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#### A propos des modes de propriété des enregistrements Selon les besoins de votre société, vous pouvez choisir de ne pas affecter de propriétaires aux enregistrements d'un certain type. Au lieu de cela, vous pouvez organiser les enregistrements de manière à ne pas avoir à réaffecter la propriété des enregistrements lorsque les employés occupent d'autres responsabilités, ou lorsque les équipes de ventes sont réorganisées à la suite d'un changement de modèle d'entreprise. Depuis la version 20, Oracle CRM On Demand vous permet de répondre à ce type de besoin professionnel en associant un livre personnalisé principal à un enregistrement au lieu de lui affecter un propriétaire. Tout utilisateur qui est membre du livre personnalisé principal associé à un enregistrement peut accéder et utiliser cet enregistrement, tant que les paramètres du profil d'accès et du rôle de l'utilisateur lui confèrent les droits d'accès nécessaires. Votre société peut également choisir de configurer certains types d'enregistrement afin que les enregistrements de ce type ne soient pas obligés d'avoir un propriétaire affecté ni d'être associés à un livre personnalisé principal. Oracle CRM On Demand vous permet de configurer les modes de propriété suivants pour la plupart des types d'enregistrement utilisant des livres : Mode Utilisateur. Le mode Utilisateur est comparable à la propriété des enregistrements de la version 19 et des versions antérieures de Oracle CRM On Demand. Lorsqu'un type d'enregistrement est configuré en mode Utilisateur, chaque enregistrement de ce type doit être associé à un propriétaire. Si le champ Livre est disponible sur la page de détails d'enregistrement, il affiche le livre utilisateur associé au propriétaire. REMARQUE : Les enregistrements de demandes d'assistance peuvent exister sans propriétaire par défaut, et certains types d'enregistrement comme Utilisateurs et Produits ne possèdent pas de propriétaires sur les enregistrements. Cette fonctionnalité reste identique par rapport aux versions précédentes de Oracle CRM On Demand. Mode Livre. Lorsqu'un type d'enregistrement est configuré en mode livre, il est impossible d'affecter un propriétaire aux enregistrements de ce type. En revanche, un livre personnalisé principal est requis pour chaque enregistrement. Tout utilisateur qui est membre du livre principal associé à un enregistrement peut accéder et utiliser cet enregistrement, tant que les paramètres du profil d'accès et du rôle de l'utilisateur lui confèrent les droits d'accès nécessaires. Le mode livre ne peut être utilisé qu'avec les types d'enregistrement qui prennent en charge les livres. Mode Mixte. Le mode mixte est également appelé mode utilisateur ou livre. Lorsqu'un type d'enregistrement est configuré dans ce mode, chaque enregistrement de ce type peut être configuré selon l'une des méthodes suivantes : L'enregistrement peut exister sans propriétaire affecté ou sans livre personnalisé principal associé. Les utilisateurs peuvent accéder à ce type d'enregistrement en devenant membres d'une équipe ou d'un livre associé à l'enregistrement. Les utilisateurs qui disposent d'un rôle pour lequel la case Lecture de tous les enregistrements autorisée a été cochée à l'étape 2 de l'Assistant de gestion des rôles peuvent également accéder à l'enregistrement. L'enregistrement peut être affecté à un propriétaire. L'enregistrement peut être associé à un livre personnalisé principal. REMARQUE : L'enregistrement ne peut pas contenir à la fois un propriétaire et un livre personnalisé principal. Le mode mixte ne peut être utilisé qu'avec les types d'enregistrement qui prennent en charge les livres. REMARQUE : Pour le type d'enregistrement Transaction d'échantillon, vous devez employer le mode de propriété des enregistrements Utilisateur car chaque transaction d'échantillon doit être associée à une période de stocks pour un utilisateur particulier. Pour le type d'enregistrement Transaction d'échantillon, n'utilisez pas le mode Livre ou le mode Mixte. Indépendamment du mode de propriété défini pour un type d'enregistrement, les utilisateurs peuvent affecter des livres supplémentaires à un enregistrement et peuvent également y associer des utilisateurs supplémentaires si le type d'enregistrement prend en charge les équipes. Un utilisateur qui est membre de n'importe quel livre associé à un enregistrement peut accéder et utiliser cet enregistrement, tant que les paramètres du profil d'accès et du rôle de l'utilisateur lui confèrent les droits d'accès nécessaires. ### Rapports Pour les types d'enregistrement Compte et Interlocuteur, vous pouvez créer des rapports historiques et en temps réel sur la relation entre les enregistrements et le livre principal associé à ces enregistrements. Pour plus