| พิมพ์ เปิดเวอร์ชัน PDF ของวิธีใช้แบบออนไลน์

#### เกี่ยวกับการออกแบบโครงสร้างสมุดบันทึก ในการตั้งค่าโครงสร้างสมุดบันทึกอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องวางแผนลำดับชั้นสมุดบันทึกของคุณอย่างรอบคอบ ให้พิจารณาคำแนะนำต่อไปนี้หากคุณออกแบบและแก้ไขลำดับชั้นสมุดบันทึกสำหรับบริษัทของคุณ: ห้ามจัดทำสมุดบันทึกที่กำหนดเองที่ซ้ำซ้อนกับสมุดบันทึกของผู้ใช้ กำหนดองค์กรและนโยบายการเข้าใช้สำหรับข้อมูลธุรกิจของคุณ กำหนดว่าโครงสร้างองค์กรเกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูลหรือไม่ กำหนดการเชื่อมโยงกับข้อมูลในบริษัทของคุณ ออกแบบสมุดบันทึกของคุณตามความต้องการของผู้ใช้ และพิจารณางานที่ผู้ใช้จะใช้สมุดบันทึกร่วมกันมากที่สุด ออกแบบสมุดบันทึกของคุณโดยให้ฟังก์ชันของกล่องกาเครื่องหมาย ใช้งานการแสดงข้อมูลผู้จัดการ บนโปร์ไฟล์บริษัทมีการใช้งานน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ ให้มีจำนวนระดับของลำดับชั้นสมุดบันทึกของคุณน้อยที่สุด ลดจำนวนรายการระหว่างกันในโครงสร้างสมุดบันทึกให้มากเท่าที่จะทำได้ รายการระหว่างกัน คือหลักการการทำสำเนาเรคคอร์ดในสมุดบันทึกหลายเล่ม ใช้กฎเวิร์กโฟลว์เพื่อทำให้การจัดการสมุดบันทึกเป็นการดำเนินการอัตโนมัติ นอกจากนี้ เมื่อออกแบบชื่อสมุดบันทึกของคุณ ให้พิจารณาคุณสมบัติที่จะทำให้คุณใช้การดำเนินการเดียวของเวิร์กโฟลว์ในการระบุสมุดบันทึกที่แตกต่างให้กับเรคคอร์ดที่แตกต่าง โดยการใช้นิพจน์ที่แก้ปัญหาเป็นชื่อสมุดบันทึก ### สมุดบันทึกของผู้ใช้ ข้อด้อยของการจัดทำสมุดบันทึกที่กำหนดเองที่ซ้ำซ้อนกับสมุดบันทึกของผู้ใช้คือต้องทำให้ข้อมูลในสมุดบันทึกที่กำหนดเองและในสมุดบันทึกของผู้ใช้ดีฟอลต์ตรงกัน งานที่เพิ่มขึ้นนี้ทำให้เวลาในการประมวลผลของเซิร์ฟเวอร์เพิ่มมากขึ้น และส่งผลต่อความเร็วในการดึงข้อมูลเรคคอร์ด หมายเหตุ: เหตุผลหนึ่งที่บริษัทอาจพิจารณาให้ทำสำเนาสมุดบันทึกของผู้ใช้คือเพื่อทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าใช้ข้อมูลของผู้ใช้รายอื่นได้ชั่วคราว วิธีการที่ดีกว่าในการสนองความต้องการนี้คือการเพิ่มผู้ใช้ที่ต้องการเข้าใช้ข้อมูลให้เป็นตัวแทนของผู้ใช้ที่เป็นเจ้าของข้อมูล ### ความต้องการการเข้าใช้ข้อมูล โครงสร้างของสมุดบันทึกของคุณไม่จำเป็นต้องแสดงลำดับชั้นองค์กรของบริษัทของคุณ ขอแนะนำให้โครงสร้างสมุดบันทึกของคุณควรแสดงวิธีการที่บริษัทของคุณจัดการกับข้อมูลของบริษัทแทน ส่วนของธุรกิจของคุณสามารถจัดการตามภูมิภาค