| Печать Открыть версию интерактивной справки в формате PDF

#### О проектировании структур книг Для создания эффективной структуры книг необходимо тщательно продумать иерархию книг. Ниже приведены рекомендации по проектированию и усовершенствованию иерархии книг для компании. Не создавайте нестандартные книги, дублирующие книги пользователей. Уточните принятые в компании принципы организации работы с коммерческими данными и доступа к ним. Определите, соответствует ли корпоративная структура действующей схеме управления данными. Уточните принятые в компании правила, относящиеся к принадлежности данных пользователям. Проектируйте структуру книг с учетом выполняемых пользователями задач; выделите задачи, при выполнении которых пользователи наиболее часто обращаются к книгам. Проектируйте структуру книг таким образом, чтобы по возможности свести к минимуму использование функциональных возможностей, активизируемых при установке флажка "Просмотр менеджера включен". Не увеличивайте количество уровней в иерархии книг без необходимости. По возможности сократите объем дублирования записей в структуре книг. Под дублирования записей понимается наличие идентичных записей в разных книгах. Автоматизируйте управление книгами с помощью правил потоков операций. Кроме того, при проектировании имен книг примите во внимание функцию, позволяющую использовать отдельное действие потока операций для назначения другой книги другим записям с помощью выражения, которое преобразуется в имя книги. ### Книги пользователей Основной недостаток создания нестандартных книг, дублирующих книги пользователей, заключается в необходимости синхронизации данных между нестандартными книгами и книгами пользователей по умолчанию. Эта дополнительная задача увеличивает время обработки на сервере и снижает скорость извлечения записей. ПРИМЕЧАНИЕ. В некоторых случаях дублирование книг пользователей в компании выполняется с целью предоставления пользователю временного доступа к данным других пользователей. Более эффективным способом решения этой задачи является назначение пользователя, которому требуется доступ к данным, в качестве уполномоченного по отношению к владельцу этих данных. ### Задачи доступа к данным Структура книг не обязательно должна отражать корпоративную иерархию в конкретной компании. Однако рекомендуется соблюдать строгое соответствие между структурой книг и организацией работы с данными в компании. Структурные подразделения предприятия могут быть выделены как по географическому местоположению, так и по отраслям или видам продукции. Особое внимание необходимо уделить следующим ситуациям. Необходимо запретить доступ к данным другого отдела для сотрудников каждого из двух (или более) отделов. Необходимо разрешить доступ к данным другого отдела для сотрудников каждого из двух (или более) отделов. ### Учет корпоративной структуры Во многих компаниях головной организации предоставляется полный доступ ко всем данным дочерних организаций. Как правило, в таких случаях доступ к данным дочерних организаций предоставляется сотрудникам головной организации на глобальном уровне. В таких организациях не рекомендуется создавать структуру книг, отражающую организационную структуру на уровне головной организации. Однако можно воспользоваться приведенными ниже рекомендациями. Создайте структуру книг с учетом организационной структуры на других уровнях (например, на уровне дочерних организаций). Создайте отдельную иерархию книг для уровня головной организации. Например, на уровне головной организации можно создать книгу или иерархию книг, позволяющую пользователям этого уровня просматривать бизнес-возможности с большой вероятностью получения выручки по всем дочерним организациям. ### Принадлежность данных пользователям Проанализируйте процедуры, выполняемые в компании при переходе пользователя из одного отдела в другой. Пример: Если данные, с которыми работает пользователь, всегда перемещаются в новый отдел вместе с ним, т. е. поддерживается постоянная принадлежность данных пользователям, рекомендуется осуществлять управление данными на основе отношений принадлежности и участия в командах. Как правило, встречи и задачи перемещаются вместе с пользователем на всех уровнях. В некоторых торговых средах вместе с пользователем перемещаются также данные клиентов. Такая организация принадлежности данных характерна для малых и средних предприятий, а также для предприятий, ориентированных на продажи небольших объемов дорогостоящей продукции. Если данные, как правило, остаются в подразделении, например, не перемещаются за пределы географического региона, т. е. поддерживается принадлежность данных подразделениям организации, рекомендуется управлять данными с помощью книг, отражающих организационную структуру. Если в течение определенного периода после перехода пользователя в другой отдел одновременно