| Afdrukken PDF-versie openen van online-help

#### Workflowregels Een workflowregel is een instructie voor Oracle CRM On Demand om automatisch een of meer acties uit te voeren wanneer een opgegeven gebeurtenis optreedt. ### Signaleringsgebeurtenissen en acties voor workflowregels Een workflowregel wordt beoordeeld wanneer de gebeurtenis die in de regel is opgegeven (de triggergebeurtenis) plaatsvindt. Als er is voldaan aan de condities van de regel (of als de regel geen condities heeft), worden de acties in de regel uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld een workflowregel maken waarin u opgeeft dat er na het maken van een verkoopkans (de signaleringsgebeurtenis voor de workflowregel) een e-mail moet worden verzonden naar de manager van de verkoopkanseigenaar (de workflowregelactie). U kunt ook opgeven dat de e-mail alleen moet worden verzonden als de inkomsten die het resultaat zijn van de verkoopkans, een bepaald bedrag overschrijden (de workflowconditie). Tevens kunt u de inhoud van de e-mail opgeven. Bovendien kunt u workflowregels dusdanig configureren dat er acties worden uitgevoerd na het verstrijken van een bepaalde hoeveelheid tijd of als een bepaalde datum en tijd worden bereikt. Zie Workflowregels op basis van tijd en Geplande gebeurtenissen voor meer informatie over workflowacties op basis van tijd. Workflowregels kunnen door een van de volgende gebeurtenissen worden geactiveerd: Wanneer een record wordt gemaakt, bijgewerkt, hersteld of verwijderd. OPMERKING: er worden geen nieuwe reeksen met workflowregels geactiveerd als een record wordt bijgewerkt met een workflowactie. Bijvoorbeeld: als met de actie 'Waarden bijwerken' voor een workflowregel voor het type record 'Account' een veld wordt bijgewerkt voor een accountrecord, worden met deze wijziging geen workflowregels geactiveerd voor het type record 'Account', ook al is aan sommige regels de signaleringsgebeurtenis 'Voor opslag gewijzigde record' of 'Bij opslaan gewijzigde record' toegewezen. Als u wilt dat er in Oracle CRM On Demand aanvullende acties worden uitgevoerd nadat de record is gewijzigd, moeten deze acties worden geconfigureerd voor dezelfde workflowregel als bij de actie waarmee de record is gewijzigd. Wanneer een record wordt gekoppeld aan een andere record of de koppeling tussen twee records wordt verbroken. Gebeurtenissen waarmee koppeling en ontkoppeling worden geactiveerd voor workflowregels, worden alleen ondersteund voor koppelingen tussen bepaalde recordtypen. Zie Gebeurtenissen waarmee koppeling en ontkoppeling worden geactiveerd voor meer informatie. Er is een opgegeven datum en tijd bereikt. OPMERKING: bij workflowregels zijn bewerkingen toegestaan voor trapsgewijs verwijderen en diep verwijderen. Bijvoorbeeld: als een account wordt verwijderd, worden alle verwante ongedeelde adressen ook verwijderd. Als u een adres verwijdert, worden alle workflowregels gestart voor het type record 'Adres' met de signaleringsgebeurtenis 'Vóór verwijderen record'. Zie Records verwijderen en herstellen voor meer informatie over trapsgewijs verwijderen en diep verwijderen. Er zijn verschillende typen signaleringsgebeurtenissen voor workflowregels, maar elke workflowregel bevat slechts één signaleringsgebeurtenis. Afhankelijk van de signaleringsgebeurtenis die u voor de regel hebt opgegeven, kunt u opgeven dat in Oracle CRM On Demand een of meerdere acties automatisch moet worden uitgevoerd wanneer aan de condities van de workflowregel is voldaan. De signaleringsgebeurtenis voor elke regel wordt weergegeven op de lijstpagina voor workflowregels en op de pagina 'Gegevens workflowregel'. Afhankelijk van het type signaleringsgebeurtenis dat is geselecteerd voor een workflowregel, is de regel van een van de volgend typen: Workflowregel vóór gebeurtenis.De workflowacties vinden plaats voordat de gebeurtenis waardoor de regel wordt geactiveerd, is voltooid. Workflowregel na gebeurtenis. De workflowacties vinden plaats nadat de gebeurtenis waardoor de regel wordt geactiveerd, is voltooid. Geplande gebeurtenis. Het type geplande gebeurtenis is een subtype van het type regel na de gebeurtenis. Een geplande gebeurtenis is een workflowregel die niet wordt geactiveerd door een actie van een gebruiker. In plaats daarvan wordt een geplande gebeurtenis automatisch uitgevoerd als een opgegeven datum en tijd wordt bereikt. U kunt desgewenst een geplande gebeurtenis zo configureren dat deze meerdere keren wordt uitgevoerd met een interval die u bij de geplande gebeurtenis opgeeft. Zie Informatie over geplande gebeurtenissen, Geplande gebeurtenissen maken en Geplande gebeurtenissen maken voor Analytics voor meer informatie over geplande gebeurtenissen. Workflowregels worden geconfigureerd voor een record als geheel en niet voor afzonderlijke velden. Geplande gebeurtenissen worden geconfigureerd voor lijsten met records, en geplande gebeurtenissen voor Analytics worden geconfigureerd om te worden uitgevoerd voor opgegeven gebruikers. OPMERKING: nadat een regel is gemaakt, kunt u het recordtype of de signaleringsgebeurtenis voor de regel niet wijzigen. Als er voor de regel een conditie geldt, kunt u de conditie bijwerken. Voor geplande gebeurtenissen kunt u de planning bijwerken of een andere lijst selecteren. De volgende tabel bevat de acties die beschikbaar zijn voor elke signaleringsgebeurtenis.
