| Afdrukken PDF-versie openen van online-help

#### Boekstructuren ontwerpen Om uw boeken efficiënt te structureren, moet u uw boekhiërarchieën goed plannen. Houd rekening met de volgende richtlijnen bij het ontwerpen en verfijnen van de hiërarchieën voor uw bedrijf: Maak geen aangepaste boeken die een kopie zijn van boeken van gebruikers. Stel vast hoe de organisatiestructuur en het toegangsbeleid voor uw bedrijfsgegevens eruitzien. Stel vast of de bedrijfsstructuur relevant is voor de manier waarop de gegevens worden beheerd. Stel vast welke gegevens binnen het bedrijf aan elkaar zijn gekoppeld. Ontwerp de boeken op basis van de behoeften van gebruikers en houd rekening met de taken waarbij de boeken het meest door gebruikers worden gebruikt. Ontwerp de boeken zo dat de functionaliteit 'Zichtbaarheid manager ingeschakeld' (via het selectievakje op het bedrijfsprofiel) zo min mogelijk wordt gebruikt. Zorg dat het aantal niveaus in de boekhiërarchieën tot een minimum worden beperkt. Beperk de hoeveelheid kruisverwijzingen in de boekstructuren. Kruisverwijzingen zijn dubbele records in meerdere boeken. Gebruik workflowregels om het beheer van de boeken te automatiseren. Neem bij het ontwerpen van boeknamen ook de functie in overweging waarmee u een afzonderlijke workflowactie kunt gebruiken om een ander boek aan andere records toe te wijzen door een expressie te gebruiken waarmee een boeknaam wordt opgelost. ### Gebruikersboeken Het nadeel van aangepaste boeken die een kopie zijn van gebruikersboeken, is dat de gegevens in de aangepaste boeken gesynchroniseerd moeten worden met de gegevens van de standaardgebruikersboeken. Hierdoor duurt het langer voordat de gegevens door de server zijn verwerkt en wordt de snelheid waarmee records worden opgehaald nadelig beïnvloed. OPMERKING: een reden waarom een bedrijf het kopiëren van gebruikersboeken in overweging kan nemen is om een gebruiker tijdelijk toegang te geven tot de gegevens van een andere gebruiker. Een betere manier om tegemoet te komen aan deze behoefte is om de gebruiker die toegang tot de gegevens wil als gedelegeerde van de gebruiker die eigenaar is van de gegevens toe te voegen. ### Toegang tot gegevens Uw boekstructuur hoeft geen weerspiegeling te zijn van de bedrijfsstructuur. Het wordt juist aanbevolen om de boekstructuur een zo nauwkeurig mogelijke weerspiegeling te laten zijn van de manier waarop de gegevens van uw bedrijf zijn gestructureerd. Uw bedrijf kan gedeeltelijk zijn georganiseerd op basis van geografische locaties en gedeeltelijk per productlijn of branche. Schenk extra aandacht aan gevallen waarin: Twee (of meer) afdelingen geen toegang mogen krijgen tot de gegevens van een andere afdeling. Twee (of meer) afdelingen toegang moeten krijgen tot de gegevens van een andere afdeling. ### Belang van de bedrijfsstructuur In veel bedrijven heeft de overkoepelende organisatie toegang tot alle gegevens van de onderliggende organisaties. De medewerkers van zo'n overkoepelende organisatie hebben dus meestal algemene toegang tot de gegevens van alle onderliggende organisaties. Als uw organisatie op deze manier is gestructureerd, wordt aanbevolen om geen boeken in te stellen die een weerspiegeling zijn van de organisatiestructuur van het overkoepelende niveau. Houd rekening met de volgende mogelijkheden: Boeken instellen die een weerspiegeling zijn van de organisatiestructuur op andere niveaus (zoals het niveau van de onderliggende organisatie) Andere boekhiërarchieën instellen op het niveau van de overkoepelende organisatie. Op het niveau van de overkoepelende organisatie kunt u bijvoorbeeld een boek of boekhiërarchie instellen waarmee gebruikers op het niveau van de overkoepelende organisatie verkoopkansen die een aanzienlijk