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#### Acerca de los modos de propiedad de registros En función de las necesidades empresariales de la compañía, es posible que no desee asignar propietarios a registros de un tipo de registro determinado. En su lugar, es posible que prefiera organizar los registros de forma que no sea necesario reasignar la propiedad de estos cuando los empleados cambien de responsabilidades o cuando se reajusten los equipos de ventas como consecuencia de un cambio en los modelos de negocio. A partir de la versión 20, Oracle CRM On Demand permite satisfacer estas necesidades empresariales asociando un libro personalizado principal a un registro, en lugar de asignar un propietario al registro. Cualquier usuario que sea miembro del libro personalizado principal de un registro podrá acceder a ese registro y trabajar con él, siempre que la configuración de rol de usuario y perfil de acceso otorgue al usuario los derechos de acceso necesarios. Es posible que su compañía también desee configurar algunos tipos de registro para que no sea necesario que estos tengan asignado un propietario o un libro personalizado principal asociado. Oracle CRM On Demand permite configurar los siguientes modos de propiedad de registros para la mayoría de tipos de registro que utilizan libros: Modo usuario. El modo usuario es similar a la propiedad de registros de la versión 19, y anteriores, de Oracle CRM On Demand. Cuando se configura un tipo de registro en el modo usuario, cada registro de ese tipo debe tener un propietario asignado. Si el campo Libro está disponible en la página de detalles del registro, el campo Libro mostrará el libro de usuario asociado al propietario. NOTA: los registros de solicitud de servicios pueden existir sin un propietario de forma predeterminada y algunos tipos de registros, como Usuarios y Productos, no tienen propietarios en los registros. Esta funcionalidad no se ha modificado con respecto a versiones anteriores de Oracle CRM On Demand. Modo libro. Si un tipo de registro se configura en modo libro, los registros de este tipo no podrán tener asignado un propietario. En su lugar, será necesario un libro personalizado principal para cada registro. Cualquier usuario que sea miembro del libro personalizado principal de un registro podrá acceder a ese registro y trabajar con él, siempre que la configuración de rol de usuario y perfil de acceso otorgue al usuario los derechos de acceso necesarios. Solo puede utilizar el modo libro con los tipos de registro compatibles con los libros. Modo mixto. Al modo mixto también se hace referencia como modo usuario o modo libro. Si un tipo de registro está configurado en este modo, podrá configurar un tipo de registro de cualquiera de las formas siguientes: El registro puede existir con un propietario asignado o con un libro personalizado principal asociado. Los usuarios pueden acceder a este registro mediante la afiliación a un equipo o la afiliación a un libro asociado al registro. Los usuarios para los que se haya seleccionado la casilla de verificación Puede leer todos los registros en el paso 2 del Asistente de gestión de roles para su rol de usuario, también pueden acceder al registro. El registro puede tener un propietario asignado. El registro puede tener un libro personalizado principal asignado. NOTA: el registro no puede tener asignado un propietario y un libro personalizado principal. Solo puede utilizar el modo mixto con los tipos de registro compatibles con los libros. NOTA: debe utilizar el modo de usuario del propietario del registro para el tipo de registro Transacción de muestra, porque todas las transacciones de muestra deben estar relacionadas con un período de inventario para un usuario específico. No configure el modo de libro ni el modo mixto para el tipo de registro Transacción de muestra. Independientemente del modo de propiedad que se configure para un tipo de registro, los usuarios pueden asignar libros adicionales a un registro, así como enlazar usuarios adicionales a un registro siempre que el tipo de registro sea compatible con los equipos. Un usuario que sea miembro de cualquier libro que esté asignado a un registro puede acceder al registro y trabajar con éste, siempre que la configuración de rol del usuario y perfil de acceso otorgue al usuario los derechos de acceso necesarios. ### Informes Para los tipos de registro Cuenta y Contacto, puede crear informes en tiempo real e históricos basados en la relación