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#### A propos de la création des structures de livres Pour définir une structure de livres efficace, vous devez planifier les hiérarchies avec soin. Tenez compte des directives suivantes lors de la conception et de l'affinement des hiérarchies de votre société : Ne créez pas de livres personnalisés à partir de la copie de livres utilisateur. Définissez les règles d'organisation et d'accès applicables aux données commerciales. Déterminez si la structure de votre groupe est pertinente en matière de gestion des données. Déterminez les affiliations de données dans votre société. Concevez les livres selon les besoins des utilisateurs et tenez compte des tâches pour lesquelles ils utilisent généralement des livres. Concevez les livres de façon à utiliser le moins possible la fonctionnalité de la case à cocher Visibilité du responsable activée du profil de votre société. Réduisez au minimum le nombre de niveaux de hiérarchie. Dans la mesure du possible, réduisez au minimum les renvois dans la structure des livres. Les renvois correspondent aux enregistrements apparaissant dans différents livres. Utilisez des règles de workflow pour automatiser la gestion des livres. En outre, lorsque vous créez les noms des livres, utilisez la fonctionnalité qui vous permet d'utiliser une seule action de workflow pour affecter un livre différent à différents enregistrements en utilisant une expression dont le résultat est un nom de livre. ### Livres utilisateur La création de livres personnalisés à partir de livres utilisateur représente un inconvénient car les données copiées doivent être synchronisées dans chacun des livres. Cette tâche supplémentaire accroît le temps de traitement par le serveur et affecte la vitesse d'extraction des enregistrements. REMARQUE : Une société peut toutefois utiliser la copie de livres pour que les données d'un utilisateur soient accessibles à un autre utilisateur. Il existe cependant une méthode plus simple : il suffit d'ajouter l'utilisateur souhaitant accéder aux données en tant que délégué de l'utilisateur qui détient ces données. ### Besoins d'accès aux données La structure des livres ne doit pas nécessairement refléter la hiérarchie établie au niveau du groupe. Il est davantage recommandé de la faire correspondre à l'organisation des données de votre société. Une partie des activités peut être organisée géographiquement, tandis qu'une autre partie sera classée par gamme de produits ou secteur. Faites particulièrement attention dans les cas suivants : Au moins deux services ne doivent pas avoir accès aux données appartenant aux autres services. Au moins deux services doivent avoir accès aux données des autres services. ### Pertinence de la structure du groupe Dans un grand nombre d'entreprises, une organisation parent dispose d'un accès total à toutes les données des organisations enfants. Chacun des membres de cette organisation dispose généralement d'un accès total aux données de toutes les organisations enfants. Si votre société est structurée de cette façon, il est recommandé de ne pas configurer de livres représentant la structure organisationnelle au niveau de l'organisation parent. Cependant, veillez à prendre en compte les éléments suivants : La configuration de livres représentant la structure organisationnelle à d'autres niveaux (au niveau des organisations enfant par exemple). La configuration d'autres hiérarchies de livre au niveau de l'organisation parent. Par exemple, au niveau de l'organisation parent, vous pouvez créer un livre ou une hiérarchie de livres qui permet aux utilisateurs de l'organisation parent de consulter les opportunités de toutes les organisations enfants qui présentent un potentiel de revenu significatif. ### Affiliation des données Examinez les procédures de votre société lorsqu'un utilisateur est transféré d'un service à un autre. Par exemple : Si les données gérées par l'utilisateur transféré sont déplacées dans le nouveau service afin de conserver une affiliation continue, il est recommandé de gérer les données par équipe et titulaire des enregistrements. Généralement, les tâches et les rendez-vous sont transférés avec l'utilisateur vers tous les niveaux. Dans certains environnements commerciaux, les données sur les clients sont transférées avec l'utilisateur. Ce type d'affiliation est utilisé dans les petites et moyennes entreprises et dans les entreprises centrées sur les ventes de faible volume mais de grande valeur. Si les données sont classées selon une organisation fixe, géographiquement par exemple, afin de conserver une propriété organisationnelle des données, il est recommandé de gérer les données à l'aide de livres reflétant la structure organisationnelle. Dans le cas où l'affiliation continue et la propriété organisationnelle continuent d'exister pendant une certaine