経費のプロジェクト・コスト配分に交付資金パターンを使用するにはどうすればよいですか。

資金パターンを使用すると、契約上の義務に基づいて取得および資金ソースに料金を自動的に適用するため、コスト割当てを手動で決定する必要がなくなります。

助成金管理者がアクティブな資金パターンを設定した後、従業員は契約番号または資金ソースを入力せずに、プロジェクト、タスクおよび経費カテゴリのコストを入力できます。これらのフィールドを空白にして経費精算書を発行すると、資金パターンによってコストが自動的に割り当てられるため、交付を選択したり、コストを手動で配賦する必要はありません。

この自動化により、従業員の介入を必要とせずに、複雑な資金要件を持つプロジェクトに対するコンプライアンスを改善し、手作業によるエラーを削減し、正確なコスト配分を実現できます。

経費管理でこの機能を使用する方法を次に示します。

経費の機能を有効化(1回限りの設定)

これはオプト・イン機能であるため、この機能が経費に対して有効になっていることを確認してください。
資金パターンの作成およびアクティブ化

このステップは、プロジェクトの資金調達後に助成金管理者によって実行されます。
1. 次のような資金調達パターンを定義します。
  - 報奨および資金源
  - 配分率
  - タスク・レベル
  - 有効な日付範囲
2. 資金パターン・ステータスを「アクティブ」に設定します。
  ノート:
  自動原価配分にはアクティブな資金パターンが必要であり、経費項目は経費項目の日付に基づいて資金パターンの日付範囲内にある必要があります。
経費精算書を入力する
スポンサ付きプロジェクトの経費を発行する場合:
1. 「プロジェクト」、「タスク」および「支出組織」を入力します。
2. 「契約」および「資金ソース」は空白のままにします(有効な場合)。

送信後、アクティブな資金パターンを使用して自動的に次のことが行われます。

複数の交付または資金ソース間で経費を分割します。
タスクおよび支出項目日に基づいてルールを適用します。
承認プロセスを開始します。

従業員が手動で介入する必要はありません。

エラー処理およびトラブルシューティング

コスト配分が失敗するとどうなりますか。

経費精算書は「マネージャ承認待ち」ステータスのままであり、マネージャにルーティングされません。
配分関連のエラーは従業員には表示されず、失敗は通知されません。

エラーを表示して修正する方法

次の必要な権限があることを確認してください
- 経費監査の管理(EXM_MANAGE_EXPENSE_AUDITING_PRIV)
  「監査」作業領域へのアクセスを許可します。
- 経費落札配分の生成(EXM_GEN_AWARD_DIST_PRIV)
  アクティブな交付資金パターンを使用したスポンサード・プロジェクトの配分の表示および生成を許可します
ノート:修正する必要がある経費には、関連するビジネス・ユニットへのアクセス権が必要です。
「Expenses(経費)」の「Audit(監査)」作業領域に移動します。
マネージャの承認待ちレポートを検索し、失敗したレポートを開きます。
レポート内の「プロジェクト・コスト配分詳細の表示」セクションに移動します。
エラー詳細、資金調達ルールおよび配分セットをレビューします。
問題を解決します。たとえば、助成金管理者と連携して資金パターンを調整します。これは、経費管理外で実行される手動プロセスです。
配分を再生成するには、「プロジェクト・コストの配分」をクリックします。

修正後、レポートでは承認ワークフローが自動的に再開されます。

ノート:通常、従業員は訂正プロセス中に影響を受けず、経費精算書は解決後に先に進みます。ただし、プロジェクト資金が完全に消費され、コストを別のプロジェクトに賦課する必要がある場合、経費精算書が従業員に戻され、プロジェクト、タスクおよび支出組織が更新されてから再送信されます。