| Udskriv Åbn PDF-version af online-hjælp

#### Om design af bogstrukturer Du skal planlægge boghierarkier nøje for at konfigurere en effektiv bogstruktur. Overfør følgende retningslinjer, når du designer og uddyber boghierarkier til firmaet: Opret ikke tilpassede bøger, der replikerer brugerbøger. Fastlæg organisationen og adgangspolitikker til forretningsdata. Fastlæg, om firmastrukturen er relevant til datastyring. Fastlæg dataassocieringerne i firmaet. Design bøgerne på basis af brugerbehov, og overvej de opgaver, hvor brugere hyppigst benytter bøger. Design bøgerne, således at den funktionalitet, der leveres af afkrydsningsfeltet Managersynlighed aktiveret i firmaprofilen, bruges så lidt som muligt. Hold antallet af niveauer i boghierarkierne på et minimum. Reducer så vidt muligt mængden af krydslister i bogstrukturen. Krydslister er duplikering af poster på tværs af flere bøger. Brug arbejdsgangregler til at automatisere bogstyring. Når du designer bognavne, skal du også overveje den funktion, der tillader, at du bruge en enkelt arbejdsganghandling for at tildele en anden bog til forskellige poster vha. et udtryk, der løses til et bognavn. ### Brugerbøger Ulempen ved at oprette tilpassede bøger, der replikerer brugerbøger, er, at dataene i de tilpassede bøger og i standardbrugerbøgerne skal synkroniseres. Denne ekstra opgave forøger serverbehandlingstiden og påvirker den hastighed, hvormed poster hentes. BEMÆRK: En årsag til, at et firma kan overveje at replikere brugerbøger, er at give en bruger midlertidig adgang til en anden brugers data. En bedre måde at opfylde dette behov på, er at tilføje den bruger, som vil have adgang til dataene, som en delegeret til·den bruger, der ejer dataene. ### Dataadgangsbehov Bogstrukturen behøver ikke afspejle firmaets firmahierarki. I stedet anbefales det, at bogstrukturen nøje afspejler, hvordan firmaet organiserer sine data. Dele af forretningen kan organiseres efter geografi, mens andre dele kan organiseres efter produktlinje eller branche. Vær særlig opmærksom på tilfælde, hvor: To (eller flere) afdelinger ikke skal kunne få adgang til data, der tilhører den anden afdeling To (eller flere) afdelinger skal kunne få adgang til data, der tilhører den anden afdeling ### Firmastrukturens relevans I mange firmaer har en overordnet organisation fuld adgang til alle data i de underordnede organisationer. Medlemmer af en sådan overordnet organisation har typisk global adgang til data på tværs af alle underordnede organisationer. Hvis din organisation er struktureret på denne måde, anbefales det, at du ikke konfigurerer bøger, der afspejler organisationsstrukturen på det overordnede organisationsniveau. Du skal imidlertid overveje følgende: At konfigurere bøger, der afspejler organisationsstrukturen på andre niveauer (så som underordnet organisationsniveau) At konfigurere andre boghierarkier på overordnet organisationsniveau. På overordnet organisationsniveau kan du f.eks. oprette en bog eller et boghierarki, der giver brugere på overordnet organisationsniveau mulighed for at se salgsmuligheder med væsentligt omsætningspotentiale på tværs af alle underordnede organisationer. ### Dataassocieringer Undersøg de procedurer, som dit firma følger, når en bruger overføres fra en afdeling til en anden. F.eks. Hvis de data, som brugeren håndterer, altid flyttes til den nye afdeling med brugeren, så der er en fortsat associering af dataene, er det bedst at håndtere dataene via postejerskab og team. Typisk flyttes aftaler og opgaver med brugeren på alle niveauer. I nogle salgsmiljøer flyttes alle kundedata med brugeren. Denne dataassociering er sand for små og mellemstore virksomheder og for virksomheder, der fokuserer på salg med høj værdi og lav volumen. Hvis dataene normalt forbliver i en fast organisation, så som en geografisk organisation, så der er et organisationelt ejerskab af dataene, er det bedst at håndtere dataene via bøger, der afspejler organisationsstrukturen. Hvis både fortsat associering og organisationelt ejerskab fortsætter med at findes i et stykke tid, efter brugeren er flyttet til en anden afdeling, kan de to hierarkier sameksistere. ### Brugerbehov