ในขณะที่ส่วนอื่นๆ สามารถจัดการตามประเภทผลิตภัณฑ์หรืออุตสาหกรรม ให้ความสนใจเป็นพิเศษในกรณีที่: แผนกสองแผนก (หรือมากนั้น) ต้องไม่สามารถเข้าใช้ข้อมูลที่เป็นของแผนกอื่นได้ แผนกสองแผนก (หรือมากนั้น) ต้องสามารถเข้าใช้ข้อมูลที่เป็นของแผนกอื่นได้ ### ความเกี่ยวข้องของโครงสร้างองค์กร ในหลายบริษัท องค์กรหลักมีสิทธิอย่างสมบูรณ์ในการเข้าใช้ข้อมูลทั้งหมดขององค์กรย่อย โดยทั่วไปสมาชิกขององค์กรหลักดังกล่าวจะมีสิทธิ์เข้าใช้ร่วมสำหรบข้อมูลในองค์กรย่อยทั้งหมด หากองค์กรของคุณมีการจัดทำโครงสร้างลักษณะนี้ ขอแนะนำให้คุณอย่าตั้งค่าสมุดบันทึกที่แสดงโครงสร้างขององค์กรที่ระดับองค์กรหลัก อย่างไรก็ตาม ให้พิจารณาดังต่อไปนี้: การตั้งค่าสมุดบันทึกที่แสดงโครงสร้างองค์กรที่ระดับอื่น (อาทิ ระดับองค์กรย่อย) การตั้งค่าลำดับชั้นสมุดบันทึกอื่นที่ระดับองค์กรหลัก ตัวอย่างเช่น ในระดับองค์กรหลัก คุณสามารถจัดทำสมุดบันทึกหรือลำดับชั้นสมุดบันทึกที่ให้ผู้ใช้ที่ระดับองค์กรหลักดูโอกาสทางการขายที่มีศักยภาพทางรายได้ที่สำคัญในองค์กรย่อยทั้งหมด ### การเชื่อมโยงกับข้อมูล ตรวจสอบขั้นตอนที่บริษัทของคุณดำเนินการเมื่อผู้ใช้โอนจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่ง ตัวอย่างเช่น: หากข้อมูลที่ผู้ใช้จัดการมักจะย้ายไปยังแผนกใหม่พร้อมกับผู้ใช้เสมอ ดังนั้นจะยังคงเชื่อมโยงกับข้อมูลต่อไป การจัดการข้อมูลของคุณโดยผ่านการเป็นเจ้าของเรคคอร์ดและทีมจะเป็นการดีที่สุด โดยทั่วไปแล้ว การนัดหมายและงานจะย้ายไปพร้อมกับผู้ใช้ในทุกระดับ ในบางสภาพแวดล้อมทางการขาย ข้อมูลลูกค้าทั้งหมดจะย้ายไปพร้อมกับผู้ใช้ การเชื่อมโยงกับข้อมูลนี้จะดีสำหรับธุรกิจขนาดกลางและเล็กและสำหรับธุรกิจที่ให้ความสนใจเรื่องยอดขายประเภทปริมาณต่ำมูลค่าสูง หากข้อมูลมักจะอยู่กับองค์กรคงที่ อาทิ องค์กรตามภูมิภาค ดังนั้นองค์กรจะเป็นเจ้าของข้อมูล การจัดการข้อมูลโดยผ่านสมุดบันทึกที่แสดงโครงสร้างองค์การจะเป็นการดีที่สุด หากมีทั้งการเชื่อมโยงต่อเนื่องและความเป็นเจ้าของขององค์กรยังคงมีอยู่เป็นเวลาหนึ่งหลังจากที่ผู้ใช้ย้ายไปแผนกอื่นแล้ว ลำดับชั้นสองลำดับสามารถอยู่ร่วมกันได้ ### ความต้องการของผู้ใช้และงาน เมื่อออกแบบโครงสร้างสมุดบันทึกของคุณ ให้พิจารณางานที่ผู้ใช้มักใช้สมุดบันทึกร่วมกันมากที่สุด รวมถึงการทำงานโดยผ่านรายการ การค้นหาเรคคอร์ด และการจัดทำและใช้รายงาน #### การทำงานผ่านรายการ เพื่อช่วยให้คุณระบุรายการที่ผู้ใช้ต้องการ ให้กำหนดประเภทรายการที่ใช้บ่อยมากที่สุดและรายการในอุดมคติของผู้ใช้ของคุณ ให้ถามข้อมูลจากผู้ใช้ในบริษัทของคุณเพื่อช่วยให้คุณทำงานนี้ หากไม่มีสมุดบันทึกในโครงสร้างสมุดบันทึกของคุณที่มีเรคคอร์ดที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับรายการในอุดมคติ ลำดับชั้นของโครงสร้างสมุดบันทึกนั้นอาจหายไป ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าทั้งลำดับชั้นตามภูมิภาคและลำดับชั้นตามผลิตภัณฑ์ หากผู้ใช้ใช้เวลาส่วนใหญ่ในการทำงานในชุดย่อยเฉพาะของสมุดบันทึกหนึ่งเล่ม ให้จัดทำสมุดบันทึกย่อยสำหรับชุดย่อย ตั้งชื่อสมุดบันทึกย่อยโดยให้ผู้ใช้สามารถจำได้ สมุดบันทึกย่อยสามารถตั้งค่าเป็นค่าดีฟอลต์สำหรับเครื่องมือเลือกสมุดบันทึกเพื่อให้ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องเลือกสมุดบันทึกที่เหมาะสมทุกครั้ง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าดีฟอลต์สำหรับเครื่องมือเลือกสมุดบันทึก โปรดดูที่ การใช้งานสมุดบันทึกสำหรับผู้ใช้และบทบาทผู้ใช้ #### การค้นหาเรคคอร์ด ในการกำหนดการค้นหาที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้ในบริษัทของคุณ ให้ถามผู้ใช้เกี่ยวกับสถานการณ์สมมุติที่พวกเขามองหาเรคคอร์ดเฉพาะ โครงสร้างสมุดบันทึกและขนาดสมุดบันทึกของคุณควรแสดงการค้นหาและเกณฑ์การค้นหาที่ผู้ใช้ดำเนินการบ่อยที่สุด หมายเหตุ: หากคุณมีโครงสร้างสมุดบันทึกแล้ว และจะแก้ไขเพิ่มเติม ให้ถามผู้ใช้ว่าโดยทั่วไปแล้วพวกเขาสามารถระบุว่าเรคคอร์ดเป็นส่วนหนึ่งของสมุดบันทึกในลำดับชั้นได้หรือไม่ หากผู้ใช้ตอบว่าพวกเขาสามารถแน่ใจได้เฉพาะสมุดบันทึกในระดับที่สูงกว่าเท่านั้นเสมอ ให้ถามพวกเขาว่าส่วนย่อยอื่นของโครงสร้างสมุดบันทึกจะทำให้การค้นหาของพวกเขาลดน้อยลงหรือไม่ ผู้ใช้ควรต้องค้นหาสมุดบันทึกที่อยู่ในระดับสูงกว่าเฉพาะเมื่อเป็นข้อยกเว้นจากการค้นหาตามปกติเท่านั้น ฟิลด์ที่ใช้ในการค้นหาส่งผลต่อความเร็วในการค้นหาด้วยเช่นกัน การใช้ฟิลด์ที่มีการจัดทำดัชนีในการค้นหาเรคคอร์ดในสมุดบันทึกจะให้ประสิทธิภาพสูงสุด (ฟิลด์ที่มีการจัดทำดัชนีแสดงเป็นข้อความสีเขียวในส่วนการค้นหา) เมื่อใช้ฟิลด์ที่ไม่ได้มีการจัดทำดัชนี (แทนที่จะใช้ฟิลด์ที่มีการจัดทำดัชนี) ในการค้นหาเรคคอร์ดในสมุดบันทึก การค้นหาจะทำได้ช้าลง และประสิทธิภาพการทำงานจะได้รับผลกระทบจากปริมาณของเรคคอร์ดที่ค้นหา (การค้นหาฟิลด์ที่ไม่ได้มีการจัดทำดัชนีแสดงให้เห็นเป็นข้อความสีดำในส่วนการค้นหา) ตัวอย่างเช่น