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#### Sobre a criação de estruturas de livros Para configurar uma estrutura de livros eficiente, você deve planejar suas hierarquias de livro com cuidado. Considere as seguintes diretrizes ao criar e refinar as hierarquias de livro da sua empresa: Não crie livros personalizados que repliquem livros do usuário. Determine a organização e as políticas de acesso para seus dados de negócios. Determine se a estrutura corporativa é relevante para o gerenciamento de dados. Determine as afiliações de dados na sua empresa. Crie seus livros com base nas necessidades do usuário e considere as tarefas em que os usuários usam livros com mais frequência. Crie seus livros de modo que a funcionalidade fornecida pela caixa de seleção Visibilidade do gerente ativada no perfil da empresa seja usada o menos possível. Mantenha o número mínimo de níveis em suas hierarquias de livro. Se possível, diminua a quantidade de listagens cruzadas na estrutura de livros. Listagem cruzada é a prática de duplicar registros entre vários livros. Use regras de workflow para automatizar o gerenciamento de livros. Além disso, ao criar seus nomes de livros, considere o recurso que permite a você uma única ação de workflow para atribuir um livro diferente a diferentes registros usando uma expressão que é convertida em um nome de livro. ### Livros de Usuário A desvantagem de criar livros personalizados que repliquem livros de usuários é a necessidade de sincronizar os dados dos livros personalizados e os dos livros de usuário padrão. Essa tarefa adicional aumenta o tempo de processamento do servidor e afeta a velocidade de recuperação dos registros. OBSERVAÇÃO: a empresa talvez pense em replicar livros de usuário para dar ao usuário acesso temporário aos dados de outro usuário. Uma maneira melhor de fazer isso é adicionar o usuário que deseja acessar os dados como delegado do usuário que possui os dados. ### Necessidade de Acesso a Dados Sua estrutura de livros não precisa refletir a hierarquia corporativa da sua empresa. No entanto, é recomendável que ela reflita do melhor modo possível a maneira como sua empresa organiza os dados. Algumas partes de seus negócios podem ser organizadas por região geográfica, enquanto outras podem ser organizadas por linha de produtos ou setor. Preste atenção principalmente quando: Dois (ou mais) departamentos não conseguirem acessar os dados que pertencem a outro departamento Dois (ou mais) departamentos precisarem acessar os dados que pertencem a outro departamento ### Relevância da estrutura corporativa Em muitas empresas, uma organização-pai tem acesso completo a todos os dados das organizações-filho. Os membros dessa organização-pai normalmente têm acesso global aos dados em todas as organizações-filho. Se a sua organização for estruturada dessa maneira, é recomendável que você não configure livros que reflitam a estrutura organizacional no nível da organização-pai. No entanto, considere o seguinte: Configure livros que reflitam a estrutura organizacional em outros níveis (como o nível da organização-filho) Configure outras hierarquias de livros no nível da organização-pai. Por exemplo, nesse nível, você pode criar um livro ou uma hierarquia de livros que permita aos usuários no nível da organização-pai visualizar oportunidades que tenham um potencial de receita significativo em todas as organizações-filho. ### Afiliações de Dados Examine os procedimentos que sua empresa segue quando um usuário é transferido de um departamento para outro. Por exemplo: Se os dados gerenciados pelo usuário sempre forem migrados para o novo departamento com o usuário para que a associação de dados continue, é melhor gerenciar os dados por meio de equipes e propriedade de registro. Normalmente, compromissos e tarefas são transferidos com o usuário em todos os níveis. Em alguns ambientes de vendas, todos os dados do cliente são transferidos com o usuário. Essa associação de dados é válida para pequenas e médias empresas e para·empresas voltadas para um pequeno volume de vendas com alto valor. Se os dados normalmente permanecerem em uma organização fixa, como uma organização geográfica, para que haja propriedade organizacional dos dados, é melhor gerenciar os dados por meio de livros que reflitam a estrutura organizacional. Se a associação continuada e a propriedade organizacional se mantiverem por algum tempo depois de o usuário ser transferido para outro departamento, as duas hierarquias poderão coexistir. ### Necessidades e tarefas do usuário Ao criar sua estrutura de livros, avalie as tarefas em que os