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5. ## Hinzufügen von E-Mails aus Microsoft Outlook und Lotus Notes Oracle Outlook Email Integration On Demand (Outlook Email Integration client) und Oracle Notes Email Integration On Demand (Notes Email Integration client) sind Module, mit denen Sie Oracle CRM On Demand E-Mails aus Microsoft Outlook und Lotus Notes hinzufügen können. Diese E-Mails bilden eine Historie aller Firmeninteraktionen und stehen dem gesamten Vertriebsteam zur Verfügung. Beim Hinzufügen von E-Mails zur Anwendung (entweder bereits eingegangene oder ausgehende E-Mails) können Sie folgende Schritte durchführen: Hinzufügen einer E-Mails als Aufgabendatensatz (eine abgeschlossene Aktivität), der mit Firmen-, Personen-, Lead-, Verkaufsprojekt- oder Servicedatensätzen in Oracle CRM On Demand verknüpft ist Hinzufügen der E-Mail-Empfängern als Personen, Leads, Verkaufsprojekte oder Serviceanfragen zu Oracle CRM On Demand Erstellen Sie Nachverfolgungs-Aufgaben oder Termine anhand der E-Mails in Oracle CRM On Demand Direktes Aktualisieren von Oracle CRM On Demand-Datensätzen aus Outlook oder Lotus Notes, einschließlich neuer E-Mail-Adressen Durchsuchen von Oracle CRM On Demand nach neuen Empfängerinformationen (nur Outlook Email Integration client) Um Outlook Email Integration client oder Notes Email Integration client verwenden zu können, muss es auf Ihrem Laptop oder Desktop installiert werden. HINWEIS: Um Outlook Email Integration client oder Notes Email Integration client zu verwenden, benötigen Sie die Berechtigung "Outlook-/Notes-E-Mail-Integration" in Ihrer Benutzerrolle. ### Installieren von Oracle Outlook Email Integration On Demand Die Installation von Outlook Email Integration client umfasst das Herunterladen und Ausführen eines Setup-Programms, das einen InstallShield-Assistenten ausführt. Der Assistent erstellt ein Outlook-Plug-in, das der Symbolleiste von Outlook folgende Symbole hinzufügt: Zu CRM On Demand hinzufügen. Wird in der Symbolleiste für den Posteingang angezeigt. Senden und zu CRM On Demand hinzufügen. Wird in der Symbolleiste für das Nachrichtenfenster angezeigt. CRM On Demand-Suche. Wird in der Symbolleiste für das Nachrichtenfenster angezeigt. Bevor Sie mit der Installation von Outlook Email Integration client beginnen: Vergewissern Sie sich, dass Ihr Computer den für Oracle Outlook Email Integration On Demand unter Oracle CRM On Demand angegebenen Systemvoraussetzungen entspricht. Informationen zum Prüfen der Systemanforderungen finden Sie unter Oracle CRM On Demand-Website. Stellen Sie bei Verwendung von Microsoft Outlook 2003 sicher, dass Microsoft Word nicht als E-Mail-Editor gewählt wurde. Klicken Sie zur Überprüfung in der Outlook-Menüleiste auf "Extras" und dann auf "Optionen". Deaktivieren Sie auf der Registerkarte "E-Mail-Format" das Kontrollkästchen "E-Mail mit Microsoft Word bearbeiten". So installieren Sie den Outlook Email Integration client Beenden Sie Microsoft Outlook, und schließen Sie alle geöffneten Fenster. Melden Sie sich bei Oracle CRM On Demand an. Klicken Sie auf einer beliebigen Seite oben auf den Link "Meine Einstellungen". Klicken Sie auf der Seite "Persönliche Homepage" auf den Link "Daten- und Integrationstools". Klicken Sie auf der Seite "Daten- und Integrationstools" auf den Link "Oracle Outlook Email Integration On Demand". Lesen Sie die Informationen auf der Seite "Oracle Outlook Email Integration On Demand", und klicken Sie auf den Link "Oracle Outlook Email Integration On Demand