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#### Informationen zur Gestaltung von Buchstrukturen Um eine effektive Buchstruktur einzurichten, müssen Sie Ihre Buchhierarchien sorgfältig planen. Beachten Sie die folgenden Richtlinien, wenn Sie die Buchhierarchien für Ihr Unternehmen gestalten und anpassen: Erstellen Sie keine benutzerdefinierten Bücher, durch die Benutzerbücher repliziert werden. Bestimmen Sie die Organisation und die Zugriffsrichtlinien für Ihre Geschäftsdaten. Bestimmen Sie, ob die Unternehmensstruktur für die Datenverwaltung relevant ist. Bestimmen Sie die Datenzugehörigkeiten in Ihrem Unternehmen. Gestalten Sie Ihre Bücher entsprechend den Benutzeranforderungen, und analysieren Sie die Aufgaben, bei denen Benutzer Bücher am häufigsten verwenden. Gestalten Sie Ihre Bücher so, dass die Funktion des Kontrollkästchens "Sichtbarkeit Manager aktiviert" im Unternehmensprofil so wenig wie möglich verwendet wird. Verwenden Sie in Ihren Buchhierarchien so wenig Ebenen wie möglich. Reduzieren Sie die Zahl der Querlistungen in der Buchstruktur so weit wie möglich. Querlistung ist das Duplizieren von Datensätzen in mehreren Büchern. Verwenden Sie Workflowregeln zum Automatisieren der Buchverwaltung. Ziehen Sie beim Entwerfen Ihrer Buchnamen außerdem die Funktion in Betracht, mit der Sie eine einzelne Workflowaktion verwenden können, um ein anderes Buch anderen Datensätzen zuweisen zu können, indem Sie einen Ausdruck verwenden, der in einen Buchnamen aufgelöst wird. ### Benutzerbücher Der Nachteil bei der Erstellung von benutzerdefinierten Büchern, die Benutzerbücher replizieren, besteht darin, dass die Daten in den benutzerdefinierten Büchern und in den Standardbenutzerbüchern synchronisiert werden müssen. Durch diese Zusatzaufgabe verlängert sich die Verarbeitungszeit des Servers und die für den Abruf von Datensätzen erforderliche Zeit. HINWEIS: Ein Unternehmen kann beispielsweise Benutzerbücher replizieren, um einem Benutzer vorübergehenden Zugriff auf die Daten eines anderen Benutzers zu gewähren. Dies wird einfacher dadurch erreicht, dass der Benutzer, der auf die Daten zugreifen möchte, als Delegierter für den Benutzer, der für die Daten verantwortlich ist, hinzugefügt wird. ### Datenzugriffsanforderungen Ihre Buchstruktur muss nicht Ihrer Unternehmenshierarchie entsprechen. Stattdessen wird empfohlen, dass sich Ihre Buchstruktur an der Datenorganisation Ihres Unternehmens orientiert. Teile Ihres Unternehmens können geografisch organisiert sein, während andere Teile nach Produktlinie oder Branche organisiert sind. Achten Sie besonders auf folgende Situationen: Zwei (oder mehr) Abteilungen dürfen nicht die Möglichkeit haben, auf Daten zuzugreifen, für die die andere Abteilung verantwortlich ist. Zwei (oder mehr) Abteilungen müssen die Möglichkeit haben, auf Daten zuzugreifen, für die die andere Abteilung verantwortlich ist. ### Relevanz der Unternehmensstruktur In vielen Unternehmen hat eine übergeordnete Organisation unbeschränkten Zugriff auf alle Daten der untergeordneten Organisationen. Mitglieder einer solchen übergeordneten Organisation haben normalerweise globalen Zugriff auf Daten in allen untergeordneten Organisationen. Wenn Ihre Organisation so strukturiert ist, wird empfohlen, keine Bücher einzurichten, die der Organisationsstruktur auf übergeordneter Organisationsebene entsprechen. Sie haben jedoch folgende Möglichkeiten: Einrichten von Büchern, die der Organisationsstruktur auf anderen Ebenen entsprechen (zum Beispiel untergeordnete Organisationsebene) Einrichten anderer Buchhierarchien auf übergeordneter Organisationsebene. Beispielsweise können Sie auf der übergeordneten Organisationsebene ein Buch oder eine Buchhierarchie erstellen, mit der Benutzer auf übergeordneter