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#### 關於工作流程規則 工作流程規則會指示 Oracle CRM On Demand 在指定的事件發生時，自動執行一或多個動作。 ### 工作流程規則的觸發事件和動作 發生指定於規則上的活動 (觸發事件) 時，工作流程規則會被評估。若符合規則的條件 (或者若規則沒有任何條件)，則系統就會執行對規則所指定的動作。例如，您可以建立工作流程規則來指定，在建立機會 (工作流程規則觸發事件) 時傳送電子郵件給機會擁有者的經理 (工作流程規則動作)。您還可以指定只有在機會的收益超過某個金額 (工作流程規則條件) 時才傳送電子郵件，以及指定電子郵件的內容。 您也可以設定工作流程規則，以便在指定的時間期間過了或指定的日期和時間到達時執行動作。如需有關以時間為基礎的工作流程動作詳細資訊，請參閱關於以時間為基礎的工作流程規則與關於排程事件。 工作流程規則可由下列其中一項觸發： 建立、更新、還原、合併或刪除記錄。 備註：以工作流程動作來更新記錄不會觸發新的一連串工作流程規則。例如，如果客戶記錄類型之工作流程規則上的「更新值」動作更新了客戶記錄上的欄位，則此記錄的變更不會觸發客戶記錄類型的任何工作流程規則，即使某些規則具有「儲存修改的記錄前」觸發事件或「儲存修改的記錄時」觸發事件。如果您因為記錄變更而要 Oracle CRM On Demand 執行任何其他動作，則那些動作必須與更新記錄的動作一樣，設定在相同的工作流程規則上。 某個記錄和其他記錄建立關聯或者取消和其他記錄的關聯。 關聯與取消關聯的工作流程規則觸發，只在特定記錄類型之間支援關聯。如需詳細資訊，請參閱關聯與取消關聯觸發事件。 已達到指定的日期與時間。 備註：工作流程規則支援重疊刪除作業與徹底刪除作業。例如，刪除客戶時，任何未共用的相關地址也會刪除。刪除地址的同時會觸發具有「刪除記錄前」觸發事件的「地址」記錄類型工作流程規則。如需有關重疊刪除作業與徹底刪除作業的詳細資訊，請參閱關於刪除與還原記錄。 工作流程規則有多種類型的觸發事件，但每個工作流程規則只能有一個觸發事件。視您對規則選取的觸發事件而定，您可以指定工作流程規則條件被滿足時，Oracle CRM On Demand 將自動執行一或多個動作。 每個規則的觸發器活動顯示在「工作流程規則清單」頁面和「工作流程規則詳細資料」頁面上。依據為工作流程規則所選取的觸發事件類型，規則為下列其中一種類型： 事件前工作流程規則。工作流程動作是在觸發規則的事件完成前發生。 事件後工作流程規則。工作流程動作是在觸發工作流程規則的事件已順利完成後發生。 排程事件。排程事件類型是事件後規則類型的子類型。 排程事件是非由使用者動作所觸發的工作流程規則。相反地，排程事件會在達到指定的日期與時間時自動執行。您可以選擇將排程事件設定為多次執行，以您在排程事件上指定的間隔執行。 如需有關排定事件的詳細資訊，請參閱關於排定事件、建立排定事件以及建立分析的排定事件。 工作流程規則是以視為整體的方式對記錄進行設定，而不是個別的欄位。排定事件可設定用於記錄清單，而「分析」的排定事件可設定為針對指定使用者執行。 備註：建立規則之後，您就無法變更該項規則的記錄類型或觸發事件。不過，若規則中具有條件，則您可以更新該條件。在排程事件上，您可以更新排程或選取其他清單。 下表顯示每個觸發器活動可用的動作。
觸發事件 | 規則類型 | 可用動作
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儲存新記錄時 | 事件後 | 傳送電子郵件 建立任務 指派工作簿 建立整合事件 等待 更新值
儲存修改的記錄時 | 事件後 | 傳送電子郵件 建立任務 指派工作簿 建立整合事件 等待 更新值
刪除記錄前 | 事件前 | 傳送電子郵件 建立任務 建立整合事件
儲存修改的記錄前 | 事件前 | 更新值
與上階建立關聯之後 | 事件後 | 傳送電子郵件 建立整合事件 等待
與上階取消關聯之後 | 事件後 | 傳送電子郵件 建立整合事件 等待
