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5. ## 從 Microsoft Outlook 和 Lotus Notes 新增電子郵件 Oracle Outlook Email Integration On Demand (Outlook Email Integration client) 和 Oracle Notes Email Integration On Demand (Notes Email Integration client) 是可以讓您將電子郵件從 Microsoft Outlook 和 Lotus Notes 新增至 Oracle CRM On Demand 的模組。這些電子郵件會變成您所有客戶接洽的歷史記錄，可供整個銷售團隊使用。 當您將電子郵件新增至應用程式 (已收到的電子郵件或外寄的電子郵件) 時，您可以： 新增電子郵件，做為連結至 Oracle CRM On Demand 中之「客戶」、「聯絡人」、「潛在客戶」、「機會」或「服務」記錄的任務記錄 (已完成的活動) 將電子郵件收件者當做「聯絡人」、「潛在客戶」、「機會」或「服務要求」新增至 Oracle CRM On Demand 中 從 Oracle CRM On Demand 的電子郵件中建立後續行動任務或約會 直接從 Outlook 或 Notes 更新 Oracle CRM On Demand 記錄，包括新的電子郵件地址 搜尋 Oracle CRM On Demand 以尋找地址資訊 (僅限 Outlook Email Integration client) 若要使用 Outlook Email Integration client或 Notes Email Integration client，請在您的筆記型電腦或桌上型電腦上安裝它。 備註：若要使用 Outlook Email Integration client或 Notes Email Integration client，您的使用者角色必須具有 Outlook/Notes Email Integration 權限。 ### 安裝 Oracle Outlook Email Integration On Demand 若要安裝 Outlook Email Integration client，您必須下載與執行可執行 InstallShield 精靈的安裝程式。此精靈會建立一個 Outlook 外掛程式，將下列圖示或標籤新增至 Outlook 工具列中： 新增至 CRM On Demand。這會出現在「收件匣」工具列中。 傳送並新增至 CRM On Demand。這會出現在「訊息」視窗的工具列中。 CRM On Demand 尋找。這個圖示會出現在「訊息」視窗的工具列中。 開始 Outlook Email Integration client安裝之前： 請確認您的電腦符合為 Oracle Outlook Email Integration On Demand 的 Oracle CRM On Demand 所指定的系統需求。如需有關如何檢查系統需求的資訊，請參閱 Oracle CRM On Demand 網站。 如果您正在使用 Microsoft Outlook 2003，請確認沒有選取 Microsoft Word 做為您的電子郵件編輯器。若要確認，按一下 Outlook 功能表列中的「工具」，然後選取「選項」。在「郵件格式」頁標下，清除「使用 Microsoft Word 編輯電子郵件訊息」這個欄位的核取方塊。 安裝 Outlook Email Integration client 結束 Microsoft Outlook，並關閉所有開啟的視窗。 登入 Oracle CRM On Demand。 按一下任何頁面頂端的「我的設定」連結。 在「個人首頁」上，按一下「資料和整合工具」連結。 在「資料和整合工具」頁面上，按一下「Oracle Outlook Email Integration On Demand」連結。 在「Oracle Outlook Email Integration On Demand」頁面上，閱讀相關資訊，然後按一下「下載 Oracle Outlook Email Integration On Demand」連結。 在第二個「Oracle Outlook Email Integration On Demand」頁面上，閱讀附加資訊，然後按一下「下載 Oracle Outlook Email Integration On Demand」連結。 您可以在視窗中： 按一下「儲存」以複製 Oracle_OEI_OnDemand.exe 檔至您的硬碟上，以便在離線時進行安裝(建議) 按一下「執行」以開始安裝。您必須保持網際網路連線，才能繼續安裝。 遵循指示完成安裝作業。 ### 安裝 Oracle Notes Email Integration On Demand 整合 Lotus Notes Email 與 Oracle CRM On Demand 是一個兩個步驟的程序： 修改 Lotus Notes 範本 在使用者的電腦上安裝 Notes Email Integration client #### 修改 Lotus Notes 範本 Lotus Notes 範本是由您的 Lotus Notes 管理員在公司層級修改的，以便公開提供 Notes Email Integration client介面的必要程式碼和 UI 元素。 下列程序將描述如何下載 Oracle Notes Email Integration On Demand 檔案。 