période après le transfert de l'utilisateur, les deux hiérarchies peuvent coexister. ### Tâches et besoins des utilisateurs Lors de la conception de la structure des livres, tenez compte des tâches pour lesquelles les utilisateurs utilisent le plus souvent des livres, notamment l'utilisation de listes, la recherche d'enregistrements ainsi que la génération et l'utilisation de rapports. #### Utilisation de listes Afin d'identifier facilement les listes nécessaires aux utilisateurs, déterminez les types de liste les plus utilisés et définissez les listes idéales. Demandez aux utilisateurs de votre société de vous fournir des informations. Si aucun livre de la structure ne contient tous les enregistrements nécessaires à une liste idéale, cela signifie qu'il manque probablement une hiérarchie. Par exemple, vous pouvez définir une hiérarchie géographique et une hiérarchie orientée produits. Si les utilisateurs travaillent énormément avec un sous-ensemble d'un livre, créez le sous-livre correspondant et affectez-lui un nom explicite. Le sous-livre peut également être défini comme valeur par défaut pour le sélecteur de livre, pour que les utilisateurs n'aient pas besoin de sélectionner le livre à chaque fois. Pour plus d'informations sur la définition de la valeur par défaut pour le sélecteur de livre, voir Activation des livres pour les utilisateurs et les rôles d'utilisateur. #### Recherche d'enregistrements Pour déterminer les besoins en recherche des utilisateurs de votre société, soumettez-leur des scénarios de recherche dans des enregistrements spécifiques. La structure et la taille du livre doivent refléter les recherches et correspondre aux critères les plus utilisés. REMARQUE : Si une structure de livres existe déjà et que vous souhaitez l'affiner, demandez aux utilisateurs s'ils parviennent à identifier le livre de la hiérarchie auquel appartient un enregistrement spécifique. S'ils n'en sont capables que pour les livres de niveau supérieur, demandez-leur si une subdivision supplémentaire leur permettrait d'affiner leur recherche. Les recherches de livres de niveau supérieur doivent rester des exceptions. Les champs utilisés pour une recherche affectent la vitesse de la recherche : Les recherches d'enregistrements dans des livres à l'aide de champs indexés sont plus performantes (les champs indexés sont identifiés en vert dans les sections de recherche). L'utilisation de champs non indexés ralentit la vitesse de recherche, et les performances sont affectées par le nombre important d'enregistrements à consulter (les champs non indexés sont identifiés par du texte noir dans les sections de recherche.) Par exemple, si les utilisateurs recherchent généralement des enregistrements d'interlocuteurs à l'aide de champs indexés, le nombre d'enregistrements pour le livre de niveau inférieur (appelé le noeud feuille) peut s'élever à 100 000 pour chaque type d'enregistrement. Toutefois, si les utilisateurs utilisent plutôt des champs non indexés, vous pouvez restreindre la taille des livres "noeuds feuilles" entre 20 000 et 30 000 enregistrements par type. La configuration des données varie d'une société à une autre. Il n'existe donc pas de recommandation quant au nombre d'enregistrements. La taille des livres doit être gérée en permanence. Les livres permettent d'effectuer des recherches plus rapides en réduisant le nombre d'enregistrements consultés. #### Génération et utilisation de rapports Tous les utilisateurs, à l'exception des administrateurs, sont soumis à des règles de visibilité des données pour les rapports. Lorsqu'un livre utilisateur ou personnalisé est spécifié dans le sélecteur de livre pour la génération d'un rapport, les données prises en compte sont les suivantes : Le contenu des analyses historiques (notamment celles accessibles depuis l'onglet Données analytiques et les rapports inclus dans les pages d'accueil des enregistrements) est limité au livre et inclut tous les sous-niveaux du livre sélectionné. Les enregistrements que l'utilisateur possède, ou pour lesquels l'utilisateur fait partie d'une équipe, ne sont pas inclus sauf s'ils apparaissent dans le livre sélectionné ou dans l'un des sous-livres. La génération de rapports en temps réel est limitée aux données directement associées au livre (personnalisé ou utilisateur) sélectionné dans le sélecteur de livre. Si le livre sélectionné possède des sous-livres ou des subordonnés, les données de ces éléments sont ignorées. REMARQUE : Même s'il n'est généralement pas nécessaire, il est possible de modifier une structure de livres une fois celle-ci configurée. Ces modifications, qui sont immédiatement appliquées, ne requièrent aucune déconnexion. Cependant, elles ne sont pas immédiatement reflétées dans les données des rapports en temps réel. Pour plus d'informations sur la visibilité sur les enregistrements dans