| Tulosta Avaa käytönaikaisen ohjeen PDF-versio

#### Tietoja kirjojen rakenteiden määrittämisestä Jotta voisit määrittää tehokkaan kirjarakenteen, sinun on suunniteltava kirjojen hierarkia tarkasti. Ota huomioon seuraavat ohjeet, kun suunnittelet ja muokkaat yrityksen kirjojen hierarkiaa: Älä luo räätälöityjä kirjoja, jotka ovat kopioita käyttäjien kirjoista. Määritä käytännöt sille, kuinka liiketoimintasi tiedot järjestetään ja kenellä on niihin pääsy. Määritä, onko yrityksen rakenne olennainen tietojen hallinnan kannalta. Määritä yrityksesi tietokytkökset. Suunnittele kirjat käyttäjien tarpeiden mukaan. Ota huomioon tehtävät, joissa käyttäjät useimmiten käyttävät kirjoja. Suunnittele kirjat siten, että yrityksen profiilissa olevan Johtajanäkymä käytössä -valintaruudun tarjoamia toimintoja käytetään niin vähän kuin mahdollista. Pidä kirjahierarkian tasojen määrä minimissä. Vähennä kirjarakenteen ristiin luettelointia niin paljon kuin mahdollista. Ristiin luettelointi tarkoittaa tapaa kopioida tietueet useampiin kirjoihin. Automatisoi kirjojen hallinta työnkulun sääntöjä käyttäen. Kun suunnittelet kirjan nimeä, sinulle voi olla hyötyä ominaisuudesta, joka mahdollistaa eri kirjan määrittämisen kullekin tietueelle samassa työnkulussa käyttäen lauseketta, joka määrittää kirjan nimen. ### Käyttäjien kirjat Käyttäjien kirjoista kopioitujen räätälöityjen kirjojen luonnissa on se huono puoli, että räätälöityjen kirjojen ja oletusarvoisten käyttäjäkirjojen tiedot on synkronisoitava. Tämä lisätehtävä käyttää palvelimen prosessiaikaa ja hidastaa tietueiden noutamista. HUOMAUTUS: Yksi syy, jonka vuoksi yritys saattaa harkita käyttäjien kirjojen kopioimista, on tarve antaa käyttäjälle väliaikaisesti pääsy toisen käyttäjän tietoihin. Parempi tapa täyttää tämä tarve on lisätä tietoja tarvitseva käyttäjä tiedot omistavan käyttäjän valtuutetuksi. ### Tietoihin pääsy Kirjarakenteen ei tarvitse kuvastaa yrityksen hierarkiaa. Sen sijaan on suositeltavaa, että kirjarakenne kuvaa läheisesti sitä, kuinka tietoa järjestetään yrityksessä. Osa liiketoiminnasta voidaan organisoida maantieteellisyyden mukaan, osa taas tietyn tuotelinjan tai toimialan mukaan. Kiinnitä erityistä huomiota tapauksiin, joissa vähintään kaksi osastoa eivät pääse toistensa tietoihin vähintään kahden osaston täytyy päästä toistensa tietoihin. ### Yrityksen rakenteen merkitys Monissa yrityksissä pääorganisaatiolla on täydellinen pääsy kaikkiin aliorganisaation tietoihin. Yleensä tällaisten pääorganisaatioiden jäsenillä on yleinen pääsyy kaikkiin tietoihin kaikissa aliorganisaatioissa. Jos organisaatiosi on rakennettu tällä tavoin, on suositeltavaa, ettet aseta kirjoja, jotka kuvaavat organisaatiorakennetta pääorganisaation tasolla. Harkitse kuitenkin seuraavia: Organisaatiorakennetta heijastelevien kirjojen asetus muilla tasoilla (esimerkiksi aliorganisaation tasolla) Muunlaisten kirjahierarkioiden asettaminen pääorganisaation tasolla. Voit esimerkiksi luoda pääorganisaation tasolla kirjan tai kirjahierarkian, josta pääorganisaatiotason käyttäjät voivat katsella kaikkien aliorganisaatioiden myyntimahdollisuuksia, joilla on merkittävä