下載 Oracle Notes Email Integration On Demand 檔案 按一下每一頁右上角的「訓練與支援」連結，然後登入 My Oracle Support。 如果您已經有一個 Oracle.com 帳戶，您就可以登入 My Oracle Support 而不需要註冊。如果您沒有 Oracle.com 帳戶，您必須註冊為新使用者。 在 My Oracle Support 頁面中，按「下載」連結，然後按一下該連結來下載適用於適當 Oracle Notes Email Integration On Demand 版本的 Oracle CRM On Demand 檔案。 #### 安裝 Notes Email Integration Client 若要安裝 Notes Email Integration client，您必須下載與執行可執行 InstallShield 精靈的安裝程式。此精靈會安裝並註冊 Notes Email Integration client，將下列按鈕新增至 Lotus Notes 中的資料夾和備忘錄檢視： 新增至 Oracle CRM On Demand。此按鈕會出現在「收件匣」和「寄件備份」資料夾檢視中。 傳送並新增至 Oracle CRM On Demand。此按鈕會出現在「新建備忘錄」和「回覆備忘錄」檢視中。 開始 Notes Email Integration client安裝之前： Notes Email Integration client 使用路由伺服器以動態擷取使用者的執行環境 URL。請確認路由器已設定好可在您的 Notes Email Integration client 安裝中使用。如需詳細資訊，請聯絡「客戶關懷中心」。 請與您的 Oracle CRM On Demand 管理員確認您公司是否已啟用 Notes Email Integration client。您公司的 Lotus Notes 管理員必須修改您公司的 Lotus Notes 企業範本，才能啟用 Notes Email Integration client。 注意：在您確定您公司已經啟用 Notes Email Integration client之前，請不要嘗試安裝它。若要這樣做，必須先解除安裝再重新安裝 Notes Email Integration client，它才會運作。 若要下載 Notes Email Integration client 安裝套件，按一下任何頁面右上角的「訓練與支援」連結來開啟「訓練與支援中心」頁面。在該頁面上，按一下「知識與訓練」連結，然後登入 My Oracle Support。在 My Oracle Support 頁面中，按一下「下載」連結，然後按一下該連結來下載安裝套件。 請確認您的電腦符合為 Oracle Notes Email Integration On Demand 的 Oracle CRM On Demand 所指定的系統需求。如需有關如何檢查系統需求的資訊，請參閱 Oracle CRM On Demand 網站。 安裝 Notes Email Integration client 結束 Lotus Notes，並關閉其所有視窗。 向您的 Notes Email Integration client 管理員取得 Oracle CRM On Demand安裝程式，然後將其儲存到桌面。 從您的桌面執行安裝檔案，然後按照指示完成安裝。 ### 解除安裝 Oracle Outlook Email Integration On Demand 或 Oracle Notes Email Integration On Demand 您可以使用 Microsoft Windows 的「新增/移除程式」公用程式，隨時解除安裝 Oracle Outlook Email Integration On Demand 或 Oracle Notes Email Integration On Demand。 ### 將電子郵件資訊新增至 Oracle CRM On Demand 當新增電子郵件到 Oracle CRM On Demand 時，電子郵件和附件的檔案大小總和不能超過 5 MB。Oracle Outlook Email Integration On Demand 和 Oracle Notes Email Integration On Demand 不支援附件為壓縮檔案，例如，.zip、.rar、.7z、.cab 和其他壓縮檔類型。 備註：在 Outlook 2007 中開啟或建立電子郵件時，「CRM On Demand」按鈕會出現在「CRM On Demand 群組」之「訊息」頁標的功能區上。 新增電子郵件資訊 反白或開啟您要新增到 Oracle CRM On Demand 的電子郵件。 在 Microsoft Outlook 中，按一下「新增至 CRM On Demand」。在 Lotus Notes 中，按一下「新增至 Oracle」。 在「登入」視窗中，輸入您一般用於存取 Oracle CRM On Demand 的電子郵件地址和密碼。 備註：針對每個 Outlook 或 Notes 工作階段，您只需要登入一次；在關閉 Outlook 或 Notes 之前，您不需要重複登入。基於安全的緣故，在 Oracle CRM On Demand 和 Outlook Email Integration client或 Notes Email Integration client之間來回傳送的資料永遠會加密。 若要在此工作階段期間自動連結電子郵件與「收件者」、「副本」和「寄件者」資料夾中的聯絡人名稱，選取「是」以進行「自動關聯」。 使用「自動關聯」時，應用程式會在 Oracle CRM On Demand 中搜尋電子郵件，並自動新增此電子郵件做為已完成的任務。如果找不到相符的項目，則會出現視窗，讓您手動搜尋並將電子郵件連結至記錄。 按一下「登入」按鈕。 應用程式會在 Oracle CRM On Demand 中搜尋記錄，並將結果顯示在「建立任務」視窗中，如下表所述。
