| Afdrukken PDF-versie openen van online-help

5. ## E-mails toevoegen vanuit Microsoft Outlook en Lotus Notes Oracle Outlook Email Integration On Demand (the Outlook Email Integration client) en Oracle Notes Email Integration On Demand (the Notes Email Integration client) zijn modules waarmee u e-mails afkomstig van Microsoft Outlook en Lotus Notes kunt toevoegen aan Oracle CRM On Demand. Deze e-mails vormen de historie van al uw accountinteracties en zijn beschikbaar voor het gehele verkoopteam. Wanneer u e-mails wilt toevoegen aan de toepassing (reeds verzonden of uitgaande berichten), kunt u: De e-mail toevoegen aan een taakrecord (een voltooide activiteit), gekoppeld aan account-, relatie-, lead- of servicerecords in Oracle CRM On Demand. De e-mailontvangers als relaties, leads, verkoopkansen of serviceaanvragen toevoegen aan Oracle CRM On Demand. Follow-uptaken of afspraken maken op basis van de e-mails in Oracle CRM On Demand. Records in Oracle CRM On Demand rechtstreeks via Outlook of Notes bijwerken, inclusief nieuwe e-mailadressen. Zoeken naar gegevens van geadresseerden in Oracle CRM On Demand (alleen Outlook Email Integration client). Als u Outlook Email Integration client of Notes Email Integration client wilt gebruiken, moet u het programma installeren op uw laptop of desktopcomputer. OPMERKING: als u Outlook Email Integration client of Notes Email Integration client wilt gebruiken, moet u de machtiging voor e-mailintegratie voor Outlook en Notes aan uw gebruikersrol zijn toegewezen. ### Oracle Outlook Email Integration On Demand installeren Voor de installatie van Outlook Email Integration client moet u een installatieprogramma met een eenvoudige InstallShield-wizard downloaden en uitvoeren. Deze wizard maakt een Outlook-invoegtoepassing waarmee de volgende pictogrammen of labels aan de Outlook-werkbalk worden toegevoegd: Toevoegen aan CRM On Demand (wordt weergegeven in de werkbalk van het Postvak IN). Verzenden en toevoegen aan Siebel On Demand (wordt weergegeven in de werkbalk in het berichtvenster). Zoeken in CRM On Demand (wordt weergegeven in de werkbalk in het berichtvenster). Voordat u Outlook Email Integration client gaat installeren: Controleer of uw computer voldoet aan de systeemvereisten voor Oracle Outlook Email Integration On Demand in Oracle CRM On Demand. Zie Website Oracle CRM On Demand voor meer informatie over het controleren van de systeemvereisten. Als u Microsoft Outlook 2003 gebruikt, zorgt u ervoor dat Microsoft Word niet is geselecteerd als e-maileditor. U kunt dit controleren door in de menubalk van Outlook te klikken op 'Extra' en 'Opties' te selecteren. Op het tabblad 'E-mailindeling' moet het selectievakje voor dit veld zijn uitgeschakeld. Gebruik Microsoft Word om e-mailberichten te bewerken. Ga als volgt te werk om Outlook Email Integration client te installeren: Sluit Microsoft Outlook af en sluit alle open vensters. Meld u aan bij Oracle CRM On Demand. Klik op de koppeling 'Mijn set-up' boven aan een pagina. Klik op de koppeling 'Gegevens- en integratiehulpprogramma's' op de 'Persoonlijke startpagina'. Klik op de pagina 'Gegevens- en integratiehulpmiddelen' op de koppeling 'Oracle Outlook Email Integration On Demand'. Lees de informatie op de pagina Oracle Outlook Email Integration On Demand en klik vervolgens op de koppeling Oracle Outlook Email Integration On Demand downloaden. Lees de informatie op de tweede pagina Oracle Outlook Email Integration On Demanden klik vervolgens op de koppeling Oracle Outlook Email Integration On Demand downloaden. In het venster kunt u het volgende doen: Klik op 'Opslaan' om het bestand Oracle_OEI_OnDemand.exe te kopiëren naar de vaste schijf, zodat dit wordt geïnstalleerd wanneer u offline bent (Aanbevolen) Klik om 'Uitvoeren' om de installatie te starten. U moet verbonden blijven met internet als u de installatie wilt voortzetten. Volg de instructies om de installatie te voltooien. ### Oracle Notes Email Integration On Demand installeren Het integratieproces van Lotus Notes E-mail met Oracle CRM On Demand bestaat uit twee stappen: De Lotus