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#### Acerca da criação de estruturas de livros Para configurar uma estrutura de livros eficaz, tem de planear as suas hierarquias de livros cuidadosamente. Tenha em atenção as seguintes diretrizes quando criar e refinar as hierarquias de livros para a sua empresa: Não crie livros personalizados que repliquem livros de utilizadores. Determine a organização e as políticas de acesso para os seus dados comerciais. Determine se a estrutura da empresa é relevante para a gestão de dados. Determine as associações de dados na sua empresa. Crie os livros com base nas necessidades do utilizador e tenha em conta as tarefas nas quais os utilizadores utilizam mais frequentemente os livros. Crie os livros de modo a que a funcionalidade fornecida pela caixa de verificação Visibilidade do gestor ativada no perfil da empresa seja utilizada o menor número de vezes possível. Mantenha um número mínimo de níveis nas hierarquias de livros. Tanto quanto possível, reduza a quantidade de listas cruzadas na estrutura de livros. As listas cruzadas constituem a prática de duplicação de registos em vários livros. Utilize as regras de fluxos de trabalho para automatizar a gestão de livros. Além disso, ao criar nomes de livros, considere a funcionalidade que permite ao utilizador utilizar uma única ação de fluxo de trabalho para atribuir um livro diferente a registos diferentes, utilizando uma expressão que efetua a resolução para um nome do livro. ### Livros de utilizadores A desvantagem de criar livros personalizados que replicam livros de utilizadores é o facto dos dados nos livros personalizados e nos livros de utilizadores predefinidos terem·de ser sincronizados. Esta tarefa adicional aumenta o tempo de processamento do servidor e afeta a velocidade com que os registos são recuperados. NOTA: Uma razão para·uma empresa considerar replicar livros poderá ser·para conceder acesso temporário a um utilizador aos dados de outro utilizador. Uma forma melhor de satisfazer esta necessidade é adicionar o utilizador que pretende aceder aos dados como delegado do utilizador que possui os dados. ### Necessidades de acesso aos dados A estrutura de livros não tem de refletir a hierarquia da empresa. Antes, recomendamos que a estrutura dos livros deve refletir fielmente a forma como a empresa organiza os seus dados. Partes do seu negócio podem ser organizadas por geografia, outras partes podem ser organizadas por linha de produtos ou indústria. Tenha especial atenção às situações em que: Dois (ou mais) departamentos não podem aceder aos dados pertencentes ao outro departamento Dois (ou mais) departamentos têm de poder aceder aos dados pertencentes ao outro departamento ### Importância da estrutura da empresa Em muitas empresas, uma organização principal tem acesso total a todos os dados nas organizações dependentes. Os membros de uma organização principal têm normalmente acesso global aos dados de todas as organizações dependentes. Se a organização estiver estruturada desta forma, é recomendável que não configure livros que reflictam a estrutura organizacional ao nível da organização principal. No entanto, considere: Configurar livros que reflictam a estrutura organizacional a outros níveis (tal como ao nível da organização dependente) Configurar hierarquias de livros ao nível da organização principal. Por exemplo, ao nível da organização principal, pode criar um livro ou uma hierarquia de livros que permita aos utilizadores ao nível da organização principal visualizarem oportunidades que tenham um potencial de receitas significativo, em todas as organizações dependentes. ### Associações de dados Examine os procedimentos que a empresa segue quando um utilizador efetua transferências de um departamento para outro. Por exemplo: Se os dados que o utilizador gere forem sempre movidos para o novo departamento com o utilizador para que haja uma associação contínua dos dados, é melhor gerir os dados através da propriedade dos registos e das equipas. Normalmente, os compromissos e as tarefas são movidos com o utilizador em todos os níveis. Em determinados ambientes, todos os dados dos clientes são movidos com o utilizador. Esta associação dos dados é verdadeira para pequenas e médias empresas e para empresas que estejam orientadas para um pequeno volume de vendas de elevado valor. Se os dados normalmente ficarem numa organização fixa, tal como acontece numa organização geográfica, para que exista uma propriedade organizacional dos dados, o melhor será gerir os dados através de livros que reflictam a estrutura organizacional. Se tanto a associação contínua como a propriedade organizacional continuarem a existir durante algum tempo após o utilizador mudar para outro departamento, ambas as hierarquias podem coexistir. ### Necessidades e