Genehmigungsprozess starten

Ein Serviceadministrator verwaltet den Genehmigungsprozess, zu dem auch das Einrichten von Genehmigungseinheitenhierarchien, das Zuweisen der Hierarchien zu Szenario, Jahr und Periode sowie das Einrichten von Validierungsregeln gehört.

Informationen hierzu finden Sie unter Genehmigungseinheitenhierarchien erstellen.

Beim Genehmigungsprozess kann ein Administrator oder Poweruser den Status jeder Entity in der Genehmigungseinheitenhierarchie überwachen und Genehmigungsaktionen für diese Entitys durchführen. Andere Benutzer führen Genehmigungsaktionen über die Karte "Genehmigungen" auf der Homepage aus. Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt zum Prüfen und Genehmigen von Daten in der Dokumentation Mit Financial Consolidation and Close arbeiten.

Nachdem die Genehmigungseinheitenhierarchie definiert und einem bestimmten Szenario, einem Jahr und einer Periode zugewiesen wurde, kann ein Serviceadministrator oder Poweruser den Prüfprozess starten.

Im Fenster "Genehmigung verwalten" zeigt das System alle Entitys an, für die der Poweruser Lese- oder Schreibzugriff hat. Wenn ein Poweruser nur Lesezugriff auf eine Entity hat, kann er diese Entity nicht starten oder ausschließen. Hat der Poweruser Schreibzugriff auf eine Entity, dann kann er die Entity starten und ausschließen. Wenn der Poweruser keinen Zugriff auf die Entity hat, wird die Entity nicht in der Liste angezeigt.

Wenn ein Poweruser Schreibzugriff auf eine übergeordnete Entity hat und den Genehmigungsprozess von der übergeordneten Entity aus startet, werden auch alle untergeordneten Elemente der übergeordneten Entity gestartet. Dabei kann es sich um Entitys mit Lesezugriff oder ohne Zugriff handeln.

Sobald der Prozess gestartet wurde, wird die Genehmigungseinheit von einem Prüfer zum nächsten verschoben, bis der Prozess abgeschlossen ist. Standardmäßig lautet der Genehmigungsstatus "Nicht gestartet". Der Startprozess ändert den Status der Genehmigungseinheit in "In Prüfung".

Wenn Sie den Genehmigungsprozess starten, wird der Prozess für die Entitys in der Genehmigungseinheitenhierarchie gestartet. Sie können stattdessen jede Basisentity separat starten.

Nach dem Startprozess wird der aktuelle Eigentümer für die einzelnen Entitys auf den ersten Eigentümer im Hochstufungspfad gesetzt, der in der Spalte "Aktueller Eigentümer" angezeigt wird. Wenn die Genehmigungseinheit im Hochstufungspfad weitergeleitet wird, werden der aktuelle Eigentümer und der Standort entsprechend geändert. Ein Administrator oder Poweruser kann den Status jeder Entity innerhalb der Genehmigungseinheitenhierarchie überwachen und Genehmigungsaktionen für diese Entitys im Fenster "Prozessstatus" durchführen.

Der Administrator oder Poweruser kann den Prozess jederzeit neu starten, indem er eine bestimmte Entity zum Ausschließen auswählt. Das System löscht die gesamte Genehmigungshistorie für die Entity, und Sie können erneut "Starten" auswählen, um den Prüfprozess erneut zu starten. Dadurch wird die Entity an den ersten Eigentümer im Hochstufungspfad weitergleitet.

Wenn Sie jedoch eine Basisentity starten, ohne dass "Erweiterte Organisation nach Periode" in der Anwendung aktiviert ist, werden die zugehörigen übergeordneten Elemente und Vorgänger ebenfalls gestartet. Wenn Sie eine übergeordnete Entity starten, werden alle zugehörigen abhängigen Elemente ebenfalls gestartet.

Wenn "Erweiterte Organisation nach Periode" in der Anwendung aktiviert ist und Sie eine Basisentity starten, berücksichtigt das System auch den Status "Aktiv"/"Inaktiv" der Entity, um zu bestimmen, ob die Aktion "Starten" oder "Ausschließen" gestoppt werden soll, wenn sie auf die inaktive Entity in der Hierarchie trifft. Eine Entity gilt als inaktiv, wenn ihr die Konsolidierungsmethode Inaktiv zugewiesen ist. Andernfalls gilt die Entity als "Aktiv".

Wenn in einer Anwendung mit "Erweiterte Organisation nach Periode" eine Basisentity gestartet wird, startet das System auch das zugehörige aktive übergeordnete Element oder die Vorgänger. Während es die Vorgänger in der Hierarchie von unten nach oben durchläuft, schließt das System nur aktive übergeordnete Elemente oder Vorgänger ein. Daher wird das Aufzählen von aktiven übergeordneten Elementen von unten nach oben gestoppt, wenn ein inaktiver Vorgänger auftritt.

Beim Starten einer übergeordneten Entity startet das System nur die aktiven untergeordneten oder abhängigen Elemente. Beim Durchlaufen der Hierarchie wird die Aufzählung von oben nach unten gestoppt, wenn ein inaktives untergeordnetes Element auftritt. Das inaktive untergeordnete Element und seine Nachfolger werden beim Startprozess nicht berücksichtigt.

So starten Sie den Genehmigungsprozess:

Klicken Sie auf das Symbol Navigator .
Klicken Sie unter Workflow auf Genehmigungen verwalten.
Wählen Sie unter Szenario, Jahr und Periode ein gültiges Szenario, ein gültiges Jahr und eine gültige Periode aus.
Klicken Sie auf Los.

Im grafischen Tortendiagramm werden keine Daten angezeigt, wenn die Genehmigungseinheitenhierarchie noch nicht gestartet wurde.
Wählen Sie oben rechts im Dropdown-Menü Ansicht die Option Baumansicht aus.
Wählen Sie eine Genehmigungseinheit aus, und klicken Sie auf Starten, um den Genehmigungsprozess zu starten.
Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung, dass die Genehmigungseinheit gestartet wurde, auf OK.
Der Status "Genehmigt" wird in "In Prüfung" geändert.

Eine Liste aller Genehmigungseinheitenebenen und verfügbaren Aktionen finden Sie im Abschnitt zum Prüfen und Genehmigen von Daten in der Dokumentation Mit Financial Consolidation and Close arbeiten.
Optional: Wenn Sie den Genehmigungsprozess für eine bestimmte Entity erneut starten möchten, können Sie Ausschließen auswählen, um eine Genehmigungseinheit aus dem Prozess zu entfernen und den Genehmigungsstatus auf "Nicht gestartet" zurückzusetzen.

Achtung:

Wenn Sie eine Genehmigungseinheit ausschließen, werden alle ihr zugeordneten Anmerkungen und Historiendaten verworfen. Die Datenwerte werden beibehalten.