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I-9プロセスのジャーニ・タスクの作成

米国を拠点とする組織の新規採用に対してI-9検証タスクを作成します。 HireRightは、I-9検証プロセスのサードパーティ・サービス・プロバイダです。

I-9フォームには、HireRightで従業員と雇用主の両方が検証する必要がある2つのセクションがあります。 また、I-9検証ステータスを使用できるのは、2つのセクションが完了した後です。 したがって、セクションごとに3つのタスクを作成し、それぞれのタスク実行者に割り当てます。

タスクには次の詳細が必要です。

• 設定プロセス中に取得される統合コード。 このコードなしでタスクを作成することはできません。

• HireRightユーザー・アカウント(HR担当者が文書を確認し、Webリンクを生成し、処理ステータスを確認するため)。

• 完了したI-9フォームを文書レコードに転送するには、文書タイプを構成してI-9検証ステータス・ジャーニ・タスクに関連付けます。 また、転送は最初にHireRight側で有効化および構成する必要があります。

新規採用のI-9タスクの作成

1. 「設定および保守」作業領域で、「チェックリスト・テンプレート」タスクに移動します。

2. 「チェックリスト・テンプレートの作成」ページの「一般」タブで、ジャーニ・カテゴリを選択し、関連する詳細を入力します。

3. 「保存」をクリックし、「タスク」タブをクリックします。

4. 「追加」をクリックし、ここに示すように最初のタスクの詳細を入力します。 その他のフィールドでは、デフォルト値を使用します。

   フィールド	値
   名前	I-9検証プロセスの開始
   摘要	オプション
   ステータス	アクティブ
   先行タスク	空白のまま
   必須	はい
   ターゲット期間	1日
   タスク実行者	従業員
   所有者	職責範囲、HR担当者
   処理タイプ	I-9検証
   I-9セクション	I-9セクション1 - 従業員
   I-9構成	設定からの統合コード
   添付ファイル	選択済
   Comments	選択済
   ノート	このタスクを初日の終了前に完了してください。

5. 「保存」をクリックします。

このタスクが割り当てられると、新規採用はシングル・サインオンを使用してHireRightサイトに移動し、その詳細を確認または更新できます。 新規採用者がセクション1を完了した後は、「HCM雇用関係」セクションのI-9ステータスは、必要な権限がないため更新されません。

ライン・マネージャがこのタスクを実行できるのは、従業員がセクション1のタスクを完了した場合のみです。

1. 「タスク」タブで、2番目のタスクに次の詳細を入力します。 その他のフィールドでは、デフォルト値を使用します。

   フィールド	値
   名前	I-9検証のための従業員詳細の確認
   摘要	オプション
   ステータス	アクティブ
   先行タスク	I-9検証プロセスの開始
   必須	はい
   ターゲット期間	6日
   タスク実行者	ライン・マネージャ
   所有者	職責範囲、HR担当者
   処理タイプ	I-9検証
   I-9セクション	I-9セクション2 - 事業主
   I-9構成	設定からの統合コード
   添付ファイル	選択済
   Comments	選択済
   ノート	従業員の詳細を確認します。

2. 「保存」をクリックします。

I-9セクション2を完了するタスクが実行者としてライン・マネージャで構成されている場合、「HCM雇用関係」セクションのI-9ステータスは、必要な権限がない可能性があるため、セクション2の完了後に更新されない場合があります。 ただし、HR担当者がI-9セクション2を完了し、必要な権限を持っている場合、「HCM雇用関係」セクションのI-9ステータスが更新されます。

HR担当者のI-9タスクの作成

HR担当者は、I-9検証ステータスをいつでもレビューできます。

1. 「タスク」タブで、3番目のタスクに次の詳細を入力します。 その他のフィールドでは、デフォルト値を使用します。

   フィールド	値
   名前	I-9検証ステータスのレビュー
   摘要	オプション
   ステータス	アクティブ
   先行タスク	空白のまま
   必須	はい
   ターゲット期間	10日
   タスク実行者	ライン・マネージャ
   所有者	職責範囲、HR担当者
   処理タイプ	I-9検証
   I-9セクション	I-9セクション検証ステータス
   I-9構成	設定からの統合コード
   添付ファイル	選択済
   文書タイプ	完了済I-9フォーム
   Comments	選択済
   ノート	従業員のI-9検証ステータスを確認してください。

2. 「保存」をクリックします。

完了したフォームを確認した後、「文書レコードへのアップロード」をクリックして、完了したフォームを文書レコードに移動する必要があります。

いくつかの考慮事項があります。

• テンプレートの一部として、実行者をHR担当者としてI-9検証ステータス・プロセス・タスクを構成することをお薦めします。 これにより、HR担当者は、I-9プロセス中の任意の時点で、ジャーニ内の新規採用のI-9ステータスを表示できます。
• 「I-9検証ステータス」タスクで文書タイプが構成されていない場合、「文書レコードへのアップロード」は表示されません。
• I-9フォームのセクション1およびセクション2が完了していない場合、「文書レコードへのアップロード」は表示されません。
• 「I-9検証ステータス」タスクで文書タイプが構成されており、この機能がHireRightから有効になっていない場合、「文書レコードへのアップロード」は表示されますが、タスク実行者がクリックするとエラーが表示されます。
• HRの「ステータスの更新」に「ステータスおよびタスク・ステータスの自動更新」オプションを使用すると、完了したI-9フォームは文書レコードに自動的には移動されません。 完了したI-9を文書レコードに移動するには、I-9検証ステータス・セクション・タスクとタスク実行者を構成する必要があります。通常は、HR担当者が「文書レコードへのアップロード」処理を手動で実行する必要があります。
• ジャーニからI-9ステータスを更新できるのは、PER_EDIT_WORK_RELATIONSHIP_DATAおよびPER_CHANGE_WORKER_ASSIGNMENT_DATAデータ権限を持つユーザーのみです。
• ユーザーがセクション1、セクション2およびI-9検証ステータスに対応するジャーニ・タスクを完了としてマークすると、ステータスが更新されます。 セクション1およびセクション2の実行者は、HireRightの対応するセクションを完了した後にのみ、タスクを完了とマークする必要があります。
• 「I-9検証ステータス」タスクが「完了」とマークされていると、そのタスクを完了しているユーザーに必要な権限がある場合、「雇用関係」セクションで、適切なI-9検証ステータスが更新されます。
• E-verifyプロセスがHireRightから有効化されている場合は、「雇用関係」セクションで適切なステータスが更新されます。
• 「チェックリスト統合」の構成ページで「HRのステータスの更新」が「はい」に設定されている場合、I-9ステータス、E-VerifyステータスおよびI-9失効の値は(HireRightから送信された応答に基づいて)自動的に更新されます。