Κοινή χρήση
Με όλο το περιεχόμενό σας στο cloud, μπορείτε εύκολα να κάνετε κοινή χρήση των αρχείων ή των φακέλων σας για να συνεργάζεστε με άλλους εντός ή εκτός του οργανισμού σας. Όλοι όσοι μοιράζονται το περιεχόμενό σας μαζί σας έχουν πρόσβαση στις πιο πρόσφατες πληροφορίες —όπου κι αν βρίσκονται, όποτε χρειάζεται.
Μπορείτε να μοιραστείτε έναν ολόκληρο φάκελο προσθέτοντας μέλη στον φάκελο. Έτσι τους εκχωρείτε πρόσβαση σε όλα τα περιεχόμενα σε αυτόν τον φάκελο και όλους τους υποφακέλους. Τα μέλη πρέπει να συνδεθούν στον λογαριασμό τους στο Oracle Content Management για να έχουν πρόσβαση στον κοινόχρηστο φάκελο.
Ένας άλλος τρόπος κοινής χρήσης του περιεχομένου σας είναι η δημιουργία δεσμών με αρχεία ή φακέλους. Μπορείτε να στείλετε αυτούς τους δεσμούς σε άλλα άτομα για να τους παρέχετε εύκολη πρόσβαση στο περιεχόμενό σας. Οι δεσμοί σε κοινόχρηστα αρχεία παραπέμπουν πάντα στις τελευταίες αναθεωρήσεις, οπότε δεν είναι ποτέ παρωχημένα.
Μπορείτε να δημιουργήσετε δεσμούς μόνο για μέλη, οι οποίοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο από τα μέλη του φακέλου που συνδέονται στον λογαριασμό τους. Αν δημιουργήσετε έναν δεσμό μόνο για μέλη σε ένα αρχείο, μπορείτε να επιλέξετε να επιτρέψετε στους παραλήπτες να προβάλουν το αρχείο online στο πρόγραμμα περιήγησης ιστού ή να το λάβουν απευθείας χωρίς προβολή. Μπορείτε να προσθέσετε παραλήπτες αναζητώντας το όνομα ή τις διευθύνσεις ηλ. ταχυδρομείου τους.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε δημόσιους δεσμούς σε αρχεία ή φακέλους. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν από όλους, ακόμα και χωρίς λογαριασμό στο Oracle Content Management. Ένας διαχειριστής υπηρεσίας μπορεί να περιορίσει τη χρήση των δημόσιων δεσμών, ανάλογα με τις πολιτικές του οργανισμού σας. Μπορείτε επίσης να απενεργοποιήσετε τους δημόσιους δεσμούς σε οποιουσδήποτε από τους φακέλους που σας ανήκουν (στις ιδιότητες φακέλου).
Εσείς αποφασίζετε τι θα μπορούν να κάνουν οι παραλήπτες των δημόσιων δεσμών με το κοινόχρηστο περιεχόμενό σας. Μπορείτε να επιτρέψετε στα άτομα μόνο την προβολή των κοινόχρηστων αρχείων ή να αποφασίσετε ότι θα μπορούν επίσης να κάνουν λήψη των αρχείων ή να επεξεργάζονται τα αρχεία και να αποστέλλουν νέες εκδόσεις. Μπορείτε να ονομάσετε τους δημόσιους δεσμούς σας, ώστε να αναγνωρίζετε εύκολα ποιοι δεσμοί χρησιμοποιούνται για ποιον σκοπό.
Για πρόσθετη ασφάλεια, μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβαση μόνο στους εγγεγραμμένους χρήστες του Oracle Content Management. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε δημόσιους δεσμούς που λήγουν αυτόματα σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή να τους προστατεύετε με έναν κωδικό πρόσβασης.
Κάθε είδους πρόσβαση σε κοινόχρηστα στοιχεία καταγράφεται, έτσι μπορείτε να παρακολουθείτε με ποιον τρόπο και πότε έγινε πρόσβαση σε κάθε κοινόχρηστο στοιχείο. Ανοίξτε τις ιδιότητες ενός στοιχείου στο πρόγραμμα περιήγησης ιστού για να προβάλετε το ιστορικό πρόσβασης σε αυτό. Θα δείτε πραγματικά ονόματα χρήστη για τους δεσμούς μελών και ονόματα δεσμών για τους δημόσιους δεσμούς.