omzetpotentieel hebben in alle onderliggende organisaties kunnen bekijken. ### Gegevens koppelen Bestudeer de procedures die binnen uw bedrijf worden gevolgd wanneer een gebruiker naar een andere afdeling wordt overgeplaatst. Bijvoorbeeld: Als de gegevens die door de gebruiker worden beheerd altijd met de gebruiker meegaan naar een nieuwe afdeling, zodat gegevens altijd gekoppeld blijven aan de gebruiker, kunt u uw gegevens het best beheren via recordeigenaren en -teams. Meestal worden afspraken en taken op alle niveaus tegelijk met de gebruiker overgeplaatst. In sommige verkoopomgevingen worden alle ook klantgegevens met de gebruiker overgeplaatst. Deze koppeling van gegevens doet zich voor binnen kleine en middelgrote bedrijven en bij bedrijven die zich speciaal richten op kleinschalige verkoop van hoogwaardige producten. Als de gegevens meestal binnen een vaste organisatie blijven, bijvoorbeeld op een bepaalde geografische locatie, zodat gesteld kan worden dat de gegevens eigendom van de organisatie zijn, kunnen de gegevens het beste worden beheerd via boeken die een weerspiegeling van de organisatiestructuur zijn. Als zowel de gekoppelde gegevens als de gegevens die eigendom zijn van de organisatie nog een tijd blijven voortbestaan nadat de gebruiker naar een andere afdeling is overgeplaatst, kunnen beide hiërarchieën naast elkaar blijven voortbestaan. ### Behoeften en taken van gebruikers Houd bij het ontwerpen van uw boekstructuur rekening met de taak waarbij boeken het meest door gebruikers worden gebruikt, inclusief het werken met lijsten, het zoeken naar records en het maken en gebruiken van rapporten. #### Werken met lijsten Bekijk welke lijsten het meest door uw gebruikers worden gebruikt en met welke lijsten zij het liefst werken om vast te stellen aan welke lijsten de gebruikers behoefte hebben. Vraag de gebruikers binnen uw bedrijf om input om u hierbij te helpen. Als geen enkel boek in uw boekstructuur alle benodigde records voor een ideale lijst bevat, dan ontbreekt er in de boekstructuur waarschijnlijk een hiërarchie. U kunt bijvoorbeeld zowel een geografische hiërarchie als een productgeoriënteerde hiërarchie instellen. Als gebruikers lang in een bepaalde subset van een boek werken, kunt u een subboek voor de subset maken. Geef het subboek een naam die gemakkelijk door gebruikers kan worden herkend. Het subboek kan ook als standaardwaarde worden ingesteld voor de functie 'Zoeken in', zodat gebruikers niet telkens het gewenste boek hoeven te selecteren. Zie Boeken voor gebruikers en gebruikersrollen inschakelen voor meer informatie over het instellen van een standaardwaarde voor de functie 'Zoeken in'. #### Zoeken naar records Vraag de gebruikers om voorbeelden te geven van scenario's waarin zij naar bepaalde records zoeken om te bepalen wat de behoeften zijn op het gebied van zoekbewerkingen van de gebruikers van uw bedrijf. Uw boekstructuur en boekgrootten moeten een weerspiegeling zijn van de zoekbewerkingen en de zoekcriteria die het meest door de gebruikers worden gebruikt. OPMERKING: als u al over een boekstructuur beschikt en deze aan het verfijnen bent, kunt u gebruikers vragen of zij normaal gesproken gemakkelijk kunnen zien dat een bepaalde record onderdeel is van een bepaald boek in de hiërarchie. Als de algemene tendens is dat ze alleen zeker zijn van een boek van een hoger niveau, moet u de gebruikers vragen of een andere onderverdeling van de boekstructuur hen zou helpen bij het verfijnen van hun zoekbewerkingen. Gebruikers zouden tijdens hun normale zoekbewerkingen slechts bij uitzondering gebruik mogen maken van boeken van een hoger niveau. De velden die bij een zoekbewerking worden gebruikt zijn ook van invloed op de snelheid van de zoekbewerking: Door