Microsoft 365アカウントから送受信するEメールや会議を営業アプリケーションと共有します。
特定のアカウント、担当者、商談またはリードに関連するEメールや会議を営業アプリケーションでチームと共有することで、顧客に関する情報や履歴をチームに提供できます。 Eメールや会議を共有すると、そのEメールや会議が、関連するアカウント、商談またはリードにアクティビティとして関連付けられます。 ユーザーは、自分がアクセスできるその他のアカウント、商談およびリードを検索することもできます。
次の例を見て、Eメールおよび会議の共有の理解に役立ててください:
Eメールの共有
たとえば、あなたはラップトップPCの販売で北米地域を受け持つ営業担当だとします。 新シリーズのラップトップPCの要件について、顧客と話し合いをしています。
価格設定に関する質問をいくつかして、顧客からEメールの返信を受け取ったところです。 マネージャやチームの他の営業担当と共有できるように、このEメールを営業アプリケーションの既存の商談に関連付けたいと考えています。
Eメールを開いてサイド・パネルを表示します。 「関連レコード」タブの「品目の共有」をクリックします。 「Eメールの共有」ページで、関連する商談を検索して選択し、「保存」をクリックします。 これで、営業アプリケーション内の選択した商談にEメールが保存され、チームで確認できるようになりました。 営業担当が商談を開いたときに、商談に関連付けられたアクティビティとしてこのEメールを表示できるようになりました。
会議の共有
顧客の要件についてさらに話し合うために、顧客との会議を設定することにしました。
Outlookで会議を作成します。 会議の作成中にサイド・パネルを開きます。 「関連レコード」タブの「品目の共有」をクリックします。 会議の共有ページで、顧客を検索して選択し、「保存」をクリックします。
ノート: 「共有」ボタンが見つからない場合は、管理者に連絡して、タブの「共有」ボタンを使用可能にしてください。
複数の担当者が保持するEメールIDから受信した会議の共有
顧客担当者から会議に招待されたと仮定します。 共有を試みたときに営業アプリケーション内の既存の複数の担当者が、会議を受信したEメールIDと同じものを使用していることがわかります。 このような場合、適切な担当者を営業アプリケーション内で選択して会議を共有できます。 次にステップを示します。
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営業アプリケーションと共有するアポイントメントを選択します。 Microsoft 365アドインのホーム・ページでは、連絡先の写真の上に数字が表示されます。 この数字は、アポイントメントの送信元と同じEメールIDを共有する担当者の数を示しています。
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「品目の共有」をクリックして、営業アプリケーションとアポイントメントを共有します。 「共有」ページに、同じEメールIDを共有する担当者のリストが表示されます。 デフォルトでは、すべての担当者が選択されています。 そのEメールIDと関係がない担当者の選択を解除できます。
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「共有」をクリックします。 アドインによって会議が選択した担当者に関連付けられます。 Oracleと共有というラベルがアポイントメントに付くようになりました。
ノート: この方法で、重複したEメールを削除できます。