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#### A propos des règles de workflow Une règle de workflow est une instruction donnée à Oracle CRM On Demand pour qu'il exécute une ou plusieurs actions lorsqu'un événement spécifique se produit. ### Evénements déclencheurs et actions sur les règles de workflow Une règle de workflow est évaluée lorsque l'événement spécifié dans la règle (événement déclencheur) se produit. Si les conditions de la règle sont remplies (ou si la règle ne comporte aucune condition), les actions spécifiées dans la règle sont alors exécutées. Par exemple, vous pouvez créer une règle de workflow pour spécifier qu'à chaque création d'une opportunité (événement déclencheur de la règle), un e-mail est envoyé au responsable du propriétaire de l'opportunité (action de la règle). Vous pouvez également spécifier que l'e-mail ne doit être envoyé que si le chiffre d'affaires de l'opportunité dépasse un certain montant (condition de la règle), ainsi que le contenu de l'e-mail. Vous pouvez également configurer des règles de workflow permettant d'exécuter des actions à la fin d'une période spécifique ou lorsqu'une date et heure donnée a été atteinte. Pour plus d'informations sur les actions de workflow basées sur le temps, voir A propos des règles de workflow basées sur le temps et A propos des événements planifiés. Les règles de workflow peuvent être déclenchées par l'un des événements suivants : Un enregistrement est créé, mis à jour, restauré, fusionné ou supprimé. REMARQUE : La mise à jour d'un enregistrement par une action de workflow ne déclenche pas de nouvelles séquences de règles de workflow. Par exemple, si une action Mettre à jour les valeurs d'une règle de workflow pour le type d'enregistrement Compte met à jour un champ d'un enregistrement de compte, cette modification ne déclenche aucune des règles de workflow existant pour le type d'enregistrement Compte, même si l'événement déclencheur de certaines d'entre elles est Avant sauvegarde de l'enregistrement modifié ou Lors de la sauvegarde de l'enregistrement modifié. Si vous voulez que Oracle CRM On Demand réalise d'autres actions à la suite de la modification de l'enregistrement, vous devez configurer ces actions dans la même règle de workflow que celle ayant mis à jour l'enregistrement. Un enregistrement est associé à un autre enregistrement ou dissocié d'un autre enregistrement. Les déclencheurs de règle de workflow d'association et de dissociation sont pris en charge uniquement pour les associations entre certains types d'enregistrement. Pour plus d'informations, voir A propos des événements déclencheurs d'association et de dissociation. Une date et heure spécifiée a été atteinte. REMARQUE : Les règles de workflow prennent en charge les opérations de suppression en cascade et de suppression complète. Par exemple, lorsqu'un compte est supprimé, toute adresse associée qui n'est pas partagée est également supprimée. La suppression d'une adresse déclenche à son tour les règles de workflow pour le type d'enregistrement Adresse dont l'événement déclencheur est Avant suppr. enregistrement. Pour plus d'informations sur les opérations de suppression en cascade et de suppression complète, voir A propos de la suppression et de la restauration d'enregistrements. Il existe plusieurs types d'événement déclencheur de règle de workflow, mais chaque règle comporte un seul événement déclencheur. Selon l'événement déclencheur que vous sélectionnez pour la règle, vous pouvez spécifier si Oracle CRM On Demand doit exécuter une ou plusieurs actions automatiquement lorsque les conditions de la règle sont remplies. L'événement déclencheur de chaque règle est indiqué dans les pages Liste des règles de workflow et Règle de workflow - Détail. Selon le type de l'événement déclencheur sélectionné pour une règle de workflow, la règle est une règle d'un des types suivants : Règle de workflow pré-événement. Les actions de workflow ont lieu avant que l'événement déclenchant la règle soit terminé. Règle de workflow post-événement. Les actions de workflow ont lieu une fois que l'événement qui a déclenché la règle de workflow s'est terminé correctement. Evénement planifié. Le type d'événement planifié est un sous-type de règle post-événement. Un événement planifié est une règle de workflow qui n'est pas déclenchée par une action de l'utilisateur. A la place, l'événement planifié est exécuté automatiquement lorsqu'une date/heure spécifiée est atteinte. Vous pouvez éventuellement configurer un événement planifié pour qu'il s'exécute plusieurs fois, à un intervalle que vous définissez sur cet événement. Pour plus d'informations sur les événements planifiés, voir A propos des événements planifiés, Création d'événements planifiés et Création d'événements planifiés pour l'analytique. Les règles de workflow sont configurées pour un enregistrement pris dans son ensemble et non pour des champs individuels. Les événements planifiés sont configurés pour les listes d'enregistrements et les événements planifiés pour les analyses sont configurés pour être exécutés pour des utilisateurs spécifiques. REMARQUE : Une fois qu'une règle est créée, vous ne pouvez pas modifier le type d'enregistrement ou l'événement déclencheur de la règle. Toutefois, s'il existe une condition sur la règle, vous pouvez mettre à jour cette condition. Sur des événements planifiés, vous pouvez mettre à jour la planification ou sélectionner une autre liste. Le tableau ci-après indique les actions disponibles pour chaque événement déclencheur.