tulopotentiaali. ### Tietokytkökset Tutki menettelyjä, joita yrityksesi noudattaa käyttäjän siirtyessä osastolta toiselle. Esimerkki: Jos käyttäjän hallinnoimat tiedot siirtyvät aina käyttäjän mukana uudelle osastolle, jolloin on jatkuva tietokytkös, on parasta hallinnoida tietoja tietueiden omistuksen ja ryhmien kautta. Yleensä tapaamiset ja tehtävät siirtyvät käyttäjän mukana kaikilla tasoilla. Joissakin myyntiympäristöissä kaikki asiakastiedot siirtyvät käyttäjän mukana. Pienissä ja keskikokoisissa yrityksissä sekä yrityksissä, jotka keskittyvät pienimittaiseen mutta korkeahintaiseen myyntiin, on tällaiset tietokytkökset. Jos tiedot pysyvät yleensä tietyssä organisaatiossa, vaikkapa jossakin maantieteellisessä organisaatiossa niin, että organisaatio omistaa tiedot, on parasta hallinnoida tietoja organisaatiorakenteen mukaisilla kirjoilla. Jos sekä jatkuva tietokytkös että organisaatiotason omistajuus jatkuvat jonkin aikaa käyttäjän siirron jälkeen, molemmat hierarkiat voivat olla yhtä aikaa. ### Käyttäjien tarpeet ja tehtävät Kun suunnittelet kirjarakennetta, ota huomioon tehtävät, joissa käyttäjät useimmiten käyttävät kirjoja. Näihin sisältyy luetteloiden kautta työskentely, tietueiden etsiminen sekä raporttien luonti ja käyttö. #### Luetteloiden kanssa työskentely Määritä, minkä tyyppisiä luetteloita yleensä käytetään ja mitkä luettelot ovat käteviä. Tämä auttaa sinua selvittämään, mitä luetteloita käyttäjät tarvitsevat. Kysy käyttäjien mielipiteitä. Jos mistään kirjarakenteesi kirjasta ei löydy kaikkia luetteloon tarvittavia tietueita, kirjarakenteesta luultavasti puuttuu tarvittava hierarkia. Voit esimerkiksi luoda sekä maantieteellisen hierarkian että tuotteisiin keskittyvän hierarkian. Jos käyttäjät käyttävät paljon aikaa työskennellen jonkin kirjan tietyn osajoukon parissa, luo alikirja kyseistä osajoukkoa varten. Nimeä alikirja niin, että käyttäjät tunnistavat sen helposti. Alikirjan voi myös asettaa oletusarvoksi kirjan valitsimessa, jolloin käyttäjien ei tarvitse valita siihen liittyvää pääkirjaa joka kerta. Lisätietoa kirjan valitsimen oletusarvojen asettamisesta kohdassa Käyttäjiin ja käyttäjärooleihin liittyvien kirjojen käyttöönotto. #### Tietueiden etsintä Määritä yrityksesi käyttäjien etsintätarpeet kysymällä heiltä tilanteista, joissa he etsivät tiettyjä tietueita. Kirjarakenteen ja kirjojen kokojen tulisi olla käyttäjien useimmiten tekemien hakujen ja näiden useimmiten käyttämien hakuehtojen mukaisia. HUOMAUTUS: Jos sinulla on jo kirjarakenne ja muokkaat sitä, kysy käyttäjiltä, pystyvätkö he erottamaan, miten tietueet jakautuvat tiettyihin kirjoihin. Jos käyttäjät sanovat jatkuvasti, että voivat olla varmoja vain korkeamman tason kirjasta, kysy, auttaisiko erilainen kirjarakenteen jaottelu heitä kaventamaan hakujaan. Käyttäjien ei tulisi joutua tekemään hakuja korkeamman tason kirjoissa muuten kuin poikkeustapauksissa. Haussa käytetyt kentät vaikuttavat myös hakunopeuteen: Paras suoritusteho saavutetaan käytettäessä luetteloituja kenttiä, kun tietueita etsitään kirjoista. (Luetteloidut kentät näkyvät vihreällä tekstillä hakuosioissa.) Kun luetteloimattomia kenttiä