d'informations sur les rapports et les modes de propriété des enregistrements, voir A propos de la visibilité des enregistrements dans les analyses. Les modes de propriété des enregistrements n'ont aucune incidence sur les règles de visibilité des données qui s'appliquent lorsque vous sélectionnez un livre dans le sélecteur de livre dans l'analytique. Pour plus d'informations sur les règles de visibilité des données pour les livres dans les rapports, voir A propos de la conception de structures de livre. ### Types d'enregistrement compatibles avec les modes de propriété des enregistrements Les modes de propriété des enregistrements sont pris en charge par les types d'enregistrement compatibles avec les livres personnalisés, avec les exceptions suivantes : Allocation Budget Rapport d'audit du stock Période de stock Plan de diffusion Modèle de CR Visite Solution Vous pouvez configurer tous les autres types d'enregistrement compatibles avec les livres personnalisés en mode Utilisateur, Livre ou Mixte. Vous pouvez utiliser plusieurs modes de propriété pour les différents types d'enregistrement prenant en charge les livres. Vous pouvez, par exemple, configurer le type d'enregistrement Interlocuteur en mode livre et le type d'enregistrement Compte en mode utilisateur. Vous pouvez à tout moment modifier le mode de propriété des enregistrements défini pour un type d'enregistrement. Pour configurer le mode de propriété des enregistrements d'un type d'enregistrement donné, vous devez définir les champs Propriétaire et Livre sur le type d'enregistrement comme étant obligatoires ou non, comme indiqué dans le tableau suivant. REMARQUE : Les mises en page destinées au type d'enregistrement doivent être correctement paramétrées pour le mode de propriété des enregistrements. Pour plus d'informations, voir A propos de la configuration des champs et des mises en page pour les modes de propriété des enregistrements.
Mode de propriété d'enregistrement | Champ Propriétaire défini sur Requis | Champ Livre défini sur Requis | Autres détails de configuration | Remarques
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Mode Utilisateur | Oui | Non | Aucun | Si le champ Livre est présent sur une présentation d'enregistrement, il est alors en lecture seule et affiche le nom du livre utilisateur pour l'utilisateur qui est le propriétaire affecté à l'enregistrement.
Mode Livre | Non | Oui | (Facultatif) Définir le champ Propriétaire en Lecture seule. | Si le champ Propriétaire est présent dans une présentation d'enregistrement, ce champ doit être vide. Le champ Livre est un champ de type Liste de sélection qui contient la liste des livres personnalisés qui ont été définis pour votre société.
Mode Mixte | Non | Non | Aucun | Si un livre personnalisé est sélectionné dans le champ Livre d'un enregistrement, le champ Propriétaire est alors vide. Si un utilisateur est sélectionné dans le champ Propriétaire, le champ Livre est automatiquement défini sur le nom du livre utilisateur pour le propriétaire.
### Mode de propriété des enregistrements par défaut Pour les sociétés existantes qui ont été créées avec la version 19 ou des versions antérieures de Oracle CRM On Demand, le mode utilisateur correspond au mode de propriété des enregistrements par défaut, sauf pour le type d'enregistrement Demande d'assistance qui est configuré par défaut en mode mixte. Pour les nouvelles sociétés, le mode mixte est le mode de propriété des enregistrements par défaut pour les types d'enregistrement qui prennent en charge les modes de propriété des enregistrements. ### Valeurs par défaut des champs Propriétaire et Livre Lorsqu'un utilisateur ouvre une page Nouvel enregistrement, les valeurs des champs Propriétaire et Livre sont les suivantes : Si le type d'enregistrement est configuré en mode Utilisateur, l'alias de l'utilisateur actuel apparaît automatiquement dans le champ Propriétaire. Si le champ Livre est présent, il contient automatiquement le nom du livre de l'utilisateur actuel. Si le type d'enregistrement est configuré en mode Mixte, les champs Propriétaire et Livre ne sont pas renseignés. REMARQUE : Les rendez-vous que les utilisateurs créent à l'aide de leur calendrier constituent une exception au comportement normal des modes de propriété des enregistrements. Lorsqu'un utilisateur crée un rendez-vous à l'aide de son calendrier, le champ Propriétaire contient le nom de l'utilisateur actuel, quel que soit le mode de propriété des enregistrements. Si le type d'enregistrement est configuré en mode Livre : Le champ Propriétaire n'est pas renseigné dans le nouvel enregistrement. Pour le champ Livre, la valeur par défaut dépend du livre par défaut spécifié pour le type d'enregistrement de l'utilisateur actuel, comme suit : Si un livre personnalisé est défini en tant que livre