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- ### Acerca del acceso a datos, el uso compartido de registros y la propiedad de registros El nivel de acceso a los datos que tenga en Oracle CRM On Demand lo determinan determinados componentes de control de acceso que están asociados a su rol de usuario en Oracle CRM On Demand, como se indica a continuación: Privilegios. Puede acceder a determinados datos de negocio o administrativos si su rol de usuario dispone del privilegio necesario para esos datos. Por ejemplo, si su rol de usuario tiene el privilegio Administrar reglas de datos - Administrar reglas de flujo de trabajo, podrá acceder a todos los datos de configuración del flujo de trabajo. Acceso de tipo de registro y perfiles de acceso. Para acceder a los registros de un tipo determinado, su rol de usuario y sus perfiles de acceso deben tener la configuración apropiada, como se indica a continuación: Para los tipos de registro de nivel superior, el acceso al tipo de registro debe otorgarlo el rol de usuario. Por ejemplo, para acceder a cualquier registro de cuenta, su rol de usuario debe disponer de acceso al tipo de registro Cuenta. Su perfil de acceso debe proporcionarle acceso al tipo de registro. Los perfiles de acceso también controlan qué operaciones puede llevar a cabo con los datos a los que puede acceder. Por ejemplo, su perfil de acceso de propietario podría otorgarle derechos de edición para los registros de cuenta que le pertenezcan y su perfil de acceso predeterminado podría proporcionarle derechos de solo lectura para los registros de cuenta que vea a través del acceso compartido, pero que no le pertenezcan. NOTA: los perfiles de acceso también se utilizan con distintos métodos de uso compartido de registros, que se explican en la sección siguiente. ### Métodos de uso compartido de registros Los usuarios pueden compartir registros a través de los siguientes métodos de uso compartido de registros: La jerarquía de informes de la compañía. Por ejemplo, un gerente puede ver los registros de un subordinado. Delegación de usuario. Por ejemplo, un usuario puede delegar el acceso a otro usuario que no esté en la misma jerarquía de informes. Afiliación de un libro personalizado. Por ejemplo, se puede conceder acceso un grupo de usuarios diferentes a un conjunto de registros asociados a un libro personalizado llamado Mejores ofertas. Afiliación a un equipo. Por ejemplo, el propietario de un registro de cuenta puede compartir la cuenta con el conjunto de usuarios que desee. Afiliación a un grupo. Un grupo es un equipo predefinido de usuarios. Por ejemplo, si un usuario que es miembro de un grupo se convierte en propietario de un registro de contacto, todos los demás miembros de este grupo también se agregarán al equipo de contacto. Para obtener más información sobre los grupos, consulte Gestión de grupos. NOTA: el uso compartido de datos a través de libros personalizados es el método más eficaz de compartir datos para grandes compañías en las que los usuarios comparten más de un millón de registros. ### Modos de propiedad de registros Para la mayoría de tipos de registros compatibles con los libros personalizados, el administrador de la compañía puede configurar la propiedad de los registros del tipo de registro en modo usuario, modo libro o modo mixto. En función de las políticas de la compañía y los modos de propiedad que se hayan configurado para los tipos de registros, podrá ser propietario de registros directamente, acceder a los registros a través de los métodos de uso compartido de registros o una combinación de los dos. Los modos de propiedad de los registros son los siguientes: Modo usuario. Cuando se configura un tipo de registro en el modo usuario, cada registro de ese tipo debe tener un propietario asignado. Un usuario es propietario de un registro cuando el usuario está asociado al campo Propietario del registro. Si el campo Libro está disponible en la página de detalles del registro, el campo Libro mostrará el libro de usuario asociado al propietario. Modo libro. Cuando se configura un tipo de registro en modo libro, los registros de ese tipo de registro no tienen propietarios asignados. En su lugar, cada registro debe tener un libro personalizado principal asociado. El hecho de asociar un libro personalizado principal a un registro no significa que el libro personalizado sea propietario del registro, ya que un libro personalizado es un método de uso compartido de registros. Cuando se asocia un libro personalizado principal a un registro significa que el registro pertenece principalmente a un libro personalizado y no a un usuario concreto. El modo libro es útil en informes en los que desee indicar que el registro pertenece a un libro personalizado determinado, de tal forma que no se cuente varias veces en caso de que el registro también se comparta con otros libros. Modo mixto. Cuando se configura un tipo de registro en modo mixto, puede configurarse un registro de ese tipo de una de las formas siguientes: El registro se puede configurar sin un propietario o sin un libro personalizado principal asociado. El registro puede tener un propietario asignado. El registro puede tener un libro personalizado principal asignado. Para los tipos de registro que no son compatibles con los libros personalizados, pero requieren un propietario, tan solo puede utilizarse el modo usuario de propiedad de registros. Un registro no puede tener asignado un propietario y un libro personalizado principal con ninguno de los modos de propiedad de registros. No obstante, puede asignar libros personalizados adicionales a un registro en cualquiera de los modos de propiedad, siempre que el tipo de registro sea compatible con los libros personalizados. Si el campo Libro está presente en la página de detalles del registro, el campo puede mostrar el nombre de un libro de usuario o un libro personalizado principal del registro, o bien, puede estar en blanco, como se indica a continuación: Si el registro es propiedad de un usuario, el campo Libro mostrará el nombre del libro de usuario del propietario del registro. Si el registro no es propiedad de un usuario, el campo Libro puede mostrar un libro personalizado principal o estar en blanco. El administrador de la compañía