tarefas do utilizador Quando criar a estrutura de livros, tenha em atenção a tarefa em que os utilizadores utilizam livros com mais frequência, incluindo trabalhar com listas, pesquisar registos e criar e utilizar relatórios. #### Trabalhar com listas Para ajudar a identificar as listas de que os utilizadores necessitam, determine os tipos de lista que são utilizados mais frequentemente e as listas ideais para os seus utilizadores. Peça informações aos utilizadores da empresa para o ajudarem nesta tarefa. Se nenhum livro na estrutura de livros contiver todos os registos necessários para uma lista ideal, provavelmente faltará uma hierarquia na estrutura de livros. Por exemplo, pode configurar uma hierarquia geográfica e uma hierarquia orientada para produtos. Se os utilizadores demorarem muito tempo a trabalhar num subconjunto específico de um livro, crie um sublivro para o subconjunto. Dê um nome ao sublivro que permita aos utilizadores reconhecê-lo. O livro secundário também pode ser predefinido para o Seletor de livros, de forma a que os utilizadores não tenham de selecionar sempre o livro apropriado. Para obter mais informações sobre a predefinição para o seletor Livro, consulte Ativar livros para utilizadores e funções de utilizadores. #### Pesquisar registos Para determinar as necessidades de pesquisa dos utilizadores na empresa, pergunte-lhes quais são os cenários em que eles pesquisam registos específicos. A estrutura de livros e os tamanhos dos livros devem refletir as pesquisas e os critérios de pesquisa que os utilizadores efetuam com maior frequência. NOTA: Se já tiver uma estrutura de livros elaborada e a estiver a refinar, peça aos utilizadores se podem indicar se um registo específico pertence a um livro específico da hierarquia. Se os utilizadores disserem consistentemente que só têm a certeza relativamente um livro num nível superior, pergunte-lhes se uma subdivisão da estrutura de livros lhes permitiria reduzir·a sua pesquisa. Os utilizadores apenas deverão ser obrigados a pesquisar em livros de um nível superior como exceção às suas pesquisas normais. Os campos que são utilizados numa pesquisa também refletem a velocidade da pesquisa: A utilização de campos indexados para pesquisar registos em livros permite·um desempenho ideal. (Os campos indexados são apresentados com um texto verde nas secções de pesquisa.) Quando são utilizados campos não indexados (em vez de campos indexados) para pesquisar registos em livros, as pesquisas são mais lentas e o desempenho é afetado pelo volume de registos pesquisados. (Os campos da pesquisa que não estão indexados são apresentados com um texto preto nas secções de pesquisa.) Por exemplo, se determinar que os utilizadores normalmente pesquisam registos de contacto com base em campos indexados, o número de registos para o livro de nível inferior (designado livro de nó folha) pode ascender a 100.000 para cada tipo de registo. No entanto, se os utilizadores pesquisarem normalmente registos de contacto com base em campos não indexados, pode restringir o tamanho dos seus livros de nó folha para um valor entre 20.000 e 30.000 registos para cada tipo de registo. A configuração dos dados varia de empresa para empresa. Como consequência, não existe um número recomendado de registos para livros. Tem de gerir continuamente o tamanho dos livros. Os livros facilitam pesquisas mais rápidas reduzindo o número de registos que são pesquisados. #### Criar e utilizar relatórios Todos os utilizadores, exceto os administradores, estão sujeitos a regras de visibilidade dos dados para os relatórios. Quando é especificado um livro do utilizador ou um livro personalizado no Seletor de livros para relatórios, os dados considerados para os relatórios são os seguintes: Todo o conteúdo nas análises históricas (incluindo as análises históricas acedidas a partir do separador Analytics e dos relatórios incorporados nas páginas principais Registos) é restringido ao livro e inclui todos os subníveis do livro selecionado. Os registos que um utilizador possui ou nos quais·um utilizador pertence a uma equipa, não serão incluídos exceto·se esses registos também estiverem no livro selecionado ou num dos seus sublivros. Os relatórios em tempo real são restringidos aos dados diretamente associados ao livro (livro personalizado ou livro do utilizador) selecionado no Seletor de livros. Se o livro selecionado tiver sublivros ou livros dependentes, os dados nos sublivros ou livros dependentes serão ignorados nos relatórios em tempo real. NOTA: Apesar de normalmente o utilizador não necessitar de alterar a estrutura de livros depois de a configurar, poderá fazê-lo. Não é necessário nenhum período de inatividade para efetuar estas alterações e estas serão aplicadas de imediato. No entanto, as alterações não serão refletidas imediatamente