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契約提出物

契約提出物は、会社とそのサプライヤまたは顧客の間のネゴシエーションおよび契約の一部として履行する必要がある契約および非契約の約定を確立して追跡します。 これらの提出物は、企業契約、購買文書、ネゴシエーションで使用できます。

このトピックでは次の概要を示します。

• 契約提出物を使用する方法

• 契約提出物の作成と管理

• 単発提出物と繰返し提出物

• 契約提出物を作成して使用する状況

• 提出物のタイプ

• 固定期限と相対期限

• 提出物通知

契約提出物の使用

契約提出物は次の目的で使用できます。

• 約定について契約の外部パーティと連絡を取る

  これには、契約提出物の責任パーティが契約提出物を更新する必要があります。これにより、その変更内容が契約アプリケーションに反映されます。

• 必要な文書を発行する

  企業契約の場合、提出物の責任パーティである外部担当者が契約アプリケーションにサインインして、レポートを発行し、提出物のステータスを「完了」に変更します。

• ネゴシエーションで発行された文書のリポジトリとして使用する

  添付として発行されたすべての文書が提出物の履歴に保存され、提出物自体からアクセスできます。

• ネゴシエーションの初期ステージから署名した契約までの契約提出物を追跡する

  アプリケーションで、ネゴシエーション文書から最終契約に適切な提出物を自動的にコピーできます。

• 提出物の期限を自動的に計算する

  契約イベントを基準とした提出物期限(契約に署名する1週間前や契約が有効になる1週間前など)を設定できます。 提出物の実際の期限はアプリケーションで自動的に計算されます。 また、提出物のインスタンスを複数作成して、月次レポートなどの繰返し提出物を追跡することもできます。

• 提出物の期限が近づいている場合や期限を超過した場合に関与するパーティに自動的に通知する

  提出物の期限が近づいていることや期限を超過したことをパーティに自動的に通知するように設定できます。

契約提出物の作成と管理

提出物は2つの異なるインタフェースで作成および管理できます。 提出物を作成するのは契約のネゴシエーション時です。 提出物を管理するのは契約がアクティブになり、実行中の場合です。ただし、固定期限の内部提出物については、契約がアクティブになる前に手動でアクティブ化できます。

2つのインタフェースの仕組みを次に示します。

1. 提出物を契約に適用できる契約条件テンプレートで作成するか契約で直接作成します。 提出物の作成時は、責任パーティ担当者、提出物の期限、必要な通知を入力する必要があります。

2. 契約に適用する契約条件テンプレートに提出物が存在する場合は、提出物が自動的に契約にコピーされます。 自動的に適用される提出物のタイプは、文書タイプによって異なる場合があります。

3. アプリケーションでは、契約がアクティブになったときの設定に基づき、計算済の期限を使用して提出物のインスタンスを作成します。 たとえば、契約に署名した後でレポートを毎週発行するように求める提出物を作成した場合、アプリケーションでは、契約に署名した日付に基づいて、提出物の個別のインスタンスを毎週作成します。

4. ユーザーと責任パーティ担当者は、「提出物の管理」ページを使用して、提出物の各インスタンスにアクセスして更新します。 この例では、毎週、その週が期限となっている提出物のインスタンスが更新されて販促資料が添付されます。

5. ユーザーの設定に基づいて、提出物の期限が近づいている場合や期限を超過した場合、またはいずれかのパーティが提出物のステータスを変更した場合(破線)は、パーティに自動的に通知されます。

6. 提出物の変更項目を条項に追加すると、設定した契約提出物が印刷契約条件に掲載されます。

次の図は、契約提出物の作成と管理に使用する2つの異なるインタフェースを示しています。

単発提出物と繰返し提出物

単発提出物と繰返し提出物の両方を作成できます。 単発提出物は、契約でいずれかのパーティが実行する必要がある個々の必須の処理のパフォーマンスと期限を追跡します。 繰返し提出物は、定期的に実行する必要がある提出物を追跡します。たとえば、契約に署名した後に毎週発行する必要がある進捗レポートなどです。

次の図は、例を使用して、2つの変更項目タイプを示しています。単発提出物(レポート1)は、契約が署名されてから1週間後を期日として責任パーティ担当者が提供する必要があります。繰返し提出物(レポート2)は契約の署名後、パーティ担当者が毎週提出する必要があります。契約が署名されてアクティブになると、2つの提出物のインスタンスが自動的に作成されて、責任パーティ担当者が「提出物の管理」ページおよび「提出物」ビンを使用して表示および更新できるようになります。 この例の各提出物の期日は、契約が署名された日付に基づいています。繰返し提出物の各提出物インスタンスの名前が同じであることに注意してください。 唯一の違いは期日です。内部担当者、依頼者または外部責任パーティ担当者は、レポート・ファイルを提出物の適切なインスタンスに添付し、そのステータスを「完了」に変更します。次の図は、単発提出物および繰返し提出物の例を示しています。

