| Skriv ut Öppna PDF-version av onlinehjälpen

#### Att utforma gruppstrukturer När du ska skapa en effektiv gruppstruktur måste du planera dina grupphierarkier noggrant. Beakta följande riktlinjer när du utformar och förfinar grupphierarkierna för företaget: Skapa inte anpassade grupper som replikerar användargrupper. Fastställ organisation och åtkomstprinciper för affärsdata. Fastställ om företagsstrukturen är relevant för datahantering. Fastställ dataanknytningarna i företaget. Utforma dina grupper baserat på användarbehov och fundera över vilka uppgifter användarna oftast utnyttjar grupper i. Utforma grupperna så att den funktion som kryssrutan Chefssynlighet aktiverad i företagsprofilen ger, används så lite som möjligt. Ha så få nivåer som möjligt i dina grupphierarkier. Håll antalet korsreferenser i gruppstrukturen så lågt som möjligt. Korsreferenser innebär att poster dupliceras i flera grupper. Använd arbetsflödesregler för att automatisera grupphantering. När du utformar gruppnamn kan du också använda funktionen som gör det möjligt att använda en enskild arbetsflödesåtgärd för att tilldela olika böcker till olika poster, med hjälp av ett uttryck som skapar ett boknamn. ### Användarböcker Nackdelen med att skapa anpassade grupper som replikerar användargrupper är att data i de anpassade grupperna och standardanvändargrupperna måste synkroniseras. Denna tilläggsuppgift förlänger serverns bearbetningstid och gör att det tar längre tid att hämta posterna. Obs! Ett skäl till att ett företag kan överväga att replikera användargrupper är att ge en användare tillfällig åtkomst till en annan användares data. Ett bättre sätt att uppfylla detta behov är att lägga till användaren som vill ha åtkomst till data som ett ombud för användaren som äger uppgifterna. ### Dataåtkomstbehov Gruppstrukturen måste inte avspegla företagets affärshierarki. Istället bör din gruppstruktur noggrant avspegla hur företaget organiserar sina data. Delar av företaget kan vara ordnade efter geografiska förutsättningar, medan andra delar kan vara ordnade per produktlinje eller bransch. Var särskilt uppmärksam i fall där: Två (eller fler) avdelningar får inte få åtkomst till data som tillhör den andra avdelningen Två (eller fler) avdelningar måste få åtkomst till data som tillhör den andra avdelningen ### Företagsstrukturens betydelse Inom många företag har en överordnad organisation fullständig åtkomst till alla data i de underordnade organisationerna. Medlemmar i överordnade organisationer har normalt global åtkomst till data i alla underordnade organisationer. Om din organisation är ordnad på det här sättet bör du inte konfigurera grupper som avspeglar organisationsstrukturen på överordnad organisationsnivå. Beakta dock följande: Skapa grupper som avspeglar organisationsstrukturen på andra nivåer (som underordnad organisationsnivå) Ställa in andra grupphierarkier på överordnad organisationsnivå. På överordnad organisationsnivå kan du till exempel skapa en grupp eller grupphierarki där användarna på överordnad organisationsnivå kan visa affärsmöjligheter med betydande intäktspotential, inom alla underordnade organisationer. ### Dataanknytningar Undersök de procedurer som företaget följer när en användare överförs från en avdelning till en annan. Exempel: Om de data som användaren hanterar alltid flyttas till den nya avdelningen med användaren så att det kontinuerligt skapas dataanknytningar, är det bäst att hantera data via postägarskap och team. Normalt flyttas bokningar och uppgifter med användaren på alla nivåer. I vissa säljmiljöer flyttas alla kunddata med ägaren. Dataanknytningen gäller för små och medelstora företag och för företag som fokuserar på försäljning med volym och höga priser. Om uppgifterna normalt ligger kvar i en fast organisation, exempelvis en geografisk organisation, så att organisationen äger uppgifterna, är det bäst att hantera dem via grupper som avspeglar organisationsstrukturen. Om både kontinuerliga anknytningar och organisationsägaren ligger kvar under en längre tid efter att användaren flyttat till en annan avdelning, kan båda hierarkierna finnas