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#### Acerca del diseño de estructuras de libros Para configurar una estructura de libros eficaz, debe planificar las jerarquías de libros cuidadosamente. Considere las siguientes directrices al diseñar y restringir las jerarquías de libros para su compañía: No cree libros personalizados que dupliquen libros de usuarios. Determine la organización y las políticas de acceso de los datos empresariales. Determine si la estructura corporativa es relevante para la gestión de datos. Determine las afiliaciones de datos en la compañía. Diseñe los libros en función de sus necesidades y considere las tareas en las que los usuarios utilizan libros con más frecuencia. Diseñe los libros de modo que la funcionalidad proporcionada por la casilla de verificación Visibilidad del gerente activada en el perfil de la compañía se utilice lo menos posible. Mantenga el número de niveles en las jerarquías de libros al mínimo. En la medida de lo posible, reduzca la cantidad de listas cruzadas en la estructura de libros. Las listas cruzadas consisten en la práctica de duplicar registros a través de varios libros. Utilice reglas de flujo de trabajo para automatizar la gestión de libros. Además, al diseñar los nombres de libros, tenga en cuenta la función que le permite usar una sola acción de flujo de trabajo para asignar un libro diferente a registros diferentes, mediante el uso de una expresión que se convierta en un nombre de libro. ### Libros de usuarios El inconveniente de crear libros personalizados que dupliquen libros de usuarios es que los datos de los libros personalizados y de los libros de usuarios predeterminados se deben sincronizar. Esta tarea adicional aumenta el tiempo de procesamiento del servidor y afecta a la velocidad de recuperación de los registros. NOTA: Un motivo por el que una compañía podría considerar la duplicación de libros de usuarios es permitir el acceso temporal de un usuario a los datos de otro usuario. Una forma mejor de satisfacer esta necesidad es agregar el usuario que desea acceder a los datos como delegado del usuario que posee los datos. ### Necesidades de acceso a datos La estructura de libros no tiene que reflejar la jerarquía corporativa de la compañía. En lugar de ello, se recomienda que la estructura de libros refleje rigurosamente cómo organiza los datos la compañía. Algunas partes del negocio se pueden organizar por geografía, mientras que otras partes se pueden organizar por línea de productos o sector. Preste especial atención a los casos en los que: Dos (o más) departamentos no deban tener acceso a los datos pertenecientes a otro departamento Dos (o más) departamentos deban tener acceso a los datos pertenecientes a otro departamento ### Relevancia de la estructura corporativa En muchas compañías, una organización principal tiene acceso completo a todos los datos de organizaciones secundarias. Los miembros de dicha organización principal tienen normalmente acceso global a los datos de todas las organizaciones secundarias. Si la organización se estructura de esta manera, se recomienda que no configure libros que reflejen la estructura de la organización a nivel de la organización principal. Sin embargo, considere lo siguiente: Configuración de libros que reflejen la estructura de la organización a otros niveles (como a nivel de la organización secundaria) Configuración de otras jerarquías de libros a nivel de la organización principal. Por ejemplo, a nivel de dicha organización, puede crear un libro o una jerarquía de libros que permita que los usuarios a nivel de la organización principal vean las oportunidades que tienen un potencial de ingresos significativo, a través de todas las organizaciones secundarias. ### Afiliaciones de datos Examine los procedimientos que sigue la compañía cuando se transfiere un usuario de un departamento a otro. Por ejemplo: Si los datos que el usuario gestiona siempre se mueven al nuevo departamento con el usuario de modo que existe una afiliación de datos continua, es mejor gestionar los datos a través de la propiedad y los equipos de los registros. Normalmente, las citas y las tareas se mueven con el usuario en todos los niveles. En algunos entornos de ventas, todos los datos de cliente se mueven con el usuario. Esta afiliación de datos está comprobada para los negocios pequeños y medios y para los negocios centrados en un bajo volumen de ventas de alto valor. Si los datos permanecen generalmente en una organización fija, como una organización geográfica, de modo que existe una propiedad organizativa de los datos, es mejor gestionar los datos a través de libros que reflejan la estructura de la organización. Si tanto la afiliación continua como la propiedad organizativa siguen existiendo durante algún tiempo después de que el usuario se mueva a otro departamento, las dos jerarquías pueden coexistir. ### Necesidades y tareas del usuario Al