Organisationsebene Verkaufsprojekte mit hohem Ertragspotenzial für alle untergeordneten Organisationen anzeigen können. ### Datenzugehörigkeiten Analysieren Sie die Prozeduren, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden, wenn ein Benutzer von einer Abteilung in eine andere wechselt. Beispiel: Wenn die vom Benutzer verwalteten Daten immer mit dem Benutzer zur neuen Abteilung verschoben werden, so dass eine fortgesetzte Datenzugehörigkeit besteht, ist zu empfehlen, die Daten über Datensatzverantwortlichkeit und Teams zu verwalten. Normalerweise werden Termine und Aufgaben auf allen Ebenen mit dem Benutzer verschoben. In manchen Vertriebsumgebungen werden alle Kundendaten mit dem Benutzer verschoben. Diese Datenzugehörigkeit trifft auf kleine und mittlere Unternehmen sowie auf Unternehmen zu, deren Umsätze geringes Volumen mit hoher Gewinnspanne haben. Wenn die Daten normalerweise in einer Organisation bleiben, zum Beispiel einer geografischen Organisation, so dass eine organisatorische Verantwortung für Daten besteht, sollten die Daten mit Büchern verwaltet werden, die der Organisationsstruktur entsprechen. Wenn sowohl fortgesetzte Zugehörigkeit als auch organisatorische Verantwortung einige Zeit weiterbesteht, wenn der Benutzer in eine andere Abteilung gewechselt ist, können die beiden Hierarchien gleichzeitig bestehen. ### Benutzeranforderungen und -aufgaben Wenn Sie Ihre Buchstruktur gestalten, analysieren Sie die Aufgabe, bei der Ihre Benutzer am häufigsten Bücher verwenden, zum Durcharbeiten von Listen, Suchen nach Datensätzen sowie Erstellen und Verwenden von Berichten. #### Durcharbeiten von Listen Bestimmen Sie als Hilfe bei der Identifikation der von Benutzern benötigten Listen die am häufigsten verwendeten Listentypen und die idealen Listen für Ihre Benutzer. Bitten Sie die Benutzer in Ihrem Unternehmen darum, Sie hierbei zu unterstützen. Wenn kein Buch in Ihrer Buchstruktur alle notwendigen Datensätze für eine ideale Liste enthält, fehlt in der Buchstruktur wahrscheinlich eine Hierarchie. Beispielsweise können Sie sowohl eine geografische Hierarchie als auch eine produktorientierte Hierarchie einrichten. Wenn Benutzer sehr viel Zeit mit der Arbeit in einem bestimmten Teil eines Buches verbringen, erstellen Sie ein untergeordnetes Buch für den Teil. Benennen Sie das untergeordnetes Buch so, dass es von Benutzern erkannt werden kann. Das untergeordnete Buch kann in der Buchauswahl auch als Standardeinstellung festgelegt werden, damit Benutzer das gewünschte Buch nicht jedes Mal wählen müssen. Weitere Informationen über das Festlegen der Standardeinstellung für die Buchauswahl finden Sie in Aktivieren von Büchern für Benutzer und Benutzerrollen. #### Suchen nach Datensätzen Wenn Sie die Suchanforderungen der Benutzer in Ihrem Unternehmen bestimmen möchten, fragen Sie die Benutzer nach den Szenarien, in denen sie nach bestimmten Datensätzen suchen. Ihre Buchstruktur und die Buchgrößen sollten den Suchen und Suchkriterien entsprechen, die von den Benutzern am häufigsten verwendet werden. HINWEIS: Wenn Sie bereits eine Buchstruktur definiert haben und sie weiter anpassen, fragen Sie Benutzer, ob sie normalerweise angeben können, ob ein bestimmter Datensatz zu einem bestimmten Buch in der Hierarchie gehört. Wenn die Benutzer durchgehend angeben, dass sie nur bei einem Buch auf einer höheren Ebene sicher sein können, fragen Sie sie, ob eine weitere Unterteilung der Buchstruktur ihnen eine weitere Präzisierung ihrer Suche ermöglichen würde. Für Benutzer sollte festgelegt sein, dass sie Bücher auf höherer Ebene nur als Ausnahme zu ihren normalen Suchen durchsuchen. Die in einer Suche verwendeten Felder beeinflussen auch die Geschwindigkeit der Suche: Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie