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## Gestión de muestras Los fabricantes de productos farmacéuticos más importantes ofrecen muestras gratuitas a los profesionales del sector de la atención sanitaria como parte de sus actividades de ventas habituales en el sector. En EE. UU., la distribución de muestras está regulada por el organismo encargado del control de alimentos y medicamentos (FDA) y tiene que reconciliarse al menos una vez al año. En este tema se describe cómo gestionar y mantener un inventario electrónico de muestras e ítems promocionales mediante la gestión de muestras de Oracle CRM On Demand. Los administradores pueden configurar y mantener un inventario de muestras, así como supervisar la entrega de muestras, las transferencias, las recetas, las discrepancias, los ajustes y los recuentos de inventario. Los usuarios finales usan la gestión de muestras de Oracle CRM On Demand para realizar un seguimiento del inventario electrónico de las existencias de muestras, la creación de transferencias de muestras, el acuse de recibo de las transferencias de muestras y los ajustes del saldo de existencias a efectos de reconciliación. La gestión de muestras en Oracle CRM On Demand permite a los representantes de ventas y administradores de muestras medir y supervisar las entregas de muestras en cada nivel de la organización. Para obtener más información sobre las diferencias existentes entre las tareas de los usuarios finales y de los administradores de ventas, consulte el tema siguiente. ### Escenario para gestionar muestras En este tema se ofrece un ejemplo en el que se detalla el proceso que realiza un administrador de muestras y los representantes de ventas (usuarios finales) que distribuyen muestras a los profesionales del sector sanitario. La compañía puede seguir un proceso diferente acorde a sus necesidades empresariales. Una compañía farmacéutica tiene nuevos productos para lanzar al mercado. Para configurar un inventario de muestras, el administrador de muestras agrega los productos a la base de datos, les asocia números de lote, asigna muestras a los representantes de ventas y transfiere muestras a los gerentes y representantes de ventas del sector. A continuación, los representantes de ventas visitan a los doctores de sus zonas geográficas y les entregan las nuevas muestras. Después de un mes, la sede principal llama a todos los representantes de ventas para que reconcilien su inventario. El representante de ventas primero ofrece un recuento final de cada registro de inventario y entonces empieza un nuevo período de inventario. El representante de ventas se percata de que existen algunas discrepancias en el inventario al realizar la reconciliación. Tras hacer los ajustes oportunos, el representante de ventas realiza la reconciliación de forma satisfactoria y marca el inventario como Completado o Reconciliado. En este escenario, los administradores de muestras se encargan del inventario de muestras de la compañía y de asegurarse de que cumplen con las directrices y normas reglamentarias. Además, también asumen la responsabilidad de establecer un inventario de muestras principal y de transferir las muestras posteriormente a cada usuario final. Cuando los usuarios finales reciben las muestras, acusan recibo o confirmación del inventario. Oracle CRM On Demand introduce automáticamente las muestras recibidas en los respectivos recuentos de inventario. En este escenario, el representante de ventas, el gerente del representante de ventas y el administrador de muestras pueden supervisar las discrepancias existentes entre las cantidades enviadas y las recibidas. #### Procedimientos de los administradores Los administradores de muestras requieren responsabilidades administrativas en la gestión de muestras en Oracle CRM On Demand para llevar a cabo las siguientes tareas: Definir muestras como productos y agregarlos a la base de datos de Oracle CRM On Demand. Para obtener más información sobre la configuración de los productos de la compañía, consulte Gestión de contenidos. Si la organización utiliza números de lote para realizar un seguimiento de las muestras, hay que definir los números de lote y asociarlos a los productos de las muestras. Para obtener más información, consulte Lotes de muestra. Configurar un inventario de muestras. Cada registro del inventario de muestras ofrece información al representante de ventas sobre el producto que ha sido categorizado como en proceso de calificación para el proceso de entrega de muestras. Para obtener más información, consulte Inventario de muestra. Configurar las asignaciones y asignar las muestras a los representantes de ventas. El registro de asignación determina el período de tiempo durante el cual se facilitan los productos de muestra a los representantes de venta para que los distribuyan a clínicas, hospitales o a contactos