käytetään (luetteloitujen kenttien sijasta) etsittäessä tietueita kirjoista, haut ovat hitaampia ja niiden kohteena olevien tietueiden koko vaikuttaa suoritustehoon. (Luetteloimattomat hakukentät näkyvät mustalla tekstillä hakuosioissa.) Jos käyttäjät esimerkiksi etsivät yleensä yhteyshenkilötietueita luetteloimattomien kenttien perusteella, alimman tason kirjassa (jota kutsutaan lehti-solmu-kirjaksi) saattaa olla jopa 100 000 jokaisen tietuetyypin tietuetta. Jos taas käyttäjät etsivät yleensä yhteyshenkilötietueita luetteloitujen kenttien perusteella, voit rajoittaa lehti-solmu-kirjojen koon 20 000 - 30 000 kunkin tyypin tietueeseen. Tietojen kokoonpano vaihtelee eri yritysten välillä. Niinpä ei ole mitään suositusta sille, kuinka monta tietuetta yhdessä kirjassa tulisi olla. Kirjojen kokoa on hallinnoitava jatkuvasti. Kirjat mahdollistavat nopeammat haut vähentämällä hakukohteina olevien tietueiden määrää. #### Raporttien luonti ja käyttö Raportteihin liittyvät tietojen näkyvyyssäännöt koskevat kaikkia käyttäjiä paitsi järjestelmänvalvojia. Kun käyttäjäkirja tai räätälöity kirja valitaan kirjan valitsimessa raportointiin, raportissa huomioidaan tietoja seuraavasti: Kaikki historia-analyysien sisältö (mukaan lukien Analyysit-välilehdeltä käytettävät historia-analyysit ja tietueen kotisivuihin upotetut raportit) on rajoitettu kirjaan ja koskee kaikkia valitun kirjan alitasoja. Käyttäjän tai tämän ryhmän omistamia tietueita ei sisällytetä, elleivät ne ole valitussa kirjassa tai jossakin sen alikirjassa. Reaaliaikainen raportointi rajoittuu kirjan valitsimessa valittuun kirjaan (räätälöity kirja tai käyttäjäkirja) suoraan liittyviin tietoihin. Jos kirjalla on alikirjoja tai toissijaisia kirjoja, alikirjojen ja toissijaisten kirjojen tietoja ei huomioida reaaliaikaisissa raporteissa.. HUOMAUTUS: Vaikka kirjarakennetta ei yleensä tarvitse muuttaa sen jälkeen, kun se on kerran määritetty, niin voi kuitenkin tehdä. Tällaisten muutosten tekemiseen ei tarvita seisokkiaikaa, ja muutokset astuvat voimaan välittömästi. Muutokset eivät kuitenkaan heti välity reaaliaikaisten raporttien tietoihin. Lisätietoja raporttien tietueiden näkyvyydestä on kohdassa Tietoja tietueiden näkyvyydestä analyyseissä. ### Esimiehen näkyvyys Kun suunnittelet kirjojen hierarkiaa, tee suunnitelmasi seuraavien periaatteiden mukaan: Yrityksen profiilissa olevan Johtajanäkymä käytössä -valintaruudun tarjoamia toimintoja käytetään niin vähän kuin mahdollista. Vaihtoehtoa Sisällytä alinimikkeet ei yleensä käytetä, kun hakukohteena on suuria määriä tietoa. (Se, kuinka useaa tietuetta suuri määrä tietoa tarkoittaa, vaihtelee yrityksen ja hakumenetelmän mukaan.) Tietyissä tapauksissa on välttämätöntä käyttää vaihtoehtoa Sisällytä alinimikkeet. Näin on esimerkiksi tilanteessa, jossa esimiesten on ylläpidettävä luetteloita käyttäjäkirjoista, joihin näiden alaiset on sisällytetty, koska alaiset eivät voi jakaa tietoa keskenään. Jos tietomäärät ovat suuria, hakuun kuluva aika pitenee. Valitse kuitenkin vaihtoehto Sisällytä alinimikkeet vain sen ollessa välttämätöntä. Näin saavutat parhaan mahdollisen suoritustehon. ### Hierarkiatasot