Ajout manuel de transactions

Les rapprochements comportent des onglets dans lesquels les préparateurs entrent les transactions.

Par exemple, les préparateurs peuvent saisir des ajustements au système source pour qu'il soit en accord avec le sous-système.

Toutes les transactions possèdent un code de transaction et une date d'ouverture (champs obligatoires). Le champ Date d'ouverture indique la date à laquelle la transaction a été (ou aurait dû être) ouverte dans le système source. Selon le format du rapprochement, vous pouvez être amené à renseigner d'autres champs :

Remarque :

Vous pouvez charger un fichier en tant que pièce jointe ou commentaire uniquement si l'option Empêcher le chargement de fichiers n'est pas sélectionnée au format associé au rapprochement. Toutefois, même si cette option est sélectionnée dans le format, vous pouvez joindre un fichier en tant que lien.

Pour ajouter des transactions manuellement, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez un rapprochement dont le statut est Ouvert (avec préparateur) pour lequel vous êtes préparateur.
  2. Sélectionnez Actions, puis Ouvrir.
  3. Sélectionnez un onglet Transaction.
  4. Cliquez sur ( + (Nouveau)) et ajoutez ce qui suit :

    Les attributs (par exemple, Code de transaction, Date d'ouverture, Date de fermeture), apparaissent en fonction de la configuration du format. Les attributs obligatoires sont signalés par un astérisque.

    Les sections Détails de transaction et Plan d'action ont des droits d'accès et des rôles. Tous les rôles disposent d'un accès en visualisation sauf indication contraire.

    Droits d'accès :

    • Zone de texte :

      • Les rôles configurés avec l'option Ne pas afficher ne voient pas cet attribut dans Rapprochement ou Actions de tâche, ou dans quelque tableau de bord, vue de liste ou rapport que ce soit.

      • Les rôles configurés avec Autoriser les modifications peuvent ajouter, modifier ou enlever des valeurs de l'attribut, soumis à des règles de modification.

      • Les rôles configurés avec l'option Obligatoire exigent qu'une valeur soit fournie pour l'attribut. L'option Obligatoire est disponible pour les préparateurs et les réviseurs. Tant qu'aucune valeur n'est fournie, les préparateurs ne peuvent pas effectuer de soumissions et les approbateurs ne peuvent pas effectuer d'approbations.

    • Onglets de la boîte de dialogue Texte multi-ligne :

      • Onglet Zone de texte :

        • Les rôles configurés avec l'option Ne pas afficher ne voient pas cet attribut dans Rapprochement ou Actions de tâche, ou dans quelque tableau de bord, vue de liste ou rapport que ce soit.

        • Les rôles configurés avec Autoriser les modifications peuvent ajouter, modifier et enlever des valeurs de l'attribut mais sont soumis à des règles de modification.

        • Les rôles configurés avec Obligatoire exigent une valeur pour l'attribut. L'option Obligatoire est disponible pour les préparateurs et les réviseurs. Tant qu'aucune valeur n'est fournie, les préparateurs ne peuvent pas effectuer de soumissions et les approbateurs ne peuvent pas effectuer d'approbations.

      • Onglet Pièces jointes :

        • Les rôles configurés avec l'option Ne pas afficher ne voient pas cet attribut dans Rapprochement ou Actions de tâche, ou dans quelque tableau de bord, vue de liste ou rapport que ce soit.

        • Les rôles configurés avec Ajouter et enlever peuvent ajouter et enlever les fichiers qu'ils ont ajoutés, soumis à des règles de modification.

        • Les rôles configurés avec Obligatoire requièrent une pièce jointe de fichier. L'option Obligatoire est disponible uniquement pour les préparateurs et les réviseurs. Tant qu'un fichier n'est pas joint, les préparateurs ne peuvent pas effectuer de soumission et les approbateurs ne peuvent pas effectuer d'approbations.

        • Les rôles configurés avec Ajouter et enlever tout peuvent ajouter et enlever leurs fichiers. Ils peuvent également enlever les fichiers ajoutés par d'autres.

  5. Détails de transaction : cette section répertorie les attributs de la transaction.

    • Facultatif : pour modifier la devise de la transaction, sélectionnez une devise de la liste dans la catégorie de devise activée pour la saisie de données.

      Entrez une valeur dans la catégorie de devise activée pour la saisie de données. Si la conversion de devise est activée, les autres catégories de devise présentent les valeurs converties. Si la conversion de devises n'est pas activée, entrez une valeur dans toutes les autres catégories de devise activées.

    • Facultatif : pour déterminer qu'il s'agit d'une transaction d'amortissement ou de désactualisation, sélectionnez Amortissement, Désactualisation.

    • Facultatif : pour modifier la devise d'une catégorie de devise convertie, sélectionnez une devise dans la liste.