契約提出物を作成して使用する状況

契約条件提出物は、購入目的と販売目的の両方の契約条件テンプレート、企業契約の「提出物」タブ、Oracle Fusion PurchasingとOracle Fusion Sourcingの文書で作成できます。

購買の場合は、次のものを含む文書で提出物を作成して使用できます。

• 包括購買契約

• 購買契約

• 標準購買オーダー

ソーシングの場合は、ネゴシエーション文書から提出物がコピーされます。 ソーシング文書には次のものが含まれます。

• オークション

• 入札

• 情報依頼

• 情報依頼応答

• 見積依頼

• ソーシング見積

契約提出物のタイプ

提出物のタイプに応じて、提出物を使用および印刷できる状況が制限されます。 次の表に示すように、3つの提出物のタイプがあります。

提出物タイプ	使用できる状況	摘要	印刷できる状況
契約提出物	購買およびソーシングの文書(情報依頼文書を除く)と企業契約	契約の一部として履行する必要がある提出物。	次のすべての文書で印刷可能。 契約条件テンプレートのプレビューの一部として 企業契約 購買文書 ソーシング文書
ネゴシエーション提出物	ソーシングのみ	ネゴシエーション文書の一部ではあるが、最終契約の一部ではない提出物。	次の一部として印刷可能。 契約条件テンプレートのプレビューの一部として ソーシング文書
内部提出物	購買文書と企業契約	内部スケジュールおよび約定を追跡するために使用する提出物。	契約条件の一部として印刷されない。

ノート: 契約条件テンプレートの一部として作成した提出物のタイプがテンプレートが適用される契約に適合しない場合、その契約では提出物は作成されません。 たとえば、テンプレートに含まれるネゴシエーション提出物は、そのテンプレートが購買オーダーに適用される場合は削除されますが、同じテンプレートが見積依頼に使用される場合は追加されます。

固定期限と相対期限

特定の日(月の最初の日など)または契約イベントを基準とした日(契約に署名した1週間後など)が期限になるように提出物を指定できます。

使用可能なイベントは次のとおりです。

• 契約の開始日および満期日

• ネゴシエーションのオープン日およびクローズ日

• 契約の署名日

• ネゴシエーション文書の場合、外部責任パーティ担当者から応答を受け取った日

使用可能な契約イベントは、提出物を作成する状況と提出物タイプによって異なります。 たとえば、契約条件テンプレートで作成する契約提出物の場合は、「契約取消済」、「契約クローズ済」、契約署名済、「契約開始日」および「契約満期日」に基づいて期限を指定できます。 ネゴシエーション提出物の期限は、「ネゴシエーション・クローズ済」、「ネゴシエーション・オープン済」および「応答受入済」に基づいて指定できます。

成果物の通知

Oracle BPEL Process Managerを使用して、Eメール、ボイス・メッセージ、インスタント・メッセージ(IM)またはショート・メッセージ・サービス(SMS)経由で関与するパーティに通知を行うことができます。

通知はアクティブ化された提出物に対してのみ送信できます。 したがって、最初に提出物をアクティブ化して、関連付けられている通知を送信する必要があります。 提出物をアクティブ化するには、次のようにします。

• 提出物を手動で選択し、「アクティブ化」をクリックします。

• 契約がアクティブ化されると自動的にアクティブ化されます。

契約提出物の場合も、契約をアクティブ化するときに通知メッセージを送信できます。

ノート:

• 提出物の通知は1つのみ送信できます。

• 契約が承認待ち状態の場合は、通知を送信できません。

次の場合に自動通知を送信できます。

• 期限の前

• いずれかのパーティが提出物のステータスを変更した場合

• 提出物が期日超過になった場合

• 期限後に提出物をエスカレートする必要がある場合

ノート: これらの通知を表示するには、次のプロセスが実行されている必要があります。

• 契約条件提出物期限通知の送信
• 契約条件提出物エスカレーション通知の送信
• 契約条件提出物期限超過通知の送信

通知の受信者は、次の表に示す通知タイプおよび提出物を担当するパーティの組合せによって異なります。 要求者は内部パーティです。 外部担当者はサプライヤまたは顧客の担当者です。

通知タイプ	責任パーティ	受信者
期限前	内部	社内担当者
期限前	外部	外部担当者
期限超過	内部	要求者、社内担当者
期限超過	外部	要求者、社内担当者、外部担当者
ステータス変更	内部	要求者、社内担当者
ステータス変更	外部	要求者、社内担当者、外部担当者
エスカレーション	内部および外部	要求者、社内担当者、エスカレーション担当者