herunterladen". Lesen Sie die zusätzlichen Informationen auf der zweiten Seite "Oracle Outlook Email Integration On Demand", und klicken Sie auf den Link "Oracle Outlook Email Integration On Demandherunterladen". Im Fenster können Sie folgende Schritte durchführen: Klicken Sie auf "Speichern", um die Datei "Oracle_OEI_OnDemand.exe" auf Ihrer Festplatte zu speichern und die Installation offline durchzuführen. (Empfohlen) Klicken Sie auf "Ausführen", um mit der Installation zu beginnen. Sie müssen mit dem Internet verbunden sein, um die Installation fortzusetzen. Folgen Sie den Anweisungen, um die Installation abzuschließen. ### Installieren von Oracle Notes Email Integration On Demand Der Integrationsvorgang von Lotus Notes-E-Mails in Oracle CRM On Demand umfasst zwei Schritte: Ändern der Lotus Notes-Vorlage Installation von Notes Email Integration client auf dem Computer des Benutzers #### Ändern der Lotus Notes-Vorlage Die Änderung der Lotus Notes-Vorlage wird auf Unternehmensebene vom Lotus Notes-Administrator durchgeführt, damit der erforderliche Code und die erforderlichen UI-Elemente angegeben werden können, die die Schnittstelle mit Notes Email Integration client bereitstellen. Das folgende Verfahren beschreibt, wie Sie die Oracle Notes Email Integration On Demand-Dateien herunterladen. So laden Sie die Oracle Notes Email Integration On Demand-Dateien herunter Klicken Sie auf den Link für Schulung und Support in der rechten oberen Ecke einer beliebigen Seite, und melden Sie sich bei "My Oracle Support" an. Wenn Sie bereits einen Oracle.com-Account haben, können Sie sich ohne Registrierung bei "My Oracle Support" anmelden. Wenn Sie keinen Oracle.com-Account haben, müssen Sie sich als neuer Benutzer registrieren. Klicken Sie auf der Seite "My Oracle Support" auf den Link "Downloads". Klicken Sie dann auf den Link zum Herunterladen der Oracle Notes Email Integration On Demand-Dateien für die entsprechende Version von Oracle CRM On Demand. #### Installieren des Notes Email Integration Clients Die Installation von Notes Email Integration client umfasst das Herunterladen und Aktivieren eines Setup-Programms, das einen InstallShield-Assistent ausführt. Der Assistent installiert und registriert Notes Email Integration client, das dem Ordner und den Memo-Ansichten in Lotus Notes folgende Schaltflächen hinzufügt: Zu Oracle CRM On Demand hinzufügen. Diese Schaltfläche wird in den Ordnern "Posteingang" und "Gesendete Elemente" angezeigt. Senden und zu Oracle CRM On Demand hinzufügen. Diese Schaltfläche wird in den Ansichten "Neues Memo" und "Antwort-Memo" angezeigt. Bevor Sie mit der Installation von Notes Email Integration client beginnen: Notes Email Integration client verwendet einen Routing-Server, um eine Benutzerinstanz-URL dynamisch abzurufen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Router eingerichtet haben, um mit Ihrer Installation von Notes Email Integration client zu arbeiten. Wenden Sie sich an die Kundenbetreuung, um weitere Informationen zu erhalten. Fragen Sie Ihren Oracle CRM On Demand-Administrator, ob Notes Email Integration client in Ihrem Unternehmen aktiviert ist. Der Administrator Ihres Unternehmens für Lotus Notes muss Änderungen an der Lotus Notes-Vorlage für Ihr Unternehmen vornehmen, damit Notes Email Integration client aktiviert werden kann. VORSICHT: Versuchen Sie nicht, Notes Email Integration client zu installieren, bevor Sie sich vergewissert haben, dass es in Ihrem Unternehmen aktiviert ist. Andernfalls muss Notes Email Integration client