文書レコードの管理の制限

文書タイプについて、承認後の文書レコードの作成、更新および削除を制限できます。デフォルトでは、文書レコードのプリファレンスは制限されていません。文書レコード・プリファレンスにアクセスするには、「設定および保守」作業領域の「文書タイプ」タスクを使用します。

制限オプションは次のとおりです。

作成の制限: デフォルトでは、「いいえ」が選択されています。「はい」を選択して、文書タイプの文書レコードの作成を制限できます。
更新の制限: デフォルトでは、「いいえ」が選択されています。「はい」を選択して、文書タイプの文書レコードの更新を制限できます。
削除の制限: デフォルトでは、「いいえ」が選択されています。「はい」を選択して、文書タイプの文書レコードの削除を制限できます。

次の表に、文書レコード・プリファレンスに対して選択できる様々な組合せを示します。

作成の制限	更新の制限	削除の制限	文書レコードの作成および表示時のページへの影響
いいえ	いいえ	いいえ	-
いいえ	いいえ	はい	文書レコードを表示したとき、「削除」ボタンは表示されません。
いいえ	はい	はい(「はい」が自動的に選択され、変更できません。)	文書レコードを表示したとき、「編集」および「削除」ボタンは表示されません。
はい	はい(「はい」が自動的に選択され、変更できません。)	はい(「はい」が自動的に選択され、変更できません。)	新規文書レコードを追加するとき、文書タイプ値リストに文書タイプが表示されません。文書レコードを表示したとき、「編集」および「削除」ボタンは表示されません。

ノート: いくつかの考慮事項があります。

ジャーニ・タスクを介して文書レコードを作成するプロセスは、就業者による「個人文書の管理」権限で保護されます。
文書タイプをジャーニ・タスクと関連付けている場合は、ジャーニ・タスク実行者の文書タイプ・セキュリティ・プロファイルにそれらの文書タイプを含める必要があります。
ジャーニ・タスクに関連付けられた文書タイプに対して、「作成の制限」オプションを「はい」に構成しないでください。
ジャーニ・タスクに関連付けられた文書タイプに対して承認を使用可能にしないでください。

制限からのロールの除外

ドキュメント・タイプに対して次の制限オプションが有効になっている場合でも、「制限から除外されるロール」フィールドで除外する特定のロールを選択できます:

作成の制限
更新の制限
削除の制限

たとえば、組織内の他のすべてのロールを制限しながら、ビジネス上の理由で特定のロールを除外する必要がある場合があります。

次の例は、ロール除外がどのように機能するかを示しています。

文書タイプに対して「作成の制限」オプションを有効にし、制限から特定のロールを除外しました。この場合でも、これらの除外ロールを持つユーザーは、文書レコードの追加ページで文書タイプを選択すると、文書レコードを作成できます。
文書タイプに対して「更新の制限」オプションを有効にし、制限から特定のロールを除外しました。この場合も、これらの除外ロールを持つユーザーは、文書レコードを表示するときに「編集」ボタンが有効になります。
文書タイプに対して「削除の制限」オプションを有効にし、制限から特定のロールを除外しました。この場合も、これらの除外ロールを持つユーザーは、文書レコードを表示するときに「削除」ボタンが有効になります。
文書タイプに対して「削除の制限」、「作成の制限」および「更新の制限」オプションを有効にし、削除および更新の制限から特定のロールを除外しました。この場合、最も高いアクセス権を持つユーザー・ロールが優先されます。これをより理解するための例を次に示します。
- サンドラは従業員ロールのみを持っています。 Visa文書タイプに対して「更新の制限」オプションを「はい」に設定し、同じオプションのHR担当者ロールを除外しました。この構成では、SandraはVisa文書レコードを編集できません。
- Johnには、従業員とHR担当者の2つのロールがあります。 Visa文書タイプに対して「更新の制限」オプションを「はい」に設定すると、Johnは「更新の制限」オプションから除外されるHR担当者ロールを持っているため、SandraのVisa文書レコードを編集できます。また、JohnはHR担当者ロールと従業員ロールの両方を持つため、最も高いアクセス権があるロールが優先されます。つまり、適切なデータ・セキュリティ権限があるかぎり、Johnは自分のVisa文書レコードの更新を許可されます。

「制限から除外するロール」フィールドを使用してロールを除外する際に考慮する点を次に示します。

フィールドの文字制限は4000文字です(カンマを含む)。
デフォルトでは、フィールドの値はnullです。
このフィールドは、制限設定が「はい」に設定されている場合にのみ有効になります。
フィールドの値リストから1つ以上のロール名を選択できます。複数のロールがある場合は、自動的にカンマで区切られます。
ロールが除外リストに追加された後に削除されると、そのロールは「制限から除外されるロール」フィールドのドロップダウン・リストに表示されず、値リストで将来選択できなくなります。
文書タイプ値リストには、文書タイプ・セキュリティ・プロファイルに基づいて文書タイプが表示されます。
- 「作成の制限」オプションが有効で、「制限から除外するロール」リストにロールが指定されていない場合、エラー・メッセージは表示されず、値リストに文書タイプは表示されません。
- 「作成の制限」オプションが有効で、「制限から除外するロール」リストにロールが指定されている場合、ロールが「制限から除外するロール」リストに含まれていないと、エラー・メッセージが表示されます。
機能設定マネージャ(FSM)を使用して、文書タイプ除外構成をエクスポートおよびインポートできます。この構成では、HCMデータ・ローダーおよびHCMスプレッドシート・データ・ローダーがサポートされます。
ページ・コンポーザを使用して「追加」、「編集」および「削除」ボタンを変更した場合は、変更を評価し、該当する場合はロール除外構成オプションを使用することをお薦めします。