Gestión de la fase de autor
La fase de autor permite a los autores del doclet agregar contenido a los doclets, y a los aprobadores del doclet revisar y aprobar dicho contenido. Como propietario del paquete de informes, puede actuar como autor del doclet o como aprobador al agregar o aprobar el contenido del doclet, si es necesario.
La fase de autor sigue este proceso:
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Inicia la fase de autor.
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Se envían notificaciones a los autores del doclet para que comiencen su trabajo.
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Los autores del doclet desprotegen e indican el contenido para cada doclet y después lo vuelven a proteger.
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Cuando los autores finalizan su trabajo, envían los doclets para su aprobación, si es necesario.
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Las notificaciones se envían a los aprobadores del doclet para comenzar su trabajo.
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Los aprobadores del doclet revisan los doclets, realizan revisiones en caso necesario y los aprueban o rechazan.
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Opcional: puede actualizar, enviar, aprobar o rechazar doclets.
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Opcional: puede reiniciar uno o más doclets.
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Opcional: puede agregar doclets suplementarios.
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Nota:
El cierre de la fase de autor se automatiza en función del estado de los doclets. Cuando todos los doclets se hayan marcado como finalizados, la fase de autor se marcará como finalizada.
Inicio de la fase de autor
Debe iniciar la fase de autor antes de que los autores y aprobadores del doclet puedan indicar el contenido del informe. Puede iniciar la fase de autor en el paquete de informes completo, en una sección del paquete de informes o en doclets individuales. Por ejemplo, si el contenido de un informe no está preparado para ser agregado, puede iniciar los doclets que contienen la portada y la tabla de contenido para que se puedan trabajar.
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Para iniciar la fase de autor del paquete de informes, seleccione
en la parte superior de la página y después seleccione Iniciar fase de autor. -
Para iniciar la fase de autor en un doclet o sección, seleccione
junto al doclet o sección y después seleccione Iniciar fase de autor de doclet o Iniciar fase de autor de sección.Nota:
Antes de que pueda iniciar la fase de autor en un doclet o sección, debe asignarse a ellos al menos un autor.
Cuando inicia la fase de autor, el estado de los doclets cambia de Sin iniciar a En curso y se les notifica a los autores del doclet que pueden actualizar sus doclets.
Nota:
A los autores de doclet se les otorga acceso al paquete de informes cuando se inicia al menos uno de sus doclets.
Uso del centro de informes en la fase de autor
Cuando se inicia la fase de autor, puede supervisar el estado de la fase en el centro de informes.
- Mosaico de la fase de autor
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La fase de autor en el mosaico correspondiente se actualiza de las formas siguientes:
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Se muestra una barra de progreso para mostrar el porcentaje finalizado. Cuando los autores y aprobadores del doclet marcan sus doclets como finalizados, la barra de progreso se actualiza para mostrar el estado de finalización de la fase completa. El porcentaje de finalización se calcula en todos los doclets que no se han excluido de la fase de autor.
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Se muestran la fecha y la hora de vencimiento restantes de la fase.
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Se muestra una barra azul debajo del mosaico de la fase para indicar la fase que se está mostrando en ese momento.
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Si hay una incidencia con uno o varios de los doclets, como, por ejemplo, un doclet vendido o un doclet sin un autor asignado, se muestra un icono de advertencia.
Nota:
Si se rechaza o se reinicia un doclet, o se agrega un nuevo doclet, el estado de fase de autor se actualizará de modo automático para mostrar el porcentaje de finalización.
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- Menú del estado del doclet
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Seleccione el botón de estado del doclet
en el mosaico de la fase de autor para mostrar un resumen de los estados del doclet. Los doclets que se han excluido de la fase de autor no aparecerán en el menú de estado del doclet.
- Jerarquía de informes
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Cuando se inicia la fase de autor, tienen lugar los cambios siguientes en el panel de jerarquía de informes:
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La columna Responsabilidad se rellena con el nombre de autor del doclet. Cuando el doclet va pasando por su flujo de trabajo, la columna Responsabilidad se actualiza continuamente para reflejar al usuario que es el responsable del doclet en ese momento. Por ejemplo, cuando el autor del doclet envía el doclet para aprobación, la columna Responsabilidad se actualiza con el aprobador. De esta forma se puede ver quién es el responsable actual del doclet.
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Se muestran los iconos de estado del doclet en cada doclet.
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Actuación como autor o aprobador
En cualquier momento durante la fase de autor, puede asumir el control de un doclet y realizar las mismas acciones que un autor o aprobador de doclet. Por ejemplo, si un autor de doclet está fuera de la oficina, puede desproteger el doclet, actualizar el contenido, volver a protegerlo y enviarlo para aprobación. Esto impide que el flujo de trabajo se retrase mientras se espera que el autor o aprobador del doclet actúe sobre un doclet. Consulte Creación y aprobación de doclets en la web.
Nota:
Cuando desprotege un doclet, la columna Responsabilidad se actualiza para mostrar que es el responsable actual del doclet.
También puede deshacer la desprotección de un doclet que ha desprotegido el autor del doclet. Si se deshace la desprotección, se desecharán todos los cambios realizados en el doclet después de la desprotección y el doclet se revierte a la versión anterior a la desprotección.
