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5. ## Ajout d'e-mails de Microsoft Outlook et de Lotus Notes Oracle Outlook Email Integration On Demand (le Outlook Email Integration client) et Oracle Notes Email Integration On Demand (le Notes Email Integration client) sont des modules qui vous permettent d'ajouter des e-mails depuis Microsoft Outlook et Lotus Notes Oracle CRM On Demand. Ces e-mails deviennent un historique de toutes les interactions de votre compte et sont disponibles pour toute l'équipe des ventes. Lorsque vous ajoutez des e-mails dans l'application (que ce soit des e-mails déjà reçus ou des e-mails sortants), vous pouvez : ajouter un e-mail en tant qu'enregistrement de tâche (activité terminée) lié à des enregistrements Compte, Interlocuteur, Lead, Opportunité ou Assistance dans Oracle CRM On Demand ; ajouter les destinataires de l'e-mail en tant qu'interlocuteurs, leads, opportunités ou demandes d'assistance dans Oracle CRM On Demand ; créer des tâches de suivi ou des rendez-vous à partir des e-mails dans Oracle CRM On Demand ; mettre directement à jour les enregistrements d'Oracle CRM On Demand à partir d'Outlook ou de Notes, y compris les nouvelles adresses e-mail ; rechercher dans Oracle CRM On Demand des informations sur les destinataires (le Outlook Email Integration client uniquement). Pour utiliser le Outlook Email Integration client ou le Notes Email Integration client, installez-le sur votre ordinateur portable ou de bureau. REMARQUE : Pour utiliser Outlook Email Integration client ou Notes Email Integration client, vous devez avoir un rôle d'utilisateur qui inclut le privilège Outlook/Notes Email Integration. ### Installation d'Oracle Outlook Email Integration On Demand L'installation du Outlook Email Integration client suppose le téléchargement et l'exécution d'un programme d'installation faisant appel à un assistant InstallShield. Ce dernier crée un module d'extension Outlook qui ajoute les icônes ou étiquettes suivantes dans la barre d'outils d'Outlook : Add to CRM On Demand (Ajouter à CRM On Demand). S'affiche dans la barre d'outils Boîte de réception. Send & Add to CRM On Demand (Envoyer & ajouter à CRM On Demand). S'affiche dans la barre d'outils de la fenêtre Message. CRM On Demand Find (Recherche CRM On Demand). Cette icône s'affiche dans la barre d'outils de la fenêtre Message. Avant de commencer l'installation du Outlook Email Integration client : Assurez-vous que votre ordinateur est doté de la configuration système requise définie pour Oracle Outlook Email Integration On Demand dans Oracle CRM On Demand. Pour plus d'informations sur la vérification de la configuration système requise, voir Site Web d'Oracle CRM On Demand. Si vous utilisez Microsoft Outlook 2003, assurez-vous que Microsoft Word n'est pas sélectionné comme éditeur d'e-mail. Pour ce faire, cliquez sur Outils dans la barre de menus d'Outlook et sélectionnez Options. Dans l'onglet Format du courrier, décochez la case Utiliser Microsoft Word pour modifier des messages électroniques. Pour installer le Outlook Email Integration client Quittez Microsoft Outlook et fermez toutes ses fenêtres. Connectez-vous à Oracle CRM On Demand. En haut de n'importe quelle page, cliquez sur le lien Ma configuration. Dans la page Infos personnelles - Page d'accueil, cliquez sur le lien Données et outils d'intégration. Dans la page Données et outils d'intégration, cliquez sur le lien Oracle Outlook Email Integration On Demand. Dans la page Oracle Outlook Email Integration On Demand, lisez les informations puis cliquez sur le lien Télécharger Oracle Outlook Email Integration On Demand. Dans la deuxième page Oracle Outlook Email Integration On Demand, lisez les informations supplémentaires et cliquez sur le lien Télécharger Oracle Outlook Email Integration On Demand. Dans la fenêtre, vous pouvez : Cliquer sur Enregistrer pour copier le fichier Oracle_OEI_OnDemand.exe sur votre disque dur pour pouvoir effectuer une installation hors ligne. (Recommandé) Cliquer sur Exécuter pour commencer l'installation. Vous devez rester connecté à Internet pour poursuivre l'installation. Suivez les instructions à l'écran pour effectuer l'installation. ### Installation d'Oracle Notes Email Integration On Demand L'intégration de Lotus Notes Email à Oracle CRM On Demand est un processus en deux étapes : Modification du modèle