営業アプリケーションとMicrosoft 365 Outlookの間でのレコードの同期
同期機能を使用すると、時間を節約できます。 Microsoft 365のデータと営業アプリケーションのデータを同期化するには、同期エンジンを実行します。
同期エンジンは、次のリージョンで構成されています。
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同期使用可能
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Microsoft 365 Outlookと同期する営業レコードの定義
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担当者の同期
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担当者同期設定
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アクティビティ同期設定
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同期エラーの要約
同期使用可能
管理者は、同期エンジンを有効または無効にできます。 同期が有効な場合、スケジュールされた間隔で同期プロセスが実行されます。 無効な場合は、Microsoft 365と営業アプリケーションの間でレコードが自動的に同期化されません。
Microsoft 365 Outlookと同期する営業レコードの定義
ユーザーは、サイド・パネルから事前定義済の保存済検索を選択するか、営業アプリケーションで独自の保存済検索を作成できます。 保存済検索を選択すると、次回の同期化実行時に、保存済検索に一致する対応レコードがMicrosoft 365と同期化されます。
担当者やアクティビティ(会議やタスクなど)に対して事前定義されている保存済検索オプションを次に示します。
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保存済検索 |
検索対象 |
|---|---|
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すべての担当者 |
営業アプリケーションのすべての担当者 |
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自分のビジネス担当者 |
所有するすべてのアカウントに属するすべての担当者 |
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自分の担当者 |
タイプがアカウントであり、自分が所有者であるすべての担当者 |
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自分のお気に入り担当者 |
すべてのお気に入り担当者 |
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自分のオープン・アクティビティ |
営業アプリケーションにおいてオープン状態であり、自分がリソースであるすべての会議 |
担当者の同期
Outlookと営業アプリケーションの間で担当者を同期化できます。 アドインによりOutlookから新しい担当者が同期されている場合、担当者の会社名を使用して、その担当者のSalesのアカウントが検索されます。 同期プロセスで一致するアカウントが見つかった場合、営業アプリケーション内に担当者が作成され、そのアカウントに関連付けられます。 営業アプリケーション内の担当者をOutlookに同期することもできます。 同期対象の担当者に変更を加えると、Outlookと営業アプリケーションのどちらで変更されたかに関係なく、その変更が他方に同期されます。
担当者同期設定
このリージョンを使用して、担当者の同期化に関するパラメータを設定します。 同期化する担当者のリストを選択できます。 さらに、競合解決ルールを選択することもできます。
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解決オプション |
摘要 |
|---|---|
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クラウド・バージョン優先 |
営業アプリケーションの担当者によって、Microsoft 365アカウントの担当者が上書きされます |
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Outlookバージョン優先 |
Microsoft 365アカウントの担当者によって、営業アプリケーションの担当者が上書きされます |
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ユーザーが選択 |
競合が発生する場合は、競合を解決する方法を選択します |
アクティビティ同期設定
このリージョンを使用して、会議およびタスクの同期化に関するパラメータを設定します。 同期化する会議およびタスクのリストを選択できます。 さらに、競合解決ルールを選択することもできます。
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解決オプション |
摘要 |
|---|---|
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クラウド・バージョン優先 |
営業アプリケーションの会議およびタスクによって、Microsoft 365アカウントの会議およびタスクが上書きされます。 |
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Outlookバージョン優先 |
Microsoft 365アカウントの会議およびタスクによって、営業アプリケーションの会議およびタスクが上書きされます。 |
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ユーザーが選択 |
競合が発生する場合は、競合を解決する方法を選択します |
同期エラーの要約
ここには、同期の要約と同期が失敗した場合のエラーのリストが表示されます。
要約は、次の3つのリージョンに分かれています。
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最終同期: このリージョンには、最新の同期の情報が表示されます。
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Outlook: このリージョンには、Outlookアカウントに同期化された会議、タスクおよび担当者の数が表示されます。
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CX営業: このリージョンには、営業アプリケーション・アカウントに同期された会議、タスクおよび担当者が表示されます。
エラー・リージョンには、同期化されなかった会議、タスクおよび担当者がエラーの性質とともに表示されます。 ここから個々のレコードに移動してエラーを修正できます。 解決可能なエラーのみを表示するオプションもあります。 解決できないエラーがあるレコードは更新できません。
解決可能な同期エラーの修正
Microsoft 365の担当者、会議およびタスクが営業アプリケーションに同期化されると、無効な情報または情報の欠落が原因でエラーが発生する可能性があります。 情報不足が原因で発生したエラーのほとんどは、その情報を修正または更新するだけで解決できます。
そのようなエラーを修正する方法を次に示します。
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「同期」に移動します。
ノート: エラーが解決可能な場合にのみ、「同期」ページに「エラーの解決」ボタンが表示されます。 -
「エラーの解決」をクリックします。 「エラー」リスト・ページで、解決可能なエラーが編集アイコンとともに表示されます。
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編集アイコンをクリックすると、エラーがある「担当者」、「会議」または「タスク」ページにそれぞれ移動します。
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エラーを修正し、「保存」をクリックします。 保存後、Microsoft 365アドインによりレコードが営業アプリケーションに直接保存され、「エラー」リスト・ページが表示されるので、保留中のエラーを解決します。