Useampitasoiset kirjahierarkiat, joissa on tietueita jokaisella tasolla, toimivat samalla tavoin kuin tiimitoiminnot silloin, kun johtajanäkymä on käytössä. Tällaiset hierarkiat toimivat hyvin pienien tietomäärien yhteydessä. Kun tietomäärä kasvaa, kirjat, joissa on vähemmän (tai ei ollenkaan) hierarkiatasoja, ovat kuitenkin huomattavasti tehokkaampia kuin tiimitoiminnot. Jos kirjahierarkiassa on taso, joka ei lisää tietoturvaa tai paranna tietojen organisointia, yhdistä tarpeeton kirja ja sen alikirjat. Kysy kirjan käyttäjiltä, pystyvätkö nämä määrittämään, kuuluuko jokin tietue tiettyyn alikirjaan vai toiseen saman pääkirjan alikirjaan. Jos he eivät osaa sanoa, kannattaa molemmat alikirjat yhdistää pääkirjaan. Yksinkertainen tapa vähentää kirjahierarkian tasoja on asettaa pääkirjan nimi alikirjojen etuliitteeksi. Jos esimerkiksi Pohjois-Amerikka-nimisellä pääkirjalla on alikirja Pohjoinen, voit poistaa pääkirjan ja nimetä alikirjan uudestaan nimellä Pohjois-Amerikka - Pohjoinen. ### Ristiin luettelointi Ristiin luettelointi tarkoittaa tietueiden kopiointia moniin kirjoihin. Ristiin luetteloinnin hallinta on hankalaa, koska kirjat on synkronisoitava. Tämä johtaa useisiin luku-kirjoitus-operaatioihin, jotka vaikuttavat palvelimen suoritustehoon. Vältä ristiin luettelointia. ### Kirjojen automatisoitu hallinta Yleensä kirjanmäärityskriteerit määritetään eri kenttiin kussakin tietuetyypissä. Voit luoda työnkulun sääntöjä, jotka järjestävä kirjanmääritykset uudelleen automaattisesti, kun jokin noista kentistä muuttuu. Jos sinulla on esimerkiksi kirjahierarkia nimeltä Alue, voit luoda työnkulun säännön, jolla tarkkaillaan tiettyä kenttää kussakin tietuetyypissä (esimerkiksi tilitietueiden kenttää Alue). Voit luoda sitten toiminnon Määritä kirja, joka vaihtaa tietueen Alue-kirjan uuteen kirjaan, kun tietueen Alue-kentässä oleva arvo muuttuu. Kun suunnittelet kirjojen nimiä, harkitse Määritä kirja -työnkulkutoimien käyttöä siten, että voit määrittää eri kirjan kullekin tietueelle samassa työnkulussa käyttäen lauseketta, joka määrittää kirjan nimen. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on asiakkaita Pohjois-Amerikassa ja EMEA-alueella. Haluat ehkä määrittää eri kirjat eri sijainneille ja liittää ne asiakkaisiin heidän sijaintinsa mukaan. Voit luoda kaksi kirjaa tätä kokoonpanoa varten. Toisen nimeksi tulee Pohjois-Amerikkaa ja toisen EMEA. Sen jälkeen voit luoda mukautetun valintaluettelon kentän nimeltä Myyntipaikka, jonka arvot ovat Pohjois-Amerikka ja EMEA. Lopuksi lisäät mukautetun kentän asianmukaisten roolien Asiakas-tietuetyypin sivun asetteluun. Sitten voit luoda Määritä kirja -työnkulkutoimen, joka tekee seuraavat toimet asiakastietueen päivityksen yhteydessä: Määrittää lausekkeen arvon, joka valitaan asiakastietueen Myyntipaikka-kentässä. Liittää asiakastietueen kirjaan, jonka nimi vastaa lausekkeen palauttamaa arvoa. #### Liittyvät aiheet Tähän liittyviä tietoja on seuraavassa aiheessa: Työnkulkutoimien luonti: Kirjan määritys

Julkaistu Elokuu 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle ja/tai sen tytär-, sisar- tai osakkuusyhtiöt. Legal Notices.