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#### Acerca de las reglas de flujo de trabajo Una regla de flujo de trabajo es una instrucción para que Oracle CRM On Demand realice una o más acciones automáticamente cuando se produce un evento determinado. ### Eventos desencadenadores y acciones en las reglas de flujo de trabajo Una regla de flujo de trabajo se evalúa cuando ocurre el evento especificado en la regla (el evento desencadenador). Si las condiciones de la regla se cumplen (o si no hay condiciones en la regla), se realizan las acciones especificadas en la regla. Por ejemplo, puede crear una regla de flujo de trabajo para especificar que, cuando se crea una oportunidad (el evento desencadenador de la regla de flujo de trabajo), se envía un correo electrónico al gerente del propietario de la oportunidad (la acción de la regla de flujo de trabajo). También puede especificar que el correo electrónico se envía sólo si los ingresos de la oportunidad superan una cantidad determinada (la condición de la regla de flujo de trabajo) y, además, puede especificar el contenido del correo electrónico. También puede configurar las reglas de flujo de trabajo de forma que las acciones se realicen cuando hay pasado un período de tiempo determinado, o cuando se haya alcanzado la fecha y hora indicadas. Para obtener más información sobre las acciones del flujo de trabajo basadas en tiempo, consulte Acerca de las reglas de flujo de trabajo basadas en tiempo y Acerca de los eventos programados. Las reglas de flujo de trabajo se pueden activar por alguna de las siguientes causas: Se crea, actualiza, restaura, combina o elimina un registro. NOTA: La actualización de un registro por medio de una acción de flujo de trabajo no activa nuevas secuencias de reglas de flujo de trabajo. Por ejemplo, si la acción Actualizar valores de una regla de flujo de trabajo del tipo de registro de cuenta actualiza un campo en un registro de cuenta, este cambio en el registro no activa ninguna regla de flujo de trabajo para el tipo de registro de cuenta, aunque algunas de esas reglas tengan el activador Antes de guardar registro modificado o los eventos de activador Al modificar registro guardado. Si desea que Oracle CRM On Demand realice alguna acción adicional como resultado del cambio en el registro, esas acciones se deben configurar en la misma regla de flujo de trabajo que la acción que ha actualizado el registro. Se asocia un registro con otro o se disocia de otro registro. Los desencadenadores de reglas de flujo de trabajo de asociación o disociación solo son compatibles con las asociaciones entre determinados tipos de registro. Para obtener más información, consulte la sección Acerca de los eventos de lanzamiento de asociación y disociación. Se ha alcanzado una fecha y hora especificadas. NOTA: las reglas de flujo de trabajo admiten operaciones de eliminación en cascada y operaciones de eliminación profunda. Por ejemplo, cuando se elimina una cuenta, también se eliminan todas las direcciones relacionadas que no sean compartidas. A su vez, la eliminación de una dirección activa todas las reglas de flujo de trabajo del tipo de registro Dirección que tienen el evento de activador Antes de eliminar el registro. Para obtener más información sobre las operaciones de eliminación en cascada y las operaciones de eliminación profunda, consulte Acerca de la eliminación y restauración de registros. Hay varios tipos de eventos desencadenadores para las reglas de flujo de trabajo, pero cada regla sólo tiene un único evento. En función del evento desencadenador que seleccione para la regla, puede especificar que Oracle CRM On Demand tiene que realizar una o varias acciones automáticamente cuando se cumplan las condiciones de la regla de flujo de trabajo. El evento desencadenador de cada regla aparece en las páginas Lista de reglas de flujo de trabajo y Detalle de regla de flujo de trabajo. En función del tipo de evento de lanzamiento seleccionado para una regla de flujo de trabajo, la regla será de uno de los siguientes tipos: Regla de flujo de trabajo previa al evento. Las acciones del flujo de trabajo tienen lugar antes de que termine el evento que activa la regla. Regla de flujo de trabajo posterior al evento. Las acciones del flujo de trabajo tienen lugar una vez que el evento que activa la regla del flujo de trabajo se ha completado correctamente. Evento programado. El tipo de evento programado es un subtipo del tipo de regla posterior al evento. Un evento programado es una regla de flujo de trabajo que no se dispara con una acción del usuario. En su lugar, el evento programado se ejecuta automáticamente cuando se llega a una fecha y una hora especificadas. También se puede configurar un evento programado para que se ejecute varias veces a intervalos especificados en el evento programado. Para obtener más información sobre los eventos programados, consulte Acerca de los eventos programados, Creación de eventos programados y Creación de eventos programados para análisis. Las reglas de flujo de trabajo se configuran para un registro como un conjunto y no para los campos individuales. Los eventos programados se configuran para listas de registros, y los eventos programados para análisis se configuran con el fin de ejecutarse para usuarios concretos. NOTA: una vez que se crea una regla, no se puede cambiar el tipo de registro ni el evento desencadenador de la regla. Aun así, si hay una condición en la regla, se puede actualizar la condición. En los eventos programados se puede actualizar la programación o seleccionar una lista diferente. En la siguiente tabla, aparecen las acciones disponibles para cada evento desencadenador.
