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#### 關於設計工作簿結構 要能設定有效率的工作簿結構，您務必仔細規劃工作簿階層。在您設計與調整公司的工作簿階層時，請考量下列準則： 切勿以複製使用者工作簿的方式建立自訂工作簿。 判斷業務資料的組織與存取原則。 判斷企業結構是否與資料管理相關。 判斷您的公司中資料的連貫性。 根據使用者的需求設計工作簿，並考量使用者最常使用工作簿執行的任務。 工作簿的設計應盡量避免使用公司資料檔「已啟用供管理者閱覽」核取方塊所提供的功能。 將工作簿階層的層級數保持在最精簡的狀態。 工作簿結構應盡量減少交互陳列次數。交互陳列 是指多個工作簿交互複製記錄的作法。 使用工作流程規則，將工作簿管理自動化。此外，設計您的工作簿名稱時，請考慮可讓您使用單一工作流程動作的功能，以使用可解析工作簿名稱的運算式來對不同記錄指派不同工作簿。 ### 使用者工作簿 以複製使用者工作簿的方式建立自訂工作簿有個缺點，即自訂工作簿必須與預設使用者工作簿保持資料同步。這項額外的工作會增加伺服器處理時間，進而影響擷取記錄的速度。 備註：公司之所以會考慮複製使用者工作簿，原因可能是要讓使用者能暫時存取其他使用者的資料。要滿足這項需求，更好的作法是將想要存取資料的使用者加入成為資料擁有者的委派者。 ### 資料存取需求 您的工作簿結構不需要反映公司的企業階層。不過，我們建議工作簿結構應密切反映您的公司組織資料的方式。您部分的業務可能是根據地理位置區分的，而其他業務可能是以產品系列或產業區分的。請特別留意下列情況： 兩個 (含) 以上的部門務必不能存取屬於其他各部門的資料 兩個 (含) 以上的部門務必能夠存取屬於其他各部門的資料 ### 企業結構的相關性 在許多公司中，上層組織對下層組織的全部資料均具有完整存取權。這類上層組織的成員通常都能全面存取所有下層組織的資料。 如果您的組織是屬於這種結構，建議您勿將工作簿設定成反映上層組織層級的組織結構，而應考慮以下的作法： 設定工作簿以反映其他層級 (例如下層組織層級) 的組織結構。 在上層組織層級設定其他工作簿階層。例如，您可以在上層組織層級建立工作簿或工作簿階層，而讓上層組織層級的使用者能夠檢視所有下層組織中具備顯著收益潛力的商機。 ### 資料連貫性 請審視您的公司在使用者調任至其他部門時所採行的程序，例如： 若由使用者管理的資料一定會隨該使用者移至新部門，以致資料保有持續連貫性，則最好透過記錄所有權和團隊來管理您的資料。通常，所有各層級的使用者會連帶搬移其約會和任務，某些銷售環境則是將使用者負責的全部客戶資料隨之搬移。無論中小企業還是偏重低貨量高銷售額的業務，這種資料連貫性都是很可靠的做法。 若資料慣常地保留在某個固定組織 (例如某地分公司)，以致資料保有組織編制性質的所有權，則最好透過可反映組織結構的工作簿來管理資料。 若在使用者已調任至其他部門之後，您仍得花些時間調適持續連貫性與組織編制性質的所有權，則此期間可並存採行上述兩種階層。 ### 使用者的需求與任務 設計工作簿結構時，請考量使用者最常使用工作簿執行的任務，包括逐項處理清單、搜尋記錄，以及建立與使用報表。 #### 逐項處理清單 為了幫助您識別使用者需要哪些清單，您應瞭解使用者最常使用的清單類型及其公認的理想清單。請向您公司中的使用者詢問意見以找出答案。如果您的工作簿結構並無任何工作簿包含此一理想清單必備的所有記錄，即表示該工作簿結構可能遺漏了某個階層。例如，您可以一併設定地理位置階層和產品導向階層。 如果使用者花費大量時間在處理某個工作簿的特定子集，請對該子集建立子工作簿，並以使用者能夠辨識的方式命名工作簿。子工作簿還可以設成「工作簿」選取器的預設值，如此使用者便可以不必每次選取適當的工作簿。如需有關預設「工作簿」選取器的詳細資訊，請參閱啟用使用者和使用者角色的工作簿。 #### 搜尋記錄 為了得知您的公司使用者的搜尋需求，請向使用者詢問其查閱特定記錄的詳情狀況。您的工作簿結構和工作簿大小應能反映使用者最常執行的搜尋作業與搜尋標準。 備註：若您已有現成工作簿結構而想要進一步調整，請詢問使用者能否輕鬆判別特定記錄屬於階層中特定工作簿的一部分。如果使用者一致認為僅對較高層級的工作簿有把握，則應再向使用者追問是否可透過工作簿結構的其他分支進一步縮小搜尋範圍。使用者應該只有在無法循正常方式搜尋時，才需要轉而搜尋較高層級的工作簿。 搜尋時使用的欄位也會影響搜尋速度： 使用索引欄位在工作簿中搜尋記錄可達到最佳效能(搜尋區段會以綠色文字顯示索引欄位)。 