契約更新の変更指示の自動化

変更オーダーによってスケジュール、収益プランまたは予算の変更が承認されると、プロジェクト契約を自動的に更新できます。タスクまたは割当の変更を取得し、収益の影響を評価し、利害関係者が承認すると、これらの変更を関連する契約、財務プロジェクト・プランおよび予算に自動的に適用します。この自動化により、運用効率が向上し、承認後の手動契約修正が削減され、請求エラーや予算超過を最小限に抑えることができます。

ノート:

契約更新は、財務プロジェクト・プランまたは予算への影響に対するタスクおよびマイルストン・リソースの変更からのみ実行できます。
実装中、変更実装者は、契約を自動的に更新するか、契約所有者に通知して契約を手動で更新できます。自動更新では、変更実装者が契約の更新に必要な権限を持っていることを前提としています。

必要な権限

変更オーダーの作成、影響査定の実行、レビューおよび変更オーダーの承認を行うには、ユーザーに「プロジェクト変更の管理」権限が必要です。

変更オーダーから契約を自動的に更新するには、ユーザーに次の既存の契約管理機能権限も必要です。

契約の作成(OKC_CREATE_CONTRACT_PRIV)
契約の編集(OKC_EDIT_CONTRACT_PRIV)
Webサービスによる契約の編集(OKC_EDIT_CONTRACT_VIA_WEB_SERVICE_PRIV)
契約の表示(OKC_VIEW_CONTRACT_PRIV)

また、ユーザーは、該当するビジネス・ユニットの契約を管理するために必要なデータ・セキュリティを持っている必要があります(たとえば、既存のビジネス・ユニットベースの契約データ・セキュリティ・ポリシーを介して付与されるアクセス権など)。

契約更新を実装

変更オーダーから契約更新を実装する手順は、次のとおりです。

「自分の作業」作業領域で、パネル・ドロワーの「変更オーダーの管理」をクリックします。
承認済変更オーダーを検索して開きます。
変更オーダーを実装ステージに移動します(まだ実装中でない場合)。
「実装および完了のマーク」を選択します。
実装フローで、次のいずれかのオプションを選択します。
- 契約の更新: 契約を自動的に修正します。「契約明細」および「修正有効日」を入力し、変更オーダー実装を発行します。アプリケーションは、承認された調整を使用して契約を自動的に修正し、収益、請求および財務計画の一貫性を維持します。
- 契約所有者に契約の更新を通知(「実装オプション」ダイアログ・ボックスから)は、実装者に必要な権限がない場合に、契約更新の通知を手動送信します。

実装後、ユーザーは監査およびトレーサビリティの目的で、関連する契約明細コメントに変更オーダー詳細を表示できます。契約は、更新された変更で承認待ちになっている可能性があります。

さらに、財務プロジェクト・プラン修正の準備ができている変更オーダーは、財務プロジェクト・プランを自動的にベースライン化して、最新の承認済変更との同期を維持できます。

契約更新に関する考慮事項

既存のプロジェクト請求可能マイルストンの収益金額を改訂でき、これらの更新によって、対応する契約資金調達および契約明細金額が自動的に調整されます。
「契約の更新」オプションは、変更の実装時に次の場合にのみ使用できます。
- プロジェクトは単一の契約にリンクされています。
- 契約ステータスは「有効」または「失効済」です。
- 変更オーダーには、プロジェクト・プランまたは予算および予測の影響アセスメントの一部として収益の影響が含まれます。
変更オーダーの影響査定レベルがプロジェクトの契約関連と一致する場合にのみ、契約を自動的に更新できます。たとえば、プロジェクトに5つの最上位タスクがあり、契約が1つの最上位タスクのみに関連付けられている場合、契約は、変更オーダーの影響がその特定の最上位タスクへの積上にのみ自動的に更新できます。