還原記錄時 | 事件後 | 傳送電子郵件 建立整合事件 建立任務
當記錄合併時 | 事件後 | 傳送電子郵件 建立整合事件 建立任務
排程事件 | 排程事件 | 傳送電子郵件 建立任務 指派工作簿 更新值 備註：對於「分析」記錄類型的排定事件，僅支援「傳送電子郵件」動作。
Oracle CRM On Demand Life Sciences Edition 與 Oracle CRM On Demand for Partner Relationship Management 可使用一些其他的工作流程動作。如需詳細資訊，請參閱關於工作流程動作。 備註：您在 Oracle CRM On Demand 中使用工作流程時，樣品要求項目並不支援處理封鎖的產品。如需詳細資訊，請參閱關於樣品要求項目工作流程與封鎖的產品規則。 備註：對於特定記錄類型，設定「還原記錄時」觸發事件的工作流程規則永不會觸發，因為其目前無法還原該類型的記錄。例如，目前無法還原客戶團隊記錄。如果未來有新增還原此類記錄類型的支援，則任何設定「還原記錄時」觸發事件的工作流程規則將會在適當的情況下觸發。 ### 適用於工作流程規則和規則動作的限制 以下限制適用於含有「排程事件」以外之任何觸發事件的工作流程規則，以及這些規則上的動作： 工作流程規則條件。若您定義工作流程規則的條件，則只有在觸發規則之後符合規則條件時，系統才會執行工作流程規則動作。如果不符合這些條件，則系統就不會執行動作。如果您沒有定義任何工作流程規則的條件，則每次觸發此規則時，系統就會執行工作流程規則動作。 單一記錄內容。建立、更新或刪除記錄時所觸發的工作流程規則會限制為在單一記錄的內容中運作。亦即，這類工作流程規則只能存取和更新單一記錄的欄位。 備註：當記錄關聯或取消關聯動作觸發了工作流程規則時，此工作流程所建立的整合事件可能會同時包含子記錄和上階記錄的欄位。 以下限制適用於所有工作流程規則與排程事件，以及這些規則與排程事件上的動作： 工作流程規則與排程事件上的多個動作。您可以為工作流程規則或排定事件建立多個動作。 您最多可以為工作流程規則建立 25 個動作。對於排定事件，您最多可以建立 5 個工作流程動作。若您嘗試在工作流程規則或排定事件上建立的動作超過允許的數量，就會收到錯誤訊息。 備註：如果工作流程規則或排程事件上的工作流程動作意外終止而未完成，則可能無法執行工作流程規則或排程事件上的剩餘動作。如需有關工作流程動作失敗會發生什麼情況的資訊，請參閱關於工作流程規則與工作流程動作失敗。 記錄類型。您可以為許多記錄類型建立工作流程規則與排程事件。不過，每個工作流程規則或排程事件只會套用至單一記錄類型。這表示，如果您建立了特定記錄類型的工作流程規則或排程事件，而且想要對另一種記錄類型進行相同的動作，則必須為第二種記錄類型建立第二個類似的工作流程規則或排程事件。 ### 工作流程規則順序 當您建立工作流程規則時，Oracle CRM On Demand 會根據相同的記錄類型與相同的觸發事件，自動指派規則給下一個未使用的規則順序編號。若工作流程規則的觸發事件是「與上階建立關聯之後」或「與上階取消關聯之後」，則 Oracle CRM On Demand 會根據相同的記錄類型、相同的觸發事件及相同的上階記錄類型，自動指派規則給下一個未使用的規則順序編號。若工作流程規則含有「排程事件」以外的觸發事件，順序編號會決定 Oracle CRM On Demand 根據相同記錄類型與相同觸發事件，及相同上階記錄類型 (若適用)，所叫用的一連串工作流程規則順序。您可以變更規則的順序。 備註：具有「排程事件」觸發事件的工作流程規則也會被指定一個順序編號，但不會依順序來執行。排程事件的順序編號是唯讀的。 如需有關變更工作流程規則順序的詳細資訊，請參閱變更工作流程規則的順序。 ### 結束一連串的工作流程規則 對於含有「排程事件」以外之任何觸發事件的工作流程規則，您可以指定在符合工作流程規則上的條件時，Oracle CRM On Demand 將停止處理一連串的工作流程規則。觸發工作流程規則時，就會評估規則條件。