Μπορείτε να στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απεικονίσεις, καμβάδες ή dashboard σε διάφορες μορφές, όπως Powerpoint (PPTX), Acrobat (PDF), εικόνα (PNG), CSV (μόνο δεδομένα) ή πακέτο (ολόκληρο το βιβλίο εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των διαπιστευτηρίων σύνδεσης).
- Στην Αρχική σελίδα, τοποθετήστε τον δεέικτη του ποντικιού πάνω από ένα βιβλίο εργασίας που περιέχει την απεικόνιση, τον καμβά ή το dashboard προς εξαγωγή. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μενού Ενέργειες και επιλέξτε Άνοιγμα.
- Στον καμβά Απεικόνιση ή Παρουσίαση, κάντε κλικ στο εικονίδιο Εξαγωγή στη γραμμή εργαλείων του βιβλίου εργασίας και κατόπιν στην επιλογή Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
- Χρησιμοποιήστε την επιλογή Μορφή για να επιλέξετε τη μορφή εξόδου που επιθυμείτε και καθορίστε τις επιλογές εξόδου:
- Για τις μορφές Powerpoint (pptx), Acrobat (pdf) και Εικόνα (png) - Καθορίστε το όνομα αρχείου, το μέγεθος χαρτιού και τον προσανατολισμό.
Όταν στέλνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οποιαδήποτε από αυτές τις οπτικές μορφές, η απεικόνιση ή οι σελίδες αποδίδονται ξανά βάσει του μεγέθους και του προσανατολισμού που επιλέγετε. Έτσι, αν στέλνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έναν πίνακα, τότε το αρχείο εξόδου σας μπορεί να μην περιέχει όλες τις σειρές και τις στήλες του πίνακα που περιλαμβάνονται στην απεικόνιση, τον καμβά ή το dashboard σας.
- Για τη μορφή Δεδομένα (csv) - Καθορίστε το όνομα του αρχείου εξόδου. Αυτή η επιλογή περιλαμβάνει μόνο τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται στο βιβλίο εργασίας. Το αρχείο που εξάγεται χρησιμοποιεί το διαχωριστικό δεδομένων για τις τοπικές ρυθμίσεις του υπολογιστή σας. Για παράδειγμα, αν έχετε επιλέξει τη Βραζιλία στις τοπικές ρυθμίσεις, το διαχωριστικό για τα δεκαδικά ψηφία είναι κόμμα αντί για περίοδο, το οποίο χρησιμοποιείται αν έχετε επιλέξει τις Ηνωμένες Πολιτείες στις τοπικές ρυθμίσεις.
- Για τη μορφή Πακέτο (dva) - Ορίστε αν θα συμπεριληφθούν τα δεδομένα του βιβλίου εργασίας, τα διαπιστευτήρια σύνδεσης και τα δικαιώματα πρόσβασης. Για να μπορούν οι χρήστες να ανοίγουν το αρχείο DVA του βιβλίου εργασίας χωρίς να πληκτρολογούν τον κωδικό πρόσβασης, κάντε κλικ στην επιλογή Συμπερίληψη διαπιστευτηρίων σύνδεσης και ορίστε τον κωδικό πρόσβασης.
- Επιλέξτε "Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο".
Ο client ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανοίγει ένα νέο μερικώς συνταγμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένο το αρχείο .DVA.