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5. ## Adición de mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook y Lotus Notes Oracle Outlook Email Integration On Demand (el Outlook Email Integration client) y Oracle Notes Email Integration On Demand (el Notes Email Integration client) son módulos que permiten agregar mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook y Lotus Notes a Oracle CRM On Demand. Esos mensajes de correo se convierten en un historial de todas las interacciones de cuentas, que está disponible para todo el equipo de ventas. Cuando agrega mensajes de correo electrónico a la aplicación (ya sean mensajes recibidos o salientes), puede hacer lo siguiente: Agregar el mensaje de correo como un registro de tarea (una actividad finalizada) vinculado a registros de cuentas, contactos, oportunidades potenciales, oportunidades o solicitudes de servicio en Oracle CRM On Demand Agregar los destinatarios del mensaje de correo como contactos, oportunidades potenciales, oportunidades o solicitudes de servicio a Oracle CRM On Demand Crear tareas o citas de seguimiento de los mensajes de correo electrónico en Oracle CRM On Demand Actualizar registros de Oracle CRM On Demand directamente desde Outlook o Notes, incluidas las nuevas direcciones de correo electrónico Buscar en Oracle CRM On Demand la información del destinatario (sólo el Outlook Email Integration client) Para utilizar el Outlook Email Integration client o el Notes Email Integration client, instálelo en su portátil o equipo de sobremesa. NOTA: Para utilizar el Outlook Email Integration client o el Notes Email Integration client, deberá disponer del privilegio de integración de correo electrónico con Outlook/Notes en su rol de usuario. ### Instalación de Oracle Outlook Email Integration On Demand Para instalar el Outlook Email Integration client, debe descargar y ejecutar un programa de instalación que ejecuta, a su vez, un asistente de InstallShield. El asistente crea un plugin de Outlook que agrega los siguientes iconos o etiquetas a la barra de herramientas de Outlook: Agregar a CRM On Demand. Aparece en la barra de herramientas de la Bandeja de entrada. Enviar y agregar a CRM On Demand. Aparece en la barra de herramientas de la ventana de mensaje. Buscar en CRM On Demand. Este icono aparece en la barra de herramientas de la ventana de mensaje. Antes de comenzar la instalación del Outlook Email Integration client: Asegúrese de que el equipo cumple los requisitos del sistema especificados para Oracle Outlook Email Integration On Demand en Oracle CRM On Demand. Para obtener más información sobre cómo comprobar los requisitos del sistema, consulte el sitio web de Oracle CRM On Demand. Si va a utilizar Microsoft Outlook 2003, asegúrese de que Microsoft Word no está seleccionado como editor de correo electrónico. Para comprobarlo, haga clic en Herramientas en la barra de menús de Outlook y, después, seleccione Opciones. En la ficha Formato de correo, desactive la casilla de verificación de este campo: Usar Microsoft Word para editar mensajes de correo electrónico. Para instalar Outlook Email Integration client Salga de Microsoft Outlook y cierre todas las ventanas abiertas. Inicie sesión en Oracle CRM On Demand. Haga clic en el enlace Mi configuración situado en la parte superior de cualquier página. En la página inicial personal, haga clic en el vínculo Herramientas de integración y datos. En la página Herramientas de integración y datos, haga clic en el vínculo Oracle Outlook Email Integration On Demand. En la página Oracle Outlook Email Integration On Demand, lea la información y haga clic en el vínculo Descargar Oracle Outlook Email Integration On Demand. En la segunda página Oracle Outlook Email Integration On Demand, lea la información adicional y haga clic en el vínculo Descargar Oracle Outlook Email Integration On Demand. En la ventana, puede hacer lo siguiente: Haga clic en Guardar para copiar el archivo Oracle_OEI_OnDemand.exe en el disco duro y así instalarlo cuando esté fuera delínea. (Recomendado) Haga clic en Ejecutar para comenzar la instalación. Necesita permanecer conectado a Internet para continuar con la instalación. Siga las instrucciones para completar la instalación. ### Instalación de Oracle Notes Email Integration On Demand La integración del correo electrónico de Lotus Notes con Oracle CRM On Demand