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5. ## Microsoft OutlookおよびLotus Notesからの電子メールの追加 Oracle Outlook Email Integration On Demand （Outlook Email Integration client）およびOracle Notes Email Integration On Demand（Notes Email Integration client）は、Microsoft OutlookおよびLotus NotesからOracle CRM On Demandに電子メールを追加できるようにするモジュールです。これらの電子メールは、取引先とのすべてのやり取りの履歴になり、セールスチーム全体が利用できます。 電子メール（受信済み電子メールまたは送信電子メール）をアプリケーションに追加すると、次の操作を行えます。 Oracle CRM On Demandの取引先レコード、担当者レコード、見込み客レコード、商談レコード、またはサービスレコードにリンクされたタスクレコード（完了済み活動）として電子メールを追加する 担当者、見込み客、商談、またはサービスリクエストとして電子メール受信者をOracle CRM On Demandに追加する Oracle CRM On Demandで電子メールからフォローアップタスクまたはアポイントを作成する Oracle CRM On DemandレコードをOutlookまたはNotesから直接更新する（新しい電子メールアドレスも含む） Oracle CRM On Demandを検索して受信者の情報を探す（Outlook Email Integration clientのみ） Outlook Email Integration clientまたはNotes Email Integration clientを使用するには、ラップトップまたはデスクトップコンピュータにこれらをインストールします。 注: Outlook Email Integration clientまたはNotes Email Integration clientを使用するには、ユーザーの役割として[Outlook/Notes の電子メールの統合]権限が必要です。 ### Oracle Outlook Email Integration On Demandのインストール Outlook Email Integration clientをインストールするには、InstallShieldウィザードを実行するセットアッププログラムをダウンロードして実行します。このウィザードにより、Outlookツールバーに次のアイコンまたはラベルを追加するOutlookプラグインが作成されます。 CRM On Demandに追加：受信トレイのツールバーに表示されます。 CRM On Demandに送信および追加：メッセージウィンドウのツールバーに表示されます。 CRM On Demand検索：このアイコンは、メッセージウィンドウのツールバーに表示されます。 Outlook Email Integration clientのインストール前の準備： コンピュータがOracle Outlook Email Integration On DemandのOracle CRM On Demandに対して指定されているシステム要件を満たしていることを確認します。システム要件を確認する方法については、「Oracle CRM On Demand Webサイト」を参照してください。 Microsoft Outlook 2003を使用している場合は、Microsoft Wordが電子メールのエディタとして選択されていないことを確認してください。確認するには、Outlookのメニューバーの［ツール］をクリックし、［オプション］を選択します。［メール形式］タブで、このフィールドのチェックボックス［電子メールの編集に Microsoft Word を使用する］をオフにします。 Outlook Email Integration clientをインストールするには Microsoft Outlookを終了し、開いているすべてのウィンドウを閉じます。 Oracle CRM On Demandにサインインします。 任意のページの上部にある［設定（個人）］リンクをクリックします。 ［個人ホームページ］で、［データ＆統合ツール］リンクをクリックします。 ［データ＆統合ツール］ページで、［Oracle Outlook Email Integration On Demand］リンクをクリックします。 ［Oracle Outlook Email Integration On Demand］ページで、表示された情報を読んだ後、［Oracle Outlook Email Integration On Demandをダウンロード］リンクをクリックします。 次の［Oracle Outlook Email Integration On Demand］ページで、表示された情報を読んだ後、［Oracle Outlook Email Integration On Demandをダウンロード］リンクをクリックします。 