Workflowparameter für Enterprise-Journale angeben

In einer Enterprise-Journalvorlage verwenden Sie die Registerkarte Journale, um die Parameter für den Journalworkflow anzugeben. Dazu gehören Start- und Enddaten und Workflowbenutzer.

Basierend auf der Vorlageneinstellung "Zeitplan von" legen Sie den Startversatz entsprechend dem Zeitpunkt fest, ab dem das Journal verfügbar sein soll. Das Journal behält den Status "Anstehend", bis das Datum erreicht ist. Beispiel: Sie können den Startversatz für das Journal auf "-25" festlegen, damit die Journale für diese Vorlage und Periode 25 Tage vor dem Periodenenddatum verfügbar sind. Das Enddatum verwendet das Startdatum und fügt die in der Vorlage für die Rollen "Ersteller" und "Genehmiger" zugewiesene Dauer hinzu.

Hinweis: Ein Ad-hoc-Journal kann jederzeit erstellt werden. Die Start- und Enddaten werden dennoch entsprechend den Vorlageneinstellungen zugewiesen. Der Tag, an dem Sie das Ad-hoc-Journal erstellen, hat keinen Bezug zu den Start- und Enddaten.

Die Verspätungsbenachrichtigung für ein Journal beginnt, sobald das Enddatum verstrichen ist.

Administratoren können die Pfade des Genehmigungsworkflows für Ad-hoc-Journale vordefinieren, damit Ersteller beim Erstellen oder Bearbeiten von Ad-hoc-Journalen einfach einen Genehmigungspfad auswählen können. Sie können einzelne Benutzer, Teams oder Gruppen als Genehmiger definieren und Erstellern von Ad-hoc-Journalen den Genehmigungspfad zuweisen.

Hinweis:

Optional kann der Administrator die Option Überschreibungen auf Ad-hoc-Genehmigerebene in den Systemeinstellungen festlegen, um das Auswählen einer Genehmigerebene durch den Ersteller beim Erstellen von Ad-hoc-Journalen zu aktivieren oder zu deaktivieren.

So weisen Sie den Journalworkflow zu:

  1. Klicken Sie auf der Homepage auf Anwendung, Enterprise-Journale.
  2. Klicken Sie auf der linken Seite auf die Registerkarte Journalvorlagen.
  3. Klicken Sie auf eine Journalzeile und dann auf das Symbol Bearbeiten, um das Journal im Bearbeitungsmodus zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Journale.
  5. Wählen Sie unter Startzeitpunkt Werte aus den Dropdown-Listen aus:

    • Zeitplan von:

      • Startdatum - Das Startdatum der Periode.
      • Enddatum - Das Enddatum der Periode.
      • Abschlussdatum - Das für die Periode festgelegte Abschlussdatum.

    • Startversatz - Zeitspanne für zulässigen Beginn der Datenerfassung (Anzahl an Tagen vor oder nach dem Startdatum, Enddatum oder Abschlussdatum). Dies kann eine positive oder eine negative Zahl sein. Beispiel: Sie können Daten ein paar Tage vor dem Starttag vorbereiten und -3 festlegen, damit die Erfassung drei Tage später startet.

  6. Wählen Sie unter Workflow Werte für Folgendes aus:

    • Workflowoption - Wählen Sie eine Option aus:

      • Erstellen
      • Erstellen, Genehmigen
      • Erstellen, Genehmigen, Buchen
      • Erstellen, Buchen
      • Aktivieren

    • Genehmigungsebene - Wählen Sie bis zu zehn Genehmigerebenen aus.

    • Genehmigerberechtigungen zum Anzeigen - Wählen Sie eine Option aus:

      • Immer - ermöglicht Genehmigern die Anzeige von Journaldaten, bevor diese vom Ersteller übermittelt werden.

      • Workflow - ermöglicht Genehmigern die Anzeige von Journaldaten nur, wenn diese basierend auf dem Workflow verantwortlich sind. Dies ist die Standardoption.

        Wenn die Anzeige der Daten basierend auf dem Workflow für den Genehmiger nicht verfügbar ist, zeigt das System eine Fehlermeldung an, dass der Journalinhalt nicht angezeigt werden kann, da er nicht auf die entsprechende Ebene im Workflow hochgestuft wurde.

    • Daten bei Aktivierung sperren - optional. Wählen Sie diese Option aus, damit das System die Funktionalitäten "Erneut öffnen" und "Erneutes Deployment" einschränkt, nachdem ein Journal für den zugehörigen Workflow geschlossen und erfolgreich für das ERP-System aktiviert wurde. So wird sichergestellt, dass die Daten nicht geändert werden.

      Diese Option ist nur für die folgenden Workflowoptionen verfügbar: Aktivieren, Erstellen - Aktivieren, Erstellen - Genehmigen - Aktivieren.

    • Dauer für - Maximal zulässige Anzahl der Tage für eine bestimmte Aktion pro Benutzer.

      Mit diesen Daten wird je nach Workflowoption das geplante Fertigstellungsdatum für die Weiterleitung, Genehmigung oder Buchung bestimmt.

    • Nach Vorbereitung aktivieren - Wenn diese Option ausgewählt ist, können die anhand dieser Vorlage erstellten Journale nach Abschluss der Vorbereitung aktiviert werden. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie unter Workflowoption die Option Erstellen, Genehmigen auswählen.
  7. Im Abschnitt Benutzer sind die folgenden Optionen verfügbar: Journale und Ad-hoc. Sie können Zuweisungen für Workflowbenutzer und Leseberechtigte für Journale oder Ad-hoc definieren. Sie können Benutzer in den aktivierten Feldern hinzufügen.

    • Klicken Sie auf Neu.

    • So fügen Sie Benutzer hinzu:

      • Wählen Sie unter Journale einen Workflow und anschließend Benutzer oder Gruppen für den Ersteller und den Genehmiger aus. Die Workflowelementauswahl ist dynamisch basierend auf der ausgewählten Workflow-Dimension.
      • Definieren Sie für Ad-hoc die Genehmigungspfade sowie Ersteller und Genehmiger für jeden Pfad. Klicken Sie auf Neu, um weitere Genehmigungspfade hinzuzufügen. Sie können einzelne Benutzer, Teams oder Gruppen als Ersteller oder Genehmiger definieren.
      • Klicken Sie auf Suchen, um die Suchergebnisse anzuzeigen. Mit dieser Option können Sie Benutzer hinzufügen oder entfernen.

      Hinweis:

      Die Option Ad-hoc zulassen erscheint unter der Registerkarte Workflow, wird jedoch standardmäßig nicht angezeigt. Sie wird nur geladen, wenn die Anzahl der Ad-hoc-Benutzerliste größer als 0 ist. Wenn die Liste leer ist, wird diese Option ausgeschaltet.

    • Klicken Sie zum Importieren von Benutzern aus einer CSV-Datei auf Importieren:

      • Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei auszuwählen.
      • Wählen Sie für Dateitrennzeichen die Option Komma oder Tabulator aus, oder wählen Sie Sonstige aus, und geben Sie ein Trennzeichen ein.
      • Klicken Sie auf Importieren.

      Hinweis:

      Mit dem Export-/Importdateiformat können Sie die Option Ad-hoc zulassen in eine Transaktion einschließen.

    • Um alle Parameterüberschreibungen auf die Standardeinstellungen zurückzusetzen, klicken Sie auf Zurücksetzen.

    • Um einen Benutzer zu entfernen, wählen Sie den Benutzer aus, und klicken Sie in der Menüleiste auf Löschen (X).