usuários usam livros com frequência, incluindo o trabalho com listas, a procura de registros e a criação e o uso de relatórios. #### Trabalhando por Listas Para ajudar a identificar as listas necessárias para os usuários, determine os tipos de lista usados com mais frequência e as listas ideais para os usuários. Peça a ajuda dos usuários da empresa para fazer isso. Se nenhum livro da sua estrutura tiver todos os registros necessários para uma lista ideal, a estrutura de livros provavelmente estará sem uma hierarquia. Por exemplo, você pode configurar uma hierarquia geográfica e uma hierarquia de produtos. Se os usuários passarem muito tempo trabalhando em um subconjunto específico de um livro, crie um sublivro para o subconjunto. Especifique um nome para o sublivro que seja reconhecido pelos usuários. O sublivro também pode ser definido como o padrão para o Seletor de livros para que os usuários não precisem selecionar o livro apropriado sempre. Para obter mais informações sobre como configurar o padrão para o Seletor de livros, consulte Ativando livros para usuários e funções de usuário. #### Pesquisando Registros Para determinar as necessidades de pesquisa dos usuários da empresa, pergunte em que situações eles procuram registros específicos. Sua estrutura de livros e os tamanhos de livro devem refletir as pesquisas e os critérios de pesquisa usados pelos usuários com mais frequência. OBSERVAÇÃO: se você já tiver uma estrutura de livros e estiver refinando-a ainda mais, pergunte aos usuários se eles normalmente conseguem identificar que um determinado registro faz parte de um determinado livro na hierarquia. Se os usuários disserem que só podem ter certeza sobre um livro em um nível superior, pergunte se outra subdivisão da estrutura de livros permitiria que eles limitassem a pesquisa ainda mais. Os usuários devem ser forçados a pesquisar livros de nível superior somente como uma exceção às pesquisas normais. Os campos que são usados em uma pesquisa também afetam a velocidade da pesquisa: O uso de campos indexados para procurar registros em livros proporciona um desempenho ideal. Os campos indexados são mostrados em verde nas seções de pesquisa. Quando campos não indexados (em vez de campos indexados) são usados para procurar registros em livros, as pesquisas são mais lentas e o desempenho é afetado pelo volume dos registros pesquisados. Os campos de pesquisa que não são indexados aparecem em preto nas seções de pesquisa. Por exemplo, se você constatar que os usuários normalmente pesquisam registros de contato com base nos campos indexados, o número de registros do livro de nível inferior (chamado de livro de nó folha) pode ser até 100.000 para cada tipo de registro. No entanto, se os usuários normalmente pesquisarem registros de contato com base em campos não indexados, você poderá limitar o tamanho dos livros de nó folha para terem de 20.000 a 30.000 registros para cada tipo de registro. A configuração de dados varia conforme a empresa. Devido a isso, não existe um número recomendável de registros para livros. Você deve gerenciar o tamanho do livro constantemente. Os livros facilitam as pesquisas rápidas, diminuindo o número de registros que são pesquisados. #### Criando e usando relatórios Todos os usuários, exceto os administradores, estão sujeitos a regras de visibilidade de dados para relatórios. Quando um livro de usuário ou personalizado é especificado no Seletor de livros para geração de relatórios, os dados considerados para os relatórios são os seguintes: Todo o conteúdo das análises históricas (incluindo as análises históricas acessadas na guia Analytics, e os relatórios incorporados nas páginas iniciais de registro) é restrito ao livro e inclui todos os subníveis do livro selecionado. Os registros que o usuário possui, ou que uma equipe da qual o usuário é membro possui, não são incluídos, a não ser que esses registros também estejam no livro selecionado ou em um de seus sublivros. A geração de relatórios em tempo real é limitada aos dados diretamente associados ao livro (personalizado ou de usuário) selecionado no Seletor de livros. Se o livro selecionado tiver sublivros ou subordinados, os dados dos sublivros ou subordinados serão ignorados nos relatórios em tempo real. OBSERVAÇÃO: embora normalmente não seja necessário alterar a estrutura de livros depois de configurá-la, você pode fazer isso. Nenhum tempo de inatividade é necessário para fazer alterações, que são aplicadas imediatamente. No entanto, as alterações não são refletidas imediatamente nos dados dos relatórios em tempo real. Para obter mais informações