samtidigt. ### Användarens behov och uppgifter När du utformar gruppstrukturen ska du fungera över i vilken uppgift användarna oftast använder grupper, inklusive arbete med listor, sökning efter poster samt generering och användning av rapporter. #### Arbeta med listor Detta hjälper dig att identifiera de listor som användarna behöver, de listtyper som oftast används och de bästa listorna för dina användare. Be användarna i företaget om hjälp med detta. Om det inte finns någon grupp i din gruppstruktur som innehåller alla nödvändiga poster för en idealisk lista, saknas troligen en hierarki i gruppstrukturen. Du kan till exempel konfigurera både en geografisk hierarki och en produktorienterad hierarki. Om användarna ägnar mycket tid åt en viss underuppsättning av en grupp, skapar du en undergrupp för underuppsättningen. Ge undergruppen ett namn som användarna känner igen. Undergruppen kan även anges som standard för gruppväljaren, så att användarna inte måste välja rätt grupp varje gång. För mer information om hur du anger standardvärdet för gruppväljaren. Se Aktivera grupper för användare och användarroller. #### Söka efter poster Fastställ sökbehoven för användarna i företaget genom att be dem beskriva scenarier där de söker efter specifika poster. Din gruppstruktur och dina gruppstorlekar ska avspegla sökningarna och sökkriterierna som användarna oftast utnyttjar. Obs! Om du redan har en gruppstruktur och ska förfina den ytterligare, ska du fråga användarna om de normalt kan se att en viss post är del av en viss grupp i hierarkin. Om användarna konsekvent säger att de bara kan identifiera en grupp på en högre nivå, frågar du dem om en annan underindelning av gruppstrukturen skulle göra det möjligt för dem att begränsa sökningen ytterligare. Användare bör endast undantagsvis tvingas att söka i böcker på högre nivå i stället för att använda vanliga sökningar. Fälten som används i en sökning påverkar också sökningens hastighet: Bästa prestanda fås när indexerade fält används för att söka efter poster i grupper. (Indexerade fält visas med grön text i sökavsnitten.) När icke-indexerade fält (istället för indexerade fält) används för att söka efter poster i grupper, går sökningarna långsammare och prestanda påverkas av mängden poster som genomsöks. (Sökfält som inte är indexerade visas i svart text i söksektionerna.) Om du exempelvis fastställer att användarna normalt söker i kontaktposter baserat på indexerade fält, kan antalet poster för gruppen på lägsta nivå (som kallas lövnodgruppen) vara upp till 100 000 för varje posttyp. Om användarna normalt söker i kontaktposter baserat på icke-indexerade fält kan du begränsa storleken på lövnodgrupperna till mellan 20 000 och 30 000 poster för varje posttyp. Datakonfigurationen varierar mellan olika företag. Därför finns inget rekommenderat postantal för grupper. Du måste kontinuerligt utvärdera gruppstorleken. Grupper möjliggör snabbare sökningar genom att antalet poster som genomsöks reduceras. #### Skapa och använda rapporter Alla användare förutom administratörer omfattas av datasynlighetsregler för rapporter. När en användargrupp eller anpassad grupp anges i gruppväljaren för rapporter, behandlas data för rapporterna enligt följande: Allt innehåll i historiska analyser (inklusive historiska analyser som öppnats från fliken Analys, samt rapporter som är inbäddade på hemsidor för poster) är begränsat till gruppen och omfattar alla undernivåer av den valda gruppen. Poster som användaren äger, eller där användaren är medlem i ett team, inkluderas inte om inte dessa poster också finns i den valda gruppen eller en av dess undergrupper. Realtidsrapportering är begränsad till data som är direkt associerade med gruppen (anpassad grupp eller användargrupp) som valts i gruppväljaren. Om den valda gruppen innehåller undergrupper eller underordnade, ignoreras data i undergrupperna eller underordnade i realtidsrapporter. Obs! Du kan förändra din gruppstruktur efter att du konfigurerat den, även om du normalt sett inte behöver göra det. I Ingen nedtid gräns för att göra sådana ändringar och de tillämpas direkt. Ändringarna