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#### Acerca de las reglas de asignación Antes de comenzar. Para configurar las reglas de asignación, su rol debe incluir el privilegio Reglas y asignación de datos. Las reglas de asignación permiten asignar automáticamente oportunidades potenciales, oportunidades, solicitudes de servicio o cuentas a una persona, equipo y territorio adecuados, en función de las reglas (denominadas grupos de reglas) configuradas. Si la compañía ha seleccionado la opción de asignación de grupo, todos los miembros del grupo compartirán los registros que asigne a un miembro del grupo. Para obtener más información, consulte Gestión de grupos. La asignación de reglas puede ser un proceso sencillo, todo depende de la estructura y los procesos de negocio de su compañía. Por ejemplo: Las oportunidades potenciales de ventas de cada región se asignan al gerente de ventas regional. Las nuevas solicitudes de servicio se asignan al gerente de servicios técnicos. Sin embargo, las reglas pueden ser más complejas. Por ejemplo: La mayoría de las oportunidades potenciales se asignan en función de la experiencia en productos y la ubicación geográfica, pero algunos se asignan al gerente de telemarketing. La mayoría de las solicitudes de servicio se asignan por área de problemas, pero todas aquellas que tienen que ver con un determinado producto se asignan a una persona. En la siguiente tabla se describe la forma de asignar tipos de registro:
Este tipo de registro | Tiene estas opciones de asignación
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Cuentas | Puede asignar los registros a un empleado o a un territorio. De forma adicional, puede especificar equipos para compartir la propiedad de las cuentas asignadas recientemente.
Oportunidades potenciales | Puede asignar los registros a un empleado.
Oportunidades | Puede asignar los registros a un empleado o a un territorio. De forma adicional, puede especificar equipos para compartir la propiedad de las oportunidades asignadas recientemente.
Solicitudes de servicio | Puede asignar los registros a un empleado.
Las reglas de asignación del grupo de reglas activo se evalúan si se produce lo siguiente en relación con un tipo de registro: Para las oportunidades potenciales: la casilla de verificación Reasignar propietario está activada y el cambio se guarda. Para solicitudes de servicio: La solicitud de servicio se crea sin un propietario o el propietario se elimina del registro (es decir, el campo Propietario está en blanco). La casilla de verificación Reasignar propietario está activada y el cambio se guarda. Para cuentas: la casilla de verificación Reasignar propietario está activada y el cambio se guarda. Para oportunidades: la casilla de verificación Reasignar propietario está activada y el cambio se guarda. NOTA: El gestor de asignaciones intenta reasignar un registro inmediatamente después de que se active la casilla de verificación Reasignar propietario en el registro, y el registro se guarda. Sin embargo, cuando un registro de oportunidad potencial se está convirtiendo en una cuenta o una oportunidad, cualquier intento de reasignar la cuenta o la oportunidad fallará porque el administrador de asignaciones no puede reasignar el registro hasta que la oportunidad potencial se convierta por completo. Por ejemplo, el uso de una regla de flujo de trabajo para activar la casilla de verificación Reasignar propietario, o la definición de un valor predeterminado en la cuenta o la oportunidad cuando se está convirtiendo la oportunidad potencial, no se deriva en la reasignación del registro. En su lugar, debe reasignar el registro manualmente activando la casilla de verificación Reasignar propietario en el registro convertido después de convertir completamente el registro. ### Notificaciones por correo electrónico Cuando se asigna una oportunidad potencial o una solicitud de servicio a un propietario, se envía un correo electrónico al nuevo propietario. La plantilla que se utiliza para el correo electrónico se determina en función del idioma seleccionado en la página Detalles personales del nuevo propietario. Por ejemplo, si el usuario desea recibir notificaciones por correo electrónico en español, deberá seleccionarse Español en el campo Idioma de la página Detalles personales del usuario. Puede desactivar el envío de notificaciones por correo electrónico de solicitudes de servicio basado en la regla, si desactiva la casilla de verificación Enviar notificación por correo electrónico (indicador) en la página Editar reglas de asignación para solicitudes de servicio. Para obtener información sobre la actualización de reglas de asignación, consulte Configuración de reglas de asignación. En las notificaciones por correo electrónico, la dirección De siempre es donotreply@crmondemand.com y el campo Remitente se establece en la dirección especificada en el campo Dirección de correo