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ジョブ・オファー・レター・テンプレートの作成

テンプレート作成者により、ジョブ・オファー・レター・テンプレートが作成されます。 テンプレート作成者は、Microsoft Wordでほとんどの作業を行いますが、BI Publisherを適切に理解している必要があります。

開始する前に

ジョブ・オファー・レター・テンプレートを作成するには、OTBI Publisherプラグインが必要です。 「Microsoft Word BI Publisherプラグインをダウンロードして使用する方法(DOC ID 2478863.1)」を参照してください

操作方法

  1. ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルを取得します。

  2. サンプル・ファイルを取得します。

  3. ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルのテキストを変更します。

  4. ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルにトークンを追加します。

  5. ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルに条件を追加します。

  6. ジョブ・オファー・レターをプレビューします。

  7. 採用コンテンツ・ライブラリにアップロードするファイルを準備します。

ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルの取得

ジョブ・オファー・レター・テンプレートは、書式、イメージ、テキストとトークン、条件、または文字の特定の部分を表示または非表示にするその他のコードを含むリッチ・テキスト形式(.rtf)ファイルです。

ジョブ・オファー・レター・テンプレートを取得するには、いくつかの方法があります。

  • Oracle提供の元のサンプルを使用します。 BI Publisherからダウンロードします(「共有フォルダ」→「人材管理」→「採用」→「ジョブ・オファー」→「ジョブ・オファー・レター」)。

  • 採用コンテンツ・ライブラリに「ジョブ・オファー・レター・テンプレート」タイプのコンテンツ項目がある場合は、.zipファイルのいずれかをダウンロードします。 .zipファイルには、ジョブ・オファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)が含まれています。

  • Customer Connect上のOracleコミュニティ(https://cloudcustomerconnect.oracle.com)から例を取得します。

非常に簡単または高度に書式設定できるテキスト文書を作成することで、ジョブ・オファー・レター・テンプレートを最初から作成することもできます。 その後、MS Office Word用のBI Publisherプラグインを使用して、各候補者のジョブ・オファー・レターの出力をパーソナライズするためのトークンと条件を挿入できます。 テンプレートは、Microsoft Word内でリッチ・テキスト(.rtf)形式で保存する必要があります。 Wordでファイルを表示すると、トークン、条件、およびその他のコードがグレーでハイライト表示されます。 ユーザーは、これらのハイライト表示された要素を表示できます。 ただし、トークンを変更するにはBI Publisherプラグインが必要です。

サンプル・ファイルの取得

サンプル・ファイルは、ジョブ・オファー・レター・テンプレートで使用可能なすべてのトークンを含む、拡張可能マークアップ言語(.xml)ファイルです。 トークンは候補者のオファー・レターに存在できるすべてのフィールドを表すため、このファイルは新規テンプレートを作成する場合に必要です。 また、サンプル・ファイルには、候補例のジョブ・オファーの例から取得された、これらのトークンのサンプル値のセットも含まれています。 これらのデータ値は、このジョブ・オファー・レター・テンプレートを表示できるプレビューに影響します。 ただし、候補者に対して生成される実際のオファー・レターには影響しません。 オファー・レターをプレビューすると、一般的なテキストまたは通常とは異なるテキストでどのように表示されるか、条件が様々な段落の表示にどのように影響するかがテストされます。

サンプル・ファイルを取得するには、いくつかの方法があります。

  • BI Publisherから、製品で提供されるサンプルをダウンロードできます。

    1. 「共有フォルダ」→「人材管理」→「採用」→「ジョブ・オファー」→「データ・モデル」に移動します。

    2. 「編集」をクリックします。

    3. 「添付」セクションのsample.xmlリンクをクリックします。

    4. 使用する前に、結果のファイルの拡張子を.xmlに変更します。

  • BI Publisherから、独自の一般的なジョブ・オファー用の独自のサンプル・ファイルをダウンロードできます。

    1. 使用する既存の提示条件のIDを決定します。 そのオファーのオファーIDを書き留めます。

      • アプリケーションで、候補者の氏名とオファー・タイトルを見つけます。

      • BI Publisherで、「自分のフォルダ」領域などの補助データ・モデルを作成します。

      • BI Publisherのデータ・セット・ノードの「ダイアグラム」タブで、新しいSQL問合せデータ・セットを作成し、オファー情報を取得するための問合せを入力します。

      • BI Publisherの「データ」タブで、その問合せを実行し、結果から既存のオファーのいずれかを選択してサンプルにします。

    2. そのオファーのsample.xmlファイルを生成します。

      • たとえば、「自分のフォルダ」領域など、BI Publisherの「共有フォルダ」領域からデータ・モデルJobOfferLetterDMをコピーします。

      • BI Publisherのデータ・セット・ノードの「データ」タブで、オファーIDを2番目のパラメータとして指定し、「表示」をクリックします。

      • 「エクスポート」をクリックし、拡張子.xmlのファイル名を指定します。

  • 採用コンテンツ・ライブラリに「ジョブ・オファー・レター・テンプレート」タイプのコンテンツ項目がある場合は、.zipファイルのいずれかをダウンロードできます。 採用管理者がジョブ・オファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)と関連サンプル・ファイル(.xmlファイル)の両方を.zipファイルにアップロードしている場合は、このサンプル・ファイルを使用できます。