Evento desencadenador | Tipo de regla | Acciones disponibles
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Cuando se guardan nuevos registros | Posterior al evento | Enviar correo electrónico Crear tarea Asignar un libro Crear evento de integración Espera Actualizar valores
Cuando se modifican registros guardados | Posterior al evento | Enviar correo electrónico Crear tarea Asignar un libro Crear evento de integración Espera Actualizar valores
Antes de eliminar el registro | Previo al evento | Enviar correo electrónico Crear tarea Crear evento de integración
Antes de guardar reg. mod. | Previo al evento | Actualizar valores
Después de asociación con principal | Posterior al evento | Enviar correo electrónico Crear evento de integración Espera
Después de disociación del principal | Posterior al evento | Enviar correo electrónico Crear evento de integración Espera
Cuando se restauran registros | Posterior al evento | Enviar correo electrónico Crear evento de integración Crear tarea
Cuando se combinan registros | Posterior al evento | Enviar correo electrónico Crear evento de integración Crear tarea
Evento programado | Evento programado | Enviar correo electrónico Crear tarea Asignar un libro Actualizar valores NOTA: Para eventos programados del tipo de registro de datos analíticos, solo se admite la acción Enviar mensaje de correo electrónico.
Algunas acciones de flujo de trabajo adicionales están disponibles para Oracle CRM On Demand Life Sciences Edition y Oracle CRM On Demand for Partner Relationship Management. Para obtener más información, consulte Acerca de las acciones de flujo de trabajo. NOTA: el procesamiento de productos bloqueados no se admite en ítems de solicitudes de muestra cuando utiliza flujos de trabajo en Oracle CRM On Demand. Para obtener más información, consulte Acerca de los flujos de trabajo del ítem de solicitud de muestra y de las reglas de productos bloqueados. NOTA: para determinados tipos de registros, las reglas de flujo de trabajo que están configuradas con el evento de activador Cuando se restauran registros no se activan nunca porque actualmente no es posible restaurar un registro de ese tipo. Por ejemplo, actualmente no es posible restaurar un registro del equipo de cuentas. Si en el futuro se agrega soporte para restaurar dichos tipos de registros, todas las reglas de flujo de trabajo que estén configuradas con el evento de activador Cuando se restauran registros se activan cuando es apropiado. ### Restricciones aplicables a las reglas de flujo de trabajo y a las acciones de la regla Las siguientes restricciones se aplican a las reglas de flujo de trabajo que tengan un evento de lanzamiento diferente a Evento programado, así como a las acciones en dichas reglas: Condiciones de la regla de flujo de trabajo. Si se definen condiciones en una regla de flujo de trabajo, las acciones de la regla de flujo de trabajo solo se realizan si se cumplen dichas condiciones cuando se activa la regla. Si las condiciones no se cumplen, las acciones no se realizan. Si no se definen condiciones en una regla de flujo de trabajo, las acciones de la regla se realizan cada vez que se desencadena la regla. Contexto de registro único. Una regla de flujo de trabajo que se desencadena cuando se crea, actualiza o elimina un registro está limitada a trabajar en el contexto de un registro único; es decir, este tipo de regla de flujo de trabajo puede acceder y actualizar los campos de un registro sólo. NOTA: cuando una regla de flujo de trabajo se desencadena como consecuencia de una acción de asociación o disociación, el evento de integración creado por el flujo de trabajo puede incluir campos tanto del registro secundario como del registro principal. Las siguientes restricciones se aplican a todas las reglas de flujo de trabajo y eventos programados, así como a las acciones en dichas reglas y eventos programados: Varias acciones en reglas de flujo de trabajo y eventos programados. Puede crear varias acciones para una regla de flujo de trabajo o un evento programado. Se puede crear un máximo de 25 acciones para una regla de flujo de trabajo. Para un evento programado, se puede crear un máximo de 5 acciones de flujo de trabajo. Si intenta crear más acciones de las permitidas en una regla de flujo de trabajo o evento programado, recibirá un mensaje de error. NOTA: Si la acción de flujo de trabajo en una regla de flujo de trabajo o evento programado finaliza inesperadamente sin haberse completado, puede que las acciones restantes de la regla de flujo de trabajo o evento programado no se realicen. Para obtener más información sobre lo que ocurre