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承認でのユーザー定義属性の管理方法

ユーザー定義属性は2つのタイプにできます: 通貨ベースまたは合計。

通貨ベース属性の定義方法

通貨ベースの属性を定義してトランザクション金額を共通通貨に換算し、その特定の通貨にのみ承認ルールを定義できます。

たとえば、組織内の依頼者が複数の通貨で購買依頼を作成する場合があります。 ただし、組織の承認ポリシーでは、500 USDを超える金額の購買依頼を依頼者マネージャが承認する必要があります。 この承認ルーティング・ルールを設定するには、属性購買依頼金額(USD)を定義し、ルール条件で使用します。

属性を次のように定義します:

• ユーザー定義属性: 購買依頼金額(USD)

• タイプ: 通貨ベース

• 変換する属性タイプ: 承認タスク属性

• 変換する属性: 購買依頼額

• 変換先: USD

• 換算レート・タイプ: 企業

属性を定義したら、次のようにルール条件で使用できます: 500を超える購買依頼金額(USD)

合計データを使用するルール条件の指定方法

合計値は、文書内の明細とスケジュール、配分にわたる特定の属性に基づいて計算されます。 合計データに基づいた値を使用するルール条件を指定できます。 たとえば、調達カテゴリ階層の管理タスクを使用して調達カテゴリ階層を設定できます。このタスクでは、購買カテゴリのグループ化の階層を定義できます。

This図は、調達カテゴリ階層の例を示しています。 トップレベル・カテゴリのInformation Technology (IT)には、次の下位レベル・カテゴリのComponents for Information Technologyが含まれています。 Components for Information Technologyカテゴリには、2つの下位レベルのカテゴリが含まれています: システム・カードおよびコンピュータ。 これらの2つの最下位レベル・カテゴリのそれぞれに、それぞれ特定のメモリー・モジュール・カードとコンピュータ・サーバーが含まれます。

承認ポリシーが次の場合: 購買依頼に、明細合計が500を超えるITからの明細が含まれている場合は、承認のために購買依頼をITグループにルーティングします。

これを実現するには、次のようにIT支出のユーザー定義属性を作成します:

• ユーザー定義属性: IT支出

• タイプ: 合計

• 属性: 配分金額

• 次を使用して照合: 階層

• カテゴリ名のロールアップ先: IT

合計属性を定義する場合は、配分金額または配分承認金額を使用できます。 属性または階層を使用して、トランザクションの明細または配分に最大3つのフィルタ基準を適用することもできます。 階層を使用した照合では、次の階層を使用できます:

• 貸借一致セグメント

• カテゴリ名

• コスト・センター

• 管理セグメント

• 勘定科目

IT支出ユーザー定義属性を使用する承認ルールの例を次に示します:

CONDITION

	IT Spend greater than 500

ACTION

	Action Type: Approval Required

	Route Using: Approval Group

	Approval Group: IT Spend Approvers