electrónico de respuesta del grupo de reglas de asignación. Oracle CRM On Demand agrega una cadena a cada correo electrónico con el fin de poder llevar a cabo un seguimiento en el sistema de envíos de correo electrónico en Oracle. Si un destinatario de correo electrónico responde a una notificación enviada por correo electrónico, en el campo Para de la respuesta se introducirá la dirección especificada en el campo Dirección de correo electrónico de respuesta en el grupo de reglas de asignación. ### Seguimiento del proceso de reasignación Hay tres campos que puede utilizar para realizar el seguimiento del proceso de reasignación del propietario o para ejecutar análisis con el fin de determinar el tiempo que tarda el proceso de asignación. Estos campos se pueden añadir a diseños de página de cuentas, oportunidades, pistas y solicitudes de servicio. Estos campos son: Estado de la asignación El estado puede ser En cola (el registro está en la cola a la espera de ser procesado por el administrador de asignaciones), En curso (el administrador de asignaciones está procesando el registro) o En blanco (el registro no está en la cola ni se está procesando). Última fecha de envío de asignación Si el registro está en la cola a la espera de ser procesado por el administrador de asignaciones o éste ya lo está procesando, en este campo se muestra la fecha y la hora en que se guardó el registro con la casilla de verificación Reasignar propietario seleccionada. Sin embargo, en el caso de un registro de solicitud de servicio, en este campo se muestra la fecha y la hora en que se guardó el registro con el campo Propietario en blanco. Última fecha de finalización de asignación Si un registro no se ha reasignado nunca, este campo está en blanco; en caso contrario, en el campo se muestra la fecha y la hora en que el registro se reasignó por última vez. Para obtener más información acerca de cómo añadir campos a diseños de página, consulte Personalizar diseños de páginas estáticas. ### Activación de grupos de reglas Se pueden crear varios grupos de reglas de asignación, pero sólo puede haber un grupo de reglas activo al mismo tiempo para cada tipo de registro. PRECAUCIÓN: El grupo de reglas marcado como activo la última vez que se liberaron las reglas seguirá activo hasta que éstas se vuelvan a liberar. La próxima vez que se liberen las reglas, el último grupo de reglas marcado como activo se volverá activo. Al crear un grupo de reglas nuevo y marcarlo como activo, no se elimina el anterior grupo de reglas activo hasta después de que las reglas se hayan liberado. CONSEJO: Los grupos de reglas pueden servir como referencia histórica para las pistas. En lugar de eliminar grupos de reglas, puede marcarlas como inactivas. ### Acerca de la asignación de grupos Si la compañía asigna registros a grupos completos en lugar de a un empleado, el administrador de la compañía debe: Seleccionar el campo Asignación de grupo predeterminado en la página Perfil de la compañía (consulte Configurar el perfil de la compañía y los valores globales predeterminados). Configurar los grupos antes de activar las reglas de asignación (consulte Configurar grupos). Seleccionar un miembro del grupo como propietario de las cuentas y oportunidades durante el procedimiento de asignación. NOTA: la funcionalidad de grupo no se admite para los registros de oportunidad potencial o de solicitud de servicio. Cuando el registro está asignado a un propietario del grupo: El campo Propietario muestra la información del propietario. El campo Grupo principal muestra el nombre del grupo al que pertenece el propietario en las páginas Editar y Detalle, si el administrador de la compañía las ha añadido al diseño. El registro aparece en las áreas de las aplicaciones que suelen mostrar los registros de ese empleado, como las páginas iniciales y las listas de registros. De forma general, todos los miembros del grupo disponen de acceso completo al registro, aunque los niveles se pueden ajustar para restringir el acceso de un usuario. ### Acerca del Administrador de asignaciones y los modos de propiedad de registros El administrador de asignaciones puede reasignar registros solo a usuarios. Puede reasignar registros sólo si el tipo de registro configurado en el modo de usuario o modo mixto de propiedad de registros. Si hay un libro personalizado principal asignado al registro antes de que el administrador de asignaciones reasigne el registro a un propietario, el administrador de asignaciones quita el libro principal del registro. El administrador de asignaciones no puede reasignar registros si el tipo de registro está configurado en modo de libro. Si configura un tipo de registro en modo de libro, se recomienda que convierta todos los grupos de reglas para dicho tipo de registro en inactivo. Para obtener más información sobre los modos de propiedad de los registros, consulte Acerca de los modos de propiedad de