Para deshacer la desprotección de un doclet:
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Haga clic en
junto al nombre del doclet. -
Seleccione Actuar en contenido.
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Seleccione Deshacer Desproteger.
Refrescamiento del contenido del informe
Al seleccionar Refrescar origen de datos o Refrescar todo en el nivel Paquete de informes, se ejecuta un proceso en segundo plano que pasa por todos los doclets asociados al origen de datos seleccionado y los refresca.
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El proceso de refrescamiento bloquea cada doclet y procesa completamente todo su contenido de informes (igual que si se bloquea el doclet y se refresca directamente).
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El tiempo de procesamiento del refrescamiento está directamente relacionado con el número de doclets a los que afecte la acción de refrescamiento.
La ejecución de Refrescar todo en un Paquete de informes que contenga una gran cantidad de contenido de refrescamiento tendrá como resultado un tiempo de procesamiento mayor.
El proceso en segundo plano de cada actividad Refrescar incluye lo siguiente:
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Para el refrescamiento de doclets de referencia, como Informes y Excel con el refrescamiento de Smart View activado
- El sistema bloqueará el doclet y, a continuación, abrirá el informe o el archivo de Excel
- Refresca el informe o las hojas de trabajo de Excel seleccionadas y, a continuación, vuelve a calcular todas las hojas de trabajo seleccionadas (solo de Excel)
- Actualiza todo el contenido disponible y refresca todos los doclets que embeben el contenido disponible (bloquea, sustituye el contenido disponible, desbloquea) uno por uno.
- Si un archivo de Excel contiene valores de la variable de referencia de origen, el sistema actualiza los valores de la variable y, a continuación, refresca todos los doclets que embeben las variables de referencias (bloquea, actualiza los valores de variable, desbloquea) uno por uno.
- Desbloquee el doclet de referencia
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Para el refrescamiento de doclets de referencia, como Informes y un doclet de Excel con refrescamiento de Smart View
- El sistema bloqueará el doclet y, a continuación, abrirá el informe o el archivo de Excel
- Refresca el informe o las hojas de trabajo de Excel seleccionadas y, a continuación, vuelve a calcular todas las hojas de trabajo seleccionadas (solo de Excel)
- Si un archivo de Excel contiene valores de la variable de referencia de origen, el sistema actualiza los valores de la variable y, a continuación, refresca todos los doclets que embeben las variables de referencias (bloquea, actualiza los valores de variable, desbloquea) uno por uno.
- Desbloquee el doclet
Para Refrescar todo el contenido de los informes en un paquete de informes:
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Abra el paquete de informes.
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En el menú
de la parte superior derecha, seleccione Refrescar y, a continuación, seleccione Todo o seleccione un origen de datos de la lista desplegable.
Nota:
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Debido a que el proceso de refrescamiento puede tardar un largo período en procesar todos los doclets afectados, se recomienda realizar este refrescamiento cuando hay una actividad limitada en el paquete de informes.
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Mientras se ejecuta el proceso en segundo plano, el paquete de informes permanece bloqueado para su edición. Esto evitará que se realicen modificaciones en la estructura del paquete de informes e impedirá que se desbloqueen los doclets. Una vez que haya finalizado el proceso en segundo plano, se desbloqueará el paquete de informes.
Restablecimiento de doclets
Puede restablecer el flujo de trabajo en un doclet, una sección o en el paquete de informes en cualquier momento durante la fase de autor mediante el restablecimiento de los doclets. Cuando reinicia un doclet, el flujo de trabajo se restablece y el estado del doclet vuelva a Iniciado. Los autores y aprobadores del doclet tienen que volver a enviar y a aprobar los doclets.
Atención:
El restablecimiento de los doclets restablece únicamente el flujo de trabajo del doclet. No afecta al contenido del doclet. Se conserva cualquier cambio realizado en el contenido del doclet por los autores y aprobadores. El restablecimiento de los doclets no elimina el estado de desprotección. Si un autor desprotege un doclet y lo reinicia, este permanece desprotegido por ese autor.
Finalización de la fase de autor
La fase de autor se marcará como finalizada cuando todos los doclets tengan el estado finalizado. El estado del paquete de informes se actualizará a "Finalizado" si no tiene activada una fase de revisión o de ratificación, o se actualizará a "En curso" si tiene una fase de revisión o de ratificación activada.
De manera alternativa, el propietario del paquete de informes puede cerrar manualmente la fase de autor seleccionando en la parte superior de la página y haciendo clic en Marcar fase de autor como finalizada. Todos los doclets que se encuentren en un estado sin finalizar se marcarán como finalizados. Para los doclets desprotegidos, se eliminará el indicador de estado de bloqueo y el doclet se marcará como finalizado. Se suprimirán todos los archivos con trabajo en curso.
La fase de autor se revertirá al estado "En curso" cada vez que se vuelva a abrir o se agregue un doclet.
Nota:
Si define las fechas de inicio y de finalización para la fase de autor al crear el paquete de informes, la fase de autor no se marca como finalizada de modo automático cuando se alcanza la fecha de finalización. Las fechas de inicio y de finalización se indican únicamente con fines de planificación.