文書承認と落札承認

アプリケーションで承認管理システムを使用し、ネゴシエーション文書と落札決定の両方の承認を追跡および管理できます。ネゴシエーション文書、ネゴシエーション落札またはその両方を承認できます。

承認を使用する場合、内部レビュー担当者がネゴシエーション文書の詳細を表示して最終的な落札決定を承認します。

承認処理の仕組み

承認が使用可能な場合、以降の処理を進めるには、ネゴシエーション文書と落札決定の両方を承認の対象にできます。承認管理拡張機能はプロセスが自動化されており、検討または処理のために、ユーザー、ユーザー・グループまたはアプリケーションから別のユーザーまたはユーザー・グループに承認チェックが渡されます。同様に、落札決定を行った後で、承認を得るためにその落札を送信できます。

ネゴシエーション文書に承認が必要な場合、文書が完了したら、承認を得るために文書を送信します。承認されると、その文書はアプリケーションによって自動的に公開されます。文書の新しいステータスは、オープン日とプレビュー日によって異なります。

オープン日が承認時の場合、ステータスはアクティブになります。
プレビュー日、オープン日およびクローズ日が将来の日付の場合、ステータスは送信済になります。
プレビュー日が過去の日付であるが、オープン日とクローズ日が将来の日付である場合、ステータスはアクティブになります。
プレビュー日とオープン日が過去の日付であるが、クローズ日が将来の日付の場合、ステータスはアクティブになります。

落札の承認では、落札が承認されると、ステータスが承認済に変化し、落札を完了して購買文書を生成できるようになります。

文書または落札に承認が必要かどうかは、該当するタスク(公開または落札)に定義されている承認ルールによって決まります。たとえば、ネゴシエーションに特定カテゴリの品目が含まれているために、ネゴシエーションに承認が必要となる場合があります。または、落札金額が特定の上限を超えているために、落札決定に承認が必要となる場合があります。

文書または落札の承認者は、文書または落札を表示および評価できるようになると通知を受け取ります。通知には、文書または落札を承認または否認するためのネゴシエーションと添付、リンクに関する情報が表示されます。承認者は、添付された文書を電子メール通知からダウンロードして、承認を決定できます。

ネゴシエーション文書の承認処理が行われている間、そのネゴシエーションのステータスは承認処理中になります。落札の承認処理が行われている間、その落札のステータスは落札承認は処理中になります。問題があるために承認者が文書または落札を拒否した場合、拒否に関する情報が含まれた通知を受け取ります。文書または落札を編集して更新し、承認を得るために再送信できます。文書または落札が承認されると、ステータスが承認済に変化し、承認が正常に完了したという通知を受け取ります。その後、次のようにネゴシエーションの処理を続行できます。

文書が承認されると、その文書は自動的に公開されます。
落札決定が承認されると、落札を完了して購買文書を生成できます。

承認タスクは、コラボレーション・チームのタスク割当てとは異なります(ただし、コラボレーション・チーム・メンバーを承認者として指定できます)。コラボレーション・チーム・メンバーに割り当てられたタスクは手動で追跡されるため、これらのタスクはアプリケーションによるネゴシエーション処理に影響しません。

文書承認プロセス時と落札承認プロセス時の両方で、ネゴシエーション承認プロセスページと落札承認プロセスページを表示して承認の進捗を監視できます。