deinstalliert und erneut installiert werden, bevor es funktioniert. Klicken Sie zum Herunterladen des Notes Email Integration client-Installationspakets auf den Link "Schulung und Support" in der rechten oberen Ecke einer beliebigen Seite, um die Seite "Training and Support Center" zu öffnen. Klicken Sie auf dieser Seite auf den Link "Knowledge and Training", und melden Sie sich dann bei "My Oracle Support" an. Klicken Sie auf der Seite "My Oracle Support" auf den Link "Downloads", und laden Sie dann das Installationspaket herunter. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Computer den für Oracle Notes Email Integration On Demand unter Oracle CRM On Demand angegebenen Systemvoraussetzungen entspricht. Informationen zum Prüfen der Systemanforderungen finden Sie unter Oracle CRM On Demand-Website. So installieren Sie den Notes Email Integration client Beenden Sie Lotus Notes und schließen Sie alle Fenster. Besorgen Sie sich das Notes Email Integration client-Installationsprogramm bei Ihrem Oracle CRM On Demand-Administrator, und speichern Sie es auf Ihrem Desktop. Führen Sie die Installationsdatei von Ihrem Desktop aus, und folgen Sie den Anweisungen, um die Installation abzuschließen. ### Deinstallieren von Oracle Outlook Email Integration On Demand oder Oracle Notes Email Integration On Demand Sie können Oracle Outlook Email Integration On Demand oder Oracle Notes Email Integration On Demand jederzeit über das Dienstprogramm von Microsoft Windows zum Hinzufügen/Entfernen von Programmen verwenden. ### Hinzufügen von E-Mail-Informationen zu Oracle CRM On Demand Beim Hinzufügen von E-Mail zu Oracle CRM On Demand darf die E-Mail inklusive des Anhangs nicht größer als 5 Megabyte (MB) sein. Oracle Outlook Email Integration On Demand und Oracle Notes Email Integration On Demand unterstützen keine komprimierten Dateien (z.B. .zip, .rar, .7z, .cab usw.) als Anhang. HINWEIS: Wenn Sie E-Mails in Outlook 2007 öffnen oder erstellen, werden CRM On Demand-Schaltflächen im Ribbon in der CRM On Demand-Gruppe in der Registerkarte "Nachricht" angezeigt. So fügen Sie E-Mail-Informationen hinzu Markieren oder öffnen Sie die E-Mail, die Sie Oracle CRM On Demand hinzufügen möchten. Klicken Sie unter Microsoft Outlook auf "Hinzufügen zu CRM On Demand". Unter Lotus Notes klicken Sie auf "Hinzufügen zu Oracle". Geben Sie im Anmeldefenster die E-Mail-Adresse und das Kennwort ein, die Sie normalerweise bei der Anmeldung bei Oracle CRM On Demand verwenden. HINWEIS: Sie müssen sich nur einmal für jede Outlook- oder Notes-Sitzung anmelden. Sie müssen sich nur erneut anmelden, wenn Sie Outlook oder Notes schließen. Daten, die von Oracle CRM On Demand oder Outlook Email Integration client an oder von Notes Email Integration client gesendet werden, sind aus Sicherheitsgründen immer verschlüsselt. Um E-Mails automatisch während dieser Sitzung mit den Namen der Kontaktpersonen in den Feldern "An", "Cc" und "Von" zu verknüpfen, wählen Sie für "Automatische Zuordnung" die Option "Ja" aus. Wird "Automatische Zuordnung" verwendet, durchsucht die Anwendung die E-Mails in Oracle CRM On Demand und fügt diese E-Mail automatisch als abgeschlossene Aufgabe hinzu. Wenn kein Treffer gefunden wird, wird ein Fenster angezeigt, über das Sie die E-Mail manuell suchen und zu Datensätzen hinzufügen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anmelden". Die Anwendung sucht nach Datensätzen in Oracle CRM On Demand und zeigt die Ergebnisse im Fenster "Aufgabe erstellen" an (siehe folgende Tabelle).