Notes-sjabloon wijzigen. Notes Email Integration client installeren op de computer van de gebruiker #### De Lotus Notes-sjabloon wijzigen. De Lotus Notes-sjabloon is op bedrijfsniveau gewijzigd door de Lotus Notes-beheerder om de benodigde code en UI-elementen weer te geven die de interface verzorgen met Notes Email Integration client. In de volgende procedure wordt beschreven hoe u de Oracle Notes Email Integration On Demand-bestanden kunt downloaden. Ga als volgt te werk om de Oracle Notes Email Integration On Demand-bestanden te downloaden: Klik op de koppeling 'Training en ondersteuning' in de rechterbovenhoek van een pagina en meld u aan bij My Oracle Support. Als u al een Oracle.com-account hebt, kunt u zich aanmelden bij 'My Oracle Support' zonder u te registreren. Als u nog geen Oracle.com-account hebt, registreert u zich als nieuwe gebruiker. Klik op de pagina 'My Oracle Support' op de koppeling 'Downloads' en klik vervolgens op de koppeling om de Oracle Notes Email Integration On Demand-bestanden te downloaden voor de juiste versie van Oracle CRM On Demand. #### Notes Email Integration Client installeren Voor de installatie van Notes Email Integration client voert u een installatieprogramma uit met een InstallShield-wizard. Deze wizard installeert en registreert Notes Email Integration client waarmee de volgende knoppen in de map- en memoweergaven in Lotus Notes worden toegevoegd: Toevoegen aan Oracle CRM On Demand. Deze knop wordt weergegeven in de mapweergaven 'Postvak IN' en 'Verzonden items'. Verzenden en toevoegen aan Oracle CRM On Demand. Deze knop wordt weergegeven in de mapweergaven 'Nieuw memo' en 'Memo beantwoorden'. Voordat u Notes Email Integration client gaat installeren: Voor Notes Email Integration client wordt een routeringserver gebruikt om de URL-instance van een gebruiker dynamisch op te halen. Zorg ervoor dat er een router is ingesteld die compatibel is met de installatie van Notes Email Integration client. Neem voor meer informatie contact op met de klantenservice. Neem contact op met de beheerder van Oracle CRM On Demand om na te gaan of Notes Email Integration client binnen uw bedrijf is ingeschakeld. De Lotus Notes-beheerder moet wijzigingen doorvoeren in de Lotus Notes-bedrijfssjabloon om Notes Email Integration client in te schakelen voordat deze toepassing kan worden gebruikt. LET OP: installeer Notes Email Integration client pas wanneer u zeker weet dat het programma binnen het bedrijf is ingeschakeld, anders moet de installatie van Notes Email Integration client ongedaan worden gemaakt en vervolgens opnieuw worden geïnstalleerd voordat het programma functioneert. U kunt het Notes Email Integration client-installatiepakket downloaden door te klikken op de koppeling 'Training en ondersteuning' rechtsboven in elke willekeurige pagina om het trainings- en ondersteuningscentrum te openen. Klik op de koppeling 'Knowledge and Training' en meld u vervolgens aan bij My Oracle Support. Klik op de pagina 'My Oracle Support' op de koppeling 'Downloads' en download het installatiepakket. Controleer of uw computer voldoet aan de systeemvereisten voor Oracle Notes Email Integration On Demand in Oracle CRM On Demand. Zie Website Oracle CRM On Demand voor meer informatie over het controleren van de systeemvereisten. Ga als volgt te werk om Notes Email Integration client te installeren: Sluit Lotus Notes af en sluit alle open vensters. Verkrijg het installatieprogramma in Notes Email Integration client via de beheerder van Oracle CRM On Demand en sla dit op uw bureaublad op. Voer het installatiebestand uit vanaf het bureaublad en volg de instructies om de installatie te voltooien. ### Installatie van Oracle Outlook Email Integration On Demand of Oracle Notes Email Integration On Demand ongedaan maken U kunt de installatie van Oracle Outlook Email Integration On Demand of Oracle Notes Email Integration On Demand te allen tijde ongedaan maken via de optie 'Software' in Microsoft Windows. ### E-mailinformatie toevoegen aan Oracle CRM On Demand Wanneer u e-mail toevoegt aan Oracle CRM On Demand, mag de totale