diseñar la estructura de libros, considere las tareas en las que los usuarios utilizan libros con más frecuencia, incluidos el trabajo con listas, la búsqueda de registros, y la creación y el uso de informes. #### Cómo trabajar con listas Para ayudar a identificar las listas que necesitan los usuarios, determine los tipos de listas que se utilizan con más frecuencia y las listas ideales para los usuarios. Solicite la colaboración de los usuarios de la compañía para que le ayuden a hacer esto. Si ningún libro de la estructura de libros contiene todos los registros necesarios para una lista ideal, probablemente falta una jerarquía en la estructura de libros. Por ejemplo, puede configurar una jerarquía geográfica y una jerarquía orientada a los productos. Si los usuarios dedican mucho tiempo a trabajar en un subconjunto específico de un libro, cree un libro secundario para el subconjunto. Asigne un nombre al libro secundario de manera que permita que los usuarios lo reconozcan. El libro secundario también se puede configurar como el predeterminado para el selector de libros, de modo que los usuarios no tengan que seleccionar el libro adecuado cada vez. Para obtener más información sobre la configuración del valor predeterminado para el selector de libros, consulte Activar libros para usuarios y roles de usuario. #### Búsqueda de registros Para determinar las necesidades de búsqueda de los usuarios de la compañía, pregunte a los usuarios acerca de las situaciones en las que buscan registros concretos. La estructura de libros y los tamaños de éstos deben reflejar las búsquedas y los criterios de búsqueda que los usuarios realizan y utilizan con más frecuencia. NOTA: Si ya tiene definida una estructura de libros y la está restringiendo más, pregunte a los usuarios si pueden identificar normalmente que un registro concreto es parte de un determinado libro de la jerarquía. Si los usuarios dicen sistemáticamente que solamente pueden estar seguros acerca de un libro de nivel superior, pregúnteles si otra subdivisión de la estructura de libros les permitiría limitar más su búsqueda. Los usuarios deben buscar libros de nivel superior solamente como una excepción a sus búsquedas normales. Los campos utilizados en una búsqueda también afectan a la velocidad de la búsqueda: El uso de campos indexados para buscar registros en libros da lugar a un rendimiento óptimo. (Los campos indexados se muestran en texto verde en las secciones de búsqueda). Cuando se utilizan campos no indexados (en lugar de campos indexados) para buscar registros en libros, las búsquedas son más lentas y el rendimiento se ve afectado por el volumen de registros que se buscan. (Los campos de búsqueda que no están indexados se muestran en texto negro en las secciones de búsqueda). Por ejemplo, si determina que los usuarios buscan normalmente registros de contacto basándose en campos indexados, el número de registros para el libro de nivel inferior (llamado libro de nodo de hoja) puede ser de hasta 100.000 para cada tipo de registro. Sin embargo, si los usuarios buscan normalmente registros de contacto basándose en campos no indexados, puede restringir el tamaño de los libros de nodo de hoja a un número entre 20.000 y 30.000 registros para cada tipo de registro. La configuración de los datos varía de una compañía a otra. Como consecuencia, no hay un número recomendado de registros para los libros. Debe gestionar el tamaño de los libros continuamente. Los libros permiten realizar búsquedas más rápidas mediante la reducción del número de registros que se buscan. #### Crear y utilizar informes Todos los usuarios excepto los administradores están sujetos a las reglas de visibilidad de datos de los informes. Cuando se especifica un libro de usuario o un libro personalizado en el selector de libros para la elaboración de informes, los datos considerados para los informes son los siguientes: Todo el contenido de análisis históricos (incluidos los análisis históricos a los que se accede desde la ficha Análisis, y los informes incrustados en páginas iniciales de registros) se limita al libro e incluye todos los subniveles del libro seleccionado. Los registros que posee el usuario o donde el usuario es un miembro de un equipo, no se incluyen a menos que dichos registros estén también en el libro seleccionado o en uno de sus libros secundarios. Los informes en tiempo real se restringen a los datos asociados directamente con el libro (libro personalizado o libro de usuario) seleccionado en el selector de libros. Si el libro seleccionado tiene libros secundarios o subordinados se ignora en los informes en tiempo real. NOTA: Aunque normalmente no necesitará cambiar la estructura de libros después de configurarla, es posible hacerlo. No se necesita ningún tiempo de desconexión para realizar dichos cambios y los cambios se aplicarán inmediatamente. Sin embargo, los cambios no se reflejarán inmediatamente