Genehmigungsprozess starten

Ein Administrator verwaltet den Genehmigungsprozess, indem er z.B. Genehmigungseinheitenhierarchien einrichtet, die Genehmigungseinheitenhierarchie einer bestimmten Scenario-, Year- und Period-Dimension zuweist, Validierungsregeln einrichtet und den Prüfprozess startet.

Informationen hierzu finden Sie unter Genehmigungseinheitenhierarchien erstellen.

Während des Genehmigungsprozesses kann der Administrator den Status der einzelnen Entitys in der Genehmigungseinheitenhierarchie überwachen und Genehmigungsaktionen für diese Entitys ausführen. Der Prozessstatus steht nur dem Administrator zur Verfügung. Andere Benutzer führen Genehmigungsaktionen über die Karte "Genehmigungen" auf der Homepage aus. Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt zum Prüfen und Genehmigen von Daten in der Dokumentation Mit Financial Consolidation and Close arbeiten.

Nachdem Sie eine Genehmigungseinheitenhierarchie definiert und einer bestimmten Scenario-, Year- und Period-Dimension zugewiesen haben, kann der Genehmigungsprozess gestartet werden. Nur ein Administrator kann den Genehmigungsprozess starten. Sobald der Prozess gestartet wurde, wird die Genehmigungseinheit von einem Prüfer zum nächsten verschoben, bis der Prozess abgeschlossen ist.

Standardmäßig lautet der Genehmigungsstatus "Nicht gestartet". Der Startprozess ändert den Status der Genehmigungseinheit in "In Prüfung".

Wenn Sie den Genehmigungsprozess starten, wird der Prozess für die Entitys in der Genehmigungseinheitenhierarchie gestartet. Sie können stattdessen jede Basisentity separat starten.

Nach dem Startprozess wird der aktuelle Eigentümer für die einzelnen Entitys auf den ersten Eigentümer im Hochstufungspfad gesetzt, der in der Spalte "Aktueller Eigentümer" angezeigt wird. Wenn die Genehmigungseinheit im Hochstufungspfad weitergeleitet wird, werden der aktuelle Eigentümer und der Standort entsprechend geändert. Der Administrator kann den Status der einzelnen Entitys in der Genehmigungseinheitenhierarchie überwachen und Genehmigungsaktionen für diese Entitys über das Fenster "Prozessstatus" ausführen.

Ein Administrator kann den Prozess jederzeit neu starten, indem er eine bestimmte Entity zum Ausschließen auswählt. Das System löscht die gesamte Genehmigungshistorie für die Entity, und Sie können erneut "Starten" auswählen, um den Prüfprozess erneut zu starten. Dadurch wird die Entity an den ersten Eigentümer im Hochstufungspfad weitergleitet.

Wenn Sie jedoch eine Basisentity starten, ohne dass "Erweiterte Organisation nach Periode" in der Anwendung aktiviert ist, werden die zugehörigen übergeordneten Elemente und Vorgänger ebenfalls gestartet. Wenn Sie eine übergeordnete Entity starten, werden alle zugehörigen abhängigen Elemente gestartet.

Wenn "Erweiterte Organisation nach Periode" in der Anwendung aktiviert ist und Sie eine Basisentity starten, berücksichtigt das System auch den Status "Aktiv"/"Inaktiv" der Entity, um zu bestimmen, ob die Aktion "Starten" oder "Ausschließen" gestoppt werden soll, wenn sie auf die inaktive Entity in der Hierarchie trifft. Eine Entity gilt als inaktiv, wenn ihr die Konsolidierungsmethode Inaktiv zugewiesen ist. Andernfalls gilt die Entity als "Aktiv".

Wenn in einer Anwendung mit "Erweiterte Organisation nach Periode" eine Basisentity gestartet wird, startet das System auch das zugehörige aktive übergeordnete Element oder die Vorgänger. Während es die Vorgänger in der Hierarchie von unten nach oben durchläuft, schließt das System nur aktive übergeordnete Elemente oder Vorgänger ein. Daher wird das Aufzählen von aktiven übergeordneten Elementen von unten nach oben gestoppt, wenn ein inaktiver Vorgänger auftritt.

Wenn eine übergeordnete Entity gestartet wird, startet das System nur ihre aktiven untergeordneten Elemente oder Nachfolger. Beim Durchlaufen der Hierarchie wird die Aufzählung von oben nach unten gestoppt, wenn ein inaktives untergeordnetes Element auftritt. Das inaktive untergeordnete Element und seine Nachfolger werden beim Startprozess nicht berücksichtigt.

So starten Sie den Genehmigungsprozess:

  1. Klicken Sie auf das Symbol Navigator Navigatorschaltfläche.
  2. Klicken Sie unter Workflow auf Genehmigungen verwalten.
  3. Wählen Sie unter Szenario, Jahr und Periode ein gültiges Szenario, ein gültiges Jahr und eine gültige Periode aus.
  4. Klicken Sie auf Los.

    Im grafischen Tortendiagramm werden keine Daten angezeigt, wenn die Genehmigungseinheitenhierarchie noch nicht gestartet wurde.

  5. Wählen Sie oben rechts im Dropdown-Menü Ansicht die Option Baumansicht aus.
  6. Wählen Sie eine Genehmigungseinheit aus, und klicken Sie auf Starten, um den Genehmigungsprozess zu starten.
  7. Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung, dass die Genehmigungseinheit gestartet wurde, auf OK.
    Der Status "Genehmigt" wird in "In Prüfung" geändert.
    Eine Liste aller Genehmigungseinheitenebenen und verfügbaren Aktionen finden Sie im Abschnitt zum Prüfen und Genehmigen von Daten in der Dokumentation Mit Financial Consolidation and Close arbeiten.
  8. Optional: Wenn Sie den Genehmigungsprozess für eine bestimmte Entity erneut starten möchten, können Sie Ausschließen auswählen, um eine Genehmigungseinheit aus dem Prozess zu entfernen und den Genehmigungsstatus auf "Nicht gestartet" zurückzusetzen.

    Achtung:

    Wenn Sie eine Genehmigungseinheit ausschließen, werden alle ihr zugeordneten Anmerkungen und Historiendaten verworfen. Die Datenwerte werden beibehalten.