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5. ## 从 Microsoft Outlook 和 Lotus Notes 中添加电子邮件 利用 Oracle Outlook Email Integration On Demand（Outlook Email Integration client）和 Oracle Notes Email Integration On Demand（Notes Email Integration client）这两个模块，可以将 Microsoft Outlook 和 Lotus Notes 中的电子邮件添加到 Oracle CRM On Demand 中。这些电子邮件成为所有客户交互的历史记录，并且可供整个销售团队访问。 在将电子邮件（已收到的电子邮件或外发电子邮件）添加到应用产品时，您可以： 添加电子邮件以作为 Oracle CRM On Demand 中与客户、联系人、潜在商机、商机或服务记录链接的任务记录（已完成活动） 将电子邮件收件人作为联系人、潜在商机、商机或服务请求添加到 Oracle CRM On Demand 从 Oracle CRM On Demand 中的电子邮件创建后续任务或预约 直接从 Outlook 或 Notes 更新 Oracle CRM On Demand 记录，包括新的电子邮件地址 搜索 Oracle CRM On Demand 以查找收件人信息（仅限 Outlook Email Integration client） 要使用 Outlook Email Integration client 或 Notes Email Integration client，请将其安装在手提电脑或台式机上。 注意：要使用 Outlook Email Integration client 或 Notes Email Integration client，您的用户角色必须具有“Outlook/Notes 电子邮件集成”权限。 ### 安装 Oracle Outlook Email Integration On Demand 要安装 Outlook Email Integration client，请下载并运行安装程序，该程序将运行 InstallShield 向导。此向导创建一个 Outlook 插件，它将以下图标或标签添加到 Outlook 工具栏： 添加至 CRM On Demand。它出现在“收件箱”工具栏中。 发送并添加至 CRM On Demand。它出现在“邮件”窗口工具栏中。 CRM On Demand 查找。此图标出现在“邮件”窗口工具栏中。 开始安装 Outlook Email Integration client 之前： 确保计算机符合为 Oracle Outlook Email Integration On Demand 中的 Oracle CRM On Demand 指定的系统要求。有关如何检查系统要求的信息，请参阅 Oracle CRM On Demand 网站。 如果您正在使用 Microsoft Outlook 2003，请确保未选择 Microsoft Word 作为电子邮件编辑器。要验证这一点，请单击 Outlook 菜单栏中的“工具”，选择“选项”。在“邮件格式”选项卡下，清除字段“使用 Microsoft Word 编辑电子邮件”的复选框。 安装 Outlook Email Integration client 退出 Microsoft Outlook 并关闭它打开的所有窗口。 登录到 Oracle CRM On Demand。 单击任意页面顶部的“我的设置”链接。 在“个人主页”上，单击“数据和集成工具”链接。 在“数据和集成工具”页面上，单击“Oracle Outlook Email Integration On Demand”链接。 在“Oracle Outlook Email Integration On Demand”页面上，阅读信息，然后单击“下载 Oracle Outlook Email Integration On Demand”链接。 在第二个“Oracle Outlook Email Integration On Demand”页面上，阅读附加信息，然后单击“下载 Oracle Outlook Email Integration On Demand”链接。 在该窗口中，您可以： 单击“保存”以将 Oracle_OEI_OnDemand.exe 文件复制到硬盘驱动器，并在您处于离线状态时安装。（建议） 单击“运行”开始安装。您需要保持连接到 Internet 才能继续安装。 按照说明完成安装。 ### 安装 Oracle Notes Email Integration On Demand 将 Lotus Notes Email 与 Oracle CRM On Demand 相集成是一个分为两步的过程： 修改 Lotus Notes 模板 在用户的计算机上安装 Notes Email Integration client #### 修改 Lotus Notes 模板 Lotus Notes 模板由 Lotus Notes 管理员在公司级别进行修改，以公开用于提供 Notes Email Integration client接口的必需代码和 UI 元素。 以下过程说明如何下载 Oracle Notes Email Integration On Demand 文件。 