en los datos de informes en tiempo real. Para obtener más información sobre la visibilidad de los registros en informes, consulte Acerca de la visibilidad de los registros en análisis. ### Visibilidad del gestor Al diseñar las jerarquías de libros, base los diseños en los siguientes principios: La funcionalidad proporcionada por la casilla de verificación Visibilidad del gerente activada en el perfil de la compañía se debe utilizar lo menos posible. La opción Incluir subelementos se utiliza raramente o no se utiliza nunca en búsquedas de grandes volúmenes de datos. (El número de registros que constituye un volumen grande de datos difiere de una compañía a otra y en función los patrones de búsqueda). Hay casos en los que es necesario utilizar la opción Incluir subelementos. Por ejemplo, los gerentes necesitan ejecutar listas en los libros de usuarios que incluyan sus subordinados, ya que éstos no pueden compartir datos unos con otros. Si los volúmenes son grandes, el tiempo de búsqueda aumenta. Sin embargo, para conseguir un rendimiento óptimo, seleccione la opción Incluir subelementos solamente cuando sea necesario. ### Niveles de jerarquía Las jerarquías de libros que tienen una gran cantidad de niveles, con registros en todos los niveles, se comportan de una manera similar a la funcionalidad de equipo en la que se activa la visibilidad del gerente. Dichas jerarquías funcionan bien con pequeños conjuntos de datos. Sin embargo, cuando crecen los volúmenes de datos, los libros con pocos niveles en la jerarquía (o sin niveles de jerarquía) funcionan mucho mejor que la funcionalidad de equipo. Si un nivel de la jerarquía de libros no proporciona ningún valor adicional a la seguridad de los datos o la organización de los datos, combine el libro redundante y sus libros secundarios. Pregunte a los usuarios de los libros si normalmente pueden identificar si un registro está en un libro secundario o en otro del mismo libro principal; si no pueden, esto indica que la mejor opción es contraer los dos libros secundarios en el libro principal. Un método simple para reducir el número de niveles en una jerarquía de libros es agregar a los libros secundarios el prefijo del nombre del libro principal. Por ejemplo, si tiene un libro secundario llamado Norte con un libro principal llamado Norteamérica, elimine el principal y cambie el nombre del libro secundario a NA - Norte. ### Listas cruzadas Las listas cruzadas consisten en la práctica de duplicar registros a través de varios libros. Las listas cruzadas tienen una sobrecarga administrativa para los usuarios ya que se requiere la sincronización, lo que da lugar a muchas operaciones de lectura/escritura que afectan al rendimiento del servidor. Mantenga al mínimo el número de listas cruzadas. ### Gestión de libros automatizada Generalmente, los criterios de asignación de libros se asignan a uno o más campos de un tipo de registro. Puede crear reglas de flujo de trabajo para reorganizar automáticamente la asignación de libros cuando se cambia uno de estos campos. Por ejemplo, si tiene una jerarquía de libros llamada Territorio, puede crear una regla de flujo de trabajo para supervisar un campo en un tipo de registro (por ejemplo, el campo Territorio en cuentas) y, a continuación, puede crear una acción Asignar un libro en la regla para actualizar el libro Territorio en el registro con un nuevo libro cuando cambie el valor del campo Territorio en la cuenta. Cuando vaya a diseñar los nombres de libros, sopese si quiere usar las acciones de flujo de trabajo Asignar un libro de forma que una sola acción de flujo de trabajo pueda asignar un libro diferente a registros diferentes, en función de una expresión que resuelva el nombre del libro. Imagine, por ejemplo, que tiene cuentas en Norteamérica y en EMEA. Es posible que quiera configurar dos libros distintos para las diferentes ubicaciones y asignar cada uno de ellos a una cuenta según su ubicación. Para ajustar esta configuración puede crear dos libros: uno denominado Norteamérica y otro denominado EMEA. A continuación puede crear un campo de lista de selección personalizado denominado Ubicación de ventas con los valores Norteamérica y EMEA y agregarlo al diseño de la página para el tipo de registro de cuenta de los roles correspondientes. A continuación, puede crear una acción de flujo de trabajo Asignar un libro, que hace lo siguiente cuando se actualiza un registro de cuenta: Evalúa una expresión para determinar el valor que se ha seleccionado en el campo Ubicación de ventas en el registro de la cuenta. Asocia el registro de la cuenta al libro cuyo nombre coincida con el valor devuelto por la expresión. #### Temas relacionados Consulte el siguiente tema para obtener información relacionada: Creación de acciones de flujo de trabajo: Asignar un libro

Publicado en agosto 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle y/o sus subsidiarias. Legal Notices.