   此區域 | 包含這些記錄
   --- | ---
   已選取的記錄 | 此區域一開始會顯示聯絡人記錄，該聯絡人記錄在 Oracle CRM On Demand 中的電子郵件地址與電子郵件內「收件者」、「副本」和「寄件者」欄位中的電子郵件地址完全相符。 您可以將記錄從此視窗中的其他區域移到「已選取的記錄」中。當您在此視窗中按一下「儲存」時，應用程式會將電子郵件儲存到此區域的所有記錄中，以及儲存到連結至這些記錄的客戶記錄中。 備註： 對於此電子郵件，聯絡人擁有一個連結的客戶記錄才能儲存到該客戶記錄。
   找不到電子郵件收件者 | 此區域會顯示電子郵件「收件者」或「副本」欄位中無法對應到 Oracle CRM On Demand 內之現有聯絡人的名稱。
   相關記錄 | 此區域會顯示 Oracle CRM On Demand 中，連結至對應至電子郵件收件者之聯絡人記錄的記錄，例如機會。
6. 從「建立任務」視窗，您可以：
   執行此任務 | 遵循下列步驟
   將後續行動任務或約會新增至 Oracle CRM On Demand | 在「儲存後的選項」區域中，選取「建立新任務」或「建立新約會」核取方塊。 按一下「儲存」。 在「新建任務」或「新建約會」表單中，更新資訊並儲存記錄。
   新增連結至電子郵件收件者的新機會或服務要求 | 在「已選取的記錄」區域中，以滑鼠右鍵按一下電子郵件收件者名稱。 選取「將新的機會新增至 On Demand」或「將新的服務要求新增至 On Demand」。 更新「新增機會」或「新建服務要求」表單中的資訊。 按一下「儲存」。
   新增電子郵件收件者做為聯絡人或潛在客戶 | 在「找不到電子郵件收件者」區域中，以滑鼠右鍵按一下電子郵件收件者名稱。 選取「新增至 On Demand」(針對新的聯絡人記錄) 或「將新的潛在客戶新增至 On Demand」(針對新的潛在客戶記錄)。 更新「新建聯絡人」或「新潛在客戶」表單中的資訊。 按一下「儲存」。 電子郵件收件者的名稱會移到視窗中的「已選取的記錄」區域。
   新增此電子郵件做為已完成的任務 | 請確認記錄有出現在「已選取的記錄」區域中。 按一下「儲存」。 電子郵件會儲存為連結至「已選取的記錄」區域中每個記錄的已完成任務，以及連結至這些記錄的客戶。除非您進行更新，否則會使用「活動詳細資訊」中顯示的預設值。
   將此電子郵件連結至另一個記錄 | 在「建立任務」視窗中，按兩下找到的任何記錄，以便將其移到「已選取的記錄」區域中。 (選擇性) 更新「活動詳細資訊」區域中的預設值。 按一下「儲存」。 此電子郵件會儲存為連結至已選取記錄的任務，其中的值會顯示在「活動詳細資訊」區域中。
   從「已選取的記錄」區域中移除記錄 | 按兩下記錄。該記錄會移到視窗的左側，讓它不會連結至此電子郵件。
   搜尋 Oracle CRM On Demand 中額外的聯絡人、客戶、機會、潛在客戶或服務要求 | 在「搜尋」下拉式清單中，選取記錄類型。 輸入您要搜尋的名稱。 按一下「提交」。 符合名稱的記錄會出現在「搜尋結果」區域中。
   更新記錄 | 以滑鼠右鍵按一下記錄。 選取「編輯」。 更新「編輯」表單中的資訊。 按一下「儲存」。
   從此電子郵件更新 Oracle CRM On Demand 中的電子郵件地址 | 在「搜尋結果」區域中，以滑鼠右鍵按一下記錄。 選取「關聯電子郵件地址」。 在「建立聯絡人與收件者的關聯」視窗中，從下拉式清單選取更新的電子郵件地址。 按一下「儲存」。 新的電子郵件地址就會出現在聯絡人記錄中。
   檢視記錄資訊，例如記錄名稱、電子郵件地址，以及相關的記錄名稱 | 將滑鼠移到記錄上並停留在該處，直到工具提示出現，顯示此資訊為止。
傳送電子郵件並將電子郵件新增至 Oracle CRM On Demand 在 Microsoft Outlook 中，按一下工具列中的「新建」。在 Lotus Notes 中，按一下「新建備忘錄」或「回覆」按鈕。 (選擇性) 從 Oracle CRM On Demand 的「聯絡人」記錄新增電子郵件收件者： 在「訊息」視窗的「CRM On Demand 尋找」欄位中，輸入一個名稱。 按下 Enter。 此時會出現一個視窗，顯示在 Oracle CRM On Demand 中找到的聯絡人。 選取下列其中一個選項：「收件者」、「副本」或「密件副本」。 按一下「選取」。 備註：如果您輸入的電子郵件地址超過 100 個字元，則 Outlook Email Integration 用戶端會忽略該電子郵件地址，而任務不會新增至 Oracle CRM On Demand。 如同往常輸入附加資訊來傳送電子郵件。 備註：使用 Oracle Outlook Email Integration On Demand 時，您必須上傳影像作為電子郵件的附件。如果您使用此整合作業在電子郵件中內嵌影像，則電子郵件會排除該影像。 執行下列其中一項作業： 在 Microsoft Outlook 中，按一下「傳送並新增至 CRM On Demand」。 在 Lotus Notes 中，按一下「傳送並新增至 Oracle」。 您按一下「儲存」時，電子郵件就會傳送給您所選取的收件者，且電子郵件會根據「建立任務」視窗中的資訊來儲存。

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