このウィンドウでは、次の操作を行えます。 ［保存］をクリックして、Oracle_OEI_OnDemand.exeファイルをハードドライブにコピーし、オフラインでインストールします（推奨）。 ［実行］をクリックして、インストールを開始します。インストールを続行するには、インターネットに接続したままにする必要があります。 画面の指示に従ってインストールを終了します。 ### Oracle Notes Email Integration On Demandのインストール Lotus Notes EmailとOracle CRM On Demandの統合プロセスは、次の2つの手順で構成されます。 Lotus Notesテンプレートの変更 ユーザーのコンピュータへのNotes Email Integration clientのインストール #### Lotus Notesテンプレートの変更 Lotus Notes管理者はLotus Notesテンプレートを会社レベルで変更し、必要なコードと、Notes Email Integration clientとのインターフェイスを提供するUI要素を公開します。 次の手順では、Oracle Notes Email Integration On Demandファイルをダウンロードする方法について説明します。 Oracle Notes Email Integration On Demandファイルをダウンロードするには ページの右上隅にある［トレーニングおよびサポート］リンクをクリックして、My Oracle Supportにサインインします。 Oracle.comアカウントがすでにある場合、My Oracle Supportには、登録せずにサインインできます。Oracle.comアカウントがない場合は、新規ユーザーとして登録する必要があります。 My Oracle Supportページで、［ダウンロード］リンクをクリックし、該当するOracle Notes Email Integration On DemandのバージョンのOracle CRM On Demandファイルをダウンロードするためのリンクをクリックします。 #### Notes Email Integration Clientのインストール Notes Email Integration clientをインストールするには、InstallShieldウィザードを実行するセットアッププログラムを実行します。このウィザードにより、Lotus Notesのフォルダとメモビューに次のボタンを追加するNotes Email Integration clientがインストールおよび登録されます。 Oracle CRM On Demandに追加。このボタンは［受信箱］ビューと［送信済みアイテム］フォルダビューに表示されます。 Oracle CRM On Demandに送信および追加。このボタンは［新規メモ］ビューと［メモに返信］ビューに表示されます。 Notes Email Integration clientのインストール前の準備： Notes Email Integration client ではルーティングサーバーを使用してユーザーのインスタンスURLを動的に取得します。Notes Email Integration clientのインストール環境と連動するようにルーターが設定されていることを確認してください。詳細は、カスタマーサポートに問い合わせてください。 社内でOracle CRM On Demandが有効になっているかどうか、Notes Email Integration client管理者に確認します。を機能させるためには、Lotus Notes管理者は、Notes Email Integration clientを有効にするように社内のLotus Notesテンプレートを変更する必要があります。 注意：Notes Email Integration clientは、社内で有効になっていることを確認するまでインストールしないでください。有効になっていない状態でインストールした場合、Notes Email Integration clientを機能させるためには、アンインストールしてから再インストールすることが必要になります。 Notes Email Integration clientのインストールパッケージをダウンロードするには、任意のページの右上隅にある［トレーニングおよびサポート］リンクをクリックしてトレーニングおよびサポートセンターページを開きます。このページで、知識とトレーニングのリンクをクリックし、My Oracle Supportにサインインします。My Oracle Supportページで、［ダウンロード］リンクをクリックし、インストールパッケージをダウンロードします。 コンピュータがOracle Notes Email Integration On DemandのOracle CRM On Demandに対して指定されているシステム要件を満たしていることを確認します。システム要件を確認する方法については、「Oracle CRM On Demand Webサイト」を参照してください。 