Aufgaben in Vorlagen importieren

Sie können Aufgaben oder Aufgabenteildaten aus Textdateien, z.B. einer Microsoft Excel-Kalkulationstabelle, in eine Vorlage importieren. Beispiel: Sie können Aufgabendefinitionen als Zeilen in Excel eingeben und die Datei als CSV-Datei speichern. Anschließend können Sie die Datei in eine Vorlage importieren. Außerdem können Sie über die Importfunktion viele sich wiederholende Aufgaben schnell hinzufügen, indem Sie die Felder in einer Textdatei bearbeiten und diese Datei importieren, anstatt viele einzelne neue Aufgaben zu erstellen.

Hinweis:

Vor dem Import von Aufgaben in eine Vorlage müssen Sie eindeutige Aufgaben-IDs in der Vorlage angeben. So stellen Sie sicher, dass es nicht zwei Aufgaben mit derselben ID gibt.

Um Aufgaben importieren zu können, müssen Sie jedoch über die erforderlichen Sicherheitsrechte zum Bearbeiten der Vorlage verfügen.

Für den Import von Aufgaben in eine Vorlage stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

  • Ersetzen: Ersetzt die Definition einer Aufgabe durch die Definition in der Importdatei. Mit dieser Option können Sie alle Aufgabendetails durch die Details in der zu importierenden Datei ersetzen. Dies hat keinen Einfluss auf andere Aufgaben in der Vorlage, die nicht in der Importdatei angegeben sind.

  • Aktualisieren: Aktualisiert Teilinformationen für Aufgaben. Beispiel: Sie haben möglicherweise in einer Importdatei Änderungen an Aufgabenanweisungen vorgenommen, Eigentümer, Bearbeiter und Genehmiger neu zugewiesen oder Attribute entfernt und neue Attribute hinzugefügt. Die gleiche Änderung haben Sie möglicherweise auch an zahlreichen anderen Aufgaben vorgenommen, z.B. zu 100 von 400 Aufgaben neue Attribute hinzugefügt. Diese Aktualisierungsoption ersetzt die Aufgabendetails nicht vollständig. Es werden nur die Details für die Aufgabeneigenschaften aktualisiert, die in der Datei angegeben sind. Beispiel: Wenn die Importdatei nur eine Spalte für Aufgabenanweisungen enthält, sind der Aufgabenname, der Bearbeiter, Attribute und andere Eigenschaften nicht betroffen.

  • Löschen: Löscht Aufgaben und zugeordnete Informationen basierend auf einer Liste von in einer Datei angegebenen Aufgaben-IDs. Zum Ausführen eines Löschvorgangs wird eine Datei mit einer Spalte mit Aufgaben-IDs benötigt.

So importieren Sie Aufgaben in eine Vorlage:

  1. Klicken Sie auf der Homepage auf Anwendung, Task Manager.
  2. Klicken Sie links auf die Registerkarte Symbol "Vorlagen" Vorlagen.
  3. Wählen Sie eine Vorlage aus, in die Aufgaben importiert werden sollen.
  4. Klicken Sie auf Aufgaben importieren Aufgaben importieren.
  5. Geben Sie den Namen der zu importierenden Datei ein, oder klicken Sie auf Datei auswählen, um die Datei zu suchen.
  6. Wählen Sie eine Importoption aus:

    • Ersetzen: Ersetzt die Definition einer Aufgabe durch die Definition in den Importdateien. Andere Aufgaben, die in der Importdatei nicht angegeben sind, sind nicht betroffen.

      Hinweis:

      Sie können das Kontrollkästchen Anhänge beibehalten aktivieren, um Anhänge von Aufgaben beizubehalten, die ersetzt werden.

    • Aktualisieren: Aktualisiert Teilinformationen für Aufgaben. Beispiel: Sie haben möglicherweise in einer Importdatei Änderungen an Aufgabenanweisungen vorgenommen, Eigentümer, Bearbeiter und Genehmiger neu zugewiesen oder Attribute entfernt und neue Attribute hinzugefügt. Die gleiche Änderung haben Sie möglicherweise auch an zahlreichen anderen Aufgaben vorgenommen, z.B. zu 100 von 400 Aufgaben neue Attribute hinzugefügt. Diese Aktualisierungsoption ersetzt die Aufgabendetails nicht vollständig. Es werden nur die Details für die Aufgabeneigenschaften aktualisiert, die in der Datei angegeben sind. Beispiel: Wenn die Importdatei nur eine Spalte für Aufgabenanweisungen enthält, sind der Aufgabenname, der Bearbeiter, Attribute und andere Eigenschaften nicht betroffen.

      Hinweis:

      Das System zeigt eine Warnung an, dass Aufgaben in der Vorlage, die mit einer Aufgaben-ID in der Importdatei übereinstimmen, geändert werden. Wenn Sie die Aufgabe nicht überschreiben möchten, klicken Sie auf Abbrechen, um den Importvorgang abzubrechen.

    • Löschen: Löscht Aufgaben und zugeordnete Informationen basierend auf einer Liste von in einer Datei angegebenen Aufgaben-IDs. Zum Ausführen eines Löschvorgangs wird eine Datei mit einer Spalte mit Aufgaben-IDs benötigt.

  7. Wählen Sie ein Datumsformat aus.

    Wählen Sie aus der Dropdown-Liste zulässiger Datumsformate ein Format aus. Datumsformate werden nicht umgerechnet. Standardmäßig wird das Datumsformat auf das Datumsformat des Gebietsschemas für den Speicherort der exportierten Datei gesetzt.

  8. Wählen Sie ein Dateitrennzeichen für die Importdatei aus. Wählen Sie Komma oder Tabulator aus. Wählen Sie Sonstige aus, um ein anderes beliebiges Einzelzeichen unter Anderes Trennzeichen anzugeben.
  9. Klicken Sie auf Importieren.

  • Wenn der Importvorgang erfolgreich abgeschlossen ist, wird das Dialogfeld "Import erfolgreich" angezeigt, in dem der Name der Vorlage, der Name der Datei mit den Aufgaben und die Gesamtanzahl der importierten Aufgaben angegeben ist. Klicken Sie auf OK.

  • Wenn Fehler festgestellt werden, wird der Importvorgang nicht ausgeführt, und die Fehler werden im Dialogfeld "Importfehler" angezeigt. Sehen Sie sich die Fehler an, und klicken Sie auf OK, um zur Seite "Vorlagen" zurückzukehren.

Tabelle 24-13 Fehlerbehebung bei Importfehlern

Fehler Lösung
Doppelte Aufgaben-ID Suchen Sie nach doppelten Aufgaben-IDs. Aufgaben-IDs müssen innerhalb der Vorlage oder des Zeitplans eindeutig sein. Informationen hierzu finden Sie unter Aufgaben erstellen.
Aufgabenname zu lang Der Aufgabenname darf maximal 80 Zeichen enthalten. Informationen hierzu finden Sie unter Aufgabeneigenschaften festlegen.
Organisationswert - "Ungültiger Wert" Der Organisationswert darf nicht leer sein und weder Aufzählungszeichen noch mehrere Zeilen enthalten.