действуют принципы принадлежности пользователю и принадлежности подразделению, можно применять указанные два типа иерархии в сочетании друг с другом. ### Потребности и задачи пользователей При проектировании структуры книг следует учитывать задачи, для выполнения которых пользователи наиболее часто обращаются к книгам: работа со списками, поиск записей, создание и применение отчетов. #### Работа со списками Для определения потребностей пользователей в списках соберите сведения о наиболее часто используемых списках и составьте оптимальный список для пользователей. Упростить эту задачу позволяет опрос пользователей в компании. Если ни одна книга в структуре книг не содержит всех необходимых записей для формирования оптимального списка, вероятно, в данной структуре книг следует добавить иерархию. Например, можно одновременно настроить иерархию по географическим зонам и иерархию на основе классификации продукции. Если значительная часть рабочего времени пользователя приходится на работу с конкретной частью книги, можно создать из этой части дочернюю книгу. и присвоить ей легко распознаваемое имя. Можно также задать эту дочернюю книгу в качестве значения по умолчанию для селектора 'Поиск в', что позволяет пользователям не выполнять каждый раз процедуру выбора книги. Подробнее о задании значения по умолчанию для селектора книг см. в разделе Предоставление пользователям и ролям пользователей доступа к книгам. #### Поиск записей Для определения типичных задач поиска, выполняемых пользователями в компании, следует путем опроса пользователей уточнить последовательность их действий при поиске конкретных записей. Проектировать структуру книг и задавать их размеры необходимо с учетом наиболее часто применяемых видов и критериев поиска. ПРИМЕЧАНИЕ. Если структура книг уже существует, в процессе ее дальнейшего совершенствования следует путем опроса пользователей уточнить, могут ли они в большинстве случаев определить принадлежность конкретной записи конкретной книге. Если пользователи, как правило, могут с уверенностью определить только принадлежность книге более высокого уровня, уточните у них, позволит ли дальнейшее дробление структуры книг сузить область поиска. Структура книг должна быть спроектирована таким образом, чтобы необходимость поиска в книгах более высокого уровня возникала только в исключительных ситуациях. Скорость поиска зависит также от полей, по которым он выполняется. Оптимальная производительность достигается при поиске записей в книгах по индексированным полям. (В разделах поиска индексированные поля показаны текстом зеленого цвета.) Поиск записей в книгах по полям без индексирования выполняется медленнее (по сравнению с поиском по индексированным полям); производительность в этом случае зависит от количества записей в области поиска. (В разделах поиска поля без индексирования показаны текстом черного цвета.) Например, если установлено, что пользователи, как правило, выполняют поиск записей контактов по индексированным полям, количество записей каждого типа в книге самого низкого уровня (в концевой вершине иерархии) может достигать 100000. Однако, если пользователи в большинстве случаев выполняют поиск записей контактов по полям без индексирования, для книги в концевой вершине рекомендуется уменьшить количество записей каждого типа до 20000 - 30000. Конфигурация данных зависит от конкретной компании. Поэтому указать рекомендуемое количество данных для книг невозможно. Следует постоянно регулировать размер книг. Уменьшение количества записей в области поиска способствует его ускорению. #### Создание и применение отчетов Ко всем пользователям, кроме администраторов, применяются правила просмотра данных для отчетов. Если в селекторе книг для формирования отчетов указана книга пользователя или нестандартная книга, в отчетах учитываются следующие данные. Весь контент в исторических анализах (включая исторические анализы, доступные на вкладке аналитики, и отчеты, встроенные в главные страницы записей) ограничен книгой и включает все подуровни выбранной книги. Записи, к которым пользователь имеет права доступа в качестве владельца или участника команды, включены только в том случае, если они также относятся к выбранной книге или одной из ее дочерних книг. Отчеты в реальном времени содержат только данные, непосредственно связанные с книгой (нестандартной книгой или книгой пользователя), которая выбрана в селекторе книг. Данные, относящиеся к дочерним книгам или подчиненным по отношению к выбранной книге, не учитываются при формировании отчетов в реальном времени. ПРИМЕЧАНИЕ. Как правило, после настройки структуры книг изменять ее не требуется, однако такая возможность предусмотрена. Изменения можно вносить без остановки работы; внесенные изменения сразу вступают в силу. Однако данные отчетов, выполняемых в реальном времени, могут не отражать только