| Afdrukken PDF-versie openen van online-help

## Monsters beheren De meeste grote farmaceutische bedrijven geven als deel van hun reguliere verkoopactiviteiten gratis monsters aan professionals in de gezondheidszorg. De distributie van monsters staat in de Verenigde Staten onder toezicht van de FDA (Food and Drug Administration) en moet minstens eenmaal per jaar worden afgestemd. In dit onderwerp wordt beschreven hoe u met de monsterbeheerfunctie van Oracle CRM On Demand een elektronische voorraad van monsters en promotie-items kunt beheren en onderhouden. Beheerders kunnen een monstervoorraad opzetten en onderhouden en zo leveringen, overboekingen, ontvangsten, afwijkingen, aanpassingen en voorraadtellingen met betrekking tot monsters controleren. Eindgebruikers kunnen de monsterbeheerfunctie van Oracle CRM On Demand gebruiken voor het bijhouden van een elektronische monstervoorraad, het maken van monsteroverboekingen, het afgeven van ontvangstbevestigingen voor monsteroverboekingen en het aanpassen van de voorraadbalans voor afstemmingsdoeleinden. Met de monsterbeheerfunctie van Oracle CRM On Demand kunnen monsterbeheerders en verkopers op elk niveau van de organisatie de monstervoorraad bijhouden en controleren. Zie de volgende onderwerpen voor meer informatie over de verschillen tussen monsterbeheerderstaken en eindgebruikerstaken. ### Scenario voor monsterbeheer In dit onderwerp wordt een voorbeeld gegeven van het proces dat wordt gehanteerd door een monsterbeheerder en de verkopers (eindgebruikers) die monsters distribueren naar professionals in de gezondheidszorg. Al naar gelang de zakelijke vereisten van uw bedrijf, is het mogelijk dat er een ander proces wordt gevolgd. Een farmaceutisch bedrijf heeft nieuwe producten die het op de markt wil brengen. Om een monstervoorraad op te zetten, voegt de monsterbeheerder de producten aan de database toe en koppelt hij of zij indien nodig partijnummers aan de producten. Daarna wijst de beheerder monsters toe aan de verkopers en worden er monsters overgeboekt naar de managers en verkopers die bij potentiële klanten op bezoek gaan. De verkopers gaan vervolgens op bezoek bij de dokters in hun rayon om de monsters uit te reiken. Na een maand moet iedere verkoper van het hoofdkantoor zijn of haar voorraad afstemmen. De verkoper zorgt dus eerst voor een definitieve telling van elke voorraadrecord, waarna een nieuwe voorraadperiode begint. De verkoper komt er tijdens het afstemmen echter achter dat er een aantal afwijkingen in de voorraad is. Na de benodigde aanpassingen te hebben gemaakt, voert de verkoper een geslaagde afstemmingsprocedure uit en markeert hij de voorraad vervolgens als 'Voltooid' en 'Afgestemd'. In dit scenario zijn monsterbeheerders verantwoordelijk voor de monstervoorraad van hun bedrijf en moeten zij waarborgen dat de voorraad voldoet aan wet- en regelgeving. In deze rol zijn zij verantwoordelijk voor het opzetten van een hoofdmonstervoorraad en het overboeken van monsters naar elke eindgebruiker. Wanneer eindgebruikers een verzending ontvangen, versturen zij een ontvangstbevestiging om te laten weten dat zij de voorraad hebben ontvangen. De ontvangen monsters worden in Oracle CRM On Demand automatisch aan hun voorraadtelling toegevoegd. In dit scenario kunnen de verkoper, de manager van de verkoper en de monsterbeheerder bijhouden of er afwijkingen bestaan tussen de verzonden hoeveelheden en de ontvangen hoeveelheden. #### Procedures voor beheerders Monsterbeheerders hebben voor de monsterbeheerfunctie in Oracle CRM On Demand beheerdersbevoegdheden nodig voor het uitvoeren van de volgende taken: Het definiëren van monsters als producten en ze toevoegen aan de Oracle CRM On Demand-database. Zie Inhoudsbeheer voor meer informatie over het instellen van producten voor uw bedrijf. Het definiëren van partijnummers en het koppelen van deze partijnummers aan productmonsters, indien uw organisatie partijnummers gebruikt voor het bijhouden van monsters. Zie Monsterpartijen voor meer informatie. Het opzetten van een monstervoorraad. Elke record in de monstervoorraad bevat informatie voor de verkoper over het product dat als monster mag worden uitgereikt en als zodanig in de record is gecategoriseerd. Zie Voorraad monsters voor meer informatie. Het instellen van toewijzingen en het toewijzen van monsters aan verkopers. In de toewijzingsrecord wordt de periode aangegeven waarin productmonsters aan de verkoper worden