Task-Manager-Begriffe

Aufgaben sind Aktivitäten, die während eines Geschäftsprozesses ausgeführt werden, z.B. "Formulardaten eingeben" oder "Neue Konten prüfen".

Serviceadministratoren und Poweruser definieren die Aufgaben für den Prozess und geben Details für jede Aufgabe an, wie Start- und Enddatum, Bearbeiter und Genehmiger. Benutzer öffnen zugewiesene Aufgaben, lesen die Anweisungen, beantworten Fragen und leiten abgeschlossene Aufgaben weiter.

Vorlagen definieren ein wiederholbares Set von Aufgaben, die für einen Geschäftsprozess erforderlich sind. Administratoren können ein Set von definierten Aufgaben als Vorlagen für zukünftige Perioden speichern, wie monatlich oder vierteljährlich, anstatt die Aufgaben jedes Mal neu zu erstellen.

Beispiel: Ein Administrator kann ein Set von Aufgaben speichern, die für einen monatlichen Prozess erforderlich sind, und diese Vorlage dann jeden Monat für diesen Prozess verwenden.

Ein Zeitplan besteht aus einem angeordneten Set von Aufgaben für einen Geschäftsprozess. Zeitpläne können aus einer Vorlage mit vordefinierten Aufgaben oder manuell erstellt werden. Wenn Administratoren einen Zeitplan erstellen, ordnen sie die relativen Daten, die für Aufgaben definiert wurden, wie Tag 1 und 2 des Geschäftsprozesses, Kalenderdaten zu, wie 1. und 2. März. Wenn Sie den Status des Zeitplans in "Offen" ändern, werden die Aufgaben gemäß ihren geplanten Startzeitpunkten ausgeführt.

Beispiel: Ein Administrator erstellt einen monatlichen Prozessplan für März und weist die Aufgabe "Neue Konten prüfen" dem 1. März zu. Wenn der Administrator den Zeitplan am 1. März von "Anstehend" in "Offen" ändert, wird die Aufgabe "Neue Konten prüfen" gestartet. Dabei wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Aufgabenbearbeiter gesendet.

Aufgabentypen ermöglichen die Standardisierung von Aufgabendetails für alle Aufgaben desselben Typs. Im Aufgabentyp definierte Details werden von allen Aufgaben geerbt, die aus dem Aufgabentyp erstellt werden. Beispiel: Wenn ein Administrator Aufgabentypeinstellungen wie Anweisungen oder Regeln für den Aufgabentyp "Daten genehmigen" definiert, gelten diese Einstellungen für alle Aufgaben, die mit dem Aufgabentyp "Daten genehmigen" erstellt werden.

• Basisaufgabe: Ein Standardaufgabentyp, der keine Aufgabendetails enthält.
• Übergeordnete Aufgabe: Ein Aufgabentyp, der die Erstellung von übergeordneten Aufgaben für Aufgabenhierarchien ermöglicht. Beispiel: Die übergeordnete Aufgabe "Daten laden" kann die untergeordneten Aufgaben "EMEA-Umsatzdaten laden" und "NA-Umsatzdaten laden" aufweisen.
• Integrationsaufgabe: Ein Aufgabentyp, der eine Aktion definiert und die Anwendungskomponente, wie ein Formular, oder Parameter enthält, die zum Verknüpfen mit einer externen Anwendung erforderlich sind. Vordefinierte Integrationen und Aufgabentypen werden automatisch für Ihren Service geladen. Nachdem Sie eine Verbindung zu einem anderen Service eingerichtet haben, können Sie Integrationsaufgabentypen aus diesem Service in Ihre Aufgaben aufnehmen.

  Beispiel: Ein Administrator, der Task-Manager in einem Service verwendet, kann Verbindungen zu einem anderen Service wie Account Reconciliation aktivieren und synchronisieren. Dadurch werden die vordefinierten Integrationen und Aufgabentypen von Account Reconciliation geladen.