Evénement déclencheur | Type de règle | Actions disponibles
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Lors de la sauvegarde d'un nouvel enregistrement | Post-événement | Envoyer un e-mail Créer une tâche Affecter un livre Créer un événement d'intégration Attendre Mettre à jour les valeurs
Lors de la sauvegarde d'un enregistrement modifié | Post-événement | Envoyer un e-mail Créer une tâche Affecter un livre Créer un événement d'intégration Attendre Mettre à jour les valeurs
Avant suppression de l'enregistrement | Pré-événement | Envoyer un e-mail Créer une tâche Créer un événement d'intégration
Avant sauvegarde d'un enregistrement modifié | Pré-événement | Mettre à jour les valeurs
Après l'association avec le parent | Post-événement | Envoyer un e-mail Créer un événement d'intégration Attendre
Après la dissociation du parent | Post-événement | Envoyer un e-mail Créer un événement d'intégration Attendre
Lors de la restauration de l'enregistrement | Post-événement | Envoyer un e-mail Créer un événement d'intégration Créer une tâche
Lors de la fusion des enregistrements | Post-événement | Envoyer un e-mail Créer un événement d'intégration Créer une tâche
Evénement planifié | Evénement planifié | Envoyer un e-mail Créer une tâche Affecter un livre Mettre à jour les valeurs REMARQUE : Pour les événements planifiés pour le type d'enregistrement Analyses, seule l'action d'envoi d'e-mail est prise en charge.
Des actions de workflow supplémentaires sont disponibles pour Oracle CRM On Demand Life Sciences Edition et Oracle CRM On Demand for Partner Relationship Management. Pour plus d'informations, voir A propos des actions de workflow. REMARQUE : Le traitement des produits bloqués n'est pas pris en charge pour les demandes d'échantillon lorsque vous utilisez des workflows dans Oracle CRM On Demand. Pour plus d'informations, voir A propos des workflows de demande d'échantillon et des règles de produits bloqués. REMARQUE : Pour certains types d'enregistrement, les règles de workflow configurées avec l'événement déclencheur Lors de la restauration de l'enregistrement ne se déclenchent jamais car il n'est pas possible actuellement de restaurer les enregistrements du type considéré. Par exemple, actuellement, il n'est pas possible de restaurer un enregistrement d'équipe de compte. Si, à l'avenir, la restauration de ces types d'enregistrement devient possible, les règles de workflow configurées avec l'événement déclencheur Lors de la restauration de l'enregistrement se déclencheront si nécessaire. ### Restrictions s'appliquant aux règles de workflow et aux actions liées aux règles Les restrictions suivantes s'appliquent aux règles de workflow avec tout événement déclencheur hormis Evénement planifié, ainsi qu'aux actions sur ces règles : Conditions de la règle de workflow. Si vous définissez des conditions pour une règle de workflow, les actions basées sur la règle de workflow ne sont exécutées que si les conditions sont remplies lors du déclenchement de la règle. Si les conditions ne sont pas remplies, les actions ne sont alors pas exécutées. Si vous ne définissez pas de conditions pour une règle de workflow, les actions basées sur la règle de workflow sont alors exécutées à chaque déclenchement de la règle. Contexte d'enregistrement unique. Une règle de workflow qui est déclenchée lorsqu'un enregistrement est créé, mis à jour ou supprimé ne peut fonctionner que dans le contexte d'un enregistrement unique, c'est-à-dire qu'une règle de workflow de ce type peut accéder à des champs et les mettre à jour sur un enregistrement seulement. REMARQUE : Lorsqu'une règle de workflow est déclenchée par une action d'association ou de dissociation d'enregistrement, l'événement d'intégration créé par le workflow peut contenir des champs provenant à la fois de l'enregistrement enfant et de l'enregistrement parent. Les restrictions suivantes s'appliquent à toutes les règles de workflow et à tous les événements planifiés, ainsi qu'aux actions sur ces règles et ces événements planifiés : Plusieurs actions sur les règles de workflow et les événements planifiés. Vous pouvez créer plusieurs actions pour une règle de workflow ou un événement planifié. Vous pouvez créer un maximum de 25 actions pour une règle de workflow. Pour un événement planifié, vous pouvez créer 5 actions de workflow au maximum. Si vous tentez de créer plus de actions que cela n'est autorisé sur une règle de workflow ou un événement planifié, vous recevez un message d'erreur. REMARQUE : Si une action de workflow sur une règle de workflow ou un