og -opgaver Når bogstrukturen designes, skal du overveje de opgaver, hvor brugere hyppigst benytter bøger, heriblandt arbejde gennem·lister, søgning efter poster samt oprettelse og brug af rapporter. #### Arbejde gennem lister Som en hjælp til at identificere de lister, som brugere har behov for, skal du fastlægge de listetyper, der hyppigst benyttes, og de ideelle lister til brugerne. Anmod brugerne i firmaet om input. Hvis ingen bog i bogstrukturen indeholder alle de nødvendige poster til en ideel liste, mangler bogstrukturen sandsynligvis et hierarki. Du kan f.eks. konfigurere både et geografisk hierarki og et produktorienteret hierarki. Hvis brugere anvender meget tid med at arbejde i et bestemt undersæt af en bog, kan du oprette en underbog til undersættet. Giv underbogen et navn, så brugere kan genkende den. Underbogen kan også angives som standardværdi til Bog-vælgeren, så brugere ikke behøver vælge den relevante bog hver gang. Se Aktivering af bøger til brugere og brugerroller for at få flere oplysninger om angivelse af standardværdien til Bog-vælgeren. #### Søgning efter poster Anmod brugerne om scenarier, hvor de slår bestemt poster op, for at fastlægge brugerens søgebehov. Bogstrukturen og bogstørrelser skal afspejle de søgninger og søgekriterier, som brugerne udfører oftest. BEMÆRK: Hvis du allerede har en bogstruktur, og du uddyber den yderligere, skal du spørge·brugerne, om de typisk kan identificere, at en bestemt post er en del af en bestemt bog i hierarkiet. Hvis brugerne konsekvent siger, at de kun kan være sikre på en bog på et højere niveau, skal du spørge dem, om en anden underopdeling af bogstrukturen ville gøre det muligt for dem at indsnævre søgningen yderligere. Brugere bør kun være tvunget til at søge i bøger på højere niveau som en undtagelse til deres normale søgninger. De felter, der bruges i en søgning, påvirker også søgningens hastighed: Brug af indekserede felter til søgning efter poster i bøger giver optimal ydeevne. (Indekserede felter vises med grøn tekst i søgeafsnittene). Når ikke-indekserede felter (i stedet for indekserede felter) bruges til at søge efter poster i felter, er søgninger langsommere, og ydeevnen påvirkes af mængden af poster, der søges efter. (Søgefelter, der ikke er indekserede, vises med sort tekst i søgeafsnittene). Hvis du f.eks. fastlægger, at brugere typisk søger efter kontaktposter på basis af indekserede felter, kan antallet af poster til bogen på laveste niveau (kaldet bladnodebogen) være op til 100.000 til hver posttype. Hvis brugere typisk søger efter kontaktposter på basis af ikke-indekserede felter, kan du imidlertid begrænse størrelsen af bladnodebøger til mellem 20.000 og 30.000 poster til hver posttype. Datakonfiguration er forskellig fra firma til firma. Der er derfor ikke noget anbefalet antal poster til bøger. Du skal håndtere bogstørrelse fortløbende. Bøger gør hurtigere søgninger lettere, hvis antallet af poster, der skal søges efter, reduceres. #### Oprettelse og brug af rapporter Alle brugere undtagen administratorer er underlagt regler for datasynlighed til rapporter. Når en brugerbog eller tilpasset bog er angivet i Bog-vælgeren til rapporten, overvejes følgende data til rapporterne: Alt indhold i historiske analyser (heriblandt historiske analyser med adgang fra fanen Analytics og rapporter, der er integreret i posthjemmesider) er begrænset til bogen og omfatter alle underniveauer i den valgte bog. Poster, som brugeren ejer, eller hvor brugeren er medlem af et team, medtages ikke, medmindre de poster også findes i den valgte bog eller en af dens underbøger. Realtidsrapportering er begrænset til data, der er direkte knyttet til den bog (tilpasset bog eller brugerbog), der er valgt i Bog-vælgeren. Hvis den valgte bog har underbøger eller underordnede, ignoreres dataene i underbøger eller underordnede i realtidsrapporter. BEMÆRK: Selv om du ikke typisk behøver ændre bogstrukturen, efter den er konfigureret, kan du gøre det. Der kræves ingen nedetid for at foretage sådanne ændringer, og ændringerne udføres med det samme. Ændringerne afspejles imidlertid ikke med det samme i dataene i realtidsrapporter. Se Om