cuando una acción de flujo de trabajo falla, consulte Acerca de los fallos de las reglas de flujo de trabajo y de las acciones de flujo de trabajo. Tipos de registro. Puede crear reglas de flujo de trabajo y eventos programados para una serie de tipos de registro. No obstante, cada regla de flujo de trabajo o evento programado solo se aplica a un tipo de registro. Esto significa que si crea una regla de flujo de trabajo o evento programado para un tipo de registro determinado y desea que la misma acción tenga lugar en otro tipo de registro, debe crear una segunda regla de flujo de trabajo o evento programado similar para el segundo tipo de registro. ### Orden de regla de flujo de trabajo Al crear una regla de flujo de trabajo, Oracle CRM On Demand asigna automáticamente la regla al siguiente número de pedido no utilizado para las reglas basadas en el mismo tipo de registro y el mismo evento desencadenador. Si el evento desencadenador de la regla de flujo de trabajo es Después de asociación con principal o Después de disociación con principal, Oracle CRM On Demand asignará automáticamente la regla al siguiente número de pedido no utilizado para las reglas basadas en el mismo tipo de registro, el mismo evento desencadenador y el mismo tipo de registro principal. Para reglas de flujo de trabajo que tienen un evento de lanzamiento distinto al evento programado, el número de orden determina el orden en el que Oracle CRM On Demand llama a una secuencia de reglas de flujo de trabajo basadas en el mismo tipo de registro y el mismo evento de lanzamiento y, si procede, en el mismo tipo de registro principal. Puede cambiar el orden de las reglas. NOTA: A las reglas de flujo de trabajo que tengan un evento de lanzamiento Evento programado también se les asigna un número de orden, pero no se desarrollan secuencialmente. El número de orden es de solo lectura para los eventos programados. Para obtener más información sobre el cambio del orden de las reglas de flujo de trabajo, consulte Modificación del orden de las reglas de flujo de trabajo. ### Interrupción de una secuencia de reglas de flujo de trabajo Para las reglas de flujo de trabajo con un evento de lanzamiento diferente a Evento programado, puede especificar que Oracle CRM On Demand deje de procesar una secuencia de reglas de flujo de trabajo si se cumple la condición de una regla de flujo de trabajo. Cuando se activa una regla de flujo de trabajo, la condición de la regla se evalúa. Si se cumple la condición de la regla y la casilla de verificación Salir de la regla de flujo de trabajo está activada, se llevarán a cabo las acciones activas en la regla de flujo de trabajo actual, pero no se procesarán las reglas de flujo de trabajo posteriores basadas en el mismo tipo de registro y el mismo evento desencadenador, y si procede, en el mismo tipo de registro. ### Orden de acción de flujo de trabajo En caso de que haya varias acciones definidas para una regla de flujo de trabajo o evento programado, las acciones se realizan en el orden especificado en la regla, a partir de la acción numerada con el 1. Antes de pasar a la siguiente acción, se completa la acción en curso. Además, puede cambiar el orden de las acciones de la regla. Para obtener más información acerca de las acciones de flujo de trabajo, consulte Acerca de las acciones de flujo de trabajo. En un evento programado, las acciones se realizan para los registros que devuelve la lista filtrada en esa fecha. Los registros se procesan en secuencia; es decir, todas las acciones de flujo de trabajo en el evento programado se realizan siguiendo el orden especificado en el evento programado para el primer registro de la lista y, a continuación, se realizan todas las acciones para el segundo registro de la lista, y así sucesivamente. ### Fallos de las reglas de flujo de trabajo y de las acciones de flujo de trabajo Si una regla de flujo de trabajo, evento programado o acción de flujo de trabajo falla, el fallo se notifica en el Supervisor de errores de flujo de trabajo o se notifica al usuario cuyas acciones han activado la regla de flujo de trabajo; en función del tipo de evento de lanzamiento de la regla de flujo de trabajo o evento programado y del tipo de error. Para obtener más información, consulte Acerca de los fallos de las reglas de flujo de trabajo y de las acciones de flujo de trabajo. ### Visibilidad del registro y acciones de flujo de trabajo Cuando un usuario realiza una acción que activa una regla de flujo de trabajo, pueden fallar algunas de las acciones de la regla de flujo de trabajo si la acción del usuario provoca la pérdida de visibilidad