หากคุณกำหนดว่าโดยทั่วไปแล้วผู้ใช้จะค้นหาเรคคอร์ดผู้ติดต่อตามฟิลด์ที่มีการจัดทำดัชนี จำนวนของเรคคอร์ดสำหรับสมุดบันทึกที่มีระดับต่ำสุด (ที่เรียกว่าสมุดบันทึกโหนด Leaf) อาจสูงถึง 100,000 รายการสำหรับแต่ละประเภทเรคคอร์ด อย่างไรก็ตาม หากโดยทั่วไปแล้วผู้ใช้ค้นหาเรคคอร์ดผู้ติดต่อตามฟิลด์ที่ไม่ได้มีการจัดทำดัชนี คุณสามารถจำกัดขนาดของสมุดบันทึกโหนด Leaf ให้อยู่ระหว่าง 20,000 ถึง 30,000 เรคคอร์ดสำหรับแต่ละประเภทเรคคอร์ดได้ การตั้งค่าข้อมูลจะแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท ด้วยเหตุนี้ จึงไม่มีจำนวนเรคคอร์ดที่แนะนำสำหรับสมุดบันทึก คุณต้องจัดการขนาดสมุดบันทึกอย่างต่อเนื่อง สมุดบันทึกจะช่วยให้การค้นหาเร็วขึ้นโดยการลดจำนวนเรคคอร์ดที่ถูกค้นหา #### การจัดทำและการใช้รายงาน ผู้ใช้ทุกรายยกเว้นผู้ดูแลระบบต้องอยู่ภายใต้กฎการแสดงข้อมูลสำหรับรายงาน เมื่อมีการระบุสมุดบันทึกผู้ใช้หรือสมุดบันทึกที่กำหนดเองในเครื่องมือเลือกสมุดบันทึกสำหรับการรายงาน ข้อมูลที่ใช้สำหรับรายงานจะมีดังนี้: เนื้อหาทั้งหมดในการวิเคราะห์ประวัติ (รวมถึงการวิเคราะห์ประวัติที่เข้าใช้จากแท็บการวิเคราะห์ และรายงานที่อยู่ในโฮมเพจของเรคคอร์ด) จะถูกจำกัดที่สมุดบันทึกและรวมถึงทุกระดับย่อยของสมุดบันทึกที่เลือก เรคคอร์ดที่ผู้ใช้เป็นเจ้าของหรือที่ผู้ใช้เป็นหนึ่งในสมาชิกของทีมจะไม่รวมอยู่ด้วย ยกเว้นว่าเรคคอร์ดเหล่านั้นจะอยู่ในสมุดบันทึกหรือในสมุดบันทึกย่อยที่เลือกด้วย การรายงานแบบเรียลไทม์จะจำกัดที่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับสมุดบันทึก (สมุดบันทึกที่กำหนดเองหรือสมุดบันทึกของผู้ใช้) ที่ถูกเลือกในเครื่องมือเลือกสมุดบันทึก หากสมุดบันทึกที่เลือกมีสมุดบันทึกย่อยหรือผู้ใต้บังคับบัญชา รายงานแบบเรียลไทม์จะไม่สนใจข้อมูลในสมุดบันทึกย่อยหรือผู้ใต้บังคับบัญชา หมายเหตุ: แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วคุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนโครงสร้างสมุดบันทึกของคุณหลังจากที่คุณตั้งค่าแล้ว แต่คุณสามารถดำเนินการเปลี่ยนแปลงเช่นนั้นได้โดยไม่รบกวนการทำงานของระบบ และการเปลี่ยนแปลงจะมีผลโดยทันที อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงจะไม่แสดงในข้อมูลของรายงานแบบเรียลไทม์โดยทันที สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแสดงผลเรคคอร์ดในรายงาน ให้ดูที่ เกี่ยวกับการแสดงผลเรคคอร์ดในการวิเคราะห์ ### การแสดงข้อมูลผู้จัดการ เมื่อคุณออกแบบลำดับชั้นสมุดบันทึกของคุณ ให้ยึดการออกแบบตามหลักการดังต่อไปนี้: ใช้ฟังก์ชันของกล่องกาเครื่องหมาย ใช้งานการแสดงข้อมูลผู้จัดการ บนโปร์ไฟล์บริษัทให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ ตัวเลือก รวมรายการย่อย มักจะไม่ค่อยใช้หรือไม่มีการใช้ในการค้นหาข้อมูลจำนวนมาก (จำนวนเรคคอร์ดที่ถือเป็นข้อมูลจำนวนมากแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท และตามรูปแบบการค้นหา) ในบางกรณีที่จำเป็นต้องใช้ตัวเลือก รวมรายการย่อย ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการต้องการรันรายการบนสมุดบันทึกผู้ใช้ที่รวมผู้ใต้บังคับบัญชาด้วย เนื่องจากผู้ใต้บังคับบัญชาไม่สามารถแบ่งปันข้อมูลซึ่งกันและกัน หากมีจำนวนมาก เวลาในการค้นหาจะเพิ่มขึ้น อย่างไรก็ตาม เพื่อประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุด ให้เลือกตัวเลือก รวมรายการย่อย เฉพาะเมื่อจำเป็นเท่านั้น ### ระดับลำดับชั้น ลำดับชั้นสมุดบันทึกที่มีระดับจำนวนมากและมีเรคคอร์ดที่ทุกระดับจะดำเนินการเช่นเดียวกับฟังก์ชันทีมที่ใช้งานการแสดงข้อมูลผู้จัดการ ลำดับชั้นดังกล่าวจะทำงานได้ดีในชุดข้อมูลขนาดเล็ก อย่างไรก็ตาม เมื่อปริมาณข้อมูลเพิ่มขึ้น สมุดบันทึกที่มีระดับในลำดับชั้นน้อยกว่า (หรือไม่มีระดับลำดับชั้น) จะทำงานได้ดีกว่าฟังก์ชันทีมมาก หากระดับหนึ่งของลำดับชั้นสมุดบันทึกของคุณไม่มีค่าเพิ่มเติมสำหรับการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลหรือข้อมูลขององค์กร ให้รวมสมุดบันทึกและสมุดบันทึกย่อยที่ซ้ำซ้อนกัน ถามผู้ใช้สมุดบันทึกว่า โดยทั่วไปแล้ว พวกเขาสามารถระบุว่าเรคคอร์ดอยู่ในหนึ่งสมุดบันทึกย่อยหรือสมุดบันทึกย่อยอื่นของสมุดบันทึกหลักเดียวกันได้หรือไม่ หากพวกเขาไม่สามารถระบุได้ หมายความว่าตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการยุบสมุดบันทึกย่อยทั้งสองลงในสมุดบันทึกหลัก วิธีการทั่วไปในการลดจำนวนระดับในลำดับชั้นสมุดบันทึกคือการใส่คำนำหน้าสมุดย่อยด้วยชื่อของสมุดบันทึกหลัก ตัวอย่างเช่น หากคุณมีสมุดบันทึกย่อยชื่อว่า North ที่มีสมุดบันทึกหลักชื่อว่า North America ให้ลบสมุดบันทึกหลัก และเปลี่ยนชื่อสมุดบันทึกย่อยเป็น NA- North ### รายการระหว่างกัน รายการระหว่างกันคือหลักการการทำสำเนาเรคคอร์ดในสมุดบันทึก รายการระหว่างกันมีค่าใช้จ่ายในการจัดการสำหรับผู้ใช้ เนื่องจากจำเป็นต้องทำให้ข้อมูลตรงกัน