par défaut pour le type d'enregistrement, le champ Livre du nouvel enregistrement contient automatiquement le titre du livre par défaut spécifié. Si aucun livre par défaut n'est défini pour le type d'enregistrement, ou encore si un livre utilisateur ou la valeur Tous les livres est défini(e) comme livre par défaut, le champ Livre du nouvel enregistrement n'est pas renseigné. Pour plus d'informations sur l'association des livres par défaut à un utilisateur par type d'enregistrement, voir Association des livres par défaut à un utilisateur par type d'enregistrement. REMARQUE : Si le champ Propriétaire est obligatoire sur une mise en page et si le type d'enregistrement est en mode Mixte, le champ Propriétaire est vide par défaut lorsqu'un utilisateur ouvre une page Nouvel enregistrement qui utilise cette mise en page. Pour plus d'informations sur la configuration des champs et des mises en page pour les modes de propriété des enregistrements, voir A propos de la configuration des champs et des mises en page pour les modes de propriété des enregistrements. ### Considérations relatives aux modes de propriété des enregistrements Lors de la configuration du mode de propriété des enregistrements pour un type d'enregistrement, envisagez les aspects suivants : Gestionnaire d'affectation. Le gestionnaire d'affectation peut réaffecter des enregistrements uniquement aux utilisateurs. Il peut réaffecter des enregistrements uniquement si le type d'enregistrement est configuré dans le mode de propriété de l'enregistrement utilisateur ou mixte. Si un livre personnalisé principal est affecté à l'enregistrement avant que le gestionnaire d'affectation ne réaffecte l'enregistrement à un propriétaire, le gestionnaire supprime le livre principal de l'enregistrement. Il ne peut pas réaffecter des enregistrements si le type d'enregistrement est configuré en mode livre. Si vous configurez un type d'enregistrement en mode livre, il est fortement recommandé de désactiver tous les groupes de règles pour ce type d'enregistrement. Pour plus d'informations sur les règles d'affectation, voir A propos des règles d'affectation. Utilisation d'autres applications. Les applications suivantes exigent que les enregistrements possèdent un propriétaire. Vous ne pouvez pas utiliser ces applications si le type d'enregistrement utilisé par l'application est configuré en mode livre, et si le type d'enregistrement est configuré en mode mixte, les enregistrements doivent alors avoir un propriétaire : Oracle Outlook Email Integration On Demand Oracle Notes Email Integration On Demand Oracle CRM On Demand Integration for Office Oracle CRM On Demand Connected Mobile Sales Mise à jour des enregistrements après la modification du mode de propriété. Si vous modifiez le mode de propriété des enregistrements pour un type d'enregistrement donné en le passant en mode Utilisateur, il faudra envisager de mettre à jour tous les enregistrements de ce type afin de leur affecter un propriétaire. Sans quoi, le prochain utilisateur qui mettra à jour un enregistrement de ce type sera forcé de sélectionner un propriétaire pour l'enregistrement. De même, si vous modifiez le mode de propriété des enregistrements pour un type d'enregistrement donné en le passant en mode Livre, il faudra envisager de mettre à jour tous les enregistrements de ce type afin de leur affecter un livre personnalisé principal approprié. Sans quoi, le prochain utilisateur qui mettra à jour un enregistrement de ce type sera forcé de sélectionner un livre personnalisé principal pour l'enregistrement. ### Que se passe-t-il lorsque vous modifiez le mode de propriété d'un type d'enregistrement ? Si votre société change le mode de propriété d'un type d'enregistrement en passant d'un mode à un autre, le nouveau mode de propriété des enregistrements s'appliquera à tous les nouveaux enregistrements de ce type. Pour les enregistrements existants, le comportement est le suivant : Lorsque le nouveau mode de propriété des enregistrements est le mode Utilisateur.La situation suivante se produit lorsqu'un enregistrement est mis à jour pour la première fois après la modification du mode de propriété : Si aucun utilisateur n'a encore été affecté en tant que propriétaire à l'enregistrement, l'utilisateur qui met à jour l'enregistrement est obligé d'en sélectionner un dans le champ Propriétaire. Si l'enregistrement était auparavant associé à un livre personnalisé principal, le nom de ce livre principal est alors effacé du champ Livre et remplacé par le nom du livre utilisateur pour le nouveau propriétaire. Le livre est également supprimé de l'enregistrement et n'apparaît plus dans la section Livres de la page de détails d'enregistrement. Lorsque le nouveau mode de propriété des enregistrements est le mode Livre. La situation suivante se produit