événement planifié prend fin de manière inattendue sans être terminée, les actions restantes sur cette règle de workflow ou cet événement planifié risquent de ne pas être exécutées. Pour des informations sur ce qui se produit en cas d'échec d'une action de workflow, voir A propos des échecs de règle de workflow et d'action de workflow. Types d'enregistrement. Vous pouvez créer des règles de workflow et des événements planifiés pour plusieurs types d'enregistrement. Toutefois, chaque règle de workflow ou événement planifié s'applique à un seul type d'enregistrement. Cela signifie que si vous créez une règle de workflow ou un événement planifié pour un type d'enregistrement spécifique et que vous voulez effectuer la même action pour un autre type d'enregistrement, vous devez créer une autre règle de workflow ou un autre événement planifié pour le deuxième type d'enregistrement. ### Ordre des règles de workflow Lorsque vous créez une règle de workflow, Oracle CRM On Demand affecte automatiquement à cette règle le numéro d'ordre disponible suivant pour les règles du même type d'enregistrement et du même événement déclencheur. Si l'événement déclencheur pour la règle de workflow est Après l'assoc. avec le parent ou Après dissociation du parent, alors Oracle CRM On Demand affecte automatiquement à la règle le prochain numéro d'ordre non utilisé pour les règles basées sur le même type d'enregistrement, le même événement déclencheur et le même type d'enregistrement parent. Pour les règles de workflow qui comportent un événement déclencheur autre qu'Evénement planifié, le numéro d'ordre détermine l'ordre dans lequel Oracle CRM On Demand appelle une séquence de règles de workflow basées sur le même type d'enregistrement et le même événement déclencheur et, le cas échéant, sur le même type d'enregistrement parent. Vous pouvez modifier cet ordre. REMARQUE : Les règles de workflow qui contiennent l'événement déclencheur Evénement planifié disposent également d'un numéro d'ordre mais ne sont pas exécutées dans l'ordre. Le numéro d'ordre est en lecture seule pour les événements planifiés. Pour plus d'informations sur la modification de l'ordre des règles de workflow, voir Modification de l'ordre des règles de workflow. ### Sortie d'une séquence de règles de workflow Pour des règles de workflow avec un événement déclencheur autre qu'Evénement planifié, vous pouvez spécifier qu'Oracle CRM On Demand doit arrêter le traitement d'une séquence de règles de workflow si la condition sur une règle de workflow est remplie. Si une règle de workflow est déclenchée, la condition de la règle est analysée. Si la condition de la règle est remplie et que la case Quitter est cochée au niveau de la règle de workflow, les actions en cours sur la règle de workflow actuelle sont effectuées, mais les règles de workflow suivantes qui sont basées sur le même type d'enregistrement et le même événement déclencheur, et le cas échéant, sur le même type d'enregistrement parent, ne seront pas traitées. ### Ordre des actions de workflow Lorsqu'une règle de workflow ou un événement de workflow contient plusieurs actions, celles-ci sont exécutées dans l'ordre indiqué dans la règle, en commençant par l'action numéro 1. Chaque action doit être terminée avant que l'action suivante démarre. Vous pouvez modifier l'ordre des actions dans une règle. Pour plus d'informations, voir A propos des actions de workflow. Pour l'événement planifié, les actions sont effectuées pour les enregistrements qui sont renvoyés par la liste filtrée à la date concernée. Les enregistrements sont traités dans l'ordre, c'est-à-dire que toutes les actions de workflow sur l'événement planifié sont exécutées dans l'ordre indiqué sur l'événement planifié pour le premier enregistrement dans la liste, puis toutes les actions sont exécutées pour le second enregistrement de la liste, etc. ### Echecs de règle de workflow et d'action de workflow En cas d'échec d'une règle de workflow, d'un événement planifié ou d'une action de workflow, selon le type d'événement déclencheur de la règle de workflow ou de l'événement et selon le type d'erreur, l'échec est soit signalé dans le moniteur des erreurs de workflow, soit signalé à l'utilisateur dont les actions ont déclenché cette règle de workflow. Pour plus d'informations, voir A propos des échecs de règle de workflow et d'action de workflow ### Visibilité des enregistrements et actions de workflow Lorsqu'un utilisateur exécute une action qui déclenche une règle de workflow, certaines des actions de cette règle peuvent échouer si l'action