nos dados dos relatórios em tempo real. Para mais informações sobre a visibilidade dos registos nos relatórios, consulte Acerca da Visibilidade de Registos no Analytics. ### Visibilidade do Gestor Quando estiver a criar hierarquias de livros, baseie as suas criações nos seguintes princípios: A funcionalidade fornecida pela caixa de verificação Visibilidade do gestor ativada no perfil da empresa é utilizada o menor número de vezes possível. A opção Incluir subitens é utilizada raramente ou nunca em pesquisas de grandes volumes de dados. (O número de registos que constitui um grande volume de dados varia de empresa para empresa e de acordo com os padrões da pesquisa.) Há situações em que é necessário utilizar a opção Incluir subitens. Por exemplo, os gestores têm de executar listas nos seus livros de utilizadores que incluam os respetivos dependentes, porque estes não podem partilhar dados entre si. Se os volumes forem grandes, então o tempo de pesquisa aumenta. No entanto, para um desempenho ideal, selecione a opção Incluir subitens apenas quando for necessário. ### Níveis de hierarquia As hierarquias de livros que tenham um grande número de níveis, com registos em todos os níveis, comportam-se de modo semelhante à funcionalidade de equipa onde a visibilidade do gestor está ativada. Essas hierarquias têm um bom desempenho com pequenos conjuntos de dados. No entanto, à medida que os volumes de dados crescem, os livros com menos níveis na hierarquia (ou sem níveis de hierarquia) têm um desempenho muito melhor do que a funcionalidade de equipa. Se um nível da hierarquia de livros não constituir·um valor adicional para a segurança dos dados ou para a organização dos dados, agregue·o livro redundante e os respetivos sublivros. Pergunte aos utilizadores dos livros se estes normalmente conseguem identificar se um registo está num sublivro ou noutro sublivro do mesmo livro principal; se não conseguirem, isso indica que a melhor opção será juntar·os dois sublivros no livro principal. Um método simples de reduzir o número de níveis numa hierarquia de livros é atribuir um prefixo aos sublivros com o nome no livro principal. Por exemplo, se tiver um sublivro designado Norte com um livro principal designado América do Norte, remova o livro principal e mude o nome do sublivro para AN – Norte. ### Listas cruzadas As listas cruzadas constituem a prática de duplicação de registo em vários livros. As listas cruzadas acarreta·uma sobrecarga administrativa para os utilizadores, porque a sincronização é necessária, o que implica muitas operações de leitura-escrita que afetam o desempenho do servidor. Reduza ao mínimo o número de listas cruzadas. ### Gestão automática de livros Normalmente, os critérios de atribuição de livros são mapeados para um ou mais campos num tipo de registo. Pode criar regras de fluxo de trabalho para reorganizar automaticamente a atribuição de livros quando um desses campos for alterado. Por exemplo, se tiver uma hierarquia de livros designada Território, pode criar uma regra de fluxo de trabalho para monitorizar um campo num tipo de registo (por exemplo, o campo Território em contas) e, em seguida, criar uma ação Atribuir um livro na regra para atualizar o livro Território no registo com um novo livro quando o valor do campo Território na conta for alterado. Quando cria nomes de livros, considere se pretende utilizar as ações de fluxo de trabalho Atribuir um Livro de uma forma que uma única ação de fluxo de trabalho possa atribuir um livro diferente a registos diferentes com base numa expressão que efetua a resolução para um nome do livro. Por exemplo, presuma que tem contas na América do Norte e que também tem contas estabelecidas na EMEA. Pode pretender configurar dois livros separados para as diferentes localizações e atribuir o livro apropriado a uma conta dependendo da localização da conta. Para configurar esta configuração, pode criar dois livros um designado América do Norte e outro designado EMEA. Pode criar um campo da lista de escolha customizado designado Localização de Vendas com os valores América do Norte e EMEA e acrescentar o campo customizado à disposição da página para o tipo de registo Conta para as funções apropriadas. Em seguida, pode criar uma ação de fluxo de trabalho Atribuir um Livro que efetua o seguinte quando é atualizado um registo da conta: Avalia uma expressão para determinar o valor que é selecionado no campo Localização de Vendas no registo da conta. Associa o registo da conta ao livro, cujo nome corresponde ao valor devolvido pela expressão. #### Tópicos Relacionados Consulte o tópico seguinte para obter informações relacionadas: Criar ações de fluxo de trabalho: Atribuir um livro

Publicado em Agosto 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle e/ou respetivas associadas. Legal Notices.