Signaleringsgebeurtenis | Regeltype | Beschikbare acties
--- | --- | ---
Bij opslaan nieuwe record | Na gebeurtenis | E-mail verzenden Taak maken Boek toewijzen Integratiegebeurtenis maken Wachten Waarden bijwerken
Bij opslaan gewijzigde record | Na gebeurtenis | E-mail verzenden Taak maken Boek toewijzen Integratiegebeurtenis maken Wachten Waarden bijwerken
Voor verwijderen record | Vóór gebeurtenis | E-mail verzenden Taak maken Integratiegebeurtenis maken
Voor opslaan gewijzigde record | Vóór gebeurtenis | Waarden bijwerken
Na koppeling met bovenliggend item | Na gebeurtenis | E-mail verzenden Integratiegebeurtenis maken Wachten
Na loskoppeling van bovenliggend item | Na gebeurtenis | E-mail verzenden Integratiegebeurtenis maken Wachten
Bij herstellen record | Na gebeurtenis | E-mail verzenden Integratiegebeurtenis maken Taak maken
Wanneer records worden samengevoegd | Na gebeurtenis | E-mail verzenden Integratiegebeurtenis maken Taak maken
Geplande gebeurtenis | Geplande gebeurtenis | E-mail verzenden Taak maken Boek toewijzen Waarden bijwerken OPMERKING: voor geplande gebeurtenissen voor het type record 'Analytics' wordt alleen de actie 'E-mail verzenden' ondersteund.
Er zijn enkele aanvullende workflowacties beschikbaar voor Oracle CRM On Demand Life Sciences Edition en Oracle CRM On Demand for Partner Relationship Management. Zie Workflowacties voor meer informatie. OPMERKING: geblokkeerde producten kunnen niet worden verwerkt voor monsteraanvraagitems als u workflows gebruikt in Oracle CRM On Demand. Zie Workflows voor monsteraanvraagitems en regels voor geblokkeerde producten voor meer informatie. OPMERKING: voor bepaalde recordtypen worden workflowregels nooit geactiveerd als deze worden geconfigureerd met de signaleringsgebeurtenis 'Als record is hersteld' omdat records van dit type momenteel niet kunnen worden hersteld. Bijvoorbeeld: het is momenteel niet mogelijk om een accountteamrecord te herstellen. Als het in de toekomst wel mogelijk wordt om deze recordtypen te herstellen, worden de workflowregels waar nodig wel geactiveerd als deze worden geconfigureerd met de signaleringsgebeurtenis 'Als record is hersteld'. ### Beperkingen voor workflowregels en workflowregelacties De volgende beperkingen zijn van toepassing op workflowregels met een andere signaleringsgebeurtenis dan 'Geplande gebeurtenis', en op de acties op deze regels: Workflowregelcondities. Als u condities voor een workflowregel definieert, worden de workflowregelacties alleen uitgevoerd als er is voldaan aan de regelcondities wanneer de regel wordt geactiveerd. Als er niet is voldaan aan de condities, worden de acties niet uitgevoerd. Als u geen workflowregelcondities hebt gedefinieerd, worden de workflowregelacties altijd uitgevoerd wanneer de regel wordt geactiveerd. Context van één record. Een workflowregel die wordt geactiveerd wanneer een record wordt gemaakt, bijgewerkt of verwijderd, werkt alleen in de context van de desbetreffende record. Een dergelijke workflowregel kan dus velden van slechts één record openen en bijwerken. OPMERKING: wanneer een workflowregel wordt geactiveerd door een actie waarbij records worden gekoppeld of ontkoppeld, kan de integratiegebeurtenis die door de workflow is gemaakt, velden uit de onderliggende en bovenliggende record bevatten. De volgende beperkingen zijn van toepassing op alle workflowregels en geplande gebeurtenissen, en op de acties op deze regels en geplande gebeurtenissen: Meerdere acties op workflowregels en geplande gebeurtenissen. U kunt meerdere acties voor een workflowregel of geplande gebeurtenis maken. U kunt maximaal 25 acties voor een workflowregel maken. Voor een geplande gebeurtenis kunt u maximaal 5 workflowacties maken. Als u meer acties probeert te maken dan zijn toegestaan voor een workflowregel of geplande gebeurtenis, wordt er een foutbericht weergegeven. OPMERKING: als een workflowactie op een workflowregel of geplande gebeurtenis onverwacht wordt afgebroken zonder dat deze is voltooid, worden de resterende acties op de workflowregel of geplande gebeurtenis mogelijk