del registro. Por ejemplo, puede tener una regla de flujo de trabajo que se active al guardar un registro de cuenta modificado. Si un usuario propietario de un registro de cuenta reasigna la cuenta a otro usuario, se activa la regla de flujo de trabajo al guardar el registro de cuenta. Si el propietario original del registro deja de tener visibilidad del registro de cuenta por cualquier medio, como ser miembro de un equipo o libro, falla cualquier acción de flujo de trabajo que requiera el acceso al registro de cuenta. Asimismo, la instancia de un evento programado falla si el usuario que creó el evento programado activo deja de tener acceso a la lista que se seleccionó en el evento programado. ### Modos de propiedad de registros y acciones de flujo de trabajo Puede configurar tipos de registro que sean compatibles con los libros personalizados en diferentes modos de propiedad: modo usuario, modo mixto o modo libro. Para obtener más información sobre los modos de propiedad de los registros, consulte Acerca de los modos de propiedad de registros. El modo de propiedad del registro interactúa con las reglas y las acciones del flujo de trabajo. Si una acción del flujo de trabajo Asignar un libro intenta eliminar el libro personalizado principal de un registro, sucederá lo siguiente: Si el tipo de registro está configurado en el modo libro, se producirá un error en la acción del flujo de trabajo. Si el tipo de registro está configurado en el modo mixto, Oracle CRM On Demand eliminará el valor del campo Libro en el registro cuando se elimine el libro personalizado principal del registro. Si el tipo de registro está configurado en modo usuario, ninguno de los libros del registro será un libro personalizado principal y el modo de propiedad del registro no afectará a la acción del flujo de trabajo. Si una acción de flujo de trabajo depende de un valor del campo Propietario en un registro, por ejemplo, cuando se configura una acción Enviar mensaje de correo electrónico para enviar correos electrónicos con la opción Usuario relacionado en registro, sucede lo siguiente: Si el tipo de registro está configurado en modo libro, la acción de flujo de trabajo falla. Si el tipo de registro está configurado en modo usuario o modo mixto, y el campo que identifica la dirección de correo en el registro están en blanco, la acción de flujo de trabajo falla. Por ejemplo, si configura una acción Enviar mensaje de correo electrónico para enviar correos electrónicos a un propietario de cuenta y el tipo de registro de cuenta está configurado en modo mixto, la acción de flujo de trabajo falla si el campo Propietario del registro de cuenta está en blanco. No obstante, si el campo Propietario está relleno, la acción de flujo de trabajo se realizará correctamente. ### Latencia Las reglas de flujo de trabajo con un evento de lanzamiento diferente al evento desencadenador Evento programado se evalúan de manera secuencial y sincronizada. La operación de actualización global no se completa hasta que se evalúen todas las reglas. Por lo tanto, las reglas de flujo de trabajo agregan una determinada cantidad de latencia a las operaciones (es decir, el tiempo transcurrido entre el inicio de una operación y su finalización). Por ejemplo, cada tarea creada por una regla de flujo de trabajo puede agregar hasta un 20% de latencia a una operación de actualización de registros. Cada mensaje de correo electrónico creado por una regla de flujo de trabajo agrega cerca de un 5% de latencia. Se tarda menos en evaluar expresiones. Para minimizar la latencia, agregue expresiones mutuamente excluyentes en las condiciones de flujo de trabajo. Cree sus propias reglas de flujo de trabajo de forma incremental y teniendo presente el rendimiento. Haga clic en un tema para ver los procedimientos paso a paso que le permiten realizar lo siguiente: Creación de reglas de flujo de trabajo Creación de eventos programados Creación de acciones de flujo de trabajo: Asignar un libro Creación de acciones de flujo de trabajo: Crear evento de integración Creación de acciones de flujo de trabajo: Crear tarea Creación de acciones de flujo de trabajo: Enviar mensaje de correo electrónico Creación de acciones de flujo de trabajo: Actualizar valores Creación de acciones de flujo de trabajo: Espera Cambiar el orden de las acciones de reglas de flujo de trabajo Cambiar el orden de las reglas de flujo de trabajo Desactivación de reglas de flujo de trabajo y acciones Eliminación de reglas de flujo de trabajo y acciones

Publicado en agosto 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle y/o sus subsidiarias. Legal Notices.