若符合規則條件且選取工作流程規則上的「結束」核取方塊，則會執行目前工作流程規則上的有效動作，但基於相同記錄類型、相同觸發事件及相同上階記錄類型 (若適用) 的後續工作流程規則，將不會進行處理。 ### 工作流程動作順序 工作流程規則或排程事件上有多個動作時，動作會依在工作流程規則上指定的順序執行，並且是從編號 1 的動作開始。每個動作完成之後，才會開始下一個動作。您可以變更規則上的動作順序。如需有關工作流程動作的詳細資訊，請參閱關於工作流程動作。 若為排程事件，將針對該日期篩選清單所傳回的記錄執行動作。記錄會依順序處理，也就是說，會為清單中第一筆記錄依排程事件上所指定的順序來執行排程事件上的所有工作流程動作，然後為清單中的第二筆記錄執行所有動作，依此類推。 ### 工作流程規則與工作流程動作失敗 如果工作流程規則、排程事件或工作流程動作無法完成，則依據工作流程規則或排程事件上的觸發事件類型以及錯誤類型，失敗會在「工作流程錯誤監視器」中呈報，或呈報給其動作觸發工作流程規則的使用者。如需詳細資訊，請參閱關於工作流程規則與工作流程動作失敗。 ### 記錄可見度與工作流程動作 使用者執行觸發工作流程規則的動作時，如果使用者的動作造成使用者無法檢視記錄，則某些工作流程規則上的動作可能會失敗。 例如，您可能會在儲存修改的客戶記錄時觸發工作流程規則。若擁有客戶記錄的使用者將客戶重新指定給其他使用者，則儲存該客戶記錄時會觸發工作流程規則。如果記錄的原始負責人無法再經由任何其他方式 (例如團隊小組或工作簿會員資格) 檢視客戶記錄，則任何需要存取該客戶記錄的工作流程動作都會失敗。 同樣地，如果讓排程事件生效的使用者無法再存取排程事件中已選取的清單，則排程事件的例項就會失敗。 ### 記錄所有權模式與工作流程動作 您可以設定在不同所有權模式中支援自訂工作簿的記錄類型：使用者模式、混合模式或工作簿模式。如需有關記錄所有權模式的詳細資訊，請參閱關於記錄所有權模式。記錄所有權模式會跟工作流程規則與動作互動。 若「指派工作簿」的工作流程動作嘗試要從記錄中移除主要自訂工作簿，則會發生下列狀況： 若以工作簿模式設定記錄類型，則工作流程動作失敗。 若以混合模式設定記錄類型，則當主要自訂工作簿從記錄中移除時，Oracle CRM On Demand 會移除記錄的「工作簿」欄位值。 若以使用者模式設定記錄類型，則記錄上沒有任何工作簿是主要自訂工作簿，且記錄所有權模式不會影響工作流程動作。 若工作流程動作對記錄的「負責人」欄位值具有相依性 (例如設定「傳送電子郵件」動作使用「記錄的相關使用者」來傳送電子郵件時)，則會發生下列情況： 若以工作簿模式設定記錄類型，則工作流程動作失敗。 若以使用者模式或混合模式設定記錄類型，且識別記錄上相關使用者的欄位為空白，則工作流程動作失敗。 例如，若您設定「傳送電子郵件」動作來傳送電子郵件給客戶負責人，且以混合模式設定「客戶」記錄類型，則若客戶記錄上的「負責人」欄位為空白，工作流程動作就會失敗。不過，若已填入「負責人」欄位，則工作流程動作會成功。 ### 延遲 具有「排程事件」觸發事件以外之任何觸發事件的工作流程規則，會依順序且同步地進行評估。在評估所有規則之前，系統不會完成整體更新作業。因此，工作流程規則會將特定延遲量加入至作業 (亦即，作業開始與完成之間的時間)。例如，工作流程規則所建立的每項任務可能會將大約 20% 的延遲加入至記錄更新作業。工作流程規則所建立的每封電子郵件則會加入大約 5% 的延遲。 評估運算式所需的時間比較少。若要將延遲降到最低，請將互斥的運算式新增至工作流程條件。請以累加的方式建立工作流程規則，並隨時注意效能。 按一下主題即可查看執行下列作業的逐步程序： 建立工作流程規則 建立排程事件 建立工作流程動作：指派工作簿 建立工作流程動作：建立整合事件 建立工作流程動作：建立任務 建立工作流程動作：傳送電子郵件 建立工作流程動作：更新值 建立工作流程動作：等待 變更工作流程規則動作的順序 變更工作流程規則的順序 停用工作流程規則與動作 刪除工作流程規則與動作

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