    • Facultatif : pour remplacer une valeur de devise convertie, cliquez sur l'option Remplacer associée à cette catégorie de devise et entrez la nouvelle valeur.

      Remarque :

      Pour annuler le remplacement, cliquez sur Réinitialiser la valeur.

  6. Plan d'action : capture les informations sur les actions de suivi des transactions. La principale distinction entre les attributs de transaction standard et les attributs de plan d'action réside dans les règles déterminant le moment où l'attribut peut être modifié :

    • Les attributs de transaction peuvent être modifiés par des utilisateurs de workflow (préparateurs et réviseurs) uniquement lorsque le rapprochement est ouvert avec cet utilisateur.

    • Les attributs de plan d'action permettent aux utilisateurs autorisés de modifier l'attribut à tout moment, jusqu'à ce que la période soit verrouillée.

    Vous pouvez suivre les plans d'action liés aux transactions de rapprochement. Les attributs de cette section ont un comportement de modification différent selon les privilèges d'accès.

    Les fonctionnalités de commentaire permettent aux préparateurs, aux réviseurs, aux commentateurs, aux administrateurs et aux super utilisateurs autorisés d'ajouter des commentaires (qui peuvent également inclure des pièces jointes). Des commentaires peuvent être ajoutés lorsque la période n'est pas verrouillée.

    1. Pièces jointes du plan d'action : contient les fichiers joints au plan d'action sur le rapprochement. La section Pièces jointes est modifiable conformément à ce qui suit :

      Tableau 5-3 Lorsque les pièces jointes sont modifiables

      Rôle Lorsque les pièces jointes sont modifiables
      Préparateur Peut ajouter et enlever ses pièces jointes, lorsque le rapprochement est ouvert ou fermé et que la période n'est pas verrouillée.
      Réviseur Peut ajouter et enlever ses pièces jointes, lorsque le rapprochement est ouvert ou fermé et que la période n'est pas verrouillée.
      Administrateur de service Ne peut pas ajouter ou enlever des pièces jointes.
      Super utilisateur Ne peut pas ajouter ou enlever des pièces jointes.
      Visualiseur Ne peut pas ajouter ou enlever des pièces jointes.
      Commentateur Ne peut pas ajouter ou enlever des pièces jointes.

      Pour ajouter des pièces jointes à la transaction, procédez comme suit :

      1. Dans Détails de transaction, développez Pièces jointes.

      2. Sélectionnez Actions, puis Nouveau.

      3. Dans Ajouter une pièce jointe, Type, sélectionnez Fichier local pour joindre un fichier situé sur votre ordinateur, ou sélectionnez URL.

      4. Dans le champ Nom, entrez un nom descriptif pour la pièce jointe.

      5. Entrez une URL, ou parcourez l'arborescence pour sélectionner un fichier.

      6. Cliquez sur OK.

    2. Commentaires du plan d'action : contient des commentaires sur le plan d'action. La section Commentaires est modifiable conformément à ce qui suit :

      Tableau 5-4 Lorsque les pièces jointes sont modifiables

      Rôle Lorsque les pièces jointes sont modifiables
      Préparateur Peut ajouter et enlever ses commentaires, lorsque le rapprochement est ouvert ou fermé et que la période n'est pas verrouillée.
      Réviseur Peut ajouter et enlever ses commentaires, lorsque le rapprochement est ouvert ou fermé et que la période n'est pas verrouillée.
      Administrateur de service Peut ajouter et enlever les commentaires de tout utilisateur, lorsque le rapprochement est ouvert ou fermé et que la période n'est pas verrouillée.
      Super utilisateur Peut ajouter et enlever les commentaires de tout utilisateur, lorsque le rapprochement est ouvert ou fermé et que la période n'est pas verrouillée.
      Visualiseur Ne peut pas ajouter ou enlever des commentaires.
      Commentateur Peut ajouter et enlever ses commentaires, lorsque le rapprochement est ouvert ou fermé et que la période n'est pas verrouillée.

      Pour ajouter des commentaires à la transaction, procédez comme suit :

      1. Dans Détails de transaction, développez Commentaires.

      2. Sélectionnez Actions, puis Nouveau.

      3. Dans Nouveau commentaire, saisissez un commentaire.

      4. Facultatif : pour faire référence à un document externe, dans la section Référence, sélectionnez Actions, puis Ajouter. Sélectionnez un document, ou saisissez une URL, et cliquez sur OK.

      5. Pour fermer la boîte de dialogue Créer un commentaire, cliquez sur OK.

  7. Pièces jointes : contient les pièces jointes Détails de transaction.
  8. Commentaires : contient les commentaires Détails de transaction.
  9. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la transaction ou cliquez sur Enregistrer et créer un autre pour enregistrer la transaction en cours et en créer une autre.
  10. Cliquez sur Fermer.