Διαμόρφωση ρυθμίσεων μεταδεδομένων

Μπορείτε να προσθέσετε μεταδεδομένα σε έγγραφα, ώστε οι χρήστες να μπορούν να κατηγοριοποιούν γρήγορα τα αρχεία και τους φακέλους με πρόσθετες περιγραφές. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειάζεται να παρακολουθείτε την ημερομηνία ισχύος μιας πολιτικής. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα μεταδεδομένων με την ονομασία "Ισχύς", η οποία παραθέτει πεδία όπως την ημερομηνία έναρξης και λήξης. Μπορείτε ακόμη να προσθέσετε μια λίστα αιτιών από την οποία να επιλέξετε, εάν η πολιτική δεν ισχύει πλέον.

Ως διαχειριστής υπηρεσίας, δημιουργείτε τις ομάδες και τα πεδία μεταδεδομένων και τις ενεργοποιείτε ώστε να εμφανίζονται στο περιβάλλον εργασίας χρήστη για τα αρχεία και τους φακέλους. Στη συνέχεια, οι χρήστες με τους ρόλους "Κάτοχος", "Διευθυντής" ή "Συντελεστής" εφαρμόζουν τα μεταδεδομένα σε αρχεία και φακέλους. Οι χρήστες με τους ρόλους "Αναγνώστης" ή "Παραλήπτης" μπορούν να προβάλουν μεταδεδομένα που έχουν οριστεί.

Για να διαμορφώσετε μεταδεδομένα:

1. Αφού συνδεθείτε στην εφαρμογή ιστού του Oracle Content Management ως διαχειριστής, κάντε κλικ στην επιλογή Σύστημα στην περιοχή "Διαχείριση" του μενού πλοήγησης.

2. Στο μενού Σύστημα, κάντε κλικ στην επιλογή Μεταδεδομένα.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα ομάδα για να δημιουργήσετε μια ομάδα πεδίων που συσχετίζονται με τα μεταδεδομένα.
4. Καταχωρήστε ένα όνομα για την ομάδα μεταδεδομένων.
5. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να δημιουργήσετε ένα νέο πεδίο. Προσθέστε πεδία με τη σειρά που θέλετε να εμφανίζονται στους χρήστες.
6. Επιλέξτε τον τύπο του πεδίου που θέλετε να δημιουργήσετε (Κείμενο, Ημερομηνία, Αριθμός ή Boolean).

   Οι ακόλουθοι περιορισμοί ισχύουν για τις τιμές πεδίων που μπορούν να εισαγάγουν οι χρήστες:

   • Κείμενο: Μέγιστο 1.000 χαρακτήρες. Δεν πρέπει να περιλαμβάνουν τους χαρακτήρες # * & | ? < > ^ ; { } ( ) ' = + \
   • Αριθμός: Μέγιστο 15 χαρακτήρες. Πρέπει να είναι ακέραιος, χωρίς δεκαδικά ψηφία.
7. Εισαγάγετε μια ετικέτα για το πεδίο.
8. Αν θέλετε να ορίσετε μια προεπιλεγμένη τιμή για το πεδίο, εισαγάγετε την Προεπιλεγμένη τιμή.
9. Για πεδία κειμένου, μπορείτε να προσθέσετε μια Υπόδειξη στο πεδίο για να διευκρινίσετε το σκοπό του πεδίου.
10. Αν θέλετε να ορίσετε μια τιμή την οποία οι χρήστες δεν μπορούν να αλλάξουν, εισαγάγετε την Προεπιλεγμένη τιμή και ορίστε την επιλογή Μόνο για ανάγνωση σε Ναι.
11. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

Για να δείτε τον τρόπο με τον οποίο θα εμφανίζονται τα πεδία μεταδεδομένων στους χρήστες, κάντε κλικ στην ομάδα μεταδεδομένων για να την αναπτύξετε.

Για να προσθέσετε νέα πεδία, να επεξεργαστείτε πεδία ή να διαγράψετε την ομάδα μεταδεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή .

Όταν τελειώσετε με τη διαμόρφωση των μεταδεδομένων, επιλέξτε Ενεργοποιημένο για να τα εμφανίσετε στο περιβάλλον εργασίας χρήστη για τα αρχεία και τους φακέλους.