médicos cuando realicen una visita destinada a la entrega de muestras. El registro de asignación también define los límites asociados con la muestra (por ejemplo, la cantidad máxima que se puede entregar en una sola visita). Para obtener más información, consulte Asignaciones. Si el esquema de gestión de muestras admite el bloqueo de un producto de un profesional sanitario (HCP) específico o admite la limitación de una cantidad de un producto específico que está disponible para este profesional, si desea más información sobre las asignaciones, consulte Asignaciones de contactos HCP o Productos bloqueados. Configurar un período de inventario, que se corresponde con el período definido durante el cual se puede realizar un seguimiento de los movimientos de las muestras o de los ítems promocionales. Los administradores y los representantes de ventas realizan todos los recuentos iniciales, los recuentos de auditoría provisionales, los recuentos de auditoría definitivos, los informes y las reconciliaciones durante el período de inventario. Para obtener más información, consulte Período de inventario. Transferir muestras a los usuarios finales del sector. Para obtener más información, consulte Creación de una transferencia de muestras. Supervisar actividades relacionadas con las muestras. Entre las actividades que se controlan destacan las entregas de muestras, las transferencias de muestras entre los empleados y las sedes principales, los recuentos de inventario de usuarios y los ajustes de inventario. Para obtener más información, consulte Supervisión de las actividades relacionadas con las muestras. Comprobar firmas electrónicas. Los representantes de ventas captan las firmas electrónicas y se almacenan en la base de datos de Oracle CRM On Demand. Para obtener más información sobre las firmas, consulte Comprobación de firmas electrónicas. #### Procedimientos de usuarios finales Los usuarios finales son los representantes de ventas que distribuyen las muestras a los profesionales de la salud y, además, realizan las siguientes tareas: Acusar recibo del inventario de muestras (es decir, de las transferencias de muestras). Si desea más información, consulte Acuse de recibo del inventario de muestra. Transferir muestras a otros usuarios finales o devolverlas a las sedes principales. Los representantes de ventas pueden intercambiar muestras entre ellos y devolverlas (por ejemplo, las muestras caducadas) a las sedes principales. Para obtener más información, consulte Creación de una transferencia de muestras. Entregar muestras durante las visitas comerciales a los clientes. Para obtener más información, consulte Entrega de muestras durante una vista de ventas. Capturar firmas electrónicas para las muestras que se eliminan. Las firmas electrónicas capturadas por los representantes de ventas se cargan en la base de datos Oracle CRM On Demand. Para obtener más información sobre firmas, consulte Acerca de las firmas electrónicas. Realizar recuentos de inventario provisionales según se requiera. Si desea más información, consulte Solicitud de un recuento de inventario provisional. Cerrar los períodos de inventario según se requiera. Para obtener más información, consulte Cierre de un período de inventario. Justificar cualquier discrepancia de los registros de inventario realizando ajustes de inventario y enviando otras transacciones. Para obtener más información, consulte Ajuste de transacciones de muestra, Creación de transacciones de muestra encontradas y perdidas y Visualización de transacciones de desembolso. Reconciliar el inventario según se requiera. Para obtener más información, consulte Proceso para reconciliar el inventario. ### Requisitos para gestionar muestras Los siguientes requisitos se aplican tanto a administradores como a usuarios finales: Administradores. Antes de poder gestionar muestras en Oracle CRM On Demand, los administradores primero deben definir los productos. Para obtener más información sobre la configuración de los productos de la compañía, consulte Gestión de contenidos. Usuarios finales. Antes de que los usuarios finales puedan entregar muestras, deben disponer de un registro de asignaciones asociado para las muestras y, además, deben acusar recibo de las mismas. Para obtener más información sobre asignaciones y acuses de recibo, consulte Asignaciones y Acuse de recibo del inventario de muestras. Además, para gestionar muestras, los administradores y los usuarios finales deben tener los privilegios Activar operaciones básicas de muestra y Activar ajuste de muestras en su rol de usuario. Para obtener más información sobre el rol de usuario y la configuración del perfil de acceso necesaria para comprobar firmas electrónicas, consulte Comprobación de firmas electrónicas.

Publicado en agosto 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle y/o sus subsidiarias. Legal Notices.