sobre a visibilidade dos registros, consulte Sobre a visibilidade de registros no Analytics. ### Visibilidade do gerente Ao criar hierarquias de livros, baseie seus projetos nos seguintes princípios: A funcionalidade fornecida pela caixa de seleção Visibilidade do gerente ativada no perfil da empresa deve ser usada o menos possível. A opção Incluir subitens raramente ou nunca é usada em pesquisas de grandes volumes de dados. O número de registros que constitui um grande volume de dados varia de acordo com a empresa e com os padrões de pesquisa. Às vezes, é necessário usar a opção Incluir subitens. Por exemplo, os gerentes precisam gerar listas de livros de usuário que incluem seus subordinados porque esses subordinados não podem compartilhar dados entre si. Se os volumes forem grandes, o tempo de pesquisa aumentará. No entanto, para obter o desempenho ideal, selecione a opção Incluir subitens somente quando necessário. ### Níveis Hierárquicos As hierarquias de livros que têm uma grande quantidade de níveis, com registros em todos os níveis, se comportam de modo semelhante ao recurso Equipe quando a visibilidade do gerente está ativada. Essas hierarquias têm um bom desempenho com pequenos conjuntos de dados. No entanto, à medida que o volume de dados aumenta, os livros com menos níveis na hierarquia (ou sem nenhum nível na hierarquia) têm um desempenho muito melhor do que o do recurso Equipe. Se um nível da sua hierarquia de livros não fornecer nenhum valor adicional para a segurança ou a organização dos dados, mescle o livro redundante e seus sublivros. Pergunte aos usuários do livro se eles normalmente conseguem identificar se um registro está em um determinado sublivro do livro principal; se a resposta for negativa, isso indicará que é melhor recolher os dois sublivros no livro principal. Um método simples de reduzir o número de níveis em uma hierarquia de livros é incluir o nome do livro principal como prefixo dos sublivros. Por exemplo, se você tiver um sublivro chamado Norte com um livro principal chamado América do Norte, remova o livro principal e renomeie o sublivro como NA - Norte. ### Listagem Cruzada Criar listagens cruzadas é a prática de duplicar registros em vários livros. Isso gera uma sobrecarga administrativa para os usuários porque é necessário realizar a sincronização, o que resulta em muitas operações de leitura/gravação que afetam o desempenho do servidor. Realize essa atividade o mínimo possível. ### Gerenciamento de Livros Automatizado Normalmente, os critérios de atribuição de livros são mapeados para um ou mais campos em um tipo de registro. É possível criar regras de workflow para reorganizar automaticamente a atribuição de livros quando um desses campos é alterado. Por exemplo, se você tiver uma hierarquia de livros chamada Território, poderá criar uma regra de workflow para monitorar um campo em um tipo de registro (por exemplo, o campo Território em contas) e, em seguida, criar uma ação Atribuir um livro em uma regra para atualizar o livro Território no registro com um novo livro quando o valor no campo Território na conta mudar. Quando você cria seus nomes de livros, considere se deseja usar ações de workflow Atribuir livro de maneira que uma única ação de workflow possa atribuir um livro diferente a registros diferentes, com base em uma expressão que é convertida em um nome de livro. Por exemplo, suponha que você tenha contas na América do Norte, bem como contas baseadas no EMEA. Pode ser que você queira configurar dois livros separados para as diferentes localizações e atribuir o livro apropriado a uma conta dependendo da localização dessa conta. Para definir essa configuração, você pode criar dois livros, um denominado América do Norte e outro denominado EMEA. Você poderá, então, criar um campo de lista de opções personalizadas denominado Localização de vendas, com os valores América do Norte e EMEA, e adicionar o campo personalizado à apresentação da página do tipo de registro Conta para as funções apropriadas. Em seguida, você poderá criar uma ação de workflow Atribuir um livro que faz o seguinte quando um registro de conta é atualizado: Avalia uma expressão para determinar o valor que é selecionado no campo Localização de vendas no registro da conta. Associa o registro da conta ao livro cujo nome corresponde ao valor retornado pela expressão. #### Tópicos relacionados Consulte o seguinte tópico de informações relacionadas: Criando ações de workflow: atribuir a um Livro

Publicado em agosto de 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle e/ou suas empresas afiliadas. Legal Notices.