Daten in Journale eingeben

Sie können eine der folgenden Methoden verwenden, um Daten in Journale einzugeben:

Wenn Sie Daten importieren, können Sie entweder die Option Ersetzen oder die Option Aktualisieren verwenden.

  • Ersetzen: Löscht die Daten für die betreffenden Zeilen im Journal und ersetzt sie durch die Werte aus der Quelldatei. Felder, die in der Quelldatei fehlen, sind nach dem Importprozess im Journal leer.

  • Aktualisieren: Aktualisiert nur die Werte, die in der Quelldatei enthalten sind. Andere Werte sind nicht betroffen.

So geben Sie Daten in Journale ein:

  1. Klicken Sie auf der Homepage auf Aufgaben.

  2. Wählen Sie ein Journal aus Ihrer Arbeitsliste aus.
  3. Klicken Sie auf das Symbol "Aufgaben" Symbol zum Auswählen von Alle Aufgaben oder Meine Aufgaben, um in der Anzeige zwischen "Alle Aufgaben" und "Meine Aufgaben" zu wechseln.
    • Um nach einem bestimmten Journal zu suchen, geben Sie den vollständigen oder teilweisen Namen des Journals im Feld Suchen ein.
    • Klicken Sie auf das Symbol Filter , um Filter für die Arbeitsliste auszuwählen.
  4. Wenn Sie ein Journal öffnen, zeigt das System oben Jahr, Periode, Journal-ID, Ersteller, Validierungsstatus und Aktivierungsstatus für das Journal an.
  5. Journaldaten eingeben:
    • Das Journal enthält einen Headerabschnitt, in dem Sie Daten in die Felder im Header eingeben können.
    • Das Journal enthält einen Abschnitt "Details". Klicken Sie auf Hinzufügen (+), um Detailzeilen hinzuzufügen und Daten einzugeben.

      Note:

      Die folgenden Werte können nicht als Daten in Schlüsselattributen verwendet werden:
      • #Workflow
      • #Collection
      • #SubCollection
  6. Optional: Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Journaldaten zu aktualisieren.
  7. Wenn Sie die Eingabe im Journal abgeschlossen haben, wählen Sie im Menü Aktionen eine verfügbare Aktion aus:

    • Validieren - Validieren Sie die Journaldaten.

    • Weiterleiten - Leiten Sie das Journal weiter.

    Note:

    Welche Journalaktionen verfügbar sind, hängt von dem jeweiligen Journalstatus ab.
  8. Optional: Wählen Sie im Detailabschnitt in der Dropdown-Liste Aktionen (...) den Eintrag Drucken aus, um das Formular zu drucken.
  9. Optional: Wählen Sie im Headerabschnitt in der Dropdown-Liste Aktionen (...) den Eintrag Importieren aus, um Formulardaten zu importieren.
    1. Klicken Sie auf Durchsuchen, und navigieren Sie zu der Datei, die Sie importieren möchten.
    2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
      • Ersetzen: Löscht die Daten für die betreffenden Zeilen im Journal und ersetzt sie durch die Werte aus der Quelldatei. Felder, die in der Quelldatei fehlen, sind nach dem Importprozess im Journal leer.
      • Aktualisieren: Aktualisiert nur die Daten, die in der Quelldatei enthalten sind.
    3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste zulässiger Datumsformate ein Datumsformat aus.
    4. Wählen Sie ein Dateitrennzeichen für die Importdatei aus: Komma, Tabulator, oder Sonstige. Wenn Sie Sonstige ausgewählt haben, geben Sie im Textfeld ein Trennzeichen an.
    5. Klicken Sie auf Importieren, und klicken Sie dann im Fenster Ergebnisse auf OK. Um die Informationen zu löschen und eine andere Datei für den Import auszuwählen, klicken Sie auf Zurücksetzen.
  10. Um die Journaldaten zu exportieren, wählen Sie im Detailabschnitt in der Dropdown-Liste Aktionen (...) den Eintrag In Excel exportieren aus, und befolgen Sie die Anweisungen.

Note:

Bei der Migration von Enterprise-Journalen sind der Journalheader und die Positionsdetails in den folgenden drei Szenarios nicht sichtbar:
  • Das Journal ist in einer Periode bereitgestellt, die noch nicht offen ist.
  • Das Startdatum des Journals liegt in der Zukunft, sodass es aktuell anstehend ist.
  • Der angemeldete Benutzer ist nicht der Ersteller des Journals, und es wurden noch keine Daten eingegeben.

Beispiel

Die Journalvorlage enthält die folgenden Zeilennummern:

Line Number, Account, Debit, Credit, Description
1,A1,2000,,Description Value
2,A2,20000,,Description Value
3,A3,20000,,Description Value
Quelldatei: 
Line Number, Account, Debit, Credit
1,A1,2000,
2,A5,20000,

Beim Ersetzen wird der Wert durch eine Leerstelle ersetzt

Endergebnis nach dem Import: 
Line Number, Account, Debit, Credit, Description
1,A1,2000,, 
2,A5,20000,, 
3,A3,20000,,Description Value

Dabei gilt Folgendes:

  • In Zeilennummer 1 wird der Beschreibungswert durch eine Leerstelle ersetzt.
  • In Zeilennummer 2 wird der Beschreibungswert durch eine Leerstelle ersetzt, und das Konto wird von A2 in A5 geändert.
  • In Zeilennummer 3 werden keine Änderungen vorgenommen.

Beim Aktualisieren werden nur die Werte in der Quelldatei aktualisiert, und die anderen Werte bleiben unverändert

Bei der Aktualisierung werden nur die Attribute berücksichtigt, die in der Quelldatei enthalten sind.

Endergebnis nach dem Import:

Line Number, Account, Debit, Credit, Description
1,A1,2000,,Description Value 
2,A5,20000,,Description Value 
3,A3,20000,,Description Value

Dabei gilt Folgendes:

  • In Zeilennummer 1 bleibt der Beschreibungswert unverändert.
  • In Zeilennummer 2 bleibt der Beschreibungswert unverändert, und das Konto wird von A2 in A5 geändert.
  • In Zeilennummer 3 werden keine Änderungen vorgenommen.