仕訳承認ルールの作成

BPMワークリストを使用して、仕訳承認ルールを構成できます。

たとえば、元帳および仕訳の金額に基づいて自動的に仕訳バッチを承認するか、バッチを承認のためにルーティングする仕訳承認ルールを作成できます。

この手順では、次の承認ルールを作成します。

バッチの最大仕訳金額が500より大きく、10,000より小さい場合、バッチには1レベルの監督承認が必要です。
最大仕訳金額が10,000以上の場合は、2レベルの監督承認が必要です。
バッチの最大仕訳金額が500以下の場合は、バッチには承認は不要であるか、自動的に承認されます。

1レベルの監督承認を必要とするルールの作成

「グローバル」メニューで「通知」アイコンをクリックし、「詳細」を選択します。ニュース・フィードのデフォルトのホーム・ページ・レイアウトを使用している場合は、すべて表示を選択し、ワークリストをクリックします。
「財務」を選択します。ビジネス・プロセス管理タスク・ワークリスト・アプリケーション・ページがオープンします。
自分のユーザー名をクリックして、「管理」を選択します。仕訳承認ルールを管理できるのは、管理者アクセスを持っている場合のみです。
「タスク構成」タブをクリックします。
「設定するタスク」ペインから、FinGLJournalApprovalタスクを選択します。
「タスクの編集」をクリックしてルールを作成します。
「割当先」タブをクリックします。「割当先」ページに関係者ツリーが表示されます。関係者は、承認割当およびルーティング定義に含まれているユーザーまたは複数ユーザーのセットです。仕訳承認タスクには、3人の事前定義済関係者が表示されています。通常使用するのは1人か2人の関係者のみですが、より複雑な承認要件に対応するためにさらに関係者を追加できるように柔軟性が用意されています。各関係者は1つのルール・セットに関連付けられており、1つのルール・セットに1つ以上の承認ルールを含めることができます。
「監督仕訳承認者」参加者で、「ルールに移動」をクリックします。
マネージャの承認ルールで展開アイコンをクリックします。これは、デフォルトの事前定義済承認ルールです。仕訳の元帳およびソースの承認が使用可能になっている場合、その仕訳が、1つの承認レベルに関して、承認のために仕訳を発行した人の監督者に送信されるようにルールが構成されます。
拡張設定の表示アイコンをクリックします。
「アクティブ」チェック・ボックスをクリックして選択を解除します。このチェック・ボックスの選択を解除すると、承認ルーティング・プロセスではルールを使用しません。
「ルールの追加」アイコンをクリックします。
「名前」フィールドに、「Between 500 and 10000」というルールの名前を入力します。
「展開」をクリックします。各ルールで、仕訳バッチがいつ誰によって承認される必要があるかに関する条件が定義されます。

ノート:
IFコンポーネントは、バッチ、仕訳または仕訳明細レベルの属性に基づいて仕訳を評価します。THENコンポーネントは、承認を誰にルーティングするかを決定します。
「IF」セクションで、「左の値」アイコンをクリックします。「条件ブラウザ」ウィンドウがオープンします。
「最大金額仕訳」フォルダで「展開」アイコンをクリックします。
元帳名を表す「名前」属性をクリックします。
「OK」をクリックします。「条件ブラウザ」ウィンドウが閉じ、「左の値」フィールドに属性名が取り込まれます。
「右の値」フィールドに、元帳の名前を引用符で囲んで入力します(たとえば、"Vision Corporation"と入力します)。

ノート:
最初の条件では「次に一致する」という演算子を使用します。この演算子は2つの値を比較します。
リストから「簡易テストの追加」アイコンをクリックして別の条件を追加します。
「左の値」アイコンをクリックします。「条件ブラウザ」ウィンドウがオープンします。
「最大金額仕訳」フォルダを展開し、「最大計上済貸方金額」属性を選択します。この属性は、バッチ内のすべての仕訳について、最大計上済貸方金額を格納します。
「OK」をクリックします。「条件ブラウザ」ウィンドウがクローズします。
2番目の条件で、「演算子」フィールド内をクリックし、「次の間にある」という演算子を選択します。
「右の値」アイコンをクリックします。「右のオペランド」ウィンドウがオープンします。
オペランド1フィールドに、下限として500を入力します。
オペランド2フィールドに、上限として10000を入力します。
「OK」をクリックします。「右のオペランド」ウィンドウがクローズします。
1レベルの監督承認に仕訳バッチを送信する処理を構成するには、「THEN」セクションで「処理の追加」アイコンをクリックします。
「承認者の追加」を選択し、「スーパーバイザ」を選択します。

ノート:
監督リスト・ビルダーでは、人事管理アプリケーションで設定される監督階層を上に移動して、承認者のリストを生成します。承認者の数、最初の承認者および可能な最上位の承認者を指定します。
1レベルの監督承認のために仕訳バッチをルーティングするには、「レベル数」フィールドに1と入力します。
「開始参加者」フィールドで、「検索」をクリックします。「階層参加者の追加」ウィンドウが開き、「マネージャの取得」オプションがデフォルトで選択されています。
このルールでは、開始関係者または最初の承認者が、承認のために仕訳バッチを発行するユーザーのマネージャになります。参照ユーザー・フィールドで、Task.Workflow Submitterと入力します。
「OK」をクリックします。「階層参加者の追加」ウィンドウがクローズします。
「最上位の参加者」フィールドで、「検索」をクリックします。「階層参加者の追加」ウィンドウがオープンします。