configura el modo de propiedad de registros configurando determinados campos como obligatorios para el tipo de registro. El administrador de la compañía puede cambiar el modo de propiedad de registros de un tipo de registro. Para obtener información acerca de cómo configurar los modos de propiedad de registros, consulte Configuración de los modos de propiedad de registros. #### Valores predeterminados de los campos Propietario y Libro Al abrir una página Nuevo registro, los valores de los campos Propietario y Libro son los siguientes: Si el tipo de registro está configurado en modo de usuario, el campo Propietario se rellena automáticamente con su alias. El campo Libro, si está presente, se rellena automáticamente con el nombre de su libro de usuario. Si el tipo de registro está configurado en modo mixto, no se rellena el campo Propietario ni el campo Libro. NOTA: las citas que cree mediante el calendario son una excepción al comportamiento normal para los modos de propiedad de registro. Al crear una cita mediante el calendario, el campo Propietario se rellena con su nombre, independientemente del modo de propiedad de registro. Si el tipo de registro se configura en modo de libro, ocurre lo siguiente: El campo Propietario en el nuevo registro no está relleno. Para el campo Libro, el valor predeterminado depende del libro predeterminado especificado para el tipo de registro en su registro de usuario, de la siguiente forma: Si un libro personalizado se especifica como el libro predeterminado para el tipo de registro, el campo Libro en el nuevo registro se rellena automáticamente con el nombre del libro predeterminado especificado. Si un libro predeterminado no se especifica en el tipo de registro, o si un libro de usuario o el libro Todos se especifica como el libro predeterminado para el tipo de registro, el campo Libro no se rellena en el nuevo registro. Para obtener más información sobre el libro Todos, consulte Uso del selector de libros. NOTA: el campo Propietario o el campo Libro puede ser un campo requerido en un diseño de página, incluso si el tipo de registro está configurado en modo mixto. Si el campo Propietario es requerido, aparece en blanco de forma predeterminada al abrir una página Nuevo registro, pero debe seleccionar un propietario para el registro antes de guardar dicho registro. Al seleccionar un propietario para el registro, el campo Libro muestra el nombre del libro de usuario del propietario. Si el campo Libro es requerido en el diseño de página, debe seleccionar un libro personalizado principal antes de guardar el registro. ### ¿Qué sucede si cambia el modo de propiedad de registros de un tipo de registro? Cuando el modo de propiedad de registros de un tipo de registro cambia de un modo a otro, sucede lo siguiente: Al crear un nuevo registro de ese tipo de registro, es posible que tenga que seleccionar un propietario para el registro o asociar un libro principal al nuevo registro, en función del nuevo modo de propiedad. Si usted es el primer usuario que actualiza un registro tras cambiar el modo de propiedad de registros, es posible que deba seleccionar un propietario o un libro principal para el tipo de registro para poder guardar los cambios, en función del nuevo modo de propiedad. La tabla siguiente muestra el comportamiento en cada circunstancia.
  Modo anterior | Modo nuevo | Comportamiento
  --- | --- | ---
  Modo usuario | Modo libro | Debe seleccionar un libro personalizado principal en el campo Libro.
  Modo usuario | Modo mixto | Puede seleccionar un propietario en el campo Propietario o un libro personalizado principal en el campo Libro, pero no puede seleccionar los dos.
  Modo libro | Modo usuario | Debe seleccionar un usuario en el campo Propietario.
  Modo libro | Modo mixto | Puede seleccionar un propietario en el campo Propietario o un libro personalizado principal en el campo Libro, pero no puede seleccionar los dos.
  Modo mixto | Modo usuario | Debe seleccionar un usuario en el campo Propietario.
  Modo mixto | Modo libro | Debe seleccionar un libro personalizado principal en el campo Libro.
Además, si se elimina el propietario de un registro existente del registro al actualizar el registro después de cambiar el modo de propiedad de registros del tipo de registro del modo usuario a otro modo, sucederá lo siguiente: Si el tipo de registro es compatible con el uso de equipos, todos los miembros del equipo, excepto el propietario anterior del registro, seguirán siendo miembros del equipo. El comportamiento es igual para los miembros del equipo que sean miembros de un grupo predefinido; es decir, todos los miembros del grupo, excepto el propietario anterior del registro, siguen siendo miembros del equipo. No obstante, el tipo de registro Cuenta es una excepción para esta regla. Si el propietario anterior de una cuenta es miembro de un grupo predefinido, todos los miembros del grupo se quitan del equipo. Cualquier miembro del equipo que no sea miembro del grupo predefinido sigue siendo miembro del equipo, como es el caso con otros tipos de registro. NOTA: en la aplicación estándar, el propietario anterior de los registros no se retiene como miembro del equipo, tal y como se describe aquí. Sin embargo, el administrador puede configurar el tipo de registro para que el propietario anterior del registro se retenga como miembro del equipo en el registro. Para obtener más información sobre la configuración de un tipo de registro para retener el propietario anterior como miembro del equipo, consulte Personalización de la propiedad anterior de registros compartidos. Si se actualiza una actividad que tenía un propietario anteriormente y se elimina el campo Propietario, la actividad dejará de aparecer en la agenda del propietario anterior. No obstante, la actividad aparecerá en las listas de actividades relacionadas a las que los usuarios pueden acceder desde la página de detalles del registro. Cualquier usuario, incluido el propietario anterior del registro, que tenga acceso al registro a través de su afiliación a un libro, podrá ver la actividad en la lista de actividades abiertas o finalizadas relacionadas, según corresponda.

Publicado en agosto 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle y/o sus subsidiarias. Legal Notices.