| 打印 打开 PDF 版本的联机帮助

#### 关于设计工作簿结构 要设置有效的工作簿结构，必须仔细规划工作簿层次结构。在为贵公司设计和调整工作簿层次结构时，请考虑以下准则： 不要创建与用户工作簿重复的定制工作簿。 确定业务数据的组织和访问策略。 确定公司结构与数据管理是否相关。 确定贵公司的数据隶属关系。 根据用户需求设计工作簿，并考虑用户最常在其中使用工作簿的任务。 所设计的工作簿应该使公司概要上“经理可见性已启用”复选框提供的功能尽量少被使用。 使工作簿层次结构中的级别数保持最小。 在工作簿结构中尽可能减少跨项罗列的数量。跨项罗列 是在多个工作簿间复制记录的操作。 使用工作流规则自动管理工作簿。另外，在设计工作簿名称时，请考虑这样的功能：允许您使用单一工作流操作通过解析为工作簿名称的表达式将另一个工作簿分配给多个不同的记录。 ### 用户工作簿 创建与用户工作簿重复的定制工作簿的缺点是，定制工作簿和默认用户工作簿中的数据必须同步。该附加任务将延长服务器的处理时间，并影响检索记录的速度。 注意：公司可能考虑复制用户工作簿的一个原因是，赋予用户对其它用户数据的临时访问权限。要满足此需求，较好的方法是将想要访问数据的用户添加为拥有该数据的用户的代表。 ### 数据访问需求 工作簿结构不一定会影响贵公司的公司层次结构。但建议工作簿结构应密切反映公司组织数据的方式。部分业务可按地域进行组织，其它部分则可按产品系列或行业进行组织。请特别注意以下情况： 两个（或更多）部门不能访问属于其它部门的数据 两个（或更多）部门必须能够访问属于其它部门的数据 ### 公司结构的相关性 在许多公司，父组织对子组织中的所有数据具有完全访问权限。通常，此类父组织中的成员对所有子组织中的数据具有全局访问权限。 如果贵组织按此方式构建，则建议不要设置反映父组织级别的组织结构的工作簿。但是，请考虑以下事项： 设置反映其它级别（如子组织级别）的组织结构的工作簿 设置父组织级别的其它工作簿层次结构。例如，可以在父组织级别创建工作簿或工作簿层次结构，以允许父组织级别的用户查看所有子组织中很有可能创造收入的机会。 ### 数据隶属关系 检查在用户从一个部门调到另一部门后公司应执行的过程。例如： 如果用户管理的数据总是随该用户一起移动到新部门，以便继续保持数据隶属关系，则最好是通过记录所有权和团队来管理数据。通常，约会和任务可随用户一起在所有级别中移动。在某些销售环境中，所有客户数据会随用户一起移动。此数据隶属关系适用于中小型企业，以及以小规模高价值销售为主的企业。 如果数据通常保存在固定组织（如地区组织）中，以便使该组织拥有数据，则最好是通过反映组织结构的工作簿来管理数据。 如果在用户调到另一部门后持续性隶属关系和组织所有权继续存在一段时间，则这两个层次结构可以共存。 ### 用户需求和任务 在设计工作簿结构时，请考虑用户最常在其中使用工作簿的任务，包括完成列表、搜索记录，以及创建和使用报表。 #### 完成列表 要帮助标识用户需要的列表，请确定最频繁使用且最适合用户的列表的类型。请贵公司用户进行输入以帮助您完成此操作。如果工作簿结构中的工作簿不包含理想列表需要的所有记录，则该工作簿结构可能缺少层次结构。例如，可以设置地理层次结构和面向产品的层次结构。 如果用户花费大量时间处理一个工作簿的特定子集，请为该子集创建子工作簿。命名该子工作簿，使用户能够识别它。还可以将该子工作簿设置为“工作簿”选择器的默认值，以便用户不一定要每次都选择相应的工作簿。有关为“工作簿”选择器设置默认值更多信息，请参阅为用户和用户角色启用工作簿。 #### 搜索记录 要确定贵公司用户的搜索需求，询问用户其查找特定记录的方案。工作簿结构和工作簿大小应反映用户最频繁执行的搜索和搜索标准。 注意：如果工作簿结构已经准备就绪，并需要进一步调整，请询问用户他们通常能否确定特定记录是层次结构中特定工作簿的一部分。如果用户一致认为他们只能确定较高级别的工作簿，则询问他们工作簿结构的另一细分是否允许进一步缩小搜索范围。仅在正常搜索出现异常时，才应强制用户搜索较高级别的工作簿。 在搜索中使用的字段也会影响搜索的速度： 如果使用索引字段在工作簿中搜索记录，则会获得最佳性能。（索引字段以绿色文本显示在搜索部分中。） 如果使用非索引字段（而不是索引字段）在工作簿中搜索记录，则搜索速度较慢，且性能也会受要搜索的记录量影响。（未索引的搜索字段以黑色文本显示在搜索部分中。） 例如，如果确定用户通常基于索引字段搜索联系人记录，则对于每种记录类型，最低级别工作簿（称为叶节点工作簿）的记录数可多达 100,000 个。