entre los registros y el libro principal de los registros. Para obtener más información sobre los informes y los modos de propiedad de registros, consulte Acerca de la visibilidad de los registros en analíticas. Los modos de propiedad de registros no afectan a las reglas de visibilidad de datos que se aplican al seleccionar un libro en el selector de libros de Analytics. Para obtener más información sobre las reglas de visibilidad de datos para libros en los informes, consulte Acerca del diseño de estructuras de libros. ### Tipos de registros compatibles con los modos de propiedad de registros Los modos de propiedad de registros son compatibles con los tipos de registros que pueden utilizarse con libros personalizados, con las siguientes excepciones: Asignación Fondo Informe de auditoría de inventario Período de inventario Plan de mensajería Visita inteligente Solución Puede configurar todos los demás tipos de registros que sean compatibles con los libros personalizados en el modo usuario, el modo libro o el modo mixto. Puede utilizar una combinación de modos de propiedad para los distintos tipos de registros compatibles con los libros. Por ejemplo, puede configurar el tipo de registro Contacto en el modo libro y configurar el tipo de registro Cuenta en el modo usuario. Puede cambiar el modo de propiedad de registro de un tipo de registro cuando lo desee. El modo de propiedad de un tipo de registro se configura estableciendo los campos Propietario y Libro del tipo de registro como obligatorio o no necesario, tal como se muestra en la tabla siguiente. NOTA: los diseños de página del tipo de registro deben configurarse correctamente conforme al modo de propiedad del registro. Para obtener más información, consulte Acerca de la configuración de campos y los diseños de página para los modos de propiedad de registros.
Modo de propiedad de registros | Campo Propietario configurado en Obligatorio | Campo Libro configurado en Obligatorio | Otros detalles de configuración | Comentarios
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Modo usuario | Sí | No | Ninguna | Si el campo Libro está presente en el diseño de un registro, este campo será de solo lectura y mostrará el nombre del libro de usuario del usuario que sea el propietario asignado del registro en cuestión.
Modo libro | No | Sí | (Opcional) Configure el campo Propietario en Sólo lectura. | Si el campo Propietario está presente en el diseño del registro, el campo deberá estar en blanco. El campo Libro es un campo de lista de opciones que contiene una lista de los libros personalizados configurados para la compañía.
Modo mixto | No | No | Ninguna | Si se selecciona un libro personalizado en el campo Libro de un registro, el campo Propietario estará en blanco. Si se selecciona un usuario en el campo Propietario, el campo Libro se rellenará automáticamente con el nombre del libro de usuario del propietario.
### Modo de propiedad de registros predeterminado Para las compañías existentes creadas en la versión 19, o anteriores, de Oracle CRM On Demand, el modo usuario es el modo de propiedad de registros predeterminado, excepto en el caso del tipo de registro Solicitud de servicio, que está configurado en el modo mixto de manera predeterminada. Para las compañías nuevas, el modo mixto es el modo de propiedad de registros predeterminado para los tipos de registro compatibles con los modos de propiedad de registros. ### Valores predeterminados de los campos Propietario y Libro Cuando un usuario abre una página Nuevo registro, los valores de los campos Propietario y Libro son los siguientes: Si el tipo de registro está configurado en modo usuario, el campo Propietario se rellena automáticamente con el alias del usuario actual. El campo Libro, si está presente, se rellena automáticamente con el nombre del libro de usuario para el usuario actual. Si el tipo de registro está configurado en modo mixto, no se rellena ni el campo Propietario ni el campo Libro. NOTA: las citas que los usuarios crean en sus calendarios son una excepción al comportamiento normal de los modos de propiedad de registro. Cuando un usuario crea una cita por medio del calendario de usuario, el campo Propietario se rellena con el nombre del usuario actual, independientemente del modo de propiedad de registro. Si el tipo de registro se configura en modo de libro, ocurre lo siguiente: El campo Propietario en el nuevo registro no está relleno. Para el campo Libro, el valor predeterminado depende del