Auftrag und Zuständigkeiten festlegen

In dieser Phase wird als Best Practice empfohlen, den Auftrag und die Zuständigkeiten für Ihr CoE für EPM festzulegen.

Beim Definieren Ihres Auftrags wird als Best Practice empfohlen, Folgendes in Betracht zu ziehen:

Zusammenarbeit mit anderen Regionen, Entitys und Teams
Bildung der Wertschöpfungsfälle für kontinuierliche Verbesserung

In Bezug auf seine Zuständigkeiten ist der CoE-Lead für Folgendes verantwortlich:

Strategische Ausrichtung des CoE durch kontinuierliche Kommunikation mit der Geschäftsleitung und den verschiedenen Geschäftsbereichen definieren
Performance des CoE messen
Ziele und geschäftliche Vorteile des CoE bereitstellen
Dem Management, der Geschäftsleitung und anderen Teams Meilensteine, Go-Lives und gesammelte Erfahrungen kommunizieren. Gartner gibt an, dass einer der potenziellen Nachteile eines Cloud-CoE das Fehlen geeigneter Kommunikation ist und schlägt vor, den Schwerpunkt auf geschäftsbezogene Vorteile zu legen.
Innovationen fördern durch kontinuierliches Prüfen und Zuordnen der Cloud EPM-Verbesserungen zur Liste der internen Verbesserungsvorschläge
Die Organisation beim Abstimmen von Business, Finanzen und IT unterstützen
Als Lenkungsausschuss für Best Practices fungieren
EPM-bezogene Änderungsmanagementinitiativen leiten

Neben dem Festlegen der Rolle eines CoE-Leads ist es wichtig, die Ansprechpartner für Finanzen, IT und Business zu definieren.

Der Finanz-Lead stimmt sich mit den Finanzbenutzern ab und unterstützt deren Verbesserungsvorschläge. Normalerweise beziehen Sie Vertreter der Finanzplanungs- und -analysegruppe, Controller, den Chief Revenue Officer und den Chief Financial Officer mit ein.
Der IT-Lead ist für die Architektur der Lösung verantwortlich. Die Lösung sollte standardisiert werden, damit sie auch in anderen Abteilungen, Geschäftseinheiten oder Entitys in Ihrer Organisation eingesetzt werden kann. Sie können auch einen Cloud-CoE-Manager oder Transformationsmanager einbeziehen. Einige Unternehmen haben auch einen Cloud-Architekten, Sicherheitsadministrator, Cloud-Serviceentwickler, Systemanalytiker und Datenadministrator.
Der Business-Vertreter stellt sicher, dass die implementierte Lösung den Anforderungen der Geschäftsbenutzer entspricht und dass die Benutzer hinsichtlich der implementierten Lösung geschult werden. Legen Sie einen Single Point of Contact (SPOC) für eine Geschäftseinheit oder einen Geschäftsprozess fest.

Je nach den verfügbaren Qualifikationen können verschiedene Rollen unter Umständen derselben Person zugewiesen werden.

Um das CoE-Projektmanagement zu verbessern und die Produktivität zu steigern, können Sie ein RACI-Modell verwenden.

Ein RACI-Modell ist eine Best Practice für das Projektmanagement. Mit diesem Modell werden Rollen und Zuständigkeiten für Aufgaben definiert, indem angezeigt wird, wer zuständig ist, wer verantwortlich ist, wer konsultiert wird und wer informiert wird. So wird sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten verstehen, was ihre Aufgaben sind und wen sie konsultieren oder informieren sollen. Dadurch werden die Kommunikation, die Verantwortlichkeit und die Effizienz verbessert.