ซึ่งส่งผลให้มีการดำเนินการชนิดอ่านเขียนจำนวนมากที่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพของเซิร์ฟเวอร์ ให้รายการระหว่างกันมีน้อยที่สุด ### การจัดการสมุดบันทึกแบบอัตโนมัติ โดยทั่วไปแล้ว เกณฑ์การระบุสมุดบันทึกจะแมปลงในหนึ่งฟิลด์หรือมากกว่านั้นในประเภทเรคคอร์ด คุณสามารถจัดทำกฏเวิร์กโฟลว์เพื่อจัดการระบุสมุดบันทึกโดยอัตโนมัติใหม่อีกครั้งเมื่อหนึ่งในฟิลด์เหล่านั้นเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น หากคุณมีลำดับชั้นสมุดบันทึกที่ชื่อ พื้นที่ คุณสามารถจัดทำกฎเวิร์กโฟลว์เพื่อตรวจสอบฟิลด์ในประเภทเรคคอร์ด (ตัวอย่างเช่น ฟิลด์พื้นที่ในบริษัท) และยังสามารถจัดทำการดำเนินการ ระบุสมุดบันทึก ในกฎเพื่ออัปเดตสมุดบันทึกพื้นที่ในเรคคอร์ดด้วยสมุดบันทึกใหม่ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงค่าของฟิลด์พื้นที่ในบริษัท เมื่อคุณออกแบบชื่อสมุดบันทึกของคุณ ให้พิจารณาว่าคุณต้องการใช้การดำเนินการเวิร์กโฟลว์ ระบุสมุดบันทึก ในแนวทางที่ทำให้การดำเนินการเวิร์กโฟลว์เดียวสามารถระบุสมุดบันทึกที่แตกต่างให้กับเรคคอร์ดที่แตกต่าง ตามนิพจน์ที่แก้ไขเป็นชื่อสมุดบันทึกหรือไม่ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีบริษัทในอเมริกาเหนือ และคุณยังมีบริษัทอยู่ใน EMEA คุณอาจต้องการตั้งค่าสมุดบันทึกแยกกันเป็นสองรายการสำหรับตำแหน่งที่ตั้งที่ต่างกัน และระบุสมุดบันทึกที่เหมาะสมให้กับบริษัทตามตำแหน่งที่ตั้งของบริษัท ในการตั้งค่าเช่นนี้ คุณสามารถจัดทำสมุดบันทึกสองรายการที่ชื่อว่าอเมริกาเหนือกับ EMEA จากนั้นคุณสามารถจัดทำฟิลด์รายการสำหรับเลือกที่กำหนดเองชื่อว่าตำแหน่งที่ตั้งการขายที่มีค่าอเมริกาเหนือและ EMEA อยู่ด้วย แล้วเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองนี้ลงในโครงร่างเพจสำหรับประเภทเรคคอร์ดบริษัทสำหรับบทบาทที่เหมาะสม จากนั้นคุณสามารถจัดทำการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ ระบุสมุดบันทึก ที่จะทำสิ่งต่อไปนี้เมื่อเรคคอร์ดบริษัทได้รับการอัปเดต: ประเมินนิพจน์เพื่อกำหนดค่าที่เลือกไว้ในฟิลด์ตำแหน่งที่ตั้งการขายในเรคคอร์ดบริษัท เชื่อมโยงเรคคอร์ดบริษัทกับสมุดบันทึกที่มีชื่อตรงกับค่าที่นิพจน์ส่งคืน #### หัวข้อที่เกี่ยวข้อง โปรดดูข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากหัวข้อต่อไปนี้: การจัดทำการดำเนินการของเวิร์กโฟลว์: ระบุสมุดบันทึก

สิงหาคม 2022 | ลิขสิทธิ์ © 2005, 2022, Oracle และ/หรือบริษัทในเครือ Legal Notices.