les rapports, voir A propos de la visibilité sur les enregistrements dans l'analytique. ### Visibilité du responsable Lors de la conception des hiérarchies de livres, respectez les principes suivants : La fonctionnalité fournie par la case Visibilité du responsable activée du profil de votre société doit être utilisée le moins possible. L'option Inclure les sous-éléments est rarement, voire jamais, utilisée pour les recherches impliquant d'importants volumes de données. Le nombre d'enregistrements représentant un important volume de données diffère d'une société à l'autre et selon les modèles de recherche. Dans certains cas, il peut être nécessaire d'utiliser cette option. Par exemple, lorsque des responsables doivent exécuter des listes sur les livres d'utilisateurs incluant leurs subordonnés, car ceux-ci ne peuvent pas partager de données entre eux. S'il s'agit de volumes importants, la durée de la recherche est augmentée. Cependant, pour obtenir des performances optimales, ne sélectionnez l'option Inclure les sous-éléments que si nécessaire. ### Niveaux de hiérarchie Les hiérarchies de livres présentant un grand nombre de niveaux, contenant chacun des enregistrements, se comportent de la même façon qu'une équipe pour laquelle la visibilité du responsable activée. Ce type de hiérarchie convient parfaitement aux petits jeux de données. Cependant, étant donné que les volumes augmentent, les livres dont la hiérarchie est composée d'un petit nombre de niveaux (ou sans niveau) fonctionnent bien mieux que la fonctionnalité d'équipe. Si l'un des niveaux de la hiérarchie de livres n'apporte rien de plus à la sécurité ou à l'organisation des données, fusionnez le livre redondant ainsi que les sous-livres associés. Demandez aux utilisateurs s'ils parviennent à identifier de quel sous-livre d'un livre parent provient un enregistrement spécifique. S'ils n'en sont pas capables, cela signifie que la meilleure solution consiste à réunir les deux sous-livres dans le livre parent. Pour réduire simplement le nombre de niveaux d'une hiérarchie, il suffit d'ajouter le nom du livre parent en préfixe au nom des sous-livres. Par exemple, pour le sous-livre Nord du livre parent Amérique du Nord, supprimez le livre parent et renommez le sous-livre "AN – Nord". ### Renvois La technique des renvois consiste à dupliquer des enregistrements dans plusieurs livres. Elle représente une surcharge de travail d'administration pour les utilisateurs en raison de la synchronisation nécessaire. De plus, le grand nombre d'opérations de lecture-écriture généré affecte les performances du serveur. Cette technique doit être utilisée au minimum. ### Gestion automatisée des livres En général, les critères d'affectation des livres sont mis en correspondance avec un ou plusieurs champs d'un type d'enregistrement. Vous pouvez créer des règles de workflow pour réorganiser automatiquement l'affectation des livres en cas de modification d'un de ces champs. Par exemple, pour la hiérarchie de livres Territoire, vous pouvez créer une règle de workflow pour surveiller un champ d'un type d'enregistrement (le champ Territoire des comptes, par exemple), puis créer une action d'affectation d'un livre à la règle afin de mettre à jour le livre Territoire de l'enregistrement avec un nouveau livre lorsque la valeur du champ Territoire pour les comptes est modifiée. Lorsque vous créez les noms des livres, déterminez si vous souhaitez utiliser les actions de workflow Affecter un livre de manière à ce qu'une seule action de workflow puisse affecter un livre différent à différents enregistrements en utilisant une expression dont le résultat est un nom de livre. Par exemple, supposons que vous possédiez des comptes en Amérique du Nord ainsi que dans la zone EMEA. Vous pouvez définir deux livres distincts correspond à chacune des régions, et affecter le livre approprié à un compte en fonction du lieu où se trouve le compte. Pour ce faire, vous pouvez créer deux livres, le premier intitulé Amérique du Nord et le second EMEA. Vous pouvez ensuite créer un champ de sélection personnalisé appelé Lieu des ventes avec les valeurs Amérique du Nord et EMEA, puis ajouter le champ personnalisé à la mise en page du type d'enregistrement Compte pour les rôles appropriés. Vous pouvez ensuite créer une action de workflow Affecter un livre qui se comporte de la façon suivante lorsqu'un enregistrement de compte est mis à jour : Evalue une expression pour déterminer la valeur sélectionnée dans le champ Lieu des ventes de l'enregistrement de compte. Associe l'enregistrement de compte au livre dont le nom correspond à la valeur renvoyée par l'expression. #### Rubriques connexes Pour plus d'informations, voir : Création d'actions de workflow : Affecter un livre

Publié en août 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle et/ou ses affiliés. Legal Notices.