consta de dos pasos: Modificar la plantilla de Lotus Notes Instalar el Notes Email Integration client en el equipo del usuario #### Modificar la plantilla de Lotus Notes El administrador de Lotus Notes modifica la plantilla de Lotus Notes en el nivel corporativo para que exponga el código y los elementos de interfaz de usuario necesarios para ofrecer la interfaz con el Notes Email Integration client. El procedimiento siguiente explica cómo descargar los archivos de Oracle Notes Email Integration On Demand. Para descargar los archivos de Oracle Notes Email Integration On Demand Haga clic en el enlace Formación y soporte en la esquina superior derecha de cualquier página e inicie la sesión en Mi soporte de Oracle. Si ya dispone de una cuenta en Oracle.com, podrá iniciar sesión en Mi soporte de Oracle sin necesidad de registrarse. Si no posee una cuenta Oracle.com, deberá registrarse como usuario nuevo. En la página Mi soporte de Oracle, haga clic en el enlace Descargas y, a continuación, en el enlace para descargar los archivos de Oracle Notes Email Integration On Demand para la versión correspondiente de Oracle CRM On Demand. #### Instalación de Notes Email Integration Client Para instalar el Notes Email Integration client, debe ejecutar un programa de instalación que ejecuta, a su vez, un asistente de InstallShield. Este asistente instala y registra el Notes Email Integration client que agrega los siguientes botones a las vistas de carpeta y mensaje en Lotus Notes: Agregar a Oracle CRM On Demand. Este botón se muestra en las vistas de las carpetas Bandeja de entrada y Elementos enviados. Enviar y agregar a Oracle CRM On Demand. Este botón se muestra en las vistas Nuevo mensaje y Responder mensaje. Antes de comenzar la instalación del Notes Email Integration client: Notes Email Integration client utiliza un servidor de enrutamiento para recuperar de forma dinámica la dirección URL de la instancia del usuario. Asegúrese de que dispone de configuración de enrutador para que funcione con la instalación de Notes Email Integration client. Para obtener más información, póngase en contacto con Atención al cliente. Consulte al administrador de Oracle CRM On Demand para saber si se ha activado el Notes Email Integration client en la compañía. El administrador de Lotus Notes de la compañía deberá realizar algunas modificaciones en la plantilla corporativa de Lotus Notes para activar el Notes Email Integration client antes de poder utilizar este módulo. PRECAUCIÓN: no intente instalar EL Notes Email Integration client hasta que esté seguro de que está activado en la compañía. De hacerlo, deberá desinstalar y volver a instalar EL Notes Email Integration client para poder utilizarlo. Para descargar el paquete de instalación del Notes Email Integration client, haga clic en el enlace Formación y soporte en la esquina superior derecha de cualquier página para abrir el centro de asistencia y formación. En dicha página, haga clic en el enlace Conocimiento y formación y, a continuación, inicie sesión en Mi soporte de Oracle. En la página Mi soporte de Oracle, haga clic en el enlace Descargas y, a continuación, descargue el paquete de instalación. Asegúrese de que el equipo cumple los requisitos del sistema especificados para Oracle Notes Email Integration On Demand en Oracle CRM On Demand. Para obtener más información sobre cómo comprobar los requisitos del sistema, consulte el sitio web de Oracle CRM On Demand. Para instalar Notes Email Integration client Salga de Lotus Notes y cierre todas las ventanas abiertas. Obtenga el archivo de instalación del Notes Email Integration client del administrador de Oracle CRM On Demand y guárdelo en su escritorio. En el escritorio, ejecute el archivo de instalación y siga las instrucciones para completar la instalación. ### Desinstalación de Oracle Outlook Email Integration On Demand o Oracle Notes Email Integration On Demand Puede desinstalar Oracle Outlook Email Integration On Demand u Oracle Notes Email Integration On Demand en cualquier momento mediante la utilidad Agregar o quitar programas de Microsoft Windows. ### Agregar información de correo electrónico a Oracle CRM On Demand Al agregar mensajes de correo electrónico a Oracle CRM On Demand, el tamaño de archivo total del correo electrónico más el archivo adjunto no puede superar los 5 megabytes (MB). Oracle Outlook Email Integration