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コンプライアンス・チェックリストの作成

遵守チェックリストを作成して、監査に必要なコンプライアンス・ドキュメントの完了を収集および追跡します。

購買文書および関連する変更文書の遵守チェックリストを参照できます。 チェックリストの存在とチェックリスト・ステータスに基づいて、購買文書承認ルールを構成できます。

遵守チェックリストは、調達ルールおよび規制を遵守するために必要なドキュメントの収集を容易にし、合理化します。 チェックリストを購買トランザクションにリンクして調達プロセスに組み込むと、ビジネス・リスクが軽減され、監査管理が向上します。

チェックリストは、コンプライアンス標準に必要な一貫性を促進するために、ユーザー定義テンプレートから作成されます。

チェックリストには、オプションの前提条件セクションと1つ以上のチェックリスト・セクションが含まれます。 前提条件セクションの質問は、チェックリスト・セクションで頻繁に参照できます。これにより、関連する質問や要件をチェックリスト全体で提示でき、動的テンプレートになります。 前提条件の質問に応答すると、チェックリストが生成されます。

チェックリスト質問に対する応答によって、チェックリストに表示されるフォローアップ質問をガイドできます。 チェックリスト質問が前提条件の質問にマップされている場合、チェックリスト質問応答は、前提条件の質問に対する応答に基づいて自動的に設定されます。

チェックリストの進行中、検証処理を使用して、必要な応答または文書がないかどうかを確認できます。 チェックリストは、完了すると自動的に検証されます。

前提条件セクションがあるチェックリストが下書きのステータスで作成されます。 前提条件セクションが完了し、チェックリスト・セクションに進むと、チェックリスト・ステータスは「進行中」に設定されます。 チェックリストは、すべての必須質問に回答し、必要なドキュメントがアップロードされた後に完了としてマークできます。

完了すると、チェックリストが再オープンされ、その時点でチェックリスト・ステータスが「進行中」に戻されないかぎり、チェックリストは変更できなくなります。 チェックリストのPDF版はいつでも表示できます。 すべてのチェックリスト質問、その応答および添付文書のリストが含まれます。

コンプライアンス・チェックリストは、「購買オーダー」または「購買契約」作業領域から管理できます。

コンプライアンス・チェックリストを使用する場合は、次の点を考慮してください:

  • 文書に関連付けられたチェックリストが取り消された場合、購買文書を承認のために発行できません。
  • UIおよびFBDIを使用して、チェックリストを購買文書にのみ関連付けることができます。
  • 最大7レベルのチェックリスト質問分岐がサポートされています。
  • チェックリストの作成には、最新のテンプレートのみを使用できます。 質問の更新によって新しい質問改訂が作成された場合は、古い質問を参照する質問で新しい質問改訂を取り込みます。 同様に、古い質問を含むセクションについても同様です。 セクションに新しい改訂がある場合は、古いセクションを含むテンプレートも新しいセクション改訂を取り込む必要があります。
  • チェックリストPDFにリストされている添付は、チェックリストから個別にダウンロードする必要があります。
  • 「チェックリスト・タイトル」および「チェックリスト番号」属性は、Oracle Analytics Publisherの購買オーダー通知データ・モデルで使用できます。

チェックリストを操作するには、次のタスクを実行します:

  1. 調達エージェントのチェックリストを管理するためのアクセスを使用可能にします:
    1. 1. 「設定および保守」作業領域で、「調達エージェントの管理」タスクを使用します:
      • オファリング: 調達
      • 機能領域: 調達ファウンデーション
    2. 「遵守チェックリストの管理」処理の「許可」チェック・ボックスを選択します。
  2. チェックリストを作成します:
    1. 「新規コンプライアンス・チェックリスト」ダイアログで、必要な詳細を選択して指定し、「作成」をクリックします。
    2. チェックリストを保存します
  3. 検索機能の管理: コンプライアンス・チェックリストの検索機能を管理するには、ESSジョブを発行して索引定義を作成し、OSCSスケジュール済ジョブへの初期取込みを実行します。 プロセスの発行時にこれらの索引名を使用: コンプライアンス・チェックリスト: fa-prc-compliancechecklists
  4. これらのオプション・ステップは、チェックリストに対して実行できます。
    • 調達ビジネス・ユニットの遵守チェックリストの採番順序を構成します。
      1. 「設定および保守」作業領域で、調達文書採番の管理タスクを使用します:
        • オファリング: 調達
        • 機能領域: 調達ファウンデーション
      2. 調達ビジネス・ユニットの採番順序を作成します。
    • チェックリスト属性を使用して承認ルールを構成します。
      1. 「設定および保守」作業領域で、「購買文書承認の管理」タスクを使用します。
        • オファリング: 調達
        • 機能領域: 承認管理
      2. チェックリスト属性を使用して承認ルールを作成します。 たとえば、チェックリスト・ステータスが「進行中」の場合、購買文書を自動否認できます。