Eメール領収書からの経費の作成方法

出張中は、経費をが発生するたびに経費をファイルできれば便利です。Oracle Fusion Expensesでは、Expenses Webアプリケーションにアクセスせずに外出先で経費を作成できます。

この柔軟な機能を会社が採用している場合は、費用の領収書を転送できるEメール・アドレスが管理者から通知されます。添付ファイルまたは電子メールのインライン・コンテンツとして、領収書を送信できます。たとえば、タクシーを利用して客先を訪問する場合、その領収書をEメールで受け取る場合があります。この経費を作成するには、管理者から通知されたEメール・アドレスにEメールを転送します。

アプリケーションが電子メールを受信すると、許可されたユーザーによって電子メールが送信されたかどうかが認証されます。領収書をの発信元Eメール・アドレスがOracle HCM Cloudの有効な勤務先Eメール・アドレスかどうかが検証されます。たとえば、勤務先Eメール・アドレスと個人Eメール・アドレスが別々の場合があります。個人Eメールを使用して領収書のEメールを転送すると、認証ユーザーとして検証されません。これは、アプリケーションの勤務先Eメール・アドレスを使用している場合にのみ検証できるためです。

Eメールの領収書を処理する前に検証されるその他の詳細を次に示します。

• ユーザーがアクティブな従業員である。

• ユーザーが必要な権限を持っている。

• 関連付けられたビジネス・ユニットで電子領収書処理が使用可能になっている。

ユーザーの認証後に、業者、日付、金額、通貨、場所などの詳細がEメールの領収書から抽出されます。次に、これらの詳細を使用して経費項目が作成されます。領収書の詳細に基づいて、アプリケーションで経費タイプを経費項目に割り当てることもできます。

次に、経費が適切なコーポレート・カード請求と照合されます。アプリケーション管理者は、様々な種類の経費を照合するための許容範囲値を構成することもできます。そのような場合、経費をコーポレート・カード請求額と照合する際にこれらの構成が考慮されます。このプロセスで照合できる様々なフィールドを次に示します。

• 経費日付

• 金額

• 通貨

• 業者

• 経費タイプ

• 経費カテゴリ

Eメールの領収書経費がコーポレート・カード請求金額と完全に一致する場合、自動発行用にキューに入れられている他の経費項目とともに、経費精算書で経費が自動発行されます。潜在的一致がある場合は、続行するためにExpenses Webアプリケーションで一致を確認する必要があります。

照合プロセスの後、Eメールの領収書とコーポレート・カード請求の情報がマージされ、経費が更新されます。これには、経費としてEメール領収書の情報を使用するか、コーポレート・カードの請求金額を使用するかの識別が含まれます。情報のマージ基準は次のとおりです。

• コーポレート・カードの請求金額が経費に使用されます。

• コーポレート・カード請求の業者名が、NULLでないかぎり経費に使用されます。

• デフォルト・タイプでない場合は、Eメール領収書の経費タイプが経費に使用されます。

• Eメール領収書の経費発生事由および添付が経費に使用されます。

また、異なるソースから経費が複数回作成されていないかどうかもチェックされます。次のフィールドを照合して、重複する経費が識別されます。

• 金額

• 日付

• 通貨

• 業者

異なるソースの経費でこれらすべてのフィールドがすべて一致する場合は、重複する経費としてマークされます。

通知

経費アプリケーションでEメールの領収書が処理されると、様々なタイプの通知が送信されます。経費を作成するために送信した元のEメールが通知に添付されます。これは、送信した様々なEメールの領収書と通知をマップするのに役立ちます。

受信する可能性がある様々な通知を次に示します。

通知のタイプ	通知を受信するタイミング	次に行う作業
領収書を処理できません	Eメールで送信された領収書をアプリケーションが処理できませんでした。	アプリケーション権限について、管理者に問い合せてください。
	電子領収書から経費を作成するようにビジネス・ユニットが設定されていません。	経費アプリケーションを使用して、経費を作成します。
経費を作成できません	予期しない検証エラーにより、経費を作成できませんでした。	経費アプリケーションを使用して、経費を作成します。
経費が作成されました	Eメールで送信された領収書の詳細を使用して経費が作成されました。	通知の経費詳細をレビューし、必要に応じてExpenses Webアプリケーションを使用して変更します。
照合済経費	コーポレート・カード請求金額と経費が一致しました。	通知の経費詳細をレビューします。必要に応じて、Expenses Webアプリケーションを使用して、推奨された照合を解除できます。
可能性のある一致経費	経費と一致する可能性があるコーポレート・カード請求金額が見つかりました。	Expenses Webアプリケーションを使用して、詳細を確認します。推奨された一致を確認できます。
重複経費	類似経費がすでに作成されていることがわかりました。したがって、経費は作成されません。	必要に応じて、経費アプリケーションを使用して経費を作成します。
未完了の経費	経費の作成に必要な情報が見つかりませんでした。	Eメールで領収書を送信したかどうかを確認します。次に、Expenses Webアプリケーションを使用して経費処理を完了します。