libro predeterminado que se especifica para el tipo de registro en el registro de usuario del usuario actual, de la siguiente forma: Si un libro personalizado se especifica como el libro predeterminado para el tipo de registro, el campo Libro en el nuevo registro se rellena automáticamente con el nombre del libro predeterminado especificado. Si un libro predeterminado no se especifica en el tipo de registro, o si un libro de usuario o el libro Todos se especifica como el libro predeterminado para el tipo de registro, el campo Libro no se rellena en el nuevo registro. Para obtener más información sobre la configuración de libros predeterminados por tipo de registro para un usuario, consulte Configuración de libros predeterminados por el tipo de registro para un usuario. NOTA: si se necesita el campo Propietario en un diseño de página, y si el tipo de registro se encuentra en modo mixto, el campo Propietario se queda en blanco de forma predeterminada cuando un usuario abre una página Nuevo registro que utiliza dicho diseño de página. Para obtener más información sobre la configuración de los campos y los diseños de página para los modos de propiedad de registros, consulte Acerca de la configuración de campos y de los diseños de página para los modos de propiedad de registros. ### Consideraciones sobre los modos de propiedad de registros Al configurar el modo de propiedad de registros de un tipo de registro, debe tener en cuenta lo siguiente: Gestor de asignaciones. El administrador de asignaciones puede reasignar registros solo a usuarios. Puede reasignar registros sólo si el tipo de registro configurado en el modo de usuario o modo mixto de propiedad de registros. Si hay un libro personalizado principal asignado al registro antes de que el administrador de asignaciones reasigne el registro a un propietario, el administrador de asignaciones quita el libro principal del registro. El administrador de asignaciones no puede reasignar registros si el tipo de registro está configurado en modo de libro. Si configura un tipo de registro en modo de libro, se recomienda que convierta todos los grupos de reglas para dicho tipo de registro en inactivo. Para obtener más información sobre las reglas de asignación, consulte Acerca de las reglas de asignación. Cómo trabajar con otras aplicaciones. Los registros deben tener un propietario para las siguientes aplicaciones. No puede utilizar estas aplicaciones si el tipo de registro con el que trabaja la aplicación está configurado en modo libro, en cuyo caso, los registros deberán tener propietarios: Oracle Outlook Email Integration On Demand Oracle Notes Email Integration On Demand Oracle CRM On Demand Integration for Office Oracle CRM On Demand Connected Mobile Sales Actualización de registros tras cambiar el modo de propiedad. Si cambia el modo de propiedad de registros de un tipo de registro al modo usuario, deberá actualizar todos los registros de ese tipo que tengan un propietario asignado. En caso contrario, el siguiente usuario que actualice un registro de ese tipo deberá seleccionar un propietario para el registro. De igual modo, si cambia el modo de propiedad de registros de un tipo de registro al modo libro, deberá actualizar todos los registros de ese tipo que tengan un libro personalizado principal asignado. En caso contrario, el siguiente usuario que actualice un registro de ese tipo deberá seleccionar un libro personalizado principal para el registro. ### ¿Qué sucede si cambia el modo de propiedad de registros de un tipo de registro? Si su compañía cambia el modo de propiedad de registros de un tipo de registro de un modo a otro, el nuevo modo de propiedad será obligatorio para todos los registros nuevos de ese mismo tipo. Para los registros existente, el comportamiento es el siguiente: Si el modo de propiedad de registros está en modo usuario. Cuando se actualice un registro por primera vez después de modificar el modo de propiedad, sucederá lo siguiente: Si el registro no tiene un usuario asignado todavía, el usuario que actualice el registro deberá seleccionar un usuario en el campo Propietario. Si el registro tenía asociado previamente un libro personalizado, el nombre del libro principal se borrará del campo Libro y se introducirá el nombre del libro de usuario del nuevo propietario en el campo Libro. Además, se eliminará el libro del registro y dejará de aparecer en la sección Libros de la página de detalles del registro. Si el modo de propiedad del registro nuevo