Les préparateurs envoient les rapprochements en révision une fois qu'ils les ont traités. Ils sont les seuls à les transmettre ainsi. Pour qu'un préparateur puisse soumettre un rapprochement, il doit répondre à toutes les questions obligatoires et fournir les valeurs de tous les attributs personnalisés configurés comme requis. Si l'option Exiger une différence inexpliquée de 0 est activée, la ligne Différence inexpliquée des attributs dans la table Récapitulatif du solde doit afficher tous les zéros, autrement le préparateur ne peut pas soumettre le rapprochement.
Lorsque le préparateur soumet un rapprochement, la responsabilité est transférée au premier réviseur du workflow et le statut devient Ouvert (avec le réviseur). Une notification est envoyée par courriel au réviseur. Si le rapprochement n'a pas de réviseur, le statut devient Fermé.
Lorsqu'un réviseur approuve un rapprochement, la responsabilité est transférée au réviseur suivant du workflow, le cas échéant, et le statut reste Ouvert (avec le réviseur). Une notification est envoyée par courriel au réviseur. Si le rapprochement n'a pas d'autre réviseur, le statut devient Fermé.
Lorsqu'un réviseur rejette un rapprochement, la responsabilité est retransférée au préparateur et le statut devient Ouvert (avec le préparateur). Les réviseurs doivent ajouter un commentaire à tout rapprochement rejeté.
Les réviseurs peuvent signaler des transactions qui méritent un examen attentif. Ces transactions apparaissent avec une icône de drapeau pour permettre aux préparateurs de les identifier facilement. Un réviseur ne peut supprimer que ses propres commentaires. Une fois que le statut de rapprochement est Fermé, il est cependant impossible de supprimer les commentaires.
Remarque :
Si un préparateur ou réviseur a terminé de travailler sur un rapprochement et que ce rapprochement est ensuite affecté à un autre préparateur ou réviseur, le système affiche le préparateur ou réviseur d'origine en tant que Préparateur (réel) ou Réviseur (réel) en plus de l'utilisateur en cours affecté. C'est également le cas si un préparateur ou un réviseur ne fait plus partie de l'équipe.Pour soumettre, approuver ou rejeter des rapprochements, procédez comme suit :
Pour soumettre, approuver ou rejeter plusieurs rapprochements en même temps, procédez comme suit :
Remarque :
L'administrateur de service doit activer cette fonctionnalité. Si elle est activée, les utilisateurs pourront réaliser les actions suivantes : soumettre, approuver ou rejeter.