  • Oracle Cloud Customer ConnectのOracleコミュニティから例を取得できます。

サンプル・ファイルには、ジョブ・オファー・フィールドに存在する可能性のある値の例を含めることもできます。 メモ帳などの単純なエディタでサンプル・ファイルを表示すると、sample.xmlファイルには、カッコ内のすべてのトークンの名前、およびフィールド(存在する場合)の例値が含まれます。 たとえば: <JOB_OFFER_TITLE>Sales Associate</JOB_OFFER_TITLE>。 括弧内のトークンが変更されないかぎり、サンプル・ファイルで値を手動で変更できます。 たとえば、<JOB_OFFER_TITLE>Assistant Teller</JOB_OFFER_TITLE>に変更されます。

ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルのテキストの変更

BI Publisherプラグインを使用せずに、データベースに接続せずに、サンプル・ファイルを使用せずに、既存のジョブ・オファー・レター・テンプレートを簡単に更新できます。 このファイルはリッチ・テキスト(.rtf)形式であるため、Microsoft Wordまたは任意のツールを使用して既存のテキスト、書式設定、イメージおよびブランディングを変更できます。 テンプレートに存在するトークンまたは条件を表示でき、削除できます。

ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルでのトークンの追加

ジョブ・オファー・レター・テンプレートでトークンを追加、表示および更新するには、BI PublisherプラグインをMicrosoft Wordにインストールし、サンプル・ファイルをロードする必要があります。 サンプル・ファイルがロードされると、Microsoft Wordでは使用可能なすべてのオファー関連フィールドとそれらのフォーマット方法が認識されます。 この作業はMicrosoft Word内で行われ、データベースに接続する必要はありません。

最初に、Microsoft Wordでジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイル(.rtfファイル)を開きます。 次に、Microsoft Wordでサンプル・ファイルをロードします。

  1. 「BI Publisher」タブで、サンプルXMLをクリックします。

  2. sample.xmlファイルを選択します。 ファイルをロードすると、「データは正常にロードされました」というメッセージが表示されます。

ジョブ・オファー・レター・テンプレートにオファー・フィールドを追加するには:

  1. 「BI Publisher」タブで、「フィールド」をクリックします。 オファー関連のすべてのフィールドがリストされたウィンドウが表示されます。

  2. フィールドを挿入するドキュメント内にカーソルを置きます。

  3. フィールドを選択します。

  4. 「挿入」をクリックします。 このフィールドは、グレーにハイライト表示されたトークンとして表示されます。

トークン・プロパティを表示するには、トークンをダブルクリックします。 「BI Publisherのプロパティ」ウィンドウが表示され、データベースのどのフィールドがオファー・レターに表示されるかが表示されます。 また、変更可能なその他のプロパティも表示されます。 たとえば、日付タイプのフィールドを表示する場合、様々な日付書式から選択できます。

ジョブ・オファー・レター・テンプレートに含めることができるトークンは、BI Publisherで使用できます。

  1. BI Publisherのホーム・ページで、「カタログ」リンクをクリックします。

  2. 「フォルダ」ペインで、「人材管理」→「採用」→「ジョブ・オファー」→「データ・モデル」にナビゲートします。

  3. 「編集」をクリックします。

  4. 「JobOfferLetterDM」という名前のデータ・モデルを選択します。

  5. 「構造」タブをクリックします。 トークンのリストは、表ビューまたは出力ビューを使用して表示できます。

ノート: トークン<OFFER_NAME>ではなく、オファーが行われた求人のタイトルを伝達する場合は、トークン<REQUISITION_TITLE>を使用します。

ジョブ・オファー・レター・テンプレート・ファイルに条件を追加

ジョブ・オファー・レター・テンプレートに条件を追加して、各ジョブ・オファーのトークンの値に応じて、テンプレートの特定のリージョンを表示または非表示にできます。 たとえば、テンプレートでは、候補者の約束賞与およびその他の報酬のリストを含むジョブ・オファー・レターを生成できますが、オファーに賞与が含まれていない候補者についてはこのセクション全体が省略されます。 または、1つのテンプレートですべての就業事業所に関する特定の情報を含めることができ、各候補者のオファー・レターには、そのオファーの約束勤務地に適した1つのセクションのみが表示されます。 これらのバリエーションはすべて、条件を使用して、1つの提示条件通知書テンプレート・ファイル内に含めることができます。

ジョブ・オファー・レター・テンプレートで条件を使用するには、BI PublisherプラグインがMicrosoft Wordにインストールされ、サンプル・ファイルがロードされている必要があります。