Mit Integrationen werden Aufgaben in Oracle Fusion Cloud EPM-Geschäftsprozessen und externen Anwendungen automatisiert. Sie können Aufgaben definieren, die Integrationen mit externen Anwendungen einschließen. Bei Cloud EPM-Services wird der Service automatisch mit lokalen vordefinierten Integrationen für den Geschäftsprozess konfiguriert.

Wenn Sie über Abonnements für andere Cloud EPM-Services verfügen, können Sie mit Task-Manager Verbindungen zwischen Services erstellen und Integrationen aktivieren. Mit vordefinierten Integrationen können Sie Task-Manager-Aufgaben ausführen, die auf andere Cloud EPM-Funktionen zugreifen. Sie können auch benutzerdefinierte Integrationen erstellen, wie z.B. benutzerdefinierte Ereignisüberwachungsaufgaben.

Integrationsaufgaben werden basierend auf einem der folgenden in der Aufgabe definierten Ausführungstypen ausgeführt:

• Endbenutzer: Eine Aufgabe, bei der der Benutzer mit einer Benutzeroberfläche interagieren muss. Wenn ein Benutzer eine Endbenutzeraufgabe startet, wird automatisch die für die Ausführung der Aufgabe erforderliche Benutzerschnittstellenkomponente geöffnet. Beispiel: Bei der Aufgabe "Formulardaten eingeben" muss ein Benutzer Daten eingeben. Beim Start der Aufgabe "Formulardaten eingeben" wird die Formular-UI geöffnet.
• Prozessautomatisierung: Eine Aufgabe, die im Hintergrund ausgeführt wird, ohne Interaktion seitens des Benutzers. Diese Integrationen werden automatisch in externen Anwendungen ausgeführt, wenn ihr Startdatum und die Startzeit erreicht sind und ihre Vorgängeraufgaben abgeschlossen sind. Beispiel: Eine Dataload-Aufgabe kann so definiert werden, dass sie basierend auf Startdatum und -uhrzeit automatisch über Nacht ausgeführt wird.
• Ereignisüberwachung: Eine Aufgabe, mit der ein bestimmtes Ereignis überwacht wird, das auf einem externen System stattgefunden hat. Wenn die Aktion oder der Status in der externen Anwendung eintritt, wird die Aufgabe in "Geschlossen" geändert. Beispiel: Wenn Sie in einer Anwendung mit Task Manager arbeiten, können Sie den Status der Aufgabe "Daten kopieren" in einer externen Anwendung überwachen. Wenn die Aufgabe "Daten kopieren" abgeschlossen ist und Sie sehen, dass ihr Status "Geschlossen" lautet, können Sie die nächste Aufgabe in Ihrer Anwendung starten, z.B. "Daten genehmigen".

Alerts sind Benachrichtigungen von Benutzern zu Problemen, die während des Prozesses aufgetreten sind, wie z.B. Hardware- oder Softwareprobleme. Wenn Benutzer auf ein Problem stoßen und einen Alert dafür erstellen, wählen sie einen Typ aus der Liste vordefinierter Alerttypen aus, um das Problem zu identifizieren. Der Alert wird dann zur Behebung an den im Alerttyp definierten Bearbeiter gesendet.

Beispiel: Ein Benutzer kann nicht auf seine zugewiesenen Aufgaben zugreifen und daher eine fällige Aufgabe nicht bearbeiten. Der Benutzer wählt einen Alerttyp aus, wie "Zugriffsproblem", wodurch der Alert an den vordefinierten Bearbeiter gesendet wird, z.B. den Systemadministrator. Der Systemadministrator behebt das Zugriffsproblem und schließt den Alert.

Alerttypen sind Kategorien möglicher Probleme, die während des Geschäftsprozesses auftreten könnten. Administratoren können Alerttypen erstellen, wie "Fehlende Daten" oder "Zugriffsproblem". Jeder Alerttyp definiert eine Prozedur, mit der kritische Informationen zum Problem erfasst werden, und weist die zuständigen Mitarbeiter zur Behebung zu.