ノート:
最上位の参加者は、承認階層の最後のユーザーです。リスト・ビルダーは、レベル数が満たされるか、最上位の関係者に達するまで、最初の承認者の監督階層から承認者リストにユーザーを追加し続けます。
「ユーザーの取得」ボタンをクリックします。
「参照ユーザー」フィールドに、最上位の参加者のサインイン名を引用符で囲んで入力します。
「OK」をクリックします。「階層参加者の追加」ウィンドウがクローズします。
「設定するタスク」ペインから、「保存」をクリックします。「コメントの入力」ウィンドウがオープンします。
「OK」をクリックします。「コメントの入力」ウィンドウがクローズし、ルールが保存されたことを示すメッセージが表示されます。
「OK」をクリックします。

2レベルの監督承認を必要とするルールの作成

最大仕訳金額が10,000以上の場合に2レベルの監督承認を必要とする、同じ元帳のルールを作成します。最初のルールをコピーし、この2番目のルール用に変更します。

「割当先」タブをクリックします。
最初のルールを選択します。
「切取り」アイコンでリストをクリックし、「コピー」を選択します。
「切取り」アイコンでリストをクリックし、「貼付け」を選択します。最初のルールの後に2番目のルールが表示されます。
2番目のルールの「名前」フィールドにGreater than 10000と入力します。
「展開」をクリックします。
元帳をチェックする「IF」セクションの最初の条件はそのままにします。2番目の条件の演算子を「次以上」に変更します。
「右の値」フィールドに10000と入力します。
「THEN」セクションの「レベル数」フィールドに、2と入力します。
「縮小」をクリックします。2番目の承認ルールが完成します。

自動的に仕訳を承認するルールの作成

特定の元帳について500以下の仕訳を自動的に承認するルールを作成します。このルールでは、その他すべての元帳の仕訳バッチも自動的に承認されることも確認する必要があります。

注意:

ルール・セット内のルールによって、すべての条件に漏れなく対応できることが非常に重要です。そうでない場合、エラーが発生する可能性があります。

最初のルールを選択します。
「切取り」アイコンでリストをクリックし、「コピー」を選択します。
「切取り」アイコンでリストをクリックし、「貼付け」を選択します。最初のルールの後に3番目のルールが表示されます。
「ルール名」フィールド内をクリックし、3番目のルールの名前をLess than 500に変更します。
「展開」アイコンをクリックして新しいルールを開きます。
まず、既存の2つの条件をグループ化して、指定した元帳の500以下の仕訳の条件を作成します。「IF」セクションで、両方の条件をクリックして選択します。
「選択したテストを括弧で囲む」アイコンをクリックします。両方の条件が括弧で囲まれます。
2番目の条件の「演算子」フィールド内をクリックし、リストから「次以下」を選択します。金額が自動的に500に変更されます。
次に、指定した元帳の仕訳を持たないその他すべてのバッチに対応する別の条件を追加します。「簡易テストの追加」アイコンをクリックします。グループ化された2つの条件の後に、3番目の条件行が追加されます。
この新しい条件はグループ化された条件と相互排他的であるため、コネクタをクリックして「および」から「または」に変更します。
「左の値」アイコンをクリックします。「条件ブラウザ」ウィンドウがオープンします。
「最大金額仕訳」フォルダを展開し、「名前」を選択します。
「OK」をクリックします。「条件ブラウザ」ウィンドウがクローズします。
「演算子」フィールド内をクリックし、「次に一致しない」という名前の演算子を選択します。
「右の値」フィールドに、元帳の名前を引用符で囲んで入力します。
次に自動承認を設定します。監督リスト・ビルダーには、監督承認を上書きし、事前構成済の承認処理を返す2つのパラメータがあります。「THEN」セクションで、「自動アクションの有効化」フィールド内をクリックし、「True」を選択します。
「自動アクション」フィールドに"APPROVE"と入力します。引用符も含めてください。
ルールを縮小します。

これで、ビジネス要件を満たし、漏れも重複もない3つのルールが定義されました。すべての仕訳バッチが3つのルールのうち、少なくとも1つの条件を満たし、承認のために適宜ルーティングされます。仕訳バッチがルール・セット内の1つ以上のルールの条件を満たさない場合は、ルール評価プロセスがエラーで失敗します。
ルールをデプロイして使用できるようにします。「設定するタスク」ツールバーで、「タスクのコミット」アイコンをクリックします。「コメントの入力」ウィンドウがオープンします。
「OK」をクリックします。「コメントの入力」ウィンドウがクローズし、データ・ルールが保存され、コミットされたことを示すメッセージが表示されます。
「OK」をクリックします。

仕訳承認が使用可能になると、転記される仕訳バッチがこれらのルールに基づいて承認のために発行されます。