスは「署名用に送付済」に変わります。 送信者は統合された電子署名ページを使用して署名プロセスを管理します。 署名を必要とする契約は、すべての署名者が契約に署名して初めてアクティブになります。 アクティブな契約に変更を加えるには、「修正」処理を使用します。 「修正」処理を使用すると、契約の新しいバージョンが「修正中」ステータスで作成されます。ユーザーは、この新しいバージョンに変更を加え、承認用に発行します。
承認ステータスおよび承認履歴の表示
「履歴」タブでは、承認中の契約の承認ステータスを確認できます。また、契約が承認または否認された後は、承認履歴を確認できます。 「承認」リージョンでデフォルトの「承認発行日」の日時を変更することで、バージョンの最後の承認サイクルの承認履歴を見ることができます。
「履歴」タブでは、非契約の契約金額、販売目的タイプの契約のコミット金額、購買目的タイプの契約の合意金額も表示できます。