indizierte Felder zum Suchen nach Datensätzen in Büchern verwenden. (Indizierte Felder werden in den Suchabschnitten grün angezeigt.) Wenn nicht indizierte Felder (anstatt indizierte Felder) zum Suchen nach Datensätzen in Büchern verwendet werden, sind die Suchen langsamer, und die Effektivität wird durch das Volumen der durchsuchten Datensätze beeinträchtigt. (Nicht indizierte Suchfelder werden schwarz in den Suchabschnitten angezeigt.) Wenn Sie beispielsweise bestimmen, dass Benutzer nach Personendatensätzen normalerweise anhand von Indexfeldern suchen, kann die Zahl der Datensätze für das Buch auf der niedrigsten Ebene (Leaf-Node-Buch) bis zu 100.000 für jeden Datensatztyp betragen. Wenn Benutzer jedoch Personendatensätze normalerweise anhand von nicht indizierten Feldern suchen, können Sie die Größe Ihrer Leaf-Node-Bücher auf zwischen 20.000 und 30.000 Datensätze für jeden Datensatztyp beschränken. Die Datenkonfiguration ist je nach Unternehmen unterschiedlich. Daher gibt es keine empfohlene Anzahl von Datensätzen für Bücher. Die Buchgröße muss ständig verwaltet werden. Durch Bücher werden Suchen beschleunigt, indem die Zahl der durchsuchten Datensätze verringert wird. #### Erstellen und Verwenden von Berichten Für alle Benutzer außer Administratoren gelten Datensichtbarkeitsregeln für Berichte. Wenn ein Benutzerbuch oder ein benutzerdefiniertes Buch in der Buchauswahl für Berichte angegeben wird, sind folgende Daten für die Berichte relevant: Der gesamte Inhalt historischer Analysen (einschließlich über die Registerkarte "Analytics" aufgerufener historischer Analysen sowie auf Datensatzhomepages eingebetteter Berichte) ist auf das Buch beschränkt und enthält alle Unterebenen des ausgewählten Buches. Datensätze, für die der Benutzer verantwortlich ist oder zu einem Team gehört, sind nur enthalten, wenn sich diese Datensätze auch im ausgewählten Buch oder in einem seiner untergeordneten Bücher befinden. Berichte in Echtzeit sind auf Daten beschränkt, die direkt dem in der Buchauswahl gewählten Buch (benutzerdefiniertes Buch oder Benutzerbuch) zugeordnet sind. Wenn das ausgewählte Buch untergeordnete Bücher oder unterstellte Mitarbeiter enthält, werden diese Daten in Echtzeitberichten ignoriert. HINWEIS: Normalerweise müssen Sie Ihre Buchstruktur nach dem Einrichten zwar nicht ändern, aber Sie haben die Möglichkeit dazu. Für diese Änderungen ist keine Unterbrechung erforderlich, und die Änderungen werden sofort wirksam. Sie schlagen sich jedoch nicht sofort in den Daten in Echtzeitberichten nieder. Weitere Informationen zur Sichtbarkeit für Datensätze in Berichten finden Sie unter Informationen zur Sichtbarkeit für Datensätze in Analytics. ### Sichtbarkeit Manager Beachten Sie die folgenden Prinzipien, wenn Sie Ihre Buchhierarchien gestalten: Die Funktion des Kontrollkästchens "Sichtbarkeit Manager aktiviert" im Unternehmensprofil wird so wenig wie möglich verwendet. Die Option "Untergeordnete Elemente einbeziehen" wird selten oder nie in Suchen mit großen Datenmengen verwendet. (Die Zahl der Datensätze, die ein großes Datenvolumen ergibt, ist je nach Unternehmen und Suchmuster unterschiedlich.) Es gibt Fälle, in denen die Option "Untergeordnete Elemente einbeziehen" verwendet werden muss. Beispielsweise müssen Manager Listen für Benutzerbücher ausführen, die ihre unterstellten Mitarbeiter enthalten, weil ihre unterstellten Mitarbeiter untereinander keine Daten austauschen können. Wenn die Mengen groß sind, nimmt die Suchzeit zu. Die besten Ergebnisse erzielen Sie aber, wenn Sie die Option "Untergeordnete Elemente einbeziehen" nur auswählen, wenn dies notwendig ist. ### Hierarchieebenen Buchhierarchien mit vielen Ebenen mit Datensätzen auf jeder Ebene haben eine ähnliche Wirkung wie