   Dieser Bereich | Enthält diese Datensätze
   --- | ---
   Ausgewählte Datensätze | Zuerst werden in diesem Bereich die Personendatensätze angezeigt, deren E-Mail-Adressen in Oracle CRM On Demand genau mit denen der Felder "An", "Cc" und "Von" der E-Mails übereinstimmen. Sie können Datensätze aus anderen Bereichen in dieses Fenster nach "Ausgewählte Datensätze" verschieben. Wenn Sie in diesem Fenster auf "Speichern" klicken, speichert die Anwendung die E-Mail in allen Datensätzen dieses Bereichs und in Firmendatensätzen, die mit ihnen verknüpft sind. HINWEIS: Eine Person muss mit einem Firmendatensatz verknüpft sein, damit diese E-Mail darin gespeichert werden kann.
   Nicht gefundene E-Mail-Empfänger | Dieser Bereich enthält Namen, die neben den Feldern "An" oder "Cc" in der E-Mail angezeigt werden, die keinen vorhandenen Personen in Oracle CRM On Demand zugeordnet werden können.
   Zugehörige Datensätze | In diesem Bereich werden Datensätze in Oracle CRM On Demand angezeigt, die mit den Personendatensätzen verknüpft sind, die den E-Mail-Empfängern entsprechen (z.B. Verkaufsprojekte).
6. über das Fenster "Aufgabe erstellen" können folgende Schritte durchgeführt werden:
   Aktion | Vorgehensweise
   Hinzufügen von Aufgaben oder Terminen zu Oracle CRM On Demand zur Nachverfolgung | Im Bereich "Optionen nach dem Speichern" aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Neue Aufgabe erstellen" oder "Neuen Termin erstellen". Klicken Sie auf "Speichern". Im Formular "Neue Aufgabe" oder "Neuer Termin" aktualisieren Sie die Informationen und speichern den Datensatz.
   Hinzufügen eines neuen Verkaufsprojekts oder einer neuen Serviceanfrage, das/die mit einem E-Mail-Empfänger verknüpft ist | Klicken Sie im Bereich "Ausgewählte Datensätze" mit der rechten Maustaste auf den Namen des E-Mail-Empfängers. Wählen Sie die Option "Neues Verkaufsprojekt zu On Demand hinzufügen" oder "Neue Serviceanfrage zu On Demand hinzufügen". Aktualisieren Sie die Informationen im Formular "Neues Verkaufsprojekt" oder "Neue Serviceanfrage". Klicken Sie auf "Speichern".
   Hinzufügen des E-Mail-Empfängers als Person oder Lead | Klicken Sie im Bereich "Nicht gefundene E-Mail-Empfänger" mit der rechten Maustaste auf den Namen des E-Mail-Empfängers. Wählen Sie die Option "Zu On Demand hinzufügen" (für einen neuen Personendatensatz) oder "Neuen Lead zu On Demand hinzufügen" (für einen neuen Lead-Datensatz). Aktualisieren Sie die Informationen im Formular "Neue Person" oder "Neuer Lead". Klicken Sie auf "Speichern". Der Name des E-Mail-Empfängers wird in den Bereich "Ausgewählte Datensätze" dieses Fensters verschoben.
   Hinzufügen dieser E-Mail als abgeschlossene Aufgabe | Stellen Sie sicher, dass ein Datensatz im Bereich "Ausgewählte Datensätze" angezeigt wird. Klicken Sie auf "Speichern". Die E-Mail wird als abgeschlossene Aufgabe gespeichert, die mit jedem Datensatz des Bereichs "Ausgewählte Datensätze" und den mit diesen Datensätzen verknüpften Firmen verknüpft ist. Es werden die unter "Aktivitätsdetails" angezeigten Standardwerte verwendet, es sei denn, Sie aktualisieren sie.
