文書レコードの概要
文書レコードは、HCM内の汎用的で拡張可能なトランザクションです。 セキュリティ、承認、監査、カスタム・フィールド、添付ファイルなどの詳細なレベルをサポートするため、さまざまな方法で使用できます。
文書レコードの基本的な使用方法は、組織の様々なビジネス・プロセスに必要な従業員の人事ファイルに関連する文書レコードを取得することです。 たとえば、出張手配に必要な福利厚生処理、パスポートおよびビザ文書に必要な出産証明書や結婚証明書などです。
文書レコードと添付には違いがあります。 文書レコードは、メタデータと添付の組合せです。 これにより、アップロードする添付に関する主要なメタデータ情報を取得できます。 たとえば、発行日、失効日、文書番号などです。
| 文書レコード | 個人識別情報 |
|---|---|
| HCM Cloudの初期リリース後に構築され、様々なロールで様々な文書タイプの詳細を取得するための汎用ソリューションとして設計されています。 | PeopleSoftからHCM Cloudへの簡単な移行をサポートするように構築されています。 また、これらのオブジェクトには、特定のフィールドと潜在的なローカリゼーション検証が適用され、ライン・マネージャではなくHR担当者および従業員を対象としています。 |
| 構成できるドキュメント・タイプの数に制限はありません。 | これらのタイプのみ使用できます: 市民権、運転免許証、パスポート、Visaおよび許可証。 |
| 文書タイプの追加は、文書タイプ設定タスクを使用して追加できます。 | タイプを追加できません。 |
| すべての情報を単一のHR文書レコード表に格納します。 | パスポート、ビザなどの特定の情報を格納する表を分割します。 |
| 添付をサポートします。 | 添付はサポートされていません。 |
| 「文書レコードの管理」の承認ルールに従います。 | 個人情報の変更の承認ルールに従います: 市民権、個人情報の変更: 運転免許証、個人情報の変更: パスポート、個人情報の変更: Visaと許可。 |
| 文書レコードへのアクセスは、文書タイプ・セキュリティ・プロファイルを介して管理できます。 | 個人識別情報内のオブジェクトへのアクセスは、特定の集計権限を使用して管理できます。 詳細は、「HCMの保護ガイド」を参照してください。 |