チェックイン文書

パフォーマンスのチェックインは、年間のマネージャと従業員間の通常の会話をトラッキングする簡単な方法です。

チェックインは、組織が推奨する頻度で実行できます。

テンプレート構成に基づいて、質問リスト、一般トピック、パフォーマンス目標と人材開発目標をチェックイン文書に含めることができます。テンプレート構成は、マネージャまたは従業員がノート付きで更新できます。従業員は、マネージャと話し合うために独自のチェックイン文書を作成することも、組織の要件に応じてマネージャが直属部下のチェックイン文書を作成することもできます。

チェックイン文書には、マネージャおよび従業員に割り当てられた定義済タスクはありません。チェックイン文書は開いたままになり、いつでも更新できます。

チェックイン文書は、チェックイン・テンプレートと特定のレビュー期間に基づいて作成します。使用するチェックイン・テンプレートによっては、パフォーマンス目標と人材開発目標がチェックイン文書のディスカッション・トピックとしてデフォルト設定されている場合があります。たとえば、ノートやディスカッション・トピックを追加または削除するなどしてチェックイン文書を更新すると、通知が有効になっている場合は、従業員またはマネージャに通知が送信されます。アラート・コンポーザを使用したチェックイン関連通知を有効にするには、関連トピックを参照してください。

ディスカッション・トピックとしての目標の追加

従業員のパフォーマンス目標と人材開発目標は、チェックイン文書のディスカッション・トピックとしてデフォルト設定することも、手動で追加することもできます。

チェックイン文書でディスカッション・トピックとして追加した後にパフォーマンス目標を取り消すか、人材開発目標を非アクティブにした場合、既存のディスカッション・トピックは影響を受けません。ただし、取り消されたパフォーマンス目標または非アクティブな人材開発目標を、他のチェックイン文書の新しいディスカッション・トピックとして追加することはできません。

ノート:

HCMデータ・ローダーを使用すると、HR担当者はディスカッション・トピックを追加して、複数の従業員の文書をチェックインできます。

チェックイン文書の作成

従業員とマネージャの両方がチェックイン文書を作成できます。従業員は、ライン・マネージャ、またはマトリックス・マネージャなどの間接マネージャのチェックイン文書を作成できます。従業員に複数のアサイメントがある場合は、チェックインを作成する特定のアサイメントを選択でき、そのアサイメントのマネージャも選択できます。

チェックインのマネージャを選択する際には、表示されるマネージャ・リストが、ORA_HRA_MANAGER_LEVELSプロファイル・オプションに指定した値によって制御されます。指定した値に基づいて、レベルは次のように表示されます:

プロファイル・オプションORA_HRA_MANAGER_LEVELSがNULLの場合は、直属のマネージャ。システムではこれが1と見なされます。
プロファイル・オプションORA_HRA_MANAGER_LEVELSが2以上に設定されている場合は、自分のマネージャの直属のマネージャ。
プロファイル・オプションORA_HRA_MANAGER_LEVELSが3以上に設定されている場合は、自分のマネージャの間接的マネージャ。

マネージャは、直属の部下と間接的部下の両方のチェックイン文書を作成できます。間接的部下のチェックインを作成する際には、マネージャの名前がチェックイン・マネージャにデフォルト設定され、変更できません。

HR担当者は、従業員およびマネージャのかわりにチェックインを作成できますが、独自の進捗ノートおよび質問リスト応答を追加する必要があります。

チェックイン文書を作成する方法の例を次に示します:

従業員を選択します。
マネージャを選択します(従業員またはHRがチェックインを作成している場合はライン・マネージャがデフォルト値ですが、従業員に他のマネージャがいる場合は他のマネージャを選択できます)。
レビュー期間を選択します(これは、タッチポイント・チェックインでは必要ありません)。
テンプレートを選択します。たとえば、週次チェックインとパフォーマンス・チェックイン用のテンプレートが異なる組織があります(これは、タッチポイント・チェックインには必要ありません)。
チェックイン名は、テンプレートおよび日付に基づいてデフォルト設定されます。
チェックイン日を入力します。デフォルト値は現在の日付です。
「詳細」セクションでチェックインを作成する場合は、次の詳細を追加または確認します:
- チェックインのディスカッション・トピックをレビューするか、新しいトピックを追加します。
- ディスカッション・トピックの進捗ノートおよび質問リスト応答は、チェックイン前、チェックイン中またはチェックイン後にチェックインに追加できます。
変更を保存するためにチェックインがスケジュールまたは更新されていることを確認します。

ノート:

HCMデータ・ローダーを使用すると、HR担当者が複数の従業員のチェックイン文書を同時に作成できます。
従業員、マネージャおよびマトリックス・マネージャに「チェックイン文書の管理」権限がある場合は、部下のチェックイン文書を作成できます。

チェックイン文書の編集

従業員またはチェックイン文書マネージャは、チェックイン文書で編集できます。

チェックイン日
質問リスト応答
目標または開発プランの構成で許可されている場合は、パフォーマンス目標または人材開発目標の詳細(基本情報、測定、タスクなど)
パフォーマンスまたは人材開発目標のディスカッション・トピックに関連するノート
一般ディスカッション・トピック(含まれる場合)

指名されたチェックイン・マネージャである場合にのみ、マネージャがチェックインを表示できます。「チェックイン文書の表示」権限がある場合は、自分にアクセス権がある従業員のすべてのチェックインを表示できます。

HR担当者に「チェックイン文書の管理」権限がある場合は、HR担当者がチェックイン文書でこれらを編集できます。

レビュー期間
文書名
チェックイン日
チェックイン・マネージャ(ディスカッション・トピックに追加されたノートがない場合、または質問リスト応答が指定されていない場合)
目標または開発プランの構成で許可されている場合は、パフォーマンス目標または人材開発目標の詳細(基本情報、測定、タスクなど)
パフォーマンスまたは人材開発目標のディスカッション・トピックに関連するノート
一般ディスカッション・トピック(含まれる場合)

チェックイン文書の削除

「チェックイン文書の管理」権限を持つ従業員またはマネージャは、次のものを削除できます:

チェックイン文書(質問リスト応答または自分が作成したディスカッション・トピック・ノートのみが含まれる場合)
ディスカッション・トピック(自分が作成したノートのみが含まれている場合)
目標ディスカッション・トピックのノート(自分が作成した場合)

「チェックイン文書の管理」権限を持つHR担当者は、誰が作成したかに関係なく、チェックイン文書、ディスカッション・トピックまたはノートを削除できます。

ノート:

HCMデータ・ローダーを使用すると、HR担当者は複数の従業員のチェックイン文書を同時に削除できます。