Notes Email Integration clientをインストールするには Lotus Notes を終了し、すべてのウィンドウを閉じます。 Notes Email Integration client管理者からOracle CRM On Demandのインストールファイルを入手して、お使いのコンピュータのデスクトップに保存します。 デスクトップからインストールファイルを実行し、画面の指示に従ってインストールを完了します。 ### Oracle Outlook Email Integration On DemandまたはOracle Notes Email Integration On Demandのアンインストール Oracle Outlook Email Integration On DemandまたはOracle Notes Email Integration On Demandは、Microsoft Windowsの［プログラムの追加と削除］ユーティリティを使用していつでもアンインストールできます。 ### Oracle CRM On Demandへの電子メール情報の追加 Oracle CRM On Demandに電子メールを追加するときには、電子メールと添付ファイルを合わせたファイルサイズが5メガバイト（MB）を超えないようにしてください。Oracle Outlook Email Integration On DemandおよびOracle Notes Email Integration On Demandでは、.zip、.rar、.7z、.cabなどの圧縮ファイルは添付ファイルとしてサポートしていません。 注：Outlook 2007で電子メールを開いたり、作成したりすると、CRM On Demandのボタンが［メッセージ］タブのCRM On Demandボタン・グループに表示されます。 電子メール情報を追加するには Oracle CRM On Demandに追加する電子メールを強調表示するか開きます。 Microsoft Outlookでは、［Add to CRM On Demand（CRM On Demandに追加）］をクリックします。Lotus Notesでは、［Add to Oracle（Oracleに追加）］をクリックします。 ［サインイン］ウィンドウで、Oracle CRM On Demandにアクセスするために通常使用する電子メールアドレスとパスワードを入力します。 注:OutlookセッションまたはNotesセッションごとに一度だけサインインする必要があります。OutlookまたはNotesを閉じるまで、再びログインする必要はありません。Oracle CRM On DemandまたはOutlook Email Integration clientとNotes Email Integration clientの間で送受信されるデータは、セキュリティ保護のため、常に暗号化されます。 ［宛先］、［CC］、および［差出人］の各フィールドに入力された担当者名を使用して、このセッションで電子メールを自動的にリンクするには、［自動関連付け］で［はい］を選択します。 自動関連付け機能を使用すると、Oracle CRM On Demandで電子メールが検索され、この電子メールが完了タスクとして自動的に追加されます。一致するものが見つからない場合は、電子メールを手動で検索し、レコードにリンクするためのウィンドウが表示されます。 ［サインイン］ボタンをクリックします。 Oracle CRM On Demandでレコードが検索され、次の表で説明するように、結果がタスクの作成ウィンドウに表示されます。
   エリア | 含まれるレコード
   --- | ---
   選択されたレコード | 最初は、担当者レコードのうち、Oracle CRM On Demandでの電子メールアドレスがこの電子メールの［宛先］、［CC］、および［差出人］のフィールドに厳密に一致するものが表示されます。 このウィンドウの他のエリアから［選択したレコード］にレコードを移動できます。このウィンドウで［保存］をクリックすると、このエリアに表示されたすべてのレコードと、そのレコードにリンクされた取引先レコードに電子メールが保存されます。 注:この電子メールを保存するには、リンクされた取引先レコードが担当者に必要です。
   見つからない電子メール受信者 | 電子メールの［宛先］または［CC］フィールドに入力された名前のうち、Oracle CRM On Demandの既存の担当者にマップできないものが表示されます。
   関連レコード | 電子メール受信者に対応する担当者レコードにリンクされたOracle CRM On Demandのレコード（商談など）が表示されます。
6. ［タスクの作成］ウィンドウからは、次の操作を行えます。
   操作 | 手順
   フォローアップタスクまたはアポイントをOracle CRM On Demandに追加する | ［保存後のオプション］エリアで、［新規タスクの作成］または［新規アポイントの作成］チェックボックスをオンにします。 [保存]をクリックします。 ［新規タスク］または［新規アポイント］フォームで、情報を更新し、レコードを保存します。