bestandsgrootte van de e-mail en de bijlage niet groter zijn dan 5 MB. In Oracle Outlook Email Integration On Demand en Oracle Notes Email Integration On Demand worden geen gecomprimeerde bestanden ondersteund als bijlage, zoals ZIP-, RAR-, 7z-, CAB-bestanden. OPMERKING: wanneer u e-mails opent of opstelt in Outlook 2007, worden CRM On Demand-knoppen weergegeven op het lint in de CRM On Demand-groep op het tabblad 'Bericht'. Ga als volgt te werk om e-mailgegevens toe te voegen: Markeer of open de e-mail die u wilt toevoegen aan Oracle CRM On Demand. Klik in Microsoft Outlook op 'Toevoegen aan CRM On Demand'. Klik in Lotus Notes op 'Toevoegen aan Oracle'. Voer in het venster 'Aanmelden' het e-mailadres en het wachtwoord in dat u normaalgesproken gebruikt om toegang te krijgen tot Oracle CRM On Demand. OPMERKING: u hoeft zich slechts eenmaal aan te melden voor elke Outlook- of Notes-sessie. U hoeft zich pas opnieuw aanmelden nadat u Outlook of Notes hebt afgesloten. Gegevens die via Oracle CRM On Demand of Outlook Email Integration client worden verzonden naar en van Notes Email Integration client, worden altijd ter beveiliging gecodeerd. Als u tijdens deze sessie e-mails automatisch wilt koppelen met de relatienamen in de velden 'Aan', 'Cc' en 'Van', selecteert u 'Ja' bij 'Automatische koppeling'. De toepassing doorzoekt de e-mails in Oracle CRM On Demand en voegt automatisch deze e-mail toe als een voltooide taak. Wanneer geen overeenkomend bericht wordt gevonden, wordt een venster voor handmatig zoeken weergegeven en kunt u de e-mail koppelen aan records. Klik op de knop 'Aanmelden'. De toepassing doorzoekt records in Oracle CRM On Demand en toont de resultaten in het venster 'Taak maken', zoals wordt beschreven in de volgende tabel.
   Dit gebied | bevat deze records
   --- | ---
   Geselecteerde records | In eerste instantie worden in dit gebied de relatierecords weergegeven waarvan het e-mailadres in Oracle CRM On Demand exact overeenkomt met het adres in de velden 'Aan', 'Cc' en 'Van' in de e-mails. U kunt records uit andere gedeelten in dit venster verplaatsen naar 'Geselecteerde records'. Wanneer u in dit venster klikt op 'Opslaan', wordt de e-mail opgeslagen in alle records in dit gebied en naar accountrecords die daaraan zijn gekoppeld OPMERKING: Een relatie moet een gekoppelde accountrecord hebben waar deze e-mail kan worden opgeslagen.
   E-mailontvangers niet gevonden | In dit gebied worden namen weergegeven die in het veld 'Aan', 'Cc' of 'Van' staan van de e-mail en die niet aan bestaande relaties in Oracle CRM On Demand kunnen worden toegewezen.
   Verwante records | In dit gebied worden de records in Oracle CRM On Demand weergegeven die zijn gekoppeld aan de relatierecords die overeenkomen met de e-mailontvangers, zoals 'Verkoopkansen'.
6. Vanuit het venster 'Taak maken' kunt u de volgende handelingen uitvoeren:
   Taak | Procedure
   Follow-uptaken of afspraken toevoegen aan Oracle CRM On Demand. | Schakel in het gebied 'Opties na opslaan' het selectievakje 'Nieuwe taak maken' of 'Nieuwe afspraak maken' in. Klik op 'Opslaan'. Werk de informatie in het formulier 'Nieuwe taak' of 'Nieuwe afspraak' bij en sla de record op.
   Voeg een nieuwe verkoopkans of serviceaanvraag toe die is gekoppeld aan een e-mailontvanger. | Klik in het gebied 'Geselecteerde records' met de rechtermuisknop op de naam van de e-mailontvanger. Selecteer 'Nieuwe verkoopkans toevoegen aan On Demand' of 'Nieuwe serviceaanvraag toevoegen aan On Demand'. Werk de informatie in het formulier 'Nieuwe verkoopkans' of 'Nieuwe serviceaanvraag' bij. Klik op 'Opslaan'.
   De e-mailontvanger toevoegen als relatie of lead | Klik in het gebied 'E-mailontvangers niet gevonden' met de rechtermuisknop op de naam van de e-mailontvanger. Selecteer 'Toevoegen aan On Demand' (bij een nieuwe relatierecord) of 'Nieuwe lead toevoegen aan On Demand' (bij een nieuwe leadrecord). Werk de informatie in het formulier 'Nieuwe relatie' of 'Nieuwe lead' bij. Klik op 'Opslaan'. De naam van de e-mailontvanger wordt verplaatst naar het gebied 'Geselecteerde records' in het venster.
