| Imprimir Abrir a versão em PDF da Ajuda on-line

## Gerenciando Amostras A maioria das empresas farmacêuticas fornecem amostras gratuitas para profissionais de cuidados com a saúde como parte de suas atividades regulares de vendas em campo. Nos EUA, a distribuição de amostras é regulamentada pela Food and Drug Administration (FDA) e deve ser reconciliada pelo menos uma vez ao ano. Este tópico descreve como gerenciar e manter um estoque eletrônico de amostras e itens promocionais usando o Oracle CRM On Demand Samples Management. Os administradores podem definir e manter um estoque de amostra, além de monitorar a entrega de amostras, transferências, recebimentos, discrepâncias, ajustes e contagens de estoque. Os usuários finais usam o gerenciamento de amostras no Oracle CRM On Demand para rastrear um estoque eletrônico de amostras, criar transferências de amostra, confirmar o recebimento de transferências de amostra e ajustar saldos em estoque para fins de reconciliação. O gerenciamento de amostras no Oracle CRM On Demand permite aos administradores de amostras e representantes de vendas avaliarem e monitorarem amostras entregues em todos os níveis da organização. Para obter mais informações sobre as diferenças entre o administrador de amostras e as tarefas de usuário final, consulte os tópicos a seguir. ### Cenário de gerenciamento de amostras Este tópico fornece um exemplo que mostra o processo executado por um administrador de amostras e os representantes de vendas (usuários finais) que distribuem amostras para profissionais de cuidados com a saúde. A empresa pode seguir um processo diferente de acordo com seus requisitos de negócios. Uma empresa farmacêutica tem novos produtos a serem introduzidos no mercado. Para definir um estoque de amostras, o administrador de amostras adiciona os produtos ao banco de dados, associa números de um lote qualquer, aloca amostras para os representantes de vendas e transfere amostras para os gerentes e representantes de vendas em campo. Por sua vez, os representantes de vendas visitam os médicos em seus consultórios e entregam as novas amostras. Passado um mês, cada representante de vendas é chamado à sede para reconciliar seu estoque. Primeiro, o representante de vendas fornece uma contagem final de cada registro do estoque e um novo período de estoque se inicia. O representante de vendas percebe que há algumas discrepâncias no estoque durante a reconciliação. Depois de fazer os ajustes necessários, o representante de vendas realiza uma reconciliação com êxito e marca o estoque como Concluído e Reconciliado. Nesse cenário, os administradores de amostras são responsáveis pelo estoque de amostras da empresa e pela garantia de que ele atende às normas e diretrizes regulatórias. Nessa função, eles assumem a responsabilidade de estabelecer um estoque de amostras mestre e, em seguida, de transferir as amostras para cada usuário final. Quando usuários finais recebem uma entrega, eles enviam um recibo ou confirmação de estoque. Oracle CRM On Demand automaticamente informa as amostras recebidas na contagem de seus estoques. Nesse cenário, o representante de vendas, o gerente do representante de vendas e o administrador de amostras podem monitorar discrepâncias entre quantidades entregues e quantidades recebidas. #### Procedimentos de Administrador Os administradores de amostras exigem responsabilidades administrativas no gerenciamento de amostras no Oracle CRM On Demand para realizarem as seguintes tarefas: Definir amostras como produtos e adicioná-las ao banco de dados do Oracle CRM On Demand. Para obter mais informações sobre como definir produtos para a empresa, consulte Gerenciamento de conteúdo. Se a organização usar números de lote para rastrear amostras, defina números de lote e os associe a produtos de amostra. Para obter mais informações, consulte Lotes de amostra. Definir um estoque de amostras. Cada registro do estoque de amostra fornece informações para o representante de vendas sobre o produto categorizado como qualificado para o processamento de entrega de amostra. Para obter mais informações, consulte Estoque de amostra. Definir alocações e alocar amostras para representantes de vendas. O registro de alocação determina o período no qual os produtos de amostra são fornecidos ao representante de vendas para distribuição a clínicas, hospitais ou contatos médicos durante a execução de uma chamada de entrega de amostra. O registro