что внесенные изменения. Дополнительные сведения об уровне просмотра записей в отчетах см. в разделе О просмотре записей в аналитике. ### Просмотр менеджера Приведенные ниже рекомендации следует учитывать при проектировании иерархий книг. Функциональными возможностями, активизируемыми при установке флажка "Просмотр менеджера включен", следует пользоваться как можно реже. При большом объеме данных в области поиска выбирать режим "Включить вложенные элементы" следует только в исключительных случаях. (Количество записей, составляющих "большой объем данных", зависит от конкретной компании, а также от схемы поиска.) В некоторых ситуациях избежать работы в режиме "Включить вложенные элементы" невозможно. Например, если подчиненные не могут обмениваться данными друг с другом, руководители должны работать со списками в книгах пользователей, содержащими данные подчиненных. При большом объеме данных время поиска возрастает. Однако для оптимальной производительности не следует выбирать режим "Включить вложенные элементы" без реальной необходимости. ### Уровни иерархии Иерархии книг с большим количеством уровней, содержащих записи, функционируют аналогично командам при включенном режиме "Просмотр менеджера". Такие иерархии не препятствуют эффективной работе с небольшими объемами данных. Однако по мере роста объемов данных уменьшение количества уровней в иерархии книг (или полный отказ от уровней иерархии) обеспечивает значительные преимущества по сравнению с функциональными возможностями команд. Если один из уровней иерархии книг не создает дополнительных преимуществ в отношении безопасности или организации данных, объедините избыточные книги с дочерними книгами. Путем опроса пользователей выясните, могут ли они в большинстве случаев определить, в какой из двух дочерних книг одной и той же родительской книги содержится данная запись; отрицательный ответ указывает на то, что оптимальным решением является объединение этих двух дочерних книг в одну родительскую книгу. Простой способ сокращения количества уровней в иерархии книг заключается в снабжении имен дочерних книг префиксами на основе имени родительской книги. Например, если родительская книга "Северная Америка" содержит дочернюю книгу "Север", удалите родительскую книгу и измените имя дочерней книги на "СА - Север". ### Дублирование записей Под дублированием записей понимается наличие идентичных записей в разных книгах. Дублирование записей приводит к дополнительным административным затратам, так как для синхронизации записей требуется большое количество операций чтения/записи, что снижает производительность сервера. Дублирование записей следует сводить к минимуму. ### Автоматизированное управление книгами Как правило, критерии назначения книг отображаются на одно или несколько полей в записях данного типа. Можно создать правило потока операций, согласно которому изменение одного из этих полей автоматически влечет за собой изменения в организации назначения книг. Например, для иерархии книг с именем Территория можно создать правило потока операций для отслеживания поля в записях определенного типа (например, поля "Территория" в записях субъектов); затем можно связать с этим правилом действие назначения книги, в результате чего при изменении значения поля "Территория" для субъекта запись этого субъекта будет назначаться новой книге. При проектировании имен книг обдумайте, будут ли использоваться действия назначения книги потока операций так, чтобы отдельное действие потока операций могло назначить другую книгу другим записям на основе выражения, которое преобразуется в имя книги. Предположим, например, что у вас имеются организации в Северной Америке и странах Европы, Ближнего Востока и Африки. Может потребоваться настроить две отдельные книги для разных расположений и назначить соответствующую книгу организации в зависимости от расположения организации. Для настройки такой конфигурации можно создать две книги: "Северная Америка" и "Европа, Ближний Восток и Африка". Затем можно создать пользовательское поле списка выбора "Расположение продаж" со значениями "Северная Америка" и "Европа, Ближний Восток и Африка" и добавить пользовательское поле в макет страницы для типа записи "Организация" для соответствующих ролей. После этого можно создать действие потока операций "Назначение книги", которое служит для выполнения следующих действий при обновлении записи организации: Оценка выражения для определения значения, выбираемого в поле "Расположение продаж" в записи организации. Связывание записи организации с книгой, имя которой соответствует значению, возвращаемому выражением. #### Связанные темы Информацию, связанную с данной темой, см. в следующем разделе. Создание действий потоков операций: назначение книги

Опубликовано в Август 2022 | Copyright © Oracle и/или ее дочерние компании, 2005, 2022. Legal Notices.