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## Gerir amostras A maior parte dos principais fabricantes farmacêuticos fornece amostras grátis aos profissionais de saúde no âmbito das habituais atividades de vendas. Nos Estados Unidos, a distribuição de amostras é regulada pela FDA (Food and Drug Administration) e tem de ser reconciliada, pelo menos, uma vez por ano. Este tópico descreve como gerir e manter um inventário eletrónico de amostras e itens promocionais utilizando a Gestão de amostras do Oracle CRM On Demand. Os administradores podem configurar e manter um inventário de amostras, monitorizar a entrega, transferências, receções, discrepâncias, ajustamentos de amostras, bem como as contagens de inventário. Os utilizadores finais utilizam a gestão de amostras no Oracle CRM On Demand para controlar um inventário eletrónico de stock de amostras, criar transferências de amostras, confirmar a receção de transferências de amostras e ajustar saldos de stock para fins de reconciliação. A gestão de amostras no Oracle CRM On Demand permite aos administradores de amostras e representantes de vendas medir e monitorizar as amostras entregues em cada nível da organização. Para mais informações sobre as diferenças entre as tarefas do administrador de amostras e do utilizador final, consulte os seguintes tópicos. ### Cenário para gerir amostras Este tópico fornece um exemplo que mostra o processo executado por um administrador de amostras e pelos representantes de vendas (utilizadores finais) que distribuem amostras aos profissionais de saúde. A empresa do utilizador poderá seguir um processo diferente consoante os respetivos requisitos comerciais. Uma empresa farmacêutica tem novos produtos para lançar no mercado. Para configurar um inventário de amostras, o administrador de amostras adiciona os produtos à base de dados, associa-lhes números de lote, atribui amostras aos representantes de vendas e transfere as amostras para os gestores e representantes de vendas no campo. Em seguida, os representantes de vendas visitam os médicos nos respetivos territórios e entregam-lhes as novas amostras. Passado um mês, a sede solicita a cada representante de vendas que proceda à reconciliação do respetivo inventário. O representante de vendas, fornece, em primeiro lugar, uma contagem final de cada registo de inventário iniciando-se um novo período de inventário. O representante de vendas apercebe-se da existência de algumas discrepâncias no inventário ao realizar a reconciliação. Depois de efetuar os ajustamentos necessários, o representante de vendas volta a realizar uma reconciliação, desta vez, com êxito e marca o inventário como Concluído e Reconciliado. Neste cenário, os administradores de amostras são responsáveis pelo inventário de amostras da respetiva empresa certificando-se de que a mesma cumpre as regras e diretrizes regulamentares. Nesta função, são responsáveis por estabelecer um inventário de amostras principal e, em seguida, por transferir as amostras para cada utilizador. Quando os utilizadores finais recebem uma remessa, submetem uma receção ou confirmação do inventário. O Oracle CRM On Demand regista automaticamente nas respetivas contagens de inventário as amostras recebidas. Neste cenário, o representante de vendas, o gestor do representante de vendas e o administrador de amostras podem monitorizar as discrepâncias entre as quantidades expedidas e as quantidades recebidas. #### Procedimentos do administrador Os administradores de amostras necessitam de responsabilidades administrativas na gestão de amostras no Oracle CRM On Demand para realizar as seguintes tarefas: Definir amostras como produtos e adicioná-las à base de dados do Oracle CRM On Demand. Para mais informações sobre como configurar produtos para a empresa, consulte Gestão de conteúdos. Se a organização do utilizador utilizar números de lote para controlar amostras, definir números de lote e associá-los às amostras de produtos. Para mais informações, consulte Lotes de amostras. Configurar um inventário de amostras. Cada registo no inventário de amostras fornece informações ao representante de vendas sobre o produto que foi categorizado como estando apto para processamento de amostras entregues. Para mais informações, consulte Inventário de amostras. Configurar atribuições e atribuir amostras aos representantes de vendas. O registo de atribuições determina o período de tempo no qual as amostras de produtos são fornecidas para que o representante de vendas as distribua às clínicas, hospitais ou contactos médicos durante