de alocação também define os limites associados à amostra (por exemplo, a quantidade máxima permitida para entrega durante uma chamada). Para obter mais informações, consulte Alocações. Se o esquema de gerenciamento de amostras oferecer suporte para bloquear um produto de um profissional de saúde específico (HCP) ou oferecer suporte para uma quantidade de um produto específico disponível para o profissional de saúde, para obter mais informações, consulte Alocações de contato HCP ou Produtos bloqueados. Definir um período do estoque, estabelecido dentro do período no qual o movimento de amostras ou itens promocionais pode ser rastreado. Os administradores e os representantes de vendas realizam todas as contagens iniciais, contagens de auditoria provisórias, contagens de auditoria finais, relatórios e reconciliações dentro do período do estoque. Para obter mais informações, consulte Período do estoque. Transferir amostras para usuários finais no campo. Para obter mais informações, consulte Criando uma transferência de amostras. Monitorar atividades de amostras. As atividades a serem monitoradas incluem entregas de amostra, transferências de amostra entre os funcionários e a sede, contagens de estoque do usuário e ajustes de estoque. Para obter mais informações, consulte Monitorando atividades de amostra. Verificar assinaturas eletrônicas. As assinaturas eletrônicas são capturadas por representantes de vendas e armazenadas no banco de dados do Oracle CRM On Demand. Para obter mais informações sobre assinaturas, consulte Verificando assinaturas eletrônicas. #### Procedimentos de usuário final Os usuários finais são os representantes de vendas que distribuem amostras para profissionais de cuidados com a saúde, e eles realizam as seguintes tarefas: Confirmar o recebimento do estoque de amostra (ou seja, das transferências de amostra). Para obter mais informações, consulte Confirmando o recebimento do estoque de amostra. Transferir amostras para outros usuários finais ou devolver à sede. Os representantes de vendas podem trocar amostras entre si e devolverem amostras (por exemplo, amostras vencidas) à sede. Para obter mais informações, consulte Criando uma transferência de amostras. Entregar amostras durante visitas de vendas aos clientes. Para obter mais informações, consulte Entregando amostras durante uma chamada de vendas. As assinaturas eletrônicas das amostras são eliminadas. As assinaturas eletrônicas capturadas por representantes de vendas são carregadas no banco de dados do Oracle CRM On Demand. Para obter mais informações sobre assinaturas, consulte Sobre assinaturas eletrônicas. Realizar contagens de estoque provisórias conforme necessário. Para obter mais informações, consulte Solicitando uma contagem de estoque provisória. Fechar períodos do estoque conforme necessário. Para obter mais informações, consulte Fechando um período de estoque. Contabilizar qualquer discrepância em registros de estoque, realizando ajustes de estoque e enviando outras transações. Para obter mais informações, consulte Ajustando transações de amostra, Criando transações de amostra perdidas e encontradas, Exibindo transações com desembolso. Reconciliar o estoque conforme necessário. Para obter mais informações, consulte Processo de reconciliação do estoque. ### Requisitos do gerenciamento de amostras Os seguintes requisitos se aplicam a administradores e usuários finais: Administradores. Para você gerenciar amostras no Oracle CRM On Demand, os administradores devem primeiro definir os produtos. Para obter mais informações sobre como definir produtos para a empresa, consulte Gerenciamento de conteúdo. Usuários finais. Para entregar amostras, os usuários finais devem ter um registro de alocação associado para elas, e eles devem confirmar o recebimento das amostras. Para obter mais informações sobre alocações e confirmações, consulte Alocações e Confirmando o recebimento do estoque de amostra. Além disso, para gerenciar amostras, os administradores e usuários finais precisam ter os privilégios Ativar operações de amostras básicas e Ativar o ajuste de amostras em sua função de usuário. Para obter informações sobre as configurações de perfil de acesso e funções de usuário necessárias para verificar assinaturas eletrônicas, consulte Verificando assinaturas eletrônicas.

Publicado em agosto de 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle e/ou suas empresas afiliadas. Legal Notices.