On Demand y Oracle Notes Email Integration On Demand no admiten archivos comprimidos como adjuntos, por ejemplo, .zip, .rar, .7z, .cab, etc. NOTA: Al abrir o crear mensajes de correo electrónico en Outlook 2007, los botones de CRM On Demand se muestran en la cinta del grupo de CRM On Demand en la ficha de mensaje. Para agregar información de correo electrónico Resalte o abra el correo electrónico que desee agregar a Oracle CRM On Demand. En Microsoft Outlook, haga clic en Agregar a CRM On Demand. En Lotus Notes, haga clic en Agregar a Oracle. En la ventana Iniciar sesión, escriba la dirección de correo electrónico y la contraseña que utiliza normalmente para acceder a Oracle CRM On Demand. NOTA: sólo es necesario iniciar una sesión por cada sesión de Outlook o Notes; no tiene que volver a iniciar una sesión hasta que cierre Outlook o Notes. Los datos que se envían y reciben en Oracle CRM On Demand del Outlook Email Integration client o el Notes Email Integration client siempre están cifrados por motivos de seguridad. Para vincular automáticamente mensajes de correo electrónico durante esta sesión con los nombres de contacto de los campos Para, CC y De, seleccione Sí en Asociación automática. Al utilizar Asociación automática, la aplicación buscará los mensajes de correo electrónico en Oracle CRM On Demand y agregará este correo electrónico como una tarea finalizada. Si no se encuentra ninguna coincidencia, aparecerá la ventana para que realice la búsqueda y vincule el correo electrónico a los registros manualmente. Haga clic en el botón Iniciar sesión. La aplicación busca registros en Oracle CRM On Demand y muestra los resultados en la ventana Crear una tarea, como se describe en la tabla siguiente.
   Esta área | Contiene estos registros
   --- | ---
   Registros seleccionados | Inicialmente, esta área muestra los registros de contacto cuyas direcciones de correo electrónico en Oracle CRM On Demand coinciden con las de los campos Para, CC y De de los mensajes de correo. Puede mover registros de otras áreas de esta ventana a Registros seleccionados. Cuando hace clic en Guardar en esta ventana, la aplicación guarda el correo electrónico en todos los registros de esta área y en los registros de cuentas enlazados a ellos. NOTA: un contacto debe tener un registro de cuenta enlazado para poder guardar en él este mensaje de correo electrónico.
   Destinatarios de correo electrónico no encontrados | Esta área muestra los nombres que aparecen en los campos Para o CC del mensaje de correo electrónico y que no se pueden asignar a contactos existentes en Oracle CRM On Demand.
   Registros relacionados | Esta área muestra los registros de Oracle CRM On Demand vinculados a registros de contactos correspondientes a los destinatarios de correo electrónico; por ejemplo, de oportunidades.
6. Desde la ventana Crear una tarea puede realizar las acciones siguientes:
   Para | Realice estos pasos
   Agregar tareas o citas de seguimiento a Oracle CRM On Demand | En el área Opciones después de guardar, active la casilla de verificación Crear una tarea nueva o Crear una cita nueva. A continuación, haga clic en Guardar. En el formulario Nueva tarea o Nueva cita, actualice la información y guarde el registro.
   Añadir una oportunidad o una solicitud de servicio nueva enlazada a un destinatario de correo electrónico | En el área Registros seleccionados, haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre del destinatario de correo electrónico. Seleccione Añadir nueva oportunidad a On Demand o Añadir nueva solicitud de servicio a On Demand. Actualice la información en el formulario Nueva oportunidad o Nueva solicitud de servicio. A continuación, haga clic en Guardar.
   Añadir el destinatario de correo electrónico como un contacto o una oportunidad potencial | En el área Destinatarios de correo electrónico no encontrados, haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre del destinatario de correo electrónico. Seleccione Añadir a On Demand (en el caso de un nuevo registro de contacto) o Añadir nueva oportunidad potencial a On Demand (para un nuevo registro de oportunidad potencial). Actualice la información en el formulario Nuevo contacto o Nueva oportunidad potencial. A continuación, haga clic en Guardar. El nombre del destinatario del correo electrónico se desplazará al área Registros seleccionados de la ventana.