   Verknüpfen dieser E-Mail mit einem anderen Datensatz | Doppelklicken Sie im Fenster "Aufgabe erstellen" auf die gefundenen Datensätze, und verschieben Sie sie in den Bereich "Ausgewählte Datensätze". (Optional) Aktualisieren Sie die Standardeinstellungen im Bereich "Aktivitätsdetails". Klicken Sie auf "Speichern". Diese E-Mail wird als Aufgabe gespeichert, die mit den ausgewählten Datensätzen mit den im Bereich "Aktivitätsdetails" angezeigten Werten verknüpft ist.
   Entfernen des Datensatzes aus dem Bereich "Ausgewählte Datensätze" | Doppelklicken Sie auf den Datensatz. Er wird auf die linke Seite des Fensters verschoben, damit er nicht mit dieser E-Mail verknüpft wird.
   Durchsuchen Sie Oracle CRM On Demand nach zusätzlichen Personen, Firmen, Verkaufsprojekten, Leads oder Serviceanfragen | Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Suchen" den Datensatztyp aus. Geben Sie den Namen ein, nach dem gesucht werden soll. Klicken Sie auf "Weiterleiten". Datensätze, die diesem Namen entsprechen, werden im Bereich "Suchergebnisse" angezeigt.
   Aktualisieren eines Datensatzes | Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Datensatz. Wählen Sie "Bearbeiten" aus. Aktualisieren Sie die Informationen im Formular "Bearbeiten". Klicken Sie auf "Speichern".
   Aktualisieren einer E-Mail-Adresse in Oracle CRM On Demand über diese E-Mail | Klicken Sie im Bereich "Suchergebnisse" mit der rechten Maustaste auf den Datensatz. Wählen Sie "Zugehörige E-Mail-Adresse". Wählen sie im Fenster "Zugehörige Person mit Empfänger" die aktualisierte E-Mail-Adresse aus der Dropdown-Liste aus. Klicken Sie auf "Speichern". Die neue E-Mail-Adresse wird im Personendatensatz angezeigt.
   Anzeigen von Datensatzinformationen, wie beispielsweise Datensatzname, E-Mail-Adresse und die Namen zugehöriger Datensätze | Bewegen Sie die Maus auf den Datensatz, und behalten Sie die Position bei, bis folgender QuickInfo-Text angezeigt wird.
Senden einer E-Mail und Hinzufügen der E-Mail zu Oracle CRM On Demand Klicken Sie in der Symbolleiste von Microsoft Outlook auf "Neu". Klicken Sie in Lotus Notes auf die Schaltfläche "Neues Memo" oder "Antwort-Memo". (Optional) Fügen Sie E-Mail-Empfänger aus den Personendatensätzen von Oracle CRM On Demand hinzu: Geben Sie im Fenster "Nachricht" einen Namen in das Feld "CRM On Demand-Suche" ein. Drücken Sie die Eingabetaste. Die in Oracle CRM On Demand gefundenen Personen werden in einem Fenster angezeigt. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: "An", "Cc" oder "Bcc". Klicken Sie auf "Auswählen". Hinweis: Wenn Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, die länger als 100 Zeichen ist, wird sie vom Outlook Email Integration-Client ignoriert, und die Aufgabe wird nicht zu Oracle CRM On Demand hinzugefügt. Geben Sie, wie beim normalen Senden einer E-Mail, zusätzliche Informationen ein. HINWEIS: Wenn Sie Oracle Outlook Email Integration On Demand verwenden, müssen Sie Bilder als E-Mail-Anhang hochladen. Wenn Sie bei dieser Integration ein Bild in eine E-Mail einbetten, wird das Bild aus der E-Mail ausgeschlossen. Führen Sie einen der folgenden Schritte durch: Klicken Sie unter Microsoft Outlook auf "Senden und Hinzufügen zu CRM On Demand". Unter Lotus Notes klicken Sie auf "Senden und Hinzufügen zu Oracle". Wenn Sie auf "Speichern" klicken, wird die E-Mail an die gewählten Empfänger gesendet und entsprechend den Informationen im Fenster "Aufgabe erstellen" gespeichert.

Veröffentlicht August 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle und / oder verbundene Unternehmen. Legal Notices.