新規営業レコードの作成

Microsoft 365アカウントから営業アプリケーションに担当者を追加し、担当者の統合リストを保守すれば、より効果的に業務を行うことができます。

サイド・パネルを使用して、営業アプリケーションに存在する担当者および追加する必要がある担当者を電子メールまたは会議で識別します。

営業アプリケーションへの担当者の追加

営業アプリケーションに担当者を追加するには、Microsoft 365 OutlookのEメールを開く必要があります。担当者が営業アプリケーションにすでに存在する場合は、サイド・パネルに担当者の名前が表示されます。担当者が営業アプリケーションに存在しない場合は、Microsoft 365ホーム・ページで担当者を追加するよう求められます。

営業アプリケーションに担当者を追加する方法を次に示します。

Microsoft 365でEメールを開きます。
「担当者の作成」をクリックします。
「担当者の作成」ページで、名、姓または携帯番号などの詳細を追加します。「Eメール」フィールドには、送信者のEメールがすでに表示されています。必要に応じて、変更してください。
- アドインでは、まだ営業アプリケーションと共有されていない既存のOutlookの連絡先の詳細との照合が試みられます。一致するものがある場合、ページの上部の個人アイコンに一致するレコードの数が表示されます。追加しようとしている連絡先がリストに存在するかどうかを確認するには、このアイコンをクリックします。そうである場合は、そのレコードを選択して「詳細のコピー」ボタンをクリックします。詳細がOutlookからコピーされます。
- Outlookの連絡先と一致するレコードがない場合は、新しい連絡先の必須情報を入力します。
通常、追加する担当者はすべてビジネス担当者です。そのため、担当者が属するアカウントに担当者を関連付けることをお薦めします。
ジョブ・タイトル、親密度、携帯電話または勤務先電話などのその他の詳細を入力します。
住所フィールドには、担当者の個人住所を入力するかわりに、担当者のアカウント住所を使用できます。これを行うには、「アカウント住所の使用」チェック・ボックスを選択します。
担当者を保存します。追加した担当者の氏名がサイド・パネルに表示され、担当者が営業アプリケーションに追加されたことが確認されます。

ノート: 追加したすべての担当者が、担当者リスト・ビューに表示されます。担当者リストが大きすぎる場合は、検索オプションを使用して担当者を検索します。検索するときは、担当者の名を入力してキーボードの[Enter]キーを押せば、アドインにより、サーバーの担当者詳細も検索されます。

担当者を営業アプリケーションで編集または開くには、ホームページで省略記号アイコンをクリックし、目的のオプションを選択します。

担当者のコミュニケーション・プリファレンスの設定

担当者の中には、電話、Eメールまたは郵便物を自宅やオフィスの住所で受け取りたくないユーザーがいる場合があります。 Microsoft 365アドインから、通信プリファレンスを「電話不可」、「Eメール不可」または「郵送不可」に指定できます。連絡しないというプリファレンスを営業アプリケーションで設定すると、アドインの「担当者」リスト・ビューにプリファレンスが表示されます。

次に、アドインから通信プリファレンスを有効にするステップを示します。

メニューから「担当者」を開きます。
既存の担当者の場合は、レコードを編集します。新規担当者の場合は、担当者の作成中にプリファレンスを設定します。
- 「電話不可」は、担当者番号フィールドで使用できます。これを設定すると、インジケータにはすべての担当者番号のプリファレンスが反映されます。
- 「Eメール不可」は、Eメール・フィールドで使用できます。これを設定すると、インジケータには担当者のすべてのEメールIDのプリファレンスが反映されます。
- 「郵送不可」は、住所フィールドで使用できます。これを設定すると、インジケータには担当者のすべての住所のプリファレンスが反映されます。
担当者を保存します。