Asignación del flujo de trabajo

Utilice el separador Flujo de trabajo para asignar el flujo de trabajo al formulario.

Para asignar el flujo de trabajo del formulario:

  1. Abra un formulario de datos adicionales.
  2. En Nuevo formulario o Editar formulario, haga clic en el separador Flujo de trabajo.
  3. En Cuándo empezar, seleccione valores en las listas desplegables:

    • Frecuencia: frecuencia de recopilación de datos para el formulario.

    • Programar a partir de: fecha de recopilación:

      • Fecha de inicio: fecha de inicio del período
      • Fecha de finalización: fecha de finalización del período.
      • Fecha de cierre: fecha de cierre especificada para el período.

    • Desfase de días para inicio: número de días antes o después de la Fecha de inicio, la Fecha de finalización o la Fecha de cierre en los que está autorizada la fecha de inicio de recopilación de datos. Puede ser un número positivo o negativo. Por ejemplo, puede preparar datos unos días antes del día de inicio y establecer -3 para que la recopilación se inicie en 3 días a partir de entonces.

  4. En Flujo de trabajo, seleccione valores para los siguientes:

    • Opción de flujo de trabajo: seleccione una opción:

      • Preparar
      • Preparar, Aprobar
      • Preparar, Aprobar, Contabilizar
      • Preparar, Contabilizar
      • Contabilizar

    • Nivel de aprobación: seleccione hasta 10 niveles de aprobadores.

    • Acceso de vista del aprobador: seleccione una opción.

      • Siempre: permite a los aprobadores ver los datos del formulario antes de que los envíe el preparador.

      • Flujo de trabajo : permite a los aprobadores ver los datos del formulario solo cuando son responsables de acuerdo con el flujo de trabajo. Se trata de la opción predeterminada.

        Si los datos no están disponibles para que los vea el aprobador de acuerdo con el flujo de trabajo, el sistema muestra un mensaje de error que indica que no pueden ver el contenido del formulario dado que este no se ha promocionado a su nivel dentro del flujo de trabajo.

    • Bloquear datos al contabilizar: cuando el estado de la contabilización del formulario cambie a Contabilización en curso o Contabilizado, la función Bloquear datos se definirá para esa instancia, lo que restringirá las funcionalidades de nuevo despliegue y anulación de despliegue.

    • Duración de: número máximo de días permitidos por usuario para una acción concreta.

      Estos datos determinan la fecha de finalización programada para el envío, la aprobación y la contabilización, según la opción de flujo de trabajo.

  5. En la sección Usuarios están disponibles las siguientes opciones: Formularios y Ad-Hoc. Puede definir asignaciones de usuarios de flujo de trabajo y visores para formularios o para ad-Hoc. Puede agregar usuarios en los campos habilitados.

    • Haga clic en Nuevo.

    • Para agregar usuarios:

      • Para Formulario, seleccione un flujo de trabajo y, a continuación, seleccione usuarios o grupos para el preparador y el aprobador. El selector de miembros de flujo de trabajo es dinámico en función de la dimensión de flujo de trabajo seleccionada. Al seleccionar un flujo de trabajo, se muestran los miembros de todos los cubos conjuntamente, pero muestra Sí o No para un cubo de forma que los administradores sepan el miembro que pertenece a un cubo. Esto también se aplica a Intervalo predeterminado (dimensión Entidad).
      • En Ad hoc, predefina las rutas del flujo de trabajo de aprobación para los formularios ad hoc de manera que los preparadores puedan seleccionar fácilmente una ruta de aprobación al crear o editar formularios ad hoc. Se pueden definir distintos usuarios, equipos o grupos como aprobadores y se puede asignar la ruta de aprobación a los preparadores de los formularios ad hoc.

        El administrador también puede establecer la opción Sustituciones de nivel de aprobación ad hoc en Configuración del sistema para permitir o impedir al preparador seleccionar un nivel de aprobador al crear formularios ad hoc.

    • Haga clic en Buscar para mostrar los resultados de búsqueda. Puede utilizar esta opción para añadir o eliminar usuarios.

    • Para importar usuarios de un archivo CSV, haga clic en Importar:

      • Haga clic en Examinar para seleccionar el archivo.
      • En Delimitador de archivo, seleccione Coma o Separador, o bien seleccione Otro y, a continuación, introduzca un delimitador.
      • Haga clic en Importar.

        Nota:

        El formato de archivo Exportar/Importas permite incluir la opción Permitir ad-hoc en una transacción.

    • Para eliminar un usuario, selecciónelo y, a continuación, en la barra de menús, haga clic en Suprimir.