verstrekt die tijdens verkoopgesprekken moeten worden gedistribueerd naar klinieken, ziekenhuizen of dokters. In de toewijzingsrecord zijn eveneens de limieten voor het monster gedefinieerd (bijvoorbeeld de maximumhoeveelheid die tijdens een gesprek mag worden uitgereikt). Zie Toewijzingen voor meer informatie. Zie HCP - Toewijzingen relatie of Geblokkeerde producten voor meer informatie over toewijzingen als in het schema voor monsterbeheer producten van een specifieke HCP-relatie kunnen worden geblokkeerd of als de beschikbare hoeveelheid van een specifiek product voor een HCP-relatie kan worden beperkt. Het instellen van een voorraadperiode, ofwel de gedefinieerde periode waarin kan worden bijgehouden wat er met monsters of promotie-items gebeurt. Beheerders en verkopers voeren binnen de voorraadperiode alle eerste tellingen, tussentijdse controletellingen, definitieve controletellingen, rapportages en afstemmingen uit. Zie Voorraadperiode voor meer informatie. Het overboeken van monsters naar eindgebruikers die bij potentiële klanten op bezoek gaan. Zie Monsteroverdrachten maken voor meer informatie. Het bijhouden van activiteiten met betrekking tot monsters. Activiteiten met betrekking tot monsters zijn onder meer het uitreiken van monsters, het overboeken van monsters tussen werknemers en het hoofdkantoor, gebruikersvoorraadtellingen en aanpassingen van de voorraad. Zie Monsteractiviteiten controleren. Het controleren van digitale handtekeningen. Digitale handtekeningen worden vastgelegd door verkopers en worden opgeslagen in de Oracle CRM On Demand-database. Zie Digitale handtekeningen controleren voor meer informatie over handtekeningen. #### Procedures voor eindgebruikers De eindgebruikers zijn de verkopers die de monsters distribueren naar professionals in de gezondheidszorg. Zij voeren de volgende taken uit: Het bevestigen van de ontvangst van een monstervoorraad (met andere woorden, van monsteroverboekingen). Zie Ontvangst van de monstervoorraad bevestigen voor meer informatie. Het overboeken van monsters naar andere eindgebruikers of het terugboeken van monsters naar het hoofdkantoor. Verkopers kunnen monsters onderling uitwisselen en monsters (bijvoorbeeld als de vervaldatum is verstreken) retourneren naar het hoofdkantoor. Zie Monsteroverdrachten maken voor meer informatie. Het uitreiken van monsters tijdens verkoopgesprekken met klanten. Zie Monsters afleveren tijdens een verkoopgesprek voor meer informatie. Het vastleggen van digitale handtekeningen voor de monsters die worden afgeleverd. De digitale handtekeningen die worden vastgelegd door verkopers worden geladen in de Oracle CRM On Demand-database. Zie Digitale handtekeningen voor meer informatie over handtekeningen. Het uitvoeren van tussentijdse voorraadtellingen, indien nodig. Zie Tussentijdse voorraadtellingen aanvragen voor meer informatie. Het sluiten van voorraadperioden, indien nodig. Zie Voorraadperioden sluiten voor meer informatie. Het corrigeren van afwijkingen in voorraadrecords door het uitvoeren van voorraadaanpassingen en het indienen van andere transacties. Zie Monstertransacties aanpassen, Verloren en gevonden monstertransacties maken en Uitbetalingstransacties weergeven voor meer informatie. Het afstemmen van de voorraad, indien nodig. Zie Voorraden afstemmen voor meer informatie. ### Vereisten voor monsterbeheer De volgende vereisten gelden voor beheerders en eindgebruikers: Beheerders.Voordat monsters kunnen worden beheerd in Oracle CRM On Demand, moeten beheerders eerst de producten definiëren. Zie Inhoudsbeheer voor meer informatie over het instellen van producten voor uw bedrijf. Eindgebruikers.Voordat eindgebruikers monsters kunnen uitreiken, moeten zij beschikken over een gekoppelde toewijzingsrecord voor de monsters en moeten zij de ontvangst van de monsters bevestigen. Zie Toewijzingen en Ontvangst van de monstervoorraad bevestigen voor meer informatie over toewijzingen en bevestigingen. Voor het beheren van monsters moeten beheerders en eindgebruikers de machtigingen 'Bewerkingen voor basismonsters inschakelen' en 'Wijziging monsters inschakelen' in hun gebruikersrol hebben. Zie Digitale handtekeningen controleren voor informatie over de instellingen voor gebruikersrol en toegangsprofiel die zijn vereist voor het controleren van digitale handtekeningen.

Gepubliceerd op augustus 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle en/of geaffilieerde bedrijven. Legal Notices.