geïndexeerde velden te gebruiken wanneer u in boeken naar records zoekt, bereikt u optimale prestaties. (Geïndexeerde velden worden in de zoeksecties met groene tekst weergegeven.) Wanneer u gebruikmaakt van niet-geïndexeerde velden (in plaats van geïndexeerde velden) voor het zoeken naar records in boeken, verloopt het zoeken trager en worden de prestaties beïnvloed door het aantal records die worden doorzocht. (Zoekvelden die niet geïndexeerd zijn, worden in de zoeksecties met zwarte tekst weergegeven.) Als u bijvoorbeeld instelt dat gebruikers records normaal gesproken op basis van geïndexeerde velden doorzoeken, kan het boek van het laagste niveau (het leaf-knooppuntboek) tot 100.000 records voor elk recordtype bevatten. Als gebruikers records echter normaal gesproken doorzoeken op basis van niet-geïndexeerde velden, kunt u de grootte van uw leaf-knooppuntboeken beperken tot 20.000-30.000 records per recordtype. De gegevensinstellingen variëren van bedrijf tot bedrijf. Vandaar dat er niet een bepaald aantal records voor boeken wordt aanbevolen. U moet de grootte van de boeken blijven beheren. U kunt boeken sneller doorzoeken door het aantal te doorzoeken records te beperken. #### Rapporten maken en gebruiken Voor alle gebruikers, met uitzondering van de beheerders, gelden toegankelijkheidsregels voor rapporten. Wanneer een gebruikersboek of een aangepast boek in de functie 'Zoeken in' bij het maken van rapporten wordt opgegeven, komen de volgende gegevens voor de rapporten in aanmerking: Alle inhoud van historische analyses (inclusief historische analyses die toegankelijk zijn via het tabblad Analyse en rapporten die in de startpagina's van de record zijn ingesloten) wordt beperkt tot het boek, inclusief alle subniveaus van het geselecteerde boek. Records die eigendom zijn van de gebruiker, of waarbij de gebruiker lid is van een team, zijn niet inbegrepen, tenzij die records zich ook in het geselecteerde boek of in een van de bijbehorende subboeken bevinden. Real-time rapporten worden beperkt tot gegevens die direct aan het boek (aangepast boek of gebruikersboek) zijn gekoppeld en die geselecteerd zijn in de functie 'Zoeken in'. Als het geselecteerde boek subboeken of onderliggende niveaus bevat, worden de gegevens van de subboeken of de onderliggende niveaus in realtime-rapporten genegeerd. OPMERKING: ook al hoeft u de boekstructuur niet te wijzigen nadat deze eenmaal is ingesteld, kunt u dit toch doen. U verliest verder geen tijd door deze wijzigingen te maken en de wijzigingen worden onmiddellijk toegepast. De wijzigingen worden echter niet onmiddellijk in de gegevens van realtime-rapporten weergegeven. Zie De toegankelijkheid van records in Analyse voor meer informatie over de toegankelijkheid van records in rapporten. ### Zichtbaarheid manager Baseer het ontwerp van uw boekhiërarchieën op de volgende principes: Gebruik de optie 'Zichtbaarheid manager ingeschakeld' (via het selectievakje op het bedrijfsprofiel) zo min mogelijk. De optie 'Subitems opnemen' wordt zeer weinig tot nooit gebruikt in zoekbewerkingen in grote hoeveelheden gegevens. (Het aantal records waaruit een grote hoeveelheid gegevens bestaat verschilt van bedrijf tot bedrijf en is ook afhankelijk van de gebruikte zoekpatronen.) Er zijn gevallen waarin het nodig is de optie 'Subitems opnemen' te gebruiken. Managers moeten bijvoorbeeld lijsten gebruiken voor gebruikersboeken waarin hun ondergeschikten zich bevinden, omdat hun ondergeschikten onderling geen gegevens kunnen delen. Als de hoeveelheden groot zijn, duurt de zoekbewerking langer. Voor optimale prestaties moet u de optie 'Subitems openen' echter alleen selecteren wanneer dit strikt noodzakelijk is. ### Hiërarchieniveaus Boekhiërarchieën met een groot aantal