avspeglas dock inte direkt i data i realtidsrapporter. Mer information om synligheten för poster i rapporter finns i Om synlighet för poster i Analys. ### Synlig för chefer När du utformar grupphierarkier ska du utgå från följande principer: Den funktion som kryssrutan Chefssynlighet i företagsprofilen ger, används så lite som möjligt. Alternativet Inkludera underartiklar används sällan eller aldrig i sökningar i stora datavolymer. (Hur många poster som utgör en stor datavolym varierar mellan olika företag och beroende på sökmönstret.) I vissa fall är det nödvändigt att använda alternativet Inkludera underartiklar. Exempelvis kan chefer vara tvungna att köra listor i användargrupper som inkluderar underordnade, eftersom deras underordnade inte kan dela data med varandra. Om volymerna är stora ökar då söktiden. För bästa prestanda ska dock alternativet Inkludera underartiklar enbart väljas när det är nödvändigt. ### Hierarkinivåer Grupphierarkier med många nivåer och poster på varje nivå fungerar på samma sätt som teamfunktionen är chefssynlighet aktiverats. Sådana hierarkier fungerar bra med små datauppsättningar. När datavolymerna växer fungerar dock grupper med färre nivåer i hierarkin (eller utan hierarkinivåer) mycket bättre än teamfunktionen. Om en nivå av grupphierarkin inte ger något ytterligare värde för datasäkerhet eller dataorganisation, ska den redundanta gruppen och dess undergrupper slås samman. Fråga bokanvändarna om de enkelt kan se om en post finns i någon av två underböcker till samma överordnade bok. Om de inte kan det är det ett tecken på att det lämpligaste alternativet är att komprimera de två underböckerna i den överordnade boken. En enkel metod för att minska antalet nivåer i en grupphierarki är att infoga namnet på den överordnade gruppen. Om du exempelvis har en undergrupp med namnet Norr och en överordnad grupp med namnet Nordamerika, tar du bort den överordnade gruppen och ger undergruppen namnet NA – Norr. ### Korsreferenser Korsreferenser innebär att poster dupliceras i flera grupper. Korsreferenser innebär att poster dupliceras i flera grupper. Korsreferenser ger användarna en administrativ fördel, eftersom synkronisering krävs. Det resulterar i många skriv-/läsåtgärder som påverkar serverns prestanda. Håll nere korsreferenserna till ett minimum. ### Automatiserad bokhantering I normalfallet mappas kriterier för grupptilldelning till ett eller flera fält i en posttyp. Du kan skapa arbetsflödesregler som automatiskt omorganiserar grupptilldelningen när ett av dessa fält ändras. Om du exempelvis har en grupphierarki med namnet Distrikt, kan du skapa en arbetsflödesregel för att övervaka ett fält i en posttyp (exempelvis fältet Distrikt i konton) och sedan skapa åtgärden Tilldela en grupp i regeln för att uppdatera distriktsregeln i posten med en ny grupp när värdet i fältet Distrikt ändras för kontot. När du utformar boknamn bör du fundera över om du vill använda Tilldela en bok-arbetsflödesåtgärderna på ett sådant sätt att en enda arbetsflödesåtgärd kan tilldela olika boknamn till olika poster, baserat på ett uttryck som skapar ett boknamn. Anta att du har konton i både Nordamerika och EMEA. Du kanske vill skapa två separata böcker för platserna, och tilldela kontot till rätt bok beroende på var kontot finns. Du skapar den här konfigurationen genom att skapa två böcker, en med namnet Nordamerika och en med namnet EMEA. Du kan sedan skapa ett anpassat urvalslistefält med namnet Försäljningsplats, med värdena Nordamerika och EMEA, och lägga till det anpassade fältet i sidlayouten för posttypen Konto för lämpliga roller. Därefter kan du skapa arbetsflödesåtgärden Tilldela en bok som utför följande när en kontopost uppdateras: Utvärderar ett uttryck som fastställer värdet som väljs i fältet Försäljningsplats i kontoposten. Associerar kontoposten med boken vars namn matchar värdet som uttrycket returnerar. #### Se även I följande avsnitt finns relaterad information: Skapa arbetsflödesåtgärder: tilldela en grupp

Publicerat i Augusti 2022 | Copyright © 2005, 2022, Oracle och / eller dess dotterbolag. Legal Notices.