但是，如果用户通常基于非索引字段搜索联系人记录，则可以针对每种记录类型将叶节点工作簿的大小限制在 20,000 至 30,000 条记录之间。 数据配置因公司而异。因此，不会对工作簿的记录数进行建议。必须持续管理工作簿大小。通过减少要搜索的记录数，工作簿可以更快地进行搜索。 #### 创建和使用报表 除了管理员，所有用户都受报表数据可见性规则的约束。如果在“工作簿”选择器中为报告指定用户工作簿或定制工作簿，则为报表考虑的数据如下： 历史分析中的所有内容（包括通过“分析”选项卡访问的历史分析以及记录主页中嵌入的报表）局限于工作簿，其中包含所选工作簿的所有子级别。但不包含用户拥有的记录或其中用户为团队成员的记录，除非这些记录也包含在所选工作簿或其子工作簿之一中。 实时报告局限于与“工作簿”选择器中所选工作簿（定制工作簿或用户工作簿）直接关联的数据。如果所选工作簿中包含子工作簿或下属，则将在实时报表中忽略这些子工作簿中的数据或这些下属的数据。 注意：虽然在设置工作簿结构后通常不需要进行更改，但是您也可以进行更改。无需停机即可进行此类更改，并且会立即应用更改。但是，更改不会立即反映在实时报表的数据中。 有关报表中记录可见性的更多信息，请参阅关于分析中记录的可见性。 ### 经理可见性 在设计工作簿层次结构时，请遵循以下原则： 尽可能少使用公司概要上“经理可见性已启用”复选框提供的功能。 对大量数据进行搜索时少使用或不使用“包括子项”选项。（构成大量数据的记录数因公司而异，并根据搜索模式而有所不同。） 在许多情况下，需要使用“包括子项”选项。例如，经理需要针对包含其下属的用户工作簿运行列表，因为其下属彼此无法共享数据。如果数据量大，则将延长搜索时间。但是，为了获得最佳性能，请仅在必要时选择“包括子项”选项。 ### 层次结构级别 对于包含大量级别（各级别均包含记录）的工作簿层次结构，其行为方式与已启用经理可见性的团队功能相似。此类层次结构在数据集少的情况下性能佳。但是，随着数据量的增加，层次结构中级别很少（或无层次结构级别）的工作簿的性能远高于团队功能。 如果工作簿层次结构的一个级别对于数据安全或数据组织没有更多价值，请合并多余的工作簿及其子工作簿。询问工作簿用户他们通常能否确定记录是在一个子工作簿中还是在相同父工作簿的另一子工作簿中；如果不能，则表示最好的选择是将这两个子工作簿折叠到一个父工作簿中。 减少工作簿层次结构中级别数的简单方法是，在子工作簿前面加上父工作簿的名称。例如，如果存在一个名为“北部”的子工作簿和名为“北美”的父工作簿，则删除该父工作簿，并将子工作簿重命名为“北美 – 北部”。 ### 跨项罗列 跨项罗列是在多个工作簿间复制记录的操作。跨项罗列中包括用户的管理开销，因为需要同步，所以会导致大量读写操作，这些操作将影响服务器的性能。请尽量避免跨项罗列。 ### 自动化工作簿管理 通常，工作簿分配标准会映射到记录类型中的一个或多个字段。通过创建工作流程规则，可以在其中一个字段发生更改后自动重组工作簿分配。 例如，如果存在一个名为地区 的工作簿层次结构，则可以创建一个工作流规则来监控记录类型中的字段（例如，客户的“地区”字段），然后在该规则中创建“分配工作簿”操作，以在客户的“地区”字段值发生更改时用新工作簿更新记录上的“地区”工作簿。 设计工作簿名称时，请考虑是否要使用“分配工作簿”工作流操作，以使得单一工作流操作可以根据解析为工作簿名称的表达式将另一个工作簿分配给多个不同的记录。 例如，假定您具有北美客户，并且还具有总部在 EMEA 的客户。您可能想要为不同位置设置两个单独的工作簿，并根据客户位置将合适的工作簿分配给客户。要设置此配置，您可以创建两个工作簿，一个名为“北美”，另一个名为“EMEA”。然后，您可以使用值“北美”和“EMEA”创建一个称为“销售地点”的定制选择列表字段，并将此定制字段添加至合适角色的“客户”记录类型的页面布局。然后，您可以创建一个“分配工作簿”工作流操作，使其在更新客户记录时执行以下活动： 利用表达式求值以确定在客户记录上的“销售地点”字段中选择的值。 将客户记录关联到名称与表达式所返回的值匹配的工作簿。 #### 相关主题 请参阅以下主题以了解相关的信息： 创建工作流操作：分配工作簿

已发布 8月 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle和/或其附属公司。Legal Notices.