Muut voivat käyttää kokoelmaa, vaikka et jakaisikaan sitä. Muut tietovaraston käyttäjät näkevät kokoelman ja voivat käyttää sitä sisällön suodatuksessa, vaikka he eivät voikaan lisätä tai poistaa sisältöä. Kaikilla käyttäjillä, jotka ovat tietovaraston jäseniä, on oletusarvoisesti katselijan rooli.
Lisää jakamalla käyttäjiä, joilla on sisällöntuottajan tai ylläpitäjän rooli. Jakaminen tapahtuu samalla tavalla kuin kansioiden jako: valitse kokoelma, valitse Jäsenet ja lisää jäseniä kokoelmaan. Kokoelmaa ei voi jakaa ryhmien kanssa. Jos jaat web-sivuston kokoelman jonkun kanssa, kyseinen henkilö lisätään automaattisesti web-sivustoon ja hänelle määritetään Noutaja-rooli. Voit tarvittaessa muuttaa roolia myöhemmin. Jos joku jakaa web-sivuston kanssasi, näet kyseisen sivuston kokoelman.