Lotus Notes Installation du Notes Email Integration client sur l'ordinateur de l'utilisateur #### Modification du modèle Lotus Notes Le modèle Lotus Notes est modifié au niveau du groupe par l'administrateur Lotus Notes afin de rendre visibles les éléments de code et d'interface utilisateur nécessaires qui fournissent l'interface avec le Notes Email Integration client. La procédure suivante explique comment télécharger les fichiers Oracle Notes Email Integration On Demand. Pour télécharger les fichiers Oracle Notes Email Integration On Demand Cliquez sur le lien Formation et Support dans la partie supérieure droite de n'importe quelle page et connectez-vous à My Oracle Support. Si vous disposez déjà d'un compte Oracle.com, vous pouvez vous connecter à My Oracle Support sans vous enregistrer. Sinon, vous devez vous enregistrer en tant que nouvel utilisateur. Dans la page My Oracle Support, cliquez sur le lien Downloads, puis sur le lien permettant de télécharger les fichiers Oracle Notes Email Integration On Demand pour la version appropriée d'Oracle CRM On Demand. #### Installation du Notes Email Integration Client Pour installer le Notes Email Integration client, vous exécutez un programme d'installation faisant appel à un assistant InstallShield. Cet assistant installe et enregistre le Notes Email Integration client qui ajoute les boutons suivants dans les vues de dossier et de mémo de Lotus Notes : Ajouter à Oracle CRM On Demand. Ce bouton s'affiche dans les vues de dossier Boîte de réception et Eléments envoyés. Envoyer et ajouter à Oracle CRM On Demand. Ce bouton s'affiche dans les vues de nouveau mémo et de mémo de réponse. Avant de commencer l'installation du Notes Email Integration client : Notes Email Integration client utilise un serveur de routage pour extraire de manière dynamique l'URL de l'instance d'un utilisateur. Vérifiez qu'un routeur est configuré pour fonctionner avec votre installation de Notes Email Integration client. Pour plus d'informations, contactez le support clientèle. Vérifiez auprès de l'administrateur Oracle CRM On Demand que le Notes Email Integration client a été activé dans votre société. L'administrateur Lotus Notes de votre société doit apporter des modifications au modèle de groupe Lotus Notes de votre société pour activer et permettre le bon fonctionnement du Notes Email Integration client. ATTENTION : N'essayez pas d'installer le Notes Email Integration client tant que vous n'êtes pas certain qu'il a été activé dans votre société. Pour cela, vous devez désinstaller, puis réinstaller Notes Email Integration client pour permettre son fonctionnement. Pour télécharger le module d'installation du Notes Email Integration client, cliquez sur le lien Formation et Assistance dans le coin supérieur droit de n'importe quelle page pour ouvrir la page Training and Support Center. Ensuite, cliquez sur le lien Knowledge and Training, puis connectez-vous à My Oracle Support. Sur la page My Oracle Support, cliquez sur le lien Downloads, puis téléchargez le module d'installation. Assurez-vous que votre ordinateur est doté de la configuration système requise définie pour Oracle Notes Email Integration On Demand dans Oracle CRM On Demand. Pour plus d'informations sur la vérification de la configuration système requise, voir Site Web d'Oracle CRM On Demand. Pour installer le Notes Email Integration client Quittez Lotus Notes et fermez toutes ses fenêtres. Procurez-vous le programme d'installation du Notes Email Integration client auprès de l'administrateur Oracle CRM On Demand, puis enregistrez-le sur votre bureau. Depuis votre bureau, exécutez le fichier d'installation, puis suivez les instructions d'installation. ### Désinstallation d'Oracle Outlook Email Integration On Demand ou d'Oracle Notes Email Integration On Demand Vous pouvez désinstaller Oracle Outlook Email Integration On Demand ou Oracle Notes Email Integration On Demand à tout moment à l'aide de la fonctionnalité Ajout/Suppression de programmes de Microsoft Windows. ### Ajout d'informations sur un e-mail dans Oracle CRM On Demand Lorsque vous ajoutez un e-mail à Oracle CRM On Demand, la taille de fichier combinée de l'e-mail et de la pièce jointe ne peut pas dépasser 5 mégaoctets (Mo). Oracle Outlook Email Integration On Demand et Oracle Notes Email Integration On Demand ne prennent pas en charge les fichiers compressés comme pièces jointes, par exemple, .zip, .rar, .7z, .cab, etc. REMARQUE : Lorsque vous ouvrez ou créez des e-mails dans Outlook 2007, des boutons CRM On Demand apparaissent sur le ruban dans le groupe CRM On Demand, dans l'onglet Message. Pour ajouter des informations sur un e-mail Mettez en surbrillance ou ouvrez l'e-mail que vous voulez ajouter dans Oracle CRM On Demand. Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Add to CRM On Demand (Ajouter à CRM On Demand). Dans Lotus Notes, cliquez sur Add to Oracle (Ajouter à Oracle). Dans la fenêtre de connexion, entrez l'adresse e-mail et le mot de passe que vous utilisez normalement pour accéder à Oracle CRM On Demand. REMARQUE : Vous ne devez vous connecter qu'une seule fois pour chaque session Outlook ou Notes ; vous n'avez pas à vous reconnecter tant que vous ne fermez pas Outlook ou Notes. Les données envoyées vers ou depuis Oracle CRM On Demand depuis le Outlook Email Integration clientou le Notes Email Integration client sont toujours cryptées pour des raisons de sécurité. Pour lier automatiquement les e-mails de cette session avec les noms d'interlocuteurs dans les champs A, Copie et De, sélectionnez Oui pour Association automatique. Lorsque vous utilisez Association automatique, l'application recherche les e-mails dans Oracle CRM On Demand et ajoute automatiquement l'e-mail en tant que tâche terminée. Si l'application ne trouve aucune correspondance, une fenêtre s'ouvre, vous permettant d'effectuer manuellement la recherche et de lier l'e-mail aux enregistrements. Cliquez sur le bouton Connexion. L'application recherche les enregistrements dans Oracle CRM On Demand et affiche les résultats dans la fenêtre Create a Task (Créer une tâche), comme décrit dans le tableau ci-dessous.
   Cette zone | contient ces enregistrements
   --- | ---
   Enregistrements sélectionnés | Initialement, cette zone affiche les enregistrements Interlocuteur dont les adresses e-mail dans Oracle CRM On Demand correspondent exactement à celles des champs A, Copie et De dans les e-mails. Vous pouvez déplacer des enregistrements d'autres zones de cette fenêtre vers Enregistrements sélectionnés. Lorsque vous cliquez sur Enregistrer dans cette fenêtre, l'application sauvegarde l'e-mail dans tous les enregistrements de cette zone et dans les enregistrements Compte qui leurs sont liés. REMARQUE : Un enregistrement de compte doit être lié à un interlocuteur pour que l'e-mail puisse être sauvegardé.
   Destinataires de l'e-mail non trouvés | Cette zone affiche les noms apparaissant dans les champs A ou Copie de l'e-mail et qui n'ont aucune correspondance avec les interlocuteurs existants dans Oracle CRM On Demand.
   Enregistrements associés | Cette zone affiche les enregistrements d'Oracle CRM On Demand liés aux enregistrements Interlocuteur correspondant aux destinataires de l'e-mail, par exemple, Opportunités.
6. Dans la fenêtre Créer une tâche, vous pouvez :
   Pour | Effectuez cette procédure
   Ajouter des tâches de suivi ou des rendez-vous dans Oracle CRM On Demand | Dans la zone Options après enregistrement, cochez la case Créer une nouvelle tâche ou Créer un nouveau rendez-vous. Cliquez sur Enregistrer. Dans le formulaire Nouvelle tâche ou Nouveau rendez-vous, mettez à jour les informations et sauvegardez l'enregistrement.
   Ajouter une nouvelle opportunité ou une demande d'assistance liée au destinataire de l'e-mail | Dans la zone Enregistrements sélectionnés, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du destinataire de l'e-mail. Sélectionnez Ajouter une nouvelle opportunité à On Demand ou Ajouter une nouvelle demande d'assistance à On Demand. Mettez à jour les informations dans le formulaire Nouvelle opportunité ou Nouvelle demande d'assistance. Cliquez sur Enregistrer.
   Ajouter le destinataire de l'e-mail en tant qu'interlocuteur ou lead | Dans la zone Destinataires de l'e-mail non trouvés, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du destinataire de l'e-mail. Sélectionnez Ajouter à On Demand (pour un nouvel enregistrement Interlocuteur) ou Ajouter un nouveau lead à On Demand (pour un nouvel enregistrement Lead). Mettez à jour les informations dans le formulaire Nouvel interlocuteur ou Nouveau lead. Cliquez sur Enregistrer. Le nom du destinataire de l'e-mail est déplacé dans la zone Enregistrements sélectionnés de la fenêtre.