Beispiel: Ein Administrator kann den Alerttyp "Zugriffsproblem" erstellen, der Fragen für Benutzer nach detaillierteren Informationen enthält. Der Administrator definiert einen Workflow für den Alerttyp mit einem Bearbeiter zum Beheben des Problems, wie einem Systemadministrator, und gegebenenfalls einem Backupbearbeiter.

Über Systemeinstellungen können Serviceadministratoren Standardwerte für Task Manager-Einstellungen angeben.

Administratoren können Global Integration Token definieren, um Parameter für URLs zu verwalten, z.B. in Aufgabenanweisungen. Sie können anhand von Feiertagsregeln bestimmen, welche Feiertage für Zeitpläne gelten, und geografische oder geschäftliche Organisationseinheiten erstellen, die mit Aufgabeneinstellungen wie Feiertagen und Zeitzonen verknüpft werden. Zudem können sie Einstellungen konfigurieren wie Kommentare und Aufgabenlöschungen, E-Mail-Benachrichtigungen, Aufgabenregler für Höchstwerte von Listen- und Dateigrößen, Genehmigungen von Neuzuweisungsanforderungen, Berechtigungen zum erneuten Öffnen von Aufgaben und Anzeige von Aufgaben in Smart View, in der Arbeitsliste und im Willkommensbereich.

Eine Arbeitsliste ist das Hauptfenster, in dem Endbenutzer ihre zugewiesenen Aufgaben ganz einfach bearbeiten können.

Die Seite "Zeitplanaufgaben" enthält eine Liste der Zeitpläne und der darin enthaltenen Aufgaben. Dort können Benutzer alle Aufgaben in einem Zeitplan sehen. Mit Optionen für Filterung und gespeicherte Ansichten können Benutzer ihre Aufgaben schnell prüfen.

Das Überblicks-Dashboard enthält eine zusammengefasste Ansicht aller Aufgaben in einem POV. Sie können Aufgaben nach Jahr, Periode und Zeitplan filtern. Sie können Aufgaben nach Zeitplan, Priorität, Aufgabentyp oder Organisationseinheit anzeigen und Drilldowns in Aufgabendetails durchführen.

Das Compliance-Dashboard enthält Kennzahlen zur Erreichung der Complianceziele durch das Unternehmen. Dabei wird zwischen den Aufgaben unterschieden, die rechtzeitig abgeschlossen wurden, und denen, die verspätet abgeschlossen wurden. Des Weiteren wird angegeben, wie viele davon genehmigt bzw. abgelehnt wurden. Sie können Aufgaben nach Jahr, Periode und Zeitplan filtern, Kennzahlen zur Benutzerperformance basierend auf Benutzer und Organisationseinheit anzeigen und Drilldowns in Aufgabendetails durchführen.

Das Betriebs-Dashboard enthält eine allgemeine Übersicht über Daten für einen Task-Manager-Prozess in einer Vielzahl von Anzeigen. Betriebs-Dashboards können Diagramme, Listen und Pivot-Ansichten kombinieren.

Beispiel: Sie können ein Betriebs-Dashboard namens "Aufgabenperformance" erstellen, das ein Balkendiagramm für die Pünktlichkeitsperformance, ein Tortendiagramm für den Aufgabenstatus und eine Pivot-Ansicht für den Status nach Benutzer enthält.

Der Task-Manager-Bericht wird standardmäßig bereitgestellt und enthält Details zur Aufgabenausführung. Beispiel: Er zeigt Aufgaben an, die gefährdet, vorzeitig oder verspätet sind oder von einem Genehmiger abgelehnt wurden. Außerdem zeigt er die Aufgabencompliance, Performance nach Organisationseinheit, Benutzer mit verspäteten Aufgaben und einen Audittrail über Aufgabenänderungen an.

Administratoren können nach Bedarf ihre eigenen benutzerdefinierten Berichte erstellen.