synlighed af poster i Analytics for at få flere oplysninger om synlighed af poster i rapporter. ### Managersynlighed Du skal basere dine design på følgende principper, når du designer boghierarkierne: Den funktionalitet, der leveres af afkrydsningsfeltet Managersynlighed aktiveret i firmaprofilen, bruges så lidt som muligt. Indstillingen Inkluder underelementer bruges sjældent eller aldrig i søgninger i store datamængder. (Antallet af poster, der udgør en stor datamængde, varierer fra firma til firma og afhænger også af søgemønstre). Der er tilfælde, hvor det er nødvendigt at bruge indstillingen Inkluder underelementer. F.eks. har managere brug for at køre lister på brugerbøger, der omfatter deres underordnede, da deres underordnede ikke kan dele data med hinanden. Hvis mængderne er store, forøges søgetiden. Af hensyn til ydeevnen bør du dog kun markere indstillingen Inkluder underelementer, når det er nødvendigt. ### Hierarkiniveauer Boghierarkier, der har et stort antal niveauer, med poster på hvert niveau, virker på samme måde som teamfunktionalitet, hvor managersynlighed er aktiveret. Sådanne hierarkier udføres godt med mindre datasæt. I takt med at datamængder vokser, udføres bøger med færre niveauer i hiearkiet (eller med ingen hierarkiniveauer) dog langt bedre end teamfunktionalitet. Hvis et niveau i boghierarkiet ikke giver datasikkerheden eller dataorganisationen ekstra værdi, kan du flette overflødige bøger og underbøger. Spørg bogbrugere, om de typisk kan identificere, om en post findes i den ene underbog eller den anden underbog til den samme underordnede bog. Hvis de ikke kan, angiver det, at det er bedst at sammenlægge de to underbøger i den overordnede bog. En simple måde til reduktion af antallet af niveauer i et boghierarki er at sætte samme navn som den overordnet bog foran underbøger. Hvis du f.eks. har en underbog, der hedder Nord, med en overordnet bog, der hedder Nordamerika, skal du fjerne den overordnede bog og omdøbe underbogen som NA - Nord. ### Krydslister Krydslister er det at duplikere poster på tværs af flere bøger. Krydslister har en administrativ omkostning for brugere, da synkronisering kræves, og det medfører mange skrivebeskyttede operationer, der påvirker serverens præstation. Hold krydslister på et minimum. ### Automatiseret bogstyring Typisk er bogtildelingskriterier mappet til et eller flere felter i en posttype. Du kan oprette arbejdsgangregler for automatisk at omorganisere bogtildelingen, når et af de felter ændres. Hvis du f.eks. har et boghierarki, der hedder Salgsområde, kan du oprette en arbejdsgangregel for at overvåge et felt i en posttype (f.eks. feltet Salgsområde i konti) og dernæst oprette handlingen Tildel en bog på reglen for at opdatere salgsområdebogen i posten med en ny bog, når·feltværdien Salgsområde i kontoen ændres. Når du designer bognavne, skal du overveje, om du vil bruge arbejdsganghandlingen Tildel en bog på en sådan måde, at en enkelt arbejdsganghandling an tildele en anden bog til forskellige poster på basis af et udtryk, der løses til et bognavn. Antag f.eks., at du har konti i Nordamerika, og at du også har konti baseret i EMEA. Du vil muligvis konfigurere to separate bøger til de forskellige lokationer og tildele den relevante bog til en konto afhængig af kontoens lokation. For at konfigurere denne konfiguration kan du oprette to bøger, én, der hedder Nordamerika, og den anden, der hedder EMEA. Du kan dernæst oprette et tilpasset valglistefelt, der hedder Salgslokation med værdierne Nordamerika og EMEA, og føje det tilpassede felt til sidelayoutet for posttypen Konto til de relevante roller. Dernæst kan du oprette arbejdsganghandlingen Tildel en bog, som gør følgende, når en kontopost opdateres: Evaluerer et udtryk for at fastlægge den værdi, der vælges i feltet Salgslokation på kontoposten. Knytter kontoposten til den bog, hvis navn matcher den værdi, der returneres af udtrykket. #### Relaterede emner Se følgende emne for relaterede oplysninger: Oprettelse af arbejdsganghandlinger: Tildel en bog

Publiceret August 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle og/eller Oracles associerede selskaber. Legal Notices