niveaus, met records op ieder niveau, gedragen zich op een soortgelijke manier als de teamfunctionaliteit waar 'Zichtbaarheid manager' is ingeschakeld. Deze hiërarchieën werken goed met kleine gegevenssets. Als gegevensvolumes toenemen, werken boeken met minder hiërarchieniveaus (of zonder hiërarchieniveaus) veel beter dan teamfunctionaliteit. Als een bepaald niveau van uw boekhiërarchie geen waarde toevoegt aan de beveiliging of organisatie van de gegevens, moet u het overtollige boek en de bijbehorende subboeken samenvoegen. Vraag boekgebruikers of ze normaal gesproken kunnen zien of een record zich in een subboek of een ander subboek van hetzelfde bovenliggende boek bevindt. Als dit niet het geval is, geeft dit aan dat u de twee subboeken het best in het bovenliggende boek kunt samenvouwen. Een simpele manier om het aantal niveaus in een boekhiërarchie te beperken is om de subboeken van een voorvoegsel te voorzien met de naam van het bovenliggende boek. Als u bijvoorbeeld een subboek hebt met de naam 'Noord', en een bovenliggend boek met de naam 'Noord-Amerika', kunt u het bovenliggende boek verwijderen en de naam van het subboek wijzigen in 'NA - Noord'. ### Kruisverwijzingen Het maken van kruisverwijzingen is het kopiëren van records over meerdere boeken. Door het gebruik van kruisverwijzingen ontstaat er een administratieve overhead voor gebruikers, omdat de gegevens gesynchroniseerd moeten worden. Een groot aantal lees- en schrijfbewerkingen zijn het gevolg, die weer van invloed zijn op de prestaties van de server. Probeer zo min mogelijk gebruik te maken van kruisverwijzingen. ### Geautomatiseerd boekenbeheer Normaal gesproken worden boektoewijzingscriteria aan een of meer velden van een recordtype gekoppeld. U kunt workflowregels maken om de boektoewijzing automatisch te reorganiseren wanneer een van de desbetreffende velden wordt gewijzigd. Als u bijvoorbeeld een boekhiërarchie hebt met de naam Rayon, kunt u een workflowregel maken om een veld in een recordtype te monitoren (bijvoorbeeld het veld 'Rayon' van accounts). Maak vervolgens een actie 'Boek toewijzen' voor de regel om het boek 'Rayon' bij te werken met een nieuw boek wanneer de waarde van het veld 'Rayon' van de account wijzigt. Denk, wanneer u boeknamen ontwerpt, na over of u workflowacties 'Een boek toewijzen' zodanig wilt gebruiken dat met een afzonderlijke workflowactie een ander boek aan andere records kan worden toegewezen door een expressie te gebruiken die wordt opgelost in een boeknaam. Bijvoorbeeld: stel dat u accounts hebt in Noord-Amerika en ook in EMEA. Mogelijk wilt u twee afzonderlijke boeken instellen voor de verschillende locaties, en het desbetreffende boek toewijzen aan een account, afhankelijk van de locatie van de account. Om deze configuratie in te stellen, kunt u twee boeken maken, een met de naam 'Noord-Amerika' en een met de naam 'EMEA'. U kunt vervolgens een aangepast keuzelijstveld maken met de naam 'Verkooplocatie' met de waarden 'Noord-Amerika' en 'EMEA' en het aangepaste veld toevoegen aan de paginalay-out voor het type record 'Account' voor de desbetreffende rollen. Dan kunt u een workflowactie 'Een boek toewijzen' maken waarmee het volgende gebeurt wanneer een accountrecord wordt bijgewerkt: Er wordt een expressie geëvalueerd om de waarde te bepalen die is geselecteerd in het veld voor de verkooplocatie van de accountrecord. De accountrecord wordt gekoppeld aan het boek waarvan de naam overeenkomt met de waarde die is geretourneerd met de expressie. #### Verwante onderwerpen Zie het volgende onderwerp voor verwante informatie: Workflowacties maken: boeken toewijzen

Gepubliceerd op augustus 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle en/of geaffilieerde bedrijven. Legal Notices.