使用非索引欄位 (而不是索引欄位) 在工作簿中搜尋記錄會減慢搜尋速度，而且搜尋的記錄量將影響效能(搜尋區段會以黑色文字顯示非索引搜尋欄位)。 例如，若您得知使用者慣用索引欄位來搜尋聯絡人記錄，則最低層級工作簿 (稱為分葉節點工作簿) 的記錄數應能增加到每種記錄類型各 100,000 筆。但如果使用者慣用非索引欄位搜尋聯絡人記錄，您便可將分葉節點工作簿的大小限定為每種記錄類型各 20,000 至 30,000 筆記錄。 資料組態因公司而異，所以工作簿的記錄數並無建議值。您必須持之以恆地管理工作簿。工作簿可供搜尋的記錄數愈少，愈有助於加快搜尋速度。 #### 建立與使用報表 除了管理員之外，所有使用者均受制於報表的資料可見度規則。當「工作簿」選取器中指定使用者工作簿或自訂工作簿用於報告時，報表納入資料的情況如下： 所有的歷史分析 (包含從「分析」頁標存取的歷史分析，及記錄「首頁」內嵌的報表) 內容都侷限在選取的工作簿，並且包含該工作簿的所有子層級。使用者所擁有或使用者屬於團隊成員的記錄不包括在其中，除非這些記錄也位於所選取工作簿或其任一子工作簿內。 即時呈報會侷限在與「工作簿」選取器中選取之工作簿 (自訂工作簿或使用者工作簿) 直接關聯的資料。如果選取的工作簿有子工作簿或下屬，即時報表將忽略子工作簿或下屬的資料。 備註：雖然工作簿結構一旦設定好後通常就不必再變更，您還是可以這麼做。進行這類變更時不需要停機，而且會立刻套用變更。不過，即時報表的資料不會立刻反映變更。 如需有關報表中記錄可見度的詳細資訊，請參閱關於分析中記錄的可見度。 ### 供管理者閱覽 設計工作簿階層時，請遵照下列原則進行設計： 盡量避免使用公司資料檔「已啟用供管理者閱覽」核取方塊所提供的功能。 若是搜尋大量資料，則鮮少或絕不會使用「包含子項目」選項(構成大量資料的記錄數因公司而異且取決於搜尋模式)。 有些情況將需要使用「包含子項目」選項。例如，管理者必須對包含其下屬的使用者工作簿執行清單作業，因為下屬不能相互共用資料。萬一資料量過大，搜尋時間便會增加。然而為了達到最佳效能，請僅在必要時才選取「包含子項目」選項。 ### 階層層級 包含許多層級且每個層級都有記錄的工作簿階層，其作用與已啟用供管理者閱覽的團隊功能相似。這種型式的階層可搭配小型資料集完美運作，但隨著資料量增加，階層層級數較少 (甚或沒有階層層級) 的工作簿效能將遠優於團隊功能。 如果工作簿階層的某個層級對於您的資料安全性或資料組織狀況毫無額外助益，請將多餘的工作簿及其子工作簿合併。詢問工作簿使用者能否輕鬆判別特定記錄是位於某個子工作簿，或是同一個上層工作簿的其他子工作簿；若是使用者無法辨別，則表示最好關閉這兩個子工作簿，將其一併納入該上層工作簿。 若要減少工作簿階層的層級數，較為簡便的方法是用上層工作簿的名稱做為子工作簿的前置詞。例如，假設子工作簿名為「北區」而其上層工作簿名為「北美」，請移除上層工作簿並將子工作簿重新命名為「北美 - 北區」。 ### 交互陳列 交互陳列是指多個工作簿交互複製記錄的作法。這會對使用者造成管理上的負擔，因為交互陳列需要依賴同步處理，以致讀寫作業頻繁而影響伺服器的效能。請盡量減少交互陳列次數。 ### 自動化工作簿管理 工作簿指派標準通常對應至特定記錄類型的一或多個欄位。藉由建立工作流程規則，便能在任何這些欄位變更時自動重新組織工作簿指派。 例如，假設您的工作簿階層名為銷售地區，您即可建立工作流程規則來監視特定記錄類型的欄位 (例如客戶的「銷售地區」欄位)，然後針對該項規則建立「指派工作簿」動作。一旦客戶的「銷售地區」欄位值變更，此記錄的「銷售地區」工作簿就會更新為新內容工作簿。 設計您的工作簿名稱時，請考慮是否要使用「指派工作簿」工作流程動作，以便讓單一工作流程動作依據可解析工作簿名稱的運算式，來對不同記錄指派不同工作簿。 例如，假設您有北美的客戶，也有總部位於 EMEA 的客戶。您可能想要為不同的地點設定兩個獨立的工作簿，並根據客戶的地點將適用的工作簿指派給客戶。若要設定此組態，您可以建立兩個工作簿，一個命名為「北美」而另一個命名為 EMEA。接著，您可以使用值「北美」與 EMEA 來建立名為「銷售地點」的自訂選擇清單欄位，並將該自訂欄位加入至適當角色之客戶記錄類型的頁面版面配置中。然後，您可以建立「指派工作簿」工作流程動作，以在更新客戶記錄時執行下列作業： 評估運算式以決定在客戶記錄上的「銷售地點」欄位中所選取的值。 建立客戶記錄與工作簿的關聯 (該工作簿名稱必須符合運算式所傳回的值)。 #### 相關主題 如需相關資訊，請參閱下列主題： 建立工作流程動作：指派工作簿

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