niet uitgevoerd. Zie Fouten in workflowregels en workflowacties voor informatie over wat er gebeurt als een workflowactie mislukt. Recordtypen. U kunt workflowregels en geplande gebeurtenissen maken voor een aantal recordtypen. Elke workflowregel of geplande gebeurtenis is echter van toepassing op slechts één recordtype. Als u dus een workflowregel of geplande gebeurtenis voor een specifiek recordtype maakt en u dezelfde actie wilt laten plaatsvinden voor een ander recordtype, moet u een tweede soortgelijke workflowregel of geplande gebeurtenis maken voor het tweede recordtype. ### Volgorde van workflowregels Als u een workflowregel maakt, wordt de regel in Oracle CRM On Demand automatisch toegewezen aan het volgende volgnummer voor de regels die zijn gebaseerd op hetzelfde type record en dezelfde signaleringsgebeurtenis. Als de signaleringsgebeurtenis 'Na koppeling met bovenliggende record' of 'Na ontkoppeling van bovenliggende record' is geselecteerd, wordt in Oracle CRM On Demand automatisch de regel toegewezen aan het volgende niet-gebruikte volgnummer voor regels die zijn gebaseerd op hetzelfde type record, dezelfde signaleringsgebeurtenis en hetzelfde type bovenliggende record. Voor workflowregels met een signaleringsgebeurtenis anders dan 'Geplande gebeurtenis', wordt met het volgnummer bepaald in welke volgorde workflowregels worden opgeroepen in Oracle CRM On Demand die zijn gebaseerd op hetzelfde type record en dezelfde signaleringsgebeurtenis (en, indien van toepassing, op hetzelfde type bovenliggende record). U kunt de volgorde van deze regels wijzigen. OPMERKING: aan workflowregels met een signaleringsgebeurtenis 'Geplande gebeurtenis' wordt ook een volgnummer toegewezen maar ze worden niet op volgorde uitgevoerd. Het volgnummer is voor geplande gebeurtenissen alleen-lezen. Zie De volgorde van workflowregels wijzigen voor meer informatie over het wijzigen van de volgorde van workflowregels. ### Volgorde workflowregels beëindigen Voor workflowregels met een andere signaleringsgebeurtenis dan 'Geplande gebeurtenis', kunt u opgeven dat Oracle CRM On Demand moet stoppen met het verwerken van een reeks workflowregels als aan een conditie van een workflowregel wordt voldaan. Als een workflowregel wordt gestart, wordt de regelconditie geëvalueerd. Als aan de regelconditie is voldaan en het selectievakje 'Beëindigen' is ingeschakeld voor de workflowregel, worden de actieve acties voor de huidige workflowregel uitgevoerd. De verdere workflowregels die zijn gebaseerd op hetzelfde type record en dezelfde signaleringsgebeurtenis en hetzelfde type bovenliggende record (als van toepassing), worden niet beëindigd. ### Volgorde van workflowacties Als er meerdere acties in een workflowregel of geplande gebeurtenis zijn opgegeven, worden de acties uitgevoerd in de volgorde die is opgegeven in de workflowregel. Er wordt dus begonnen met de actie met het nummer 1. Elke actie wordt voltooid voordat de volgende actie start. U kunt de volgorde van de acties op een regel wijzigen. Zie Workflowacties voor meer informatie over workflowacties. Voor een geplande gebeurtenis geldt dat de acties worden uitgevoerd op de records die op die datum worden geretourneerd met de gefilterde lijst. De records worden op volgorde uitgevoerd, dat wil zeggen dat alle workflowacties op de geplande gebeurtenis worden uitgevoerd in de volgorde die bij de geplande gebeurtenis voor de eerste record op de lijst is opgegeven, waarna alle acties worden uitgevoerd voor de tweede record in de lijst enzovoorts. ### Fouten in workflowregels en workflowacties Als een workflowregel, geplande gebeurtenis of workflowactie niet wordt voltooid, wordt de fout gerapporteerd in de workflowmonitor voor fouten of gerapporteerd aan de gebruiker die de workflowregel heeft gestart. Dit is afhankelijk van het type signaleringsgebeurtenis in de workflowregel of geplande gebeurtenis en van het type fout. Zie Fouten in workflowregels en workflowacties voor meer informatie. ### Toegankelijkheid record en workflowacties Als een gebruiker een actie uitvoert waarmee een