lorsqu'un enregistrement est mis à jour pour la première fois après la modification du mode de propriété : Si aucun livre principal n'a encore été associé à l'enregistrement, l'utilisateur qui met à jour l'enregistrement est obligé d'en sélectionner un dans le champ Livre. Si un propriétaire avait déjà été affecté à l'enregistrement, les événements suivants se produisent : Le champ Propriétaire est effacé sur l'enregistrement. Si le type d'enregistrement est compatible avec les équipes, tous les membres de l'équipe, à l'exception du précédent propriétaire de l'enregistrement, restent membres de l'équipe. Le comportement est identique pour les membres de l'équipe également membres d'un groupe prédéfini. Ainsi, tous les membres du groupe à l'exception du précédent propriétaire de l'enregistrement, restent membres de l'équipe. Il convient toutefois de noter que le type d'enregistrement Compte est une exception à la règle. Si le précédent propriétaire d'un compte est membre d'un groupe prédéfini, tous les membres de ce groupe sont supprimés de l'équipe. Les membres de l'équipe ne faisant pas partie du groupe prédéfini restent membres comme avec les autres types d'enregistrement. REMARQUE : Dans l'application standard, le propriétaire précédent de l'enregistrement n'est pas conservé en tant que membre de l'équipe, comme décrit ici. Toutefois, votre administrateur peut configurer le type d'enregistrement de sorte que le propriétaire précédent de l'enregistrement soit conservé en tant que membre de l'équipe sur l'enregistrement. Pour plus d'informations sur la configuration d'un type d'enregistrement pour conserver le propriétaire précédent en tant que membre de l'équipe, voir Personnalisation de la propriété précédente pour les enregistrements partagés. Lorsque le nouveau mode de propriété des enregistrements est le mode Mixte. La situation suivante se produit lorsqu'un enregistrement est mis à jour pour la première fois après la modification du mode de propriété. Ce comportement s'applique également à chaque fois que l'enregistrement est mis à jour alors que le type d'enregistrement est en mode mixte : L'utilisateur qui met à jour l'enregistrement n'est pas obligé de sélectionner un propriétaire ou un livre principal. L'utilisateur qui met à jour l'enregistrement peut sélectionner un propriétaire ou un livre personnalisé principal pour l'enregistrement, mais pas les deux. Si un utilisateur affecte un propriétaire à un enregistrement, et qu'un livre personnalisé principal avait déjà été associé à l'enregistrement, le champ Livre est effacé sur l'enregistrement. Le livre est également supprimé de l'enregistrement et n'apparaît plus dans la section Livres de la page de détails d'enregistrement. Si un utilisateur associe un livre personnalisé en tant que livre principal à l'enregistrement, et qu'un propriétaire avait déjà été affecté à l'enregistrement, la situation suivante se produit : Le champ Propriétaire est effacé sur l'enregistrement. Si le type d'enregistrement est compatible avec les équipes, tous les membres de l'équipe, à l'exception du précédent propriétaire de l'enregistrement, restent membres de l'équipe. Le comportement est identique pour les membres de l'équipe également membres d'un groupe prédéfini. Ainsi, tous les membres du groupe à l'exception du précédent propriétaire de l'enregistrement, restent membres de l'équipe. Il convient toutefois de noter que le type d'enregistrement Compte est une exception à la règle. Si le précédent propriétaire d'un compte est membre d'un groupe prédéfini, tous les membres de ce groupe sont supprimés de l'enregistrement. Les membres de l'équipe ne faisant pas partie du groupe prédéfini restent membres comme avec les autres types d'enregistrement. #### Que se passe-t-il si les enregistrements sont mis à jour via la fonctionnalité de mise à jour en masse ? La fonctionnalité Mise à jour en masse, qui est prise en charge par certains types d'enregistrement seulement, permet aux utilisateurs de mettre à jour des champs dans un groupe d'enregistrements à partir des pages de liste. Lorsqu'un utilisateur met à jour un groupe d'enregistrements à l'aide de la fonctionnalité de mise à jour en masse, il n'est pas obligé d'indiquer des valeurs pour les champs obligatoires qui ont la valeur NULL dans les enregistrements. Ainsi, si un utilisateur met à jour un groupe d'enregistrements après que le mode de propriété du type d'enregistrement a été modifié, il n'est pas obligé de sélectionner un propriétaire ou un livre personnalisé principal dans les enregistrements qu'il met à jour, même si le nouveau mode de propriété exige que les enregistrements aient un propriétaire ou un livre personnalisé principal.

Publié en août 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle et/ou ses affiliés. Legal Notices.