要下载 Oracle Notes Email Integration On Demand 文件 单击任何页面右上角的“培训和支持”链接，然后登录到“My Oracle Support”。 如果已有 Oracle.com 帐户，则无需注册即可登录到“My Oracle Support”。如果没有 Oracle.com 帐户，则必须以新用户身份注册。 在“My Oracle Support”页面中，单击“下载”链接，然后单击链接以下载相应 Oracle Notes Email Integration On Demand 版本的 Oracle CRM On Demand 文件。 #### 安装 Notes Email Integration Client 要安装 Notes Email Integration client，请运行安装程序，该程序将运行 InstallShield 向导。此向导安装并注册 Notes Email Integration client，它向 Lotus Notes 中的文件夹和备注视图添加以下按钮： 添加到 Oracle CRM On Demand。此按钮出现在“收件箱”和“已发送邮件”文件夹视图中。 发送并添加到 Oracle CRM On Demand。此按钮出现在“新建备注”和“回复备注”视图中。 开始安装 Notes Email Integration client 之前： Notes Email Integration client 使用路由服务器自动检索用户的实例 URL。确保让路由器设置为使用 Notes Email Integration client 安装。有关更多信息，请联系客户关怀。 向 Oracle CRM On Demand 管理员核实以了解公司是否已启用了 Notes Email Integration client。您公司的 Lotus Notes 管理员必须先修改公司的 Lotus Notes 公司模板以启用 Notes Email Integration client，才能正常使用。 警告：在确保公司已经启用 Notes Email Integration client 之前，请勿尝试安装它。如果这样做，则将需要卸载并重新安装 Notes Email Integration client才能使它正常工作。 要下载 Notes Email Integration client 的安装包，请单击任何页面右上角的“培训和支持”链接以打开“培训和支持中心”页面。在该页面上，单击“知识和培训”链接，然后登录到“My Oracle Support”。在“My Oracle Support”页面上，单击“下载”链接，然后下载安装包。 确保计算机符合为 Oracle Notes Email Integration On Demand 中的 Oracle CRM On Demand 指定的系统要求。有关如何检查系统要求的信息，请参阅 Oracle CRM On Demand 网站。 安装 Notes Email Integration client 退出 Lotus Notes 并关闭该程序的所有窗口。 从 Notes Email Integration client 管理员处获取 Oracle CRM On Demand 安装文件，然后将其保存到桌面。 从桌面运行该安装文件，然后按照说明进行操作以完成安装。 ### 卸载 Oracle Outlook Email Integration On Demand 或 Oracle Notes Email Integration On Demand 可以随时使用 Microsoft Windows“添加/删除程序”实用程序卸载 Oracle Outlook Email Integration On Demand 或 Oracle Notes Email Integration On Demand。 ### 向 Oracle CRM On Demand 添加电子邮件信息 向 Oracle CRM On Demand 添加电子邮件时，电子邮件和附件的合并文件大小不能超过 5 兆字节 (MB)。Oracle Outlook Email Integration On Demand 和·Oracle Notes Email Integration On Demand 不支持将压缩文件作为附件，例如 .zip、.rar、.7z、.cab 等。 注意：在 Outlook 2007 中打开或创建电子邮件时，CRM On Demand 按钮会出现在功能区上“消息”选项卡的 CRM On Demand 组中。 要添加电子邮件信息 突出显示或打开想添加到 Oracle CRM On Demand 的电子邮件。 在 Microsoft Outlook 中，单击“添加至 CRM On Demand”。在 Lotus Notes 中，单击“添加至 Oracle”。 在“登录”窗口中，输入通常用于访问 Oracle CRM On Demand 的电子邮件地址和密码。 注意：对于每个 Outlook 或 Notes 会话，只需登录一次；在关闭 Outlook 或 Notes 之前，不必再次登录。出于安全原因，在 Oracle CRM On Demand 和 Outlook Email Integration client或 Notes Email Integration client之间来回发送的数据始终会被加密。 要在此会话过程中自动将电子邮件与“收件人”、“抄送”和“发件人”字段中的联系人姓名链接，请为“自动关联”选择“是”。 在使用自动关联时，应用程序将在 Oracle CRM On Demand 中搜索电子邮件，并以完成的任务的形式自动添加此电子邮件。如果未找到匹配项，则会出现窗口，以供您手动搜索并将电子邮件链接到记录。 单击“登录”按钮。 应用程序将在 Oracle CRM On Demand 中搜索记录，并在“创建任务”窗口中显示结果，如下表中所述。