workflowregel wordt gestart, kunnen sommige acties voor de workflowregel mislukken als de gebruiker door deze actie geen toegang meer tot de record heeft. Een workflowregel kan bijvoorbeeld worden gestart als een gewijzigde accountrecord wordt opgeslagen. Als een gebruiker die eigenaar is van een accountrecord de account toewijst aan een andere gebruiker, wordt de workflowregel gestart op het moment dat de accountrecord wordt opgeslagen. Als de vorige eigenaar geen toegang meer heeft tot de accountrecord, bijvoorbeeld via team- of boeklidmaatschap, zullen workflowacties die toegang tot de accountrecord vereisen, mislukken. Een instance van een geplande gebeurtenis mislukt als de gebruiker die de geplande gebeurtenis heeft geactiveerd geen toegang meer heeft tot de lijst die voor de geplande gebeurtenis is geselecteerd. ### Eigenaarmodi van records en workflowacties U kunt recordtypen voor aangepaste boeken configureren in verschillende eigenaarmodi: gebruikersmodus, gemengde modus of boekmodus. Zie Eigenaarmodi van records voor meer informatie over eigenaarmodi van records. Eigenaarmodi van records hebben interactie met workflowregels en acties. Als met de workflowactie 'Boek toewijzen' het primaire aangepaste boek wordt verwijderd uit een record, gebeurt het volgende: Als het type record wordt geconfigureerd in boekmodus, mislukt de workflowactie. Als het type record wordt geconfigureerd in gemengde modus, wordt de waarde in het veld 'Boek' in Oracle CRM On Demand verwijderd in de record als het primaire aangepaste boek wordt verwijderd uit de record. Als het type record wordt geconfigureerd in gebruikersmodus, is geen enkel boek in de record een primair aangepast boek. De eigenaarmodus voor de record heeft geen gevolgen voor de workflowactie. Als een workflowactie afhankelijk is van de waarde in het veld 'Eigenaar' voor een record (bijvoorbeeld: als een actie 'E-mail verzenden' wordt geconfigureerd voor het verzenden van e-mails met de optie 'Relatieve gebruiker genoteerd'), gebeurt het volgende: Als het type record wordt geconfigureerd in boekmodus, mislukt de workflowactie. Als het type record wordt geconfigureerd in gebruikersmodus of gemengde modus, mislukt de workflowactie als het ID-veld voor de relatieve gebruiker voor de record leeg is. Bijvoorbeeld: als u een actie 'E-mail verzenden' configureert om e-mails te verzenden naar een accounteigenaar en het type record 'Account' wordt geconfigureerd in gemengde modus, mislukt de workflowactie als het veld 'Eigenaar' voor de accountrecord leeg is. Als het veld 'Eigenaar' is gevuld, wordt de workflowactie uitgevoerd. ### Latentie Workflowregels met een andere signaleringsgebeurtenis dan 'Geplande gebeurtenis' worden op volgorde en synchroon geëvalueerd. De algehele updatebewerking is pas voltooid nadat alle regels zijn geëvalueerd. Dat is de reden waarom workflowregels een bepaalde mate van latentie in bewerkingen veroorzaken (de tijd tussen het begin en de voltooiing van een bewerking). Elke taak die bijvoorbeeld door een workflowregel wordt gemaakt, kan leiden tot wel 20% latentie bij het bijwerken van records. Elke e-mail die door een workflowregel wordt gemaakt, verhoogt de latentie met 5%. Expressies worden sneller beoordeeld. Als u latentie tot een minimum wilt beperken, voegt u wederzijds beperkende expressies toe in uw workflowcondities. Bouw uw workflowregels incrementeel op en houd prestaties hierbij in gedachten. Klik op een onderwerp voor stapsgewijze procedures om het volgende te doen: Workflowregels maken Geplande gebeurtenissen maken Workflowacties maken: boeken toewijzen Workflowacties maken: integratiegebeurtenissen maken Workflowacties maken: taken maken Workflowacties maken: e-mails verzenden Workflowacties maken: waarden bijwerken Workflowacties maken: wachten De volgorde van workflowregelacties wijzigen De volgorde van workflowregels wijzigen Workflowregels en -acties deactiveren Workflowregels en -acties verwijderen

Gepubliceerd op augustus 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle en/of geaffilieerde bedrijven. Legal Notices.