Aufgaben beanspruchen oder freigeben

Sie können jeweils einzelne oder mehrere Aufgaben gleichzeitig in Task-Manager beanspruchen und freigeben. Benutzer, denen Aufgaben über eine Gruppen- oder Teamzuweisung zugeordnet sind, können Aufgaben beanspruchen oder freigeben.

Nachdem eine Aufgabe beansprucht wurde, können andere Mitglieder des Teams die Aufgabe weiterhin beanspruchen. Hierdurch wird jedoch die Beanspruchung des ursprünglichen Benutzers beendet, sodass dieser die Aufgabe nicht mehr ausführen kann. Diese Möglichkeit wird nun dem Benutzer mit der neuesten Beanspruchung gewährt.

Die Möglichkeit, eine Aufgabe von einem anderen Benutzer zu beanspruchen, ist nützlich, wenn ein Benutzer eine Aufgabe beansprucht hat, diese aber nicht abschließen kann (z.B. aufgrund von Abwesenheit).

Wenn eine Aufgabe beansprucht wird, ändert sich der Bearbeiter vom Team oder von der Gruppe in die entsprechende Person.

Wenn eine Aufgabe freigegeben wird, ändert sich der Bearbeiter von der entsprechenden Person in das Team oder die Gruppe.

Bevor ein Mitglied des Teams die Aufgabe beansprucht, werden E-Mail-Benachrichtigungen an das gesamte Team gesendet. Nachdem ein Teammitglied die Aufgabe beansprucht hat, werden E-Mails an den aktiven Benutzer anstatt an alle Teammitglieder gesendet.

Note:

Wenn die Funktion für Massenaktualisierungen aktiviert ist, können Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig beanspruchen oder freigeben.

Aufgabe über das Aufgabenaktionsmenü beanspruchen oder freigeben

So können Sie eine Aufgabe über das Menü Aktionen beanspruchen oder freigeben:

Klicken Sie auf der Homepage auf Aufgaben, Zeitplanaufgaben.
Klicken Sie auf die Aufgabe, die Sie beanspruchen oder freigeben möchten, oder wählen Sie die Aufgabe aus, und klicken Sie auf das Symbol Öffnen.
Klicken Sie im Menü Aktionen auf Beanspruchen oder Freigeben.
Eine Popup-Meldung wird angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen.
Klicken Sie auf Ja.
Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt, in der Sie darüber informiert werden, dass die Aufgabe erfolgreich beansprucht oder freigegeben wurde.

Wenn Fehler auftreten, prüfen und beheben Sie die Fehler, und wiederholen Sie diese Schritte dann, um die Aufgaben zu beanspruchen oder freizugeben.
Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld zu schließen.

Aufgaben über die Aufgabenliste beanspruchen oder freigeben

So können Sie Aufgaben über die Aufgabenliste beanspruchen oder freigeben:

Klicken Sie auf der Homepage auf Aufgaben, Zeitplanaufgaben.
Wählen Sie die Aufgabe aus, die Sie beanspruchen oder freigeben möchten.
Um mehrere Aufgaben auszuwählen, drücken Sie Strg, oder halten Sie Umschalt gedrückt, während Sie auf die erste und die letzte Zeile eines Bereichs klicken. Die ausgewählten Aufgaben werden hervorgehoben.
Klicken Sie im Menü Aktionen auf Aktualisieren und dann auf Beanspruchen oder Freigeben.
Eine Popup-Meldung wird angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen.
Klicken Sie auf Ja.
Im Dialogfeld "Aufgabenaktionsergebnisse" werden Informationen zu Status, Anzahl der ausgewählten Aufgaben, berücksichtigten Aufgaben, erfolgreich verarbeiteten Aufgaben und nicht erfolgreich verarbeiteten Aufgaben angezeigt. Mögliche Statuswerte für den Prozess:
- Wird verarbeitet
- Erfolgreich abgeschlossen
- Fehlerhaft abgeschlossen
Der Abschluss in Prozent wird visuell angezeigt. Für Aufgaben, die mit Fehlern abgeschlossen werden, werden die Fehler im Dialogfeld angezeigt. Sie können auf In Excel exportieren klicken und die angezeigten Fehler in eine Excel-Datei exportieren. Prüfen und beheben Sie die Fehler, und wiederholen Sie diese Schritte dann, um die Aufgaben zu beanspruchen oder freizugeben.
Klicken Sie auf Schließen, um das Dialogfeld zu schließen.