質問リスト・リマインダを自動的に送信してレスポンス期間をクローズする方法

イニシアチブに自動質問リスト・リマインダを設定できます。

多くの組織には、社内の利害関係者を定期的に調査して、サプライヤのパフォーマンスに関する情報や標準的なイニシアチブを収集するというビジネス目標があります。フィードバックのために質問リストが送信されると、応答者から適切なタイミングで応答がない場合があります。プロセスをより効率的に管理できるように、事前定義されたスケジュールに従って、応答していない人に自動リマインダを送信できるようになりました。

同様に、サプライヤに送信された質問リストの自動リマインダを有効にして、追加の作業なしでレスポンス率を向上させることもできます。期日に基づいて、あらかじめ決められたスケジュールに従って、応答リマインダおよび期日超過通知を設定します。

自動リマインダを有効にするには、最初に応答期日を設定してから、応答者に最大3つの自動リマインダをスケジュールします。最初の2つのリマインダは期日以前に送信でき、最終リマインダは期日後に送信されます。これらの自動リマインダ通知はオプションです。

一部の調査では、リマインダであっても、100%のレスポンス率を達成できない場合があります。クローズ日に達したとき、またはレスポンスしきい値に達したときに、サーベイを自動的にクローズできるようになりました。このような柔軟なコントロールにより、サーベイ・プロセスを合理化し、サーベイ資格を迅速に評価できます。このような柔軟なコントロールにより、サーベイ・プロセスを合理化し、サーベイ資格を迅速に評価できます。

内部サーベイの「イニシアチブの編集: 質問リスト」ページで使用可能な様々な選択項目は次のとおりです。

名前	説明
期日	レスポンス者からのレスポンスを受信する期限の日付。サプライヤおよび内部質問リストに異なる期日を設定できます。
クローズ日	すべてのサプライヤについて質問リストが自動的にクローズされる日付。
クローズしきい値	このしきい値は、受入済応答に対するもので、サプライヤについて期日後に到達すると、クローズ日より前にすべての質問リストが自動的にクローズされます。このオプションは、内部サーベイ・イニシアチブでのみ使用できます。
最初のリマインダ	最初のリマインダは期日より前に送信されるようにスケジュールされています。
2回目のリマインダ	2回目のリマインダは期日より前に送信されるようにスケジュールされています。
期限超過リマインダ	期日後に送信されるようにスケジュールされた最後のリマインダ。

内部サーベイの「イニシアチブのモニター」ページで使用可能な様々な選択は次のとおりです。

名前	説明
応答クローズ日	すべての応答者の質問リストが自動的にクローズされる日付。
クローズしきい値	このしきい値は、受入済応答に対するもので、サプライヤについて期日後に到達すると、クローズ日より前にすべての質問リストが自動的にクローズされます。
応答クローズ日の延長	すべてのサプライヤについて質問リストが自動的にクローズされる日付を延長します。

自動リマインダを有効にするには、まずレスポンス期日を設定し、次に最大3つの自動リマインダをレスポンス者にスケジュールします。同じ標準イニシアチブで、サプライヤまたは内部質問リストに対して異なるリマインダ・スケジュールを設定できます。最初の2つのリマインダは期日以前に送信でき、最終リマインダは期日を過ぎて送信できます。内部サーベイの場合、サーベイ質問リストを自動的にクローズするには、すべてのサプライヤの質問リストがクローズされるクローズ日を設定するか、そのサプライヤの特定の割合のレスポンスを受信したときにサプライヤの質問リストをクローズするクローズしきい値を設定します。クローズ日とクローズしきい値を一緒に設定でき、いずれかの条件が最初に発生したときに質問リストが自動的にクローズされます。これらの自動リマインダおよびクローズ・パラメータはオプションです。

たとえば、期日が10月31日のイニシアチブを10月15日に起動するとします。これにより、サーベイ質問リストの回答期日が10月31日であることが伝達されます。 3つの自動リマインダが、期日の7日前、期日の2日前、期日の3日後に設定されます。回答の80%が返された場合にサプライヤのサーベイ質問リストを自動的にクローズするように設定するか、11月5日にすべてのサプライヤの質問リストを自動的にクローズするように設定できます。期日後に、これらの条件の先に発生したほうが実行されます。

「スケジュール済プロセス」作業領域で、ESS自動タスク「サプライヤ資格の自動化タスクの実行」を毎日実行するようにスケジュールします。この自動タスクは、イニシアチブに設定されたパラメータに従って、応答リマインダ通知を送信します。