de l'utilisateur a occasionné une perte de visibilité de l'enregistrement. Par exemple, une règle de workflow peut être déclencher à l'enregistrement d'un enregistrement Compte modifié. Si un utilisateur qui détient un enregistrement de compte réaffecte le compte à un autre utilisateur, la règle de workflow est déclenchée au moment où l'enregistrement de compte est enregistré. Si le propriétaire d'origine de l'enregistrement n'a plus aucune visibilité sur l'enregistrement Compte par d'autres moyens tels que l'appartenance à une équipe ou à un livre, les actions de workflow qui nécessitent un accès à l'enregistrement de compte échouent. De la même manière, une instance d'un événement planifié échoue si un utilisateur qui a activé cet événement planifié n'a plus accès à la liste qui a été sélectionnée dessus. ### Modes de propriété des enregistrements et actions de workflow Vous pouvez configurer des types d'enregistrement compatibles avec les livres personnalisés en mode Utilisateur, Livre ou Mixte. Pour plus d'informations sur les modes de propriété des enregistrements, voir la rubrique A propos des modes de propriété des enregistrements. Le mode de propriété des enregistrements interagit avec les règles et les actions de workflow. Si une action de workflow de type Affecter un livre tente de supprimer le livre personnalisé principal d'un enregistrement, la situation suivante se produit : Si le type d'enregistrement est configuré en mode livre, l'action de workflow échoue. Si le type d'enregistrement est configuré en mode mixte, alors Oracle CRM On Demand supprime la valeur du champ Livre dans l'enregistrement lorsque le livre personnalisé principal est supprimé de l'enregistrement. Si le type d'enregistrement est configuré en mode utilisateur, alors aucun des livres de l'enregistrement ne peut être apparenté à un livre personnalisé principal, et le mode de propriété de l'enregistrement n'a aucune incidence sur l'action de workflow. Si une action de workflow comporte une dépendance sur la valeur du champ Propriétaire de l'enregistrement, par exemple lorsqu'une action Envoyer un e-mail est configurée pour envoyer un e-mail en utilisant l'option Utilisateur apparenté sur l'enregistrement, la situation suivante se produit : Si le type d'enregistrement est configuré en mode livre, l'action de workflow échoue. Si le type d'enregistrement est configuré en mode utilisateur ou mixte, et que le champ qui identifie l'utilisateur apparenté sur l'enregistrement n'est pas renseigné, l'action de workflow échoue. Par exemple, si vous configurez une action Envoyer un e-mail pour envoyer un e-mail au propriétaire du compte et que le type d'enregistrement Compte est configuré en mode mixte, l'action de workflow échoue si le champ Propriétaire de l'enregistrement de compte est vide. Toutefois, si le champ Propriétaire est renseigné, l'action de workflow aboutira. ### Latence Les règles de workflow avec un événement déclencheur autre qu'Evénement planifié sont évaluées dans l'ordre et de façon synchrone. L'opération de mise à jour globale n'est pas terminée tant que toutes les règles ne sont pas évaluées. Par conséquent, les règles de workflow ajoutent un certain délai de latence aux opérations (à savoir la durée entre le début et la fin de l'opération). Par exemple, chaque tâche créée par une règle de workflow peut ajouter jusqu'à 20 % de latence à la mise à jour d'un enregistrement. Chaque e-mail créé par une règle de workflow ajoute environ 5 % de latence. L'évaluation des expressions prend moins de temps. Pour réduire le délai de latence, ajoutez des expressions s'excluant mutuellement à vos conditions de workflow. Définissez vos règles de workflow de façon incrémentielle, en gardant les performances à l'esprit. Cliquez sur une rubrique afin d'afficher les procédures pas à pas pour effectuer les opérations ci-dessous : Création de règles de workflow Création d'événements planifiés Création d'actions de workflow : Affecter un livre Création d'actions de workflow : Créer un événement d'intégration Création d'actions de workflow : Créer une tâche Création d'actions de workflow : Envoyer un e-mail Création d'actions de workflow : Mettre à jour des valeurs Création d'actions de workflow : Attendre Modification de l'ordre des actions basées sur les règles de workflow Modification de l'ordre des règles de workflow Désactivation de règles et d'actions de workflow Suppression de règles et d'actions de workflow

Publié en août 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle et/ou ses affiliés. Legal Notices.