   Ajouter cet e-mail en tant que tâche terminée | Assurez-vous qu'un enregistrement s'affiche dans la zone Enregistrements sélectionnés. Cliquez sur Enregistrer. L'e-mail est sauvegardé en tant que tâche terminée liée à chacun des enregistrements de la zone Enregistrements sélectionnés, ainsi qu'à tous les comptes liés à ces enregistrements. Les valeurs par défaut affichées dans Détails de l'activité sont utilisées, sauf si vous les mettez à jour.
   Lier cet e-mail à un autre enregistrement | Dans la fenêtre Créer une tâche, cliquez deux fois sur les enregistrements pour les déplacer vers la zone Enregistrements sélectionnés. (Facultatif) Mettez à jour les paramètres par défaut dans la zone Détails de l'activité. Cliquez sur Enregistrer. Cet e-mail est sauvegardé en tant que tâche liée aux enregistrements sélectionnés avec les valeurs affichées dans la zone Détails de l'activité.
   Supprimer l'enregistrement de la zone Enregistrements sélectionnés | Cliquez deux fois sur l'enregistrement. L'enregistrement est déplacé dans la partie gauche de la fenêtre et il ne sera donc pas lié à cet e-mail.
   Rechercher des interlocuteurs, comptes, opportunités, leads ou demandes d'assistance supplémentaires dans Oracle CRM On Demand | Dans la liste déroulante Rechercher, sélectionnez le type d'enregistrement. Entrez le nom que vous voulez rechercher. Cliquez sur Soumettre. Les enregistrements correspondant au nom s'affichent dans la zone Résultats de la recherche.
   Mettre à jour un enregistrement | Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'enregistrement. Sélectionnez Modifier. Mettez à jour les informations dans le formulaire Modifier. Cliquez sur Enregistrer.
   Mettre à jour une adresse e-mail dans Oracle CRM On Demand à partir de cet e-mail | Dans la zone Résultats de la recherche, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'enregistrement. Sélectionnez Associer une adresse e-mail. Dans la fenêtre Associer un interlocuteur à un destinataire, sélectionnez l'adresse e-mail mise à jour dans la liste déroulante. Cliquez sur Enregistrer. La nouvelle adresse e-mail s'affiche dans l'enregistrement Interlocuteur.
   Voir les informations de l'enregistrement, comme le nom de l'enregistrement, l'adresse e-mail et les noms des enregistrements liés | Déplacez la souris sur l'enregistrement et ne la bougez plus jusqu'à ce que la bulle d'aide affiche les informations.
Pour envoyer un e-mail et ajouter un e-mail dans Oracle CRM On Demand Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils. Dans Lotus Notes, cliquez sur le bouton de nouveau mémo ou de réponse. (Facultatif) Ajoutez les destinataires de l'e-mail à partir des enregistrements Interlocuteur d'Oracle CRM On Demand : Dans la fenêtre Message, entrez un nom dans le champ CRM On Demand Find (Recherche CRM On Demand). Appuyez sur Entrée. Une fenêtre affiche les interlocuteurs trouvés dans Oracle CRM On Demand. Sélectionnez une des options suivantes : A, Copie ou Copie masquée. Cliquez sur Sélectionner. REMARQUE : Si vous entrez une adresse e-mail contenant plus de 100 caractères, le client Outlook Email Integration ignore cette adresse e-mail et la tâche n'est pas ajoutée à Oracle CRM On Demand. Entrez les informations supplémentaires comme vous le feriez normalement pour envoyer un e-mail. REMARQUE : Lorsque vous utilisez Oracle Outlook Email Integration On Demand, vous devez télécharger les images sous la forme d'une pièce jointe à un e-mail. Si vous joignez une image à un e-mail avec cette intégration, l'image est alors exclue de l'e-mail. Effectuez l'une des opérations suivantes : Dans Microsoft Outlook, cliquez sur Send &Add to CRM On Demand (Envoyer &Ajouter à CRM On Demand). Dans Lotus Notes, cliquez sur Send & Add to Oracle (Envoyer & Ajouter à Oracle). Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, l'e-mail est envoyé aux destinataires que vous avez sélectionnés et est sauvegardé suivant les informations de la fenêtre Créer une tâche.

Publié en août 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle et/ou ses affiliés. Legal Notices.