es el modo libro. Cuando se actualice un registro por primera vez después de modificar el modo de propiedad, sucederá lo siguiente: Si el registro no tiene asociado todavía un libro principal, el usuario que actualice el registro deberá seleccionar un libro personalizado principal en el campo Libro. Si el registro tenía asignado previamente un propietario, sucederá lo siguiente: Se borrará el valor del campo Propietario en el registro. Si el tipo de registro es compatible con el uso de equipos, todos los miembros del equipo, excepto el propietario anterior del registro, seguirán siendo miembros del equipo. El comportamiento es igual para los miembros del equipo que sean miembros de un grupo predefinido; es decir, todos los miembros del grupo, excepto el propietario anterior del registro, siguen siendo miembros del equipo. No obstante, el tipo de registro Cuenta es una excepción para esta regla. Si el propietario anterior de una cuenta es miembro de un grupo predefinido, todos los miembros del grupo se quitan del equipo. Cualquier miembro del equipo que no sea miembro del grupo predefinido sigue siendo miembro del equipo, como es el caso con otros tipos de registro. NOTA: en la aplicación estándar, el propietario anterior de los registros no se retiene como miembro del equipo, tal y como se describe aquí. Sin embargo, el administrador puede configurar el tipo de registro para que el propietario anterior del registro se retenga como miembro del equipo en el registro. Para obtener más información sobre la configuración de un tipo de registro para retener el propietario anterior como miembro del equipo, consulte Personalización de la propiedad anterior de registros compartidos. Si el modo de propiedad del registro nuevo es el modo mixto. Cuando se actualice un registro por primera vez después de modificar el modo de propiedad, sucederá lo siguiente. Este comportamiento también se aplica cuando se actualiza el registro estando configurado en el modo mixto: El usuario que actualice el registro no tendrá que seleccionar un propietario, ni un libro principal. El usuario que actualice el registro podrá seleccionar un propietario o un libro personalizado principal para el registro, pero no los dos. Si un usuario asigna un propietario a un registro, y el registro ya tenía asociado un libro personalizado principal, se borrará el valor del campo Libro en el registro. Además, se eliminará el libro del registro y dejará de aparecer en la sección Libros de la página de detalles del registro. Si un usuario asocia un libro personalizado como libro principal en el registro, y el registro ya tenía un propietario asignado, sucederá lo siguiente: Se borrará el valor del campo Propietario en el registro. Si el tipo de registro es compatible con el uso de equipos, todos los miembros del equipo, excepto el propietario anterior del registro, seguirán siendo miembros del equipo. El comportamiento es igual para los miembros del equipo que sean miembros de un grupo predefinido; es decir, todos los miembros del grupo, excepto el propietario anterior del registro, siguen siendo miembros del equipo. No obstante, el tipo de registro Cuenta es una excepción para esta regla. Si el propietario anterior de una cuenta es miembro de un grupo predefinido, todos los miembros del grupo se eliminarán del registro. Cualquier miembro del equipo que no sea miembro del grupo predefinido sigue siendo miembro del equipo, como es el caso con otros tipos de registro. #### ¿Qué sucede si los registros se actualizan a través de la funcionalidad de actualización masiva? La funcionalidad de actualización masiva, que solo es compatible con determinados tipos de registros, permite a los usuarios actualizar campos en grupos de registros de las páginas de listas. Si un usuario utiliza la funcionalidad de actualización masiva para actualizar un grupo de registros, el usuario no tendrá que proporcionar valores para ninguno de los campos obligatorios que sean nulos en los registros. Por lo tanto, si un usuario actualiza un grupo de registros tras modificar el modo de propiedad de registros del tipo de registro, el usuario no tendrá que seleccionar un propietario ni un libro personalizado principal en los registros que se actualicen, aunque el nuevo modo de propiedad de registros requiera que los registros tengan un propietario o un libro personalizado principal.

Publicado en agosto 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle y/o sus subsidiarias. Legal Notices.