   Agregar este correo electrónico como una tarea finalizada | Asegúrese de que aparece un registro en el área Registros seleccionados. A continuación, haga clic en Guardar. El correo electrónico se guardará como una tarea finalizada enlazada a cada registro del área Registros seleccionados, junto con las cuentas enlazadas a dichos registros. Se utilizarán los valores predeterminados que aparecen en Detalles de la actividad, a menos que los actualice.
   Vincular este correo electrónico a otro registro | En la ventana Crear una tarea, haga doble clic en los registros encontrados para moverlos al área Registros seleccionados. (Opcional) Actualice los valores predeterminados en el área Detalles de la actividad. A continuación, haga clic en Guardar. Este correo electrónico se guardará como una tarea enlazada a los registros seleccionados con los valores que se muestran en el área Detalles de la actividad.
   Quitar el registro del área Registros seleccionados | Haga doble clic en el registro. Se moverá a la parte izquierda de la ventana, por lo que no estará enlazado a este correo electrónico.
   Buscar en Oracle CRM On Demand contactos, cuentas, oportunidades, oportunidades potenciales o solicitudes de servicio adicionales | En la lista desplegable Buscar, seleccione el tipo de registro. Escriba el nombre que desee buscar. Haga clic en Enviar. Los registros que coincidan con el nombre aparecerán en el área Resultados de la búsqueda.
   Actualizar un registro | Haga clic con el botón secundario del mouse en el registro. Seleccione Editar. Actualice la información en el formulario Editar. A continuación, haga clic en Guardar.
   Actualizar una dirección de correo electrónico en Oracle CRM On Demand desde este correo electrónico | En el área Resultados de la búsqueda, haga clic con el botón secundario del mouse en el registro. Seleccione Asociar dirección de correo electrónico. En la ventana Asociar contacto con destinatario, seleccione la dirección de correo electrónico actualizada en la lista desplegable. A continuación, haga clic en Guardar. La nueva dirección de correo electrónico aparecerá en el registro del contacto.
   Ver información de registro, como el nombre del registro, su dirección de correo electrónico y nombres de registros relacionados | Mueva el mouse por el registro y déjelo allí hasta que aparezca la ayuda flotante con esta información.
Para enviar un mensaje de correo electrónico y agregarlo a Oracle CRM On Demand En Microsoft Outlook, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas. En Lotus Notes, haga clic en el botón Nuevo mensaje o Responder. (Opcional) Agregue destinatarios de correo electrónico desde los registros de contactos de Oracle CRM On Demand: En la ventana Mensaje, escriba un nombre en el campo Buscar en CRM On Demand. Pulse Intro. Una ventana mostrará los contactos encontrados en Oracle CRM On Demand. Seleccione una de estas opciones: Para, CC o CCC. Haga clic en Seleccionar. NOTA: Si introduce una dirección de correo electrónico de más de 100 caracteres, el cliente de Integración de correo electrónico de Outlook ignora esa dirección de correo electrónico y la tarea no se añade a Oracle CRM On Demand. Introduzca información adicional, como haría normalmente para enviar un mensaje de correo electrónico. NOTA: cuando se utiliza Oracle Outlook Email Integration On Demand, debe cargar las imágenes como un archivo adjunto a un correo electrónico. Si incrusta una imagen en un correo electrónico con esta integración, dicha imagen se excluirá del correo electrónico. Realice una de las siguientes acciones: En Microsoft Outlook, haga clic en Enviar y agregar a CRM On Demand. En Lotus Notes, haga clic en Enviar y agregar a Oracle. Cuando haga clic en Guardar, el mensaje de correo electrónico se enviará a los destinatarios que haya seleccionado y se guardará de acuerdo con la información especificada en la ventana Crear una tarea.

Publicado en agosto 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle y/o sus subsidiarias. Legal Notices.