   Deze e-mail toevoegen als een voltooide taak | Controleer of een record wordt weergegeven in het gebied 'Geselecteerde records'. Klik op 'Opslaan'. De e-mail wordt opgeslagen als een voltooide taak, gekoppeld aan elke record in het gebied 'Geselecteerde records', samen met accounts die zijn gekoppeld aan die records. De standaardwaarden in 'Activiteitgegevens' worden gebruikt, tenzij u deze bijwerkt.
   Deze e-mail koppelen aan een andere record | Dubbelklik in het venster 'Taak maken' op gevonden records om deze naar het gebied 'Geselecteerde records' te verplaatsen. Werk de standaardinstellingen in het gebied 'Activiteitgegevens' bij (optioneel). Klik op 'Opslaan'. Deze e-mail wordt opgeslagen als een taak gekoppeld aan de geselecteerde records met de waarden die worden weergegeven in het gebied 'Activiteitgegevens'.
   De record verwijderen uit het gebied 'Geselecteerde records' | Dubbelklik op de record. Deze wordt naar de linkerkant van het venster verplaatst, zodat deze niet aan deze e-mail wordt gekoppeld.
   Oracle CRM On Demand doorzoeken op aanvullende relaties, accounts, verkoopkansen, leads of serviceaanvragen | Selecteer het recordtype in de vervolgkeuzelijst 'Zoeken'. Voer de naam in waarop u wilt zoeken. Klik op 'Indienen'. Records die overeenkomen met de naam, worden weergegeven in het gebied 'Zoekresultaten'.
   Record bijwerken | Klik met de rechtermuisknop op de record. Selecteer 'Bewerken'. Werk de informatie in het formulier 'Bewerken' bij. Klik op 'Opslaan'.
   Een e-mailadres bijwerken in Oracle CRM On Demand via deze e-mail | Klik met de rechtermuisknop op de record in het gebied 'Zoekresultaten'. Selecteer 'E-mailadres koppelen'. Selecteer in het venster 'Relatie koppelen met ontvanger' het bijgewerkte e-mailadres in de vervolgkeuzelijst. Klik op 'Opslaan'. Het nieuwe e-mailadres wordt weergegeven in de relatierecord.
   Recordgegevens, zoals recordnaam, e-mailadres en verwante recordnamen weergeven | Plaats de muisaanwijzer op de record en wacht tot knopinfo wordt weergegeven met deze gegevens.
Ga als volgt te werk om een e-mail te verzenden en toe te voegen aan Oracle CRM On Demand: Klik op de werkbalk in Microsoft Outlook op 'Nieuw'. Klik in Lotus Notes op de knop 'Nieuw memo' of 'Beantwoorden'. Voeg e-mailontvangers toe uit de relatierecords van Oracle CRM On Demand (optioneel): Voer in het venster 'Bericht' in het veld 'Zoeken' van CRM On Demand een naam in. Druk op de Enter-toets. In een venster worden de relaties weergegeven die in Oracle CRM On Demand zijn gevonden. Selecteer een van de volgende opties: 'Aan', 'Cc' of 'Bcc'. Klik op 'Selecteren'. OPMERKING: als u een e-mailadres invoert dat langer is dan 100 tekens, wordt dit e-mailadres genegeerd in de e-mailintegratieclient voor Outlook. De taak wordt niet toegevoegd aan Oracle CRM On Demand. Voer aanvullende informatie in, net zoals u normaalgesproken zou doen bij het verzenden van een e-mail. OPMERKING: als u Oracle Outlook Email Integration On Demand gebruikt, laadt u afbeeldingen als bijlage bij een e-mail. Als u een afbeelding insluit in een e-mail met deze integratie, wordt de afbeelding uitgesloten van de e-mail. Voer een van de volgende opties uit: Klik in Microsoft Outlook op 'Verzenden en toevoegen aan CRM On Demand'. Klik in Lotus Notes op 'Verzenden en toevoegen aan Oracle'. Wanneer u op 'Opslaan' klikt, wordt de e-mail verzonden naar de geselecteerde ontvangers. De e-mail wordt opgeslagen volgens de informatie in het venster 'Taak maken'.

Gepubliceerd op augustus 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle en/of geaffilieerde bedrijven. Legal Notices.