Asignación del flujo de trabajo

Utilice la pestaña Flujo de trabajo para asignar el flujo de trabajo al formulario.

Para asignar el flujo de trabajo del formulario:

  1. Abra un formulario de datos adicionales.
  2. En Nuevo formulario o Editar formulario, haga clic en el separador Flujo de trabajo.
  3. En Cuándo empezar, seleccione valores en las listas desplegables:

    • Frecuencia: Frecuencia de recopilación de datos para el formulario.

    • Programar a partir de: Fecha de recopilación:

      • Fecha de finalización: Fecha de finalización del periodo.

      • Fecha de cierre: Fecha de cierre especificada para el periodo.

    • Desfase de días para inicio: Fecha de inicio de la recopilación de datos del formulario. Determina el número de días después de la fecha de finalización o fecha de cierre en los que tiene autorización para comenzar la fecha de recopilación. Puede ser un número positivo o negativo. Por ejemplo, puede preparar datos unos días antes del día de inicio y establecer -3 para que la recopilación se inicie en 3 días a partir de entonces.

  4. En Flujo de trabajo, seleccione valores para los siguientes:

    • Opción de flujo de trabajo: Seleccione una opción:

      • Preparar

      • Preparar, Aprobar

      • Preparar, Aprobar, Contabilizar

      • Preparar, Contabilizar

      • Contabilizar

    • Nivel de aprobación: Seleccione hasta 10 niveles de aprobadores.

    • Duración de: Número máximo de días permitidos por usuario para una acción concreta.

      Estos datos determinan la fecha de finalización programada para el envío, la aprobación y la contabilización, según la opción de flujo de trabajo.

  5. En la sección Usuarios están disponibles las siguientes opciones: Formularios y Ad-Hoc. Puede definir asignaciones de usuarios de flujo de trabajo y visores para formularios o para ad-Hoc. Puede agregar usuarios en los campos habilitados.

    • Haga clic en Nuevo.

    • Para agregar usuarios:

      • Para Formulario, seleccione un flujo de trabajo y, a continuación, seleccione usuarios o grupos para el preparador y el aprobador. El selector de miembros de flujo de trabajo es dinámico en función de la dimensión de flujo de trabajo seleccionada.
      • Para Ad-Hoc, seleccione usuarios o grupos buscando con el nombre y apellido. Puede hacer clic en el botón de búsqueda avanzada para buscar el correo electrónico o el identificador del usuario. Tenga en cuenta que las opciones básicas (es decir, el nombre y los apellidos) se muestran por defecto.
      • Haga clic en Buscar para mostrar los resultados de búsqueda. Puede utilizar esta opción para añadir o eliminar usuarios.

      Nota:

      La opción Permitir ad-hoc aparece bajo el separador Flujo de trabajo y no mostrará por defecto. Solo se rellenará cuando el número de la lista de usuarios ad hoc sea superior a 0. Si la lista está vacía, esta opción estará desactivada.

    • Para importar usuarios de un archivo CSV, haga clic en Importar:

      • Haga clic en Examinar para seleccionar el archivo.
      • En Delimitador de archivo, seleccione Coma o Separador, o bien seleccione Otro y, a continuación, introduzca un delimitador.
      • Haga clic en Importar.

        Nota:

        El formato de archivo Exportar/Importas permite incluir la opción Permitir ad-hoc en una transacción.

    • Para eliminar un usuario, selecciónelo y, a continuación, en la barra de menús, haga clic en Suprimir.