   此区域 | 包含这些记录
   --- | ---
   选定记录 | 一开始，此区域将显示其在 Oracle CRM On Demand 中的电子邮件地址与电子邮件中的“收件人”、“抄送”和“发件人”字段中的电子邮件地址匹配的联系人记录。 可以将记录从此窗口中的其他区域移到“选定记录”。当您在此窗口中单击“保存”时，应用程序会将电子邮件保存到此区域中的所有记录，以及链接到它们的客户记录。 注意： 要将此电子邮件保存到联系人中，联系人必须具有链接的客户记录。
   未找到的电子邮件收件人 | 此区域显示出现在电子邮件的“收件人”或“抄送”字段中的名称，这些名称无法映射到 Oracle CRM On Demand 中的现有联系人。
   相关记录 | 此区域显示 Oracle CRM On Demand 中链接到联系人记录（对应于电子邮件收件人）的记录，例如商机。
6. 在“创建任务”窗口中，您可以执行以下操作：
   要执行此任务 | 执行以下步骤
   将后续任务或预约添加到 Oracle CRM On Demand | 在“保存后选项”区域中，选中“创建新任务”或“创建新预约”复选框。 单击“保存”。 在“新建任务”或“新建预约”表单中，更新信息并保存记录。
   添加链接到电子邮件收件人的新商机或服务请求 | 在“选定记录”区域中，右击电子邮件收件人姓名。 选择“将新商机添加到 On Demand”或“将新服务请求添加到 On Demand”。 在“新建商机”或“新建服务请求”表单中更新信息。 单击“保存”。
   以联系人或潜在商机的形式添加电子邮件收件人 | 在“未找到的电子邮件收件人”区域中，右击电子邮件收件人姓名。 选择“添加到 On Demand”（对于新联系人记录）或“将新潜在商机添加到 On Demand”（对于新潜在商机记录）。 在“新建联系人”或“新建潜在商机”表单中更新信息。 单击“保存”。 电子邮件收件人的姓名即会移到窗口中的“选定记录”区域。
   以已完成任务的形式添加此电子邮件 | 确保记录出现在“选定记录”区域中。 单击“保存”。 此电子邮件将被保存为链接到“选定记录”区域中每条记录的已完成任务，与之一起保存的还有链接到这些记录的客户。除非您更新了在“活动详细信息”中显示的默认值，否则将使用这些值。
   将此电子邮件链接到另一记录 | 在“创建任务”窗口中，双击任何找到的记录，将它们移到“选定记录”区域中。 （可选）更新“活动详细信息”区域中的默认设置。 单击“保存”。 此电子邮件即被保存为链接到选定记录的任务，值显示在“活动详细信息”区域中。
   从“选定记录”区域中删除记录 | 双击记录。它即会移到窗口的左侧，因此将不会链接到此电子邮件。
   在 Oracle CRM On Demand 中搜索其他联系人、客户、商机、潜在商机或服务请求 | 在“搜索”下拉列表中，选择记录类型。 输入要搜索的名称。 单击“提交”。 与该名称匹配的记录即会出现在“搜索结果”区域中。
   更新记录 | 右击记录。 选择“编辑”。 在“编辑”表单中更新信息。 单击“保存”。
   依据此电子邮件更新 Oracle CRM On Demand 中的电子邮件地址 | 在“搜索结果”区域中，右击记录。 选择“关联电子邮件地址”。 在“将联系人与收件人关联”窗口中，从下拉列表中选择更新的电子邮件地址。 单击“保存”。 新的电子邮件地址即会出现在联系人记录中。
   查看记录信息，如记录名称、电子邮件地址及相关记录名称 | 将鼠标移到记录上并保持不动，直至出现显示此信息的工具提示。
要发送电子邮件并将其添加到 Oracle CRM On Demand 在 Microsoft Outlook 中的工具栏上单击“新建”。在 Lotus Notes 中，单击“新建备注”或“回复”按钮。 （可选）依据 Oracle CRM On Demand 联系人记录添加电子邮件收件人： 在“邮件”窗口中的“CRM On Demand 查找”字段中输入一个名称。 按 Enter。 在 Oracle CRM On Demand 中找到的联系人显示在一个窗口中。 选择以下选项之一：“收件人”、“抄送”或“密件抄送”。 单击“选择”。 注意：如果您输入的电子邮件地址多于 100 个字符，则 Outlook 电子邮件集成客户端会忽略该电子邮件地址，并且不会将任务添加至 Oracle CRM On Demand。 按正常方式输入其他信息以便发送电子邮件。 注意：使用 Oracle Outlook Email Integration On Demand 时，必须将图像作为电子邮件附件上载。如果使用此集成将图像嵌入电子邮件中，则会从电子邮件中排除图像。 执行下列任一操作： 在 Microsoft Outlook 中，单击“发送并添加至 CRM On Demand”。 在 Lotus Notes 中，单击“发送并添加至 Oracle”。 当您单击“保存”时，电子邮件将被发送到选定的收件人，并且将依据“创建任务”窗口中的信息保存电子邮件。

已发布 8月 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle和/或其附属公司。Legal Notices.