registros. ### Situación de asignación de oportunidades potenciales A continuación se muestra un ejemplo de las reglas de negocio de una compañía típica para la asignación de pistas. Para configurar las reglas que asignan automáticamente las pistas de esta compañía, el administrador realiza lo siguiente: Expone las reglas de negocio de la compañía para la asignación de pistas a las personas. Por ejemplo, en las cuentas de los Estados Unidos, muchos territorios de ventas se asignan por estado, pero en algunos estados, la experiencia en el producto determina las asignaciones de territorios. Además, la cuenta Corporation XYZ siempre se asigna a un gerente de ventas en particular con independencia del estado de la pista o del interés en el producto. Muestra todas las situaciones de asignación que son necesarias para cubrir las reglas de negocio: La cuenta (compañía) es Corporation XYZ. Se asigna al gerente de ventas A. Dirección principal: El estado es CA, NV, OR, WA. Se asigna al gerente de ventas B. Dirección principal: El estado es OH, IN, MI, NY, KY. Se asigna al gerente de ventas C. La pista está interesada en el producto ABC (en todos los estados excepto los que ya figuran en la lista, y no para Corporation XYZ). Se asigna al gerente de ventas D. Dirección principal: El estado no aparece en la lista. Se asigna al gerente de ventas E. Coloca las situaciones en el orden en que se deben tener en cuenta. Primero, examine el campo Cuenta. Si el valor es Corporation XYZ, asigne la pista al Gerente de ventas A, con independencia de las demás condiciones. Si este criterio no coincide, examine el campo Estado de dirección principal. Si el valor es CA, NV, OR o WA, asigne la pista al Gerente de ventas B, y así sucesivamente. Le recomendamos que utilice la plantilla de asignación de registros como ayuda para planificar las situaciones de asignación de la compañía y para configurar reglas que le proporcionen los resultados deseados. ### Condiciones de criterios de las reglas de asignación Puede utilizar las siguientes condiciones en los criterios de las reglas de asignación: Entre. Hace coincidir la regla con los registros en los que el valor del campo de criterio se encuentra entre dos valores definidos en el criterio de regla. (Los resultados no incluyen registros en los que el valor del campo de criterio es igual a uno de los valores de la regla.) Utilice una coma para separar los valores. No utilice un guión (-) para especificar un rango de valores o para separar valores. Utilice la condición Entre sólo para los campos de fechas. Utilice el formato de fecha MM/DD/AAAA. Contiene todos los valores. Hace coincidir la regla con los registros en los que el valor del campo de criterio coincide con los valores exactos. La aplicación no recupera subcadenas de los valores o el mismo valor con distinto uso de mayúsculas y minúsculas. Puede utilizar un valor único o varios valores separados por comas. Contiene el valor exacto del campo. Hace coincidir la regla con los registros en los que el campo de criterio contiene toda la cadena del valor del campo de criterio y ningún carácter adicional. Por ejemplo, el valor de criterio Cerrado hace coincidir la regla con los registros en los que el valor del campo de criterio es Cerrado, pero no Cerrado/Ganado. No puede utilizar la condición Contiene el valor exacto del campo para los campos de fechas o números. No contiene los valores. Hace coincidir la regla con los registros en los que el campo de criterio contiene cualquier valor que no sea igual al valor de criterio de la regla. La condición No contiene los valores no se puede utilizar para los campos de fechas o números. Menor que o igual a. Hace coincidir la regla con los registros en los que el campo de criterio es menor o igual al valor de criterio de la regla. La condición Menor que o igual a sólo se puede utilizar con campos de número y de moneda. Mayor que o igual a. Hace coincidir la regla con los registros en los que el campo de criterio es mayor o igual al valor de criterio de la regla. La condición Mayor que o igual a sólo se puede utilizar con campos de número y de moneda. Tenga en cuenta los siguientes puntos relacionados con los criterios de regla: Una regla sin criterio siempre se realiza correctamente. Las reglas se evalúan en orden secuencial y la evaluación se detiene cuando se cumplen los criterios de una regla. Por ejemplo, si es están evaluando diez reglas y los criterios de la regla 6 se cumplen, entonces las reglas 7, 8, 9 y 10 se ignoran (es decir, no se evalúan). Igualmente, si no hay ningún criterio en la regla 6, ésta se realiza correctamente y las reglas 7, 8, 9 y 10 se ignoran. Para obtener instrucciones paso a paso sobre la forma de configurar las reglas de asignación, consulte Configuración de reglas de asignación.

Publicado en agosto 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle y/o sus subsidiarias. Legal Notices.