as visitas para entrega de amostras. O registo de atribuições define ainda os limites associados à amostra (por exemplo, a quantidade máxima de entregas permitida durante uma visita). Para mais informações, consulte Atribuições. Se o esquema de gestão de amostras suportar o bloqueio de um produto de um profissional de saúde (HCP) específico ou suportar limitar a quantidade de um produto específico que está disponível para o profissional de saúde, para obter mais informações sobre as atribuições, consulte Atribuições de contacto de HCP ou Produtos bloqueados. Configurar um período de inventário que corresponde ao período definido no qual a movimentação de amostras ou itens promocionais pode ser controlada. Os administradores e os representantes de vendas realizam todas as contagens iniciais, contagens de auditoria provisórias, contagens de auditoria finais, relatórios e reconciliações durante o período de inventário. Para mais informações, consulte Período de inventário. Transferir amostras para utilizadores finais no campo. Para obter mais informações, consulte Criar uma transferência de amostras. Monitorizar atividades de amostras. As atividades a monitorizar incluem amostras entregues, transferências de amostras entre funcionários e sede, contagens de inventário do utilizador e ajustamentos de inventário. Para mais informações, consulte Monitorizar atividades de amostras. Verificar assinaturas eletrónicas. As assinaturas eletrónicas são capturadas por representantes de vendas e armazenadas na base de dados do Oracle CRM On Demand. Para mais informações sobre assinaturas, consulte Verificar assinaturas eletrónicas. #### Procedimentos do utilizador final Os utilizadores finais são os representantes de vendas que distribuem amostras aos profissionais de saúde e realizam as seguintes tarefas: Confirmar a receção do inventário de amostras (ou seja, das transferências de amostras). Para obter mais informações, consulte Confirmar a receção do inventário de amostras. Transferir amostras para outros utilizadores finais ou devolver amostras à sede. Os representantes de vendas podem trocar amostras entre si e devolver amostras (por exemplo, amostras expiradas) à sede. Para obter mais informações, consulte Criar uma transferência de amostras. Entregar amostras durante as visitas aos clientes. Por exemplo, consulte Entregar amostras durante uma chamada de vendas. Capturar assinaturas eletrónicas para as amostras que são entregues. As assinaturas eletrónicas que são capturadas por representantes de vendas são enviadas para base de dados do Oracle CRM On Demand. Para mais informações sobre assinaturas, consulte Acerca de assinaturas eletrónicas. Executar contagens de inventário provisórias, conforme necessário. Para obter mais informações, consulte Solicitar uma contagem de inventário provisória. Fechar períodos de inventário, conforme necessário. Para obter mais informações, consulte Fechar um período de inventário. Contabilizar as eventuais discrepâncias nos registos do inventário executando ajustamentos de inventário e submetendo outras transações. Para mais informações, consulte Ajustar transações de amostras, Criar transações de amostras perdidas e encontradas, Visualizar transações de desembolso. Reconciliar o inventário, conforme necessário. Para mais informações, consulte Processo de reconciliação do inventário. ### Requisitos para gerir amostras Os seguintes requisitos aplicam-se aos administradores e utilizadores finais: Administradores. Antes de poder gerir amostras no Oracle CRM On Demand, os administradores necessitam de definir primeiro os produtos. Para mais informações sobre como configurar produtos para a empresa, consulte Gestão de conteúdos. Utilizadores finais. Antes de poderem entregar amostras, os utilizadores finais necessitam de ter um registo de atribuições associado para as amostras e têm de confirmar a receção das amostras. Para obter mais informações sobre atribuições e confirmações, consulte Atribuições e Confirmar a receção do inventário de amostras. Além disso, para gerir amostras, os administradores e os utilizadores finais devem ter o privilégio Ativar Operações de Amostras Básicas e o privilégio Ativar Ajustamento de Amostras na respetiva função de utilizador. Para obter mais informações sobre as definições da função de utilizador e do perfil de acesso necessárias para verificar as assinaturas eletrónicas, consulte Verificar Assinaturas Eletrónicas.

Publicado em Agosto 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle e/ou respetivas associadas. Legal Notices.