  1. 特定の状況でのみ表示するリージョンを強調表示します。

  2. 「BI Publisher」タブで、「条件付きリージョン」をクリックします。 BI Publisherのウィンドウが開きます。

  3. 「プロパティ」タブで、このセクションを表示するために必要な条件を指定します。

    • 「一般」セクションで、使用可能なトークンから値を選択します。

    • 「条件」セクションで、「次と等しい」、「次より大きい」、「次より小さい」など、使用可能な操作から値を選択します。

  4. 「詳細設定」タブで、「テキスト表示」フィールドを使用して、この地域を表示する条件に関する情報を他のユーザーに提供します。

    • デフォルトでは、条件の開始を示す文字Cが表示されます。 これは、特定の条件を説明するために、より適切なラベルに置き換えることができます。 たとえば、Cを「勤務地がニューヨークの場合の条件」などに置き換えられます。 このラベルは、条件の機能には影響しません。

  5. 「OK」をクリックします。

  6. 選択したリージョンの最後に、「EC」というラベルの新しいタグが自動的に表示されます。 これをクリックしてBI Publisherウィンドウを表示します。

    • 「コード」フィールドのタグ<?endif?>は、条件付きリージョンが終了し、オファーの次のセクションがすべてのビューアに表示されることを示します。 この値を変更しないでください。

    • 「表示するテキスト」フィールドで、ここで終了する条件に関する情報を他のユーザーに提供できます。 たとえば、デフォルトの文字ECを、「ニューヨークの条件の終了」などの、より適切なラベルに置き換えることができます。 このラベルは、条件の機能には影響しません。

ノート: 採用プロセス全体で候補者タイプの値を保持するには、「応募時候補者タイプ」トークンを使用します。

ジョブ・オファーの受諾者と受諾日時に関する情報を表示するようにオファー・レター・テンプレートを構成し、候補者の軽い電子シグネチャから収集された情報(これが取得された場合)を表示できます。 使用可能なフィールドは次のとおりです。

  • E_SIGNATURE_SIGNATURE_DATE

  • E_SIGNATURE_SIGNEE_IP_ADDRESS

  • ACCEPTED_DATE

  • ACCEPTED_ON_BEHALF_BY

  • OFFER_RECIPIENT/DISPLAY_NAME

  • MOSTRECENTEXTENDEDDATE

オファーが受け入れられた場合にのみセクション全体が表示されるようにするには、次のような条件を使用できます。 

<if:OFFER_DATES/MOSTRECENTOFFRWITHDRAWNDATE !="or ACCEPTED_ON_BEHALF_DATE !="or E_SIGNATURE_SIGNATURE_DATE !="?>

これは、オファーが最初は受け入れられたが、現在は再作成されてまだ再承認されていない場合にも、セクションの表示を抑制することに注意してください。

ジョブ・オファー・レターのプレビュー

サンプル・ジョブ・オファー・レターを生成してそのコンテンツをプレビューし、テンプレートが構成どおり機能しているかどうかを確認できます。 ジョブ・オファー・レター・テンプレートは、一連のサンプル・ジョブ・オファー値とマージされます。 これらの値は、Microsoft Wordにロードされたサンプル・ファイルに含まれています。 異なる値が必要な場合は、サンプル・ファイルを変更してWordにリロードできます。 その後、プレビューによってテンプレート内のトークンがこれらのサンプル・データ値に置き換えられ、条件領域は、そのサンプル・オファーの値に基づいて表示または非表示になります。

ジョブ・オファー・レターのプレビューを生成するには:

  1. 「BI Publisher」タブの「プレビュー」セクションで、目的の形式のアイコンをクリックしてオファー・レターを出力します。 たとえば、PDF、RTF、HTMLなどです。

ジョブ・オファー・レターの各種バリエーションを試すには、sample.xmlファイルのサンプル値を変更します。 候補者のジョブ・オファーの例の値を変更および削除できます。 ただし、カッコ内のオファー・フィールド名は変更しないでください。

  1. sample.xmlファイルをメモ帳などの単純なエディタで開きます。

  2. 目的の値を上書きします。 たとえば、<JOB_OFFER_TITLE>Sales Associate</JOB_OFFER_TITLE>です。

  3. ファイルを.xmlフォーマットで再度保存します。

  4. サンプルXMLのボタンを使用して、新しい.xmlファイルをMicrosoft Wordにロードします。

採用コンテンツ・ライブラリにアップロードするファイルの準備

ジョブ・オファー・レター・テンプレート(.rtfファイル)とサンプル・ファイル(.xmlファイル)の両方に問題がない場合は、それらを.zipファイルに追加します。 これにより、両方のファイルを採用コンテンツ・ライブラリに同時にアップロードできます。 .zipファイルがライブラリに正常にアップロードされるには、約3バイトを超えることはできません。