die Teamfunktion mit aktivierter Manager-Sichtbarkeit. Diese Hierarchien sind bei kleinen Datensätzen gut geeignet. Bei größeren Datenmengen ist die Funktion von Büchern mit weniger Ebenen in der Hierarchie (oder ohne Hierarchieebenen) weit effektiver als die Teamfunktion. Wenn eine Ebene Ihrer Buchhierarchie keine Verbesserung der Datensicherheit oder -organisation bietet, führen Sie das redundante Buch und seine untergeordneten Bücher zusammen. Fragen Sie Benutzer, ob sie normalerweise erkennen können, ob sich ein Datensatz in einem untergeordneten Buch oder einem anderen untergeordneten Buch des gleichen übergeordneten Buches befindet. Können sie es nicht, ist zu empfehlen, die beiden untergeordneten Bücher im übergeordneten Buch zusammenzuführen. Eine einfache Methode zum Reduzieren der Zahl der Ebenen in einer Buchhierarchie ist es, den Namen des übergeordneten Buches als Präfix der untergeordneten Bücher zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise ein untergeordnetes Buch mit Namen "Nord" und ein übergeordnetes Buch mit Namen "Nordamerika" haben, entfernen Sie das übergeordnete Buch, und benennen Sie das untergeordnete Buch in "NA - Nord" um. ### Querlistung Querlistung ist die Duplizierung von Datensätzen über mehrere Bücher. Querlistung bedeutet für Benutzer hohen administrativen Aufwand, weil Synchronisierung notwendig ist, was dazu führt, dass viele Lese- und Schreibvorgänge erforderlich sind, die sich auf die Leistung des Servers auswirken. Querlistung sollte möglichst wenig verwendet werden. ### Automatisierte Buchverwaltung Normalerweise werden die Buchzuweisungskriterien einem oder mehreren Feldern in einem Datensatztyp zugeordnet. Sie können Workflowregeln erstellen, um die Buchzuordnung automatisch neu zu organisieren, wenn eines der Felder geändert wird. Wenn Sie beispielsweise eine Buchhierarchie mit Namen Gebiet haben, können Sie eine Workflowregel zum Überwachen eines Feldes in einem Datensatztyp (zum Beispiel das Feld "Gebiet" in Firmen) und dann eine Aktion zum Zuweisen eines Buches in der Regel erstellen, um das Buch "Gebiet" in dem Datensatz durch ein neues Buch zu aktualisieren, wenn der Wert des Feldes "Gebiet" für die Firma geändert wird. Ziehen Sie beim Entwerfen Ihrer Buchnamen in Betracht, ob Sie Workflowaktionen zum Zuweisen eines Buches so verwenden möchten, dass eine einzelne Workflowaktion basierend auf einem Ausdruck, der in einen Buchnamen aufgelöst wird, ein anderes Buch anderen Datensätzen zuweisen kann. Beispiel: Sie haben Firmen in Nordamerika sowie Firmen in EMEA-Ländern. Sie möchten möglicherweise zwei separate Bücher für die verschiedenen Standorte einrichten und einer Firma je nach ihrem Standort das entsprechende Buch zuweisen. Um diese Konfiguration einzurichten, können Sie zwei Bücher erstellen, ein Buch mit dem Namen "Nordamerika" und ein Buch mit dem Namen "EMEA". Sie können dann ein benutzerdefiniertes Auswahllistenfeld mit dem Namen "Vertriebsregion" und mit den Werten "Nordamerika" und "EMEA" erstellen und das benutzerdefinierte Feld für die entsprechenden Rollen zum Seitenlayout für den Datensatztyp "Firma" hinzufügen. Anschließend können Sie die Workflowaktion "Buch zuweisen" erstellen, mit der beim Aktualisieren eines Firmendatensatzes folgende Schritte ausgeführt werden: Ausdruck auswerten, um den Wert zu bestimmen, der im Feld "Vertriebsregion" im Firmendatensatz ausgewählt ist. Firmendatensatz dem Buch zuordnen, dessen Name mit dem vom Ausdruck zurückgegebenen Wert übereinstimmt. #### Zugehörige Themen Weitere Informationen finden Sie unter folgenden Themen: Erstellen von Workflowaktionen: Buch zuweisen

Veröffentlicht August 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle und / oder verbundene Unternehmen. Legal Notices.