   電子メール受信者にリンクされる新規商談またはサービスリクエストを追加する | ［選択されたレコード］エリアで、電子メール受信者の名前を右クリックします。 ［新規商談をOn Demandに追加］または［新規サービスリクエストをOn Demandに追加］を選択します。 ［新規商談］または［新規サービスリクエスト］フォームの情報を更新します。 [保存]をクリックします。
   電子メール受信者を担当者または見込み客として追加する | ［見つからない電子メール受信者］エリアで、電子メール受信者の名前を右クリックします。 ［新規担当者をOn Demandに追加］（新しい担当者レコードの場合）または［新規見込み客をOn Demandに追加］（新しい見込み客レコードの場合）を選択します。 ［新規担当者］または［新規見込み客］フォームの情報を更新します。 [保存]をクリックします。 電子メール受信者の名前がウィンドウの［選択したレコード］エリアに移動します。
   この電子メールを完了タスクとして追加する | ［選択したレコード］エリアにレコードが表示されていることを確認します。 [保存]をクリックします。 電子メールは、［選択したレコード］エリアの各レコードにリンクされた完了タスクとして、これらのレコードにリンクされた取引先とともに保存されます。［活動詳細］に表示されるデフォルト値は、更新するまで使用されます。
   この電子メールを別のレコードにリンクする | タスクの作成ウィンドウで、見つかったレコードをダブルクリックし、これらのレコードを［選択したレコード］エリアに移動します。 （オプション）［活動詳細］エリアのデフォルト設定を更新します。 [保存]をクリックします。 この電子メールは、選択したレコードにリンクされたタスクとして、［活動詳細］エリアに表示される値とともに保存されます。
   ［選択したレコード］エリアからレコードを削除する | レコードをダブルクリックします。このレコードは、この電子メールにリンクされないようにウィンドウの左側に移動します。
   Oracle CRM On Demandで、その他の担当者、取引先、商談、見込み客、またはサービスリクエストを検索する | ［検索］ドロップダウンリストで、レコードタイプを選択します。 検索する名前を入力します。 [送信]をクリックします。 その名前に一致するレコードが［検索結果］エリアに表示されます。
   レコードを更新します | レコードを右クリックします。 [編集]を選択します。 ［編集］フォームの情報を更新します。 [保存]をクリックします。
   Oracle CRM On Demandの電子メールアドレスをこのメールから更新する | ［検索結果］エリアで、レコードを右クリックします。 ［電子メールアドレスを関連付ける］を選択します。 ［担当者を受信者と関連付ける］ウィンドウで、更新された電子メールアドレスをドロップダウンリストから選択します。 [保存]をクリックします。 新しい電子メールアドレスが担当者レコードに表示されます。
   レコード名、電子メールアドレス、関連するレコード名などのレコード情報を表示する | レコードの上にマウスを移動し、ヒントが表示されるまでそのままにして、この情報を表示します。
電子メールを送信し、その電子メールをOracle CRM On Demandに追加するには Microsoft Outlook の場合は、ツールバーの［新規作成］をクリックします。Lotus Notes の場合は、［新規メモ］ボタンまたは［返信］ボタンをクリックします。 （オプション）Oracle CRM On Demand担当者レコードから電子メール受信者を追加します。 メッセージウィンドウで、［CRM On Demand検索］フィールドに名前を入力します。 Enterキーを押します。 Oracle CRM On Demandで見つかった担当者がウィンドウに表示されます。 ［宛先］、［CC］、または［BCC］のいずれかのオプションを選択します。 [選択]をクリックします。 注意: 100文字を超える長さの電子メールアドレスを入力した場合は、Outlook Email Integrationクライアントによってその電子メールアドレスが無視され、タスクがOracle CRM On Demandに追加されません。 通常に電子メールを送信する場合と同様に、その他の情報を入力します。 注意: Oracle Outlook Email Integration On Demandを使用している場合、電子メールの添付ファイルとしてイメージをアップロードする必要があります。この統合では電子メールに埋め込まれたイメージは、電子メールから削除されます。 次の該当する操作を行います。 Microsoft Outlookでは、［CRM On Demandに送信して追加］をクリックします。 Lotus Notesでは、［Oracleに送信して追加］をクリックします。 ［保存］をクリックすると、選択した受信者に電子メールが送信され、電子メールは、タスクの作成ウィンドウの情報に従って保存されます。

公開日 2022 年 8 月 | Copyright © 2005, 2022, Oracle and/or its affiliates. Legal Notices.