Le fractionnement des transactions vous aide à gérer les différences de synchronisation pour les correspondances 1 à plusieurs, plusieurs à 1 ou plusieurs à plusieurs en vous permettant de mettre en correspondance une partie de la transaction et de laisser de côté le montant sans correspondance fractionné restant. Cela aide à maintenir le nombre de transactions sans correspondance aussi bas que possible à la fin de chaque journée, permettant ainsi au réviseur d'examiner un rapprochement contenant moins de transactions de ce type. Un administrateur doit activer cette fonctionnalité pour autoriser les utilisateurs à fractionner des transactions.
En cas de correspondance de transactions 1 à plusieurs, plusieurs à 1 ou plusieurs à plusieurs des transactions, le rapprochement est plus difficile car des transactions supplémentaires sont requises pour équilibrer un ensemble de correspondances. Les différences de synchronisation des correspondances 1 à plusieurs, plusieurs à 1 et plusieurs à plusieurs sont difficiles à traiter car de nombreuses transactions sans correspondance attendent le chargement des transactions restantes pour pouvoir équilibrer l'ensemble de correspondances.
Voici un exemple de correspondance standard entre un système source (GL) et un sous-système (Banque), où 1 transaction GL est mise en correspondance avec 5 transactions Banque (1 à plusieurs) :
Au jour 2, l'utilisateur remarque que le montant total de la banque s'élève à 9 990,00 $ au lieu de 10 000,00 $. La banque a donc fait une erreur de 10,00 $. La banque aura besoin d'au moins deux semaines pour corriger le montant de 10,00 $. L'utilisateur se retrouvera donc avec six transactions sans correspondance en attendant la correction. Il s'agit d'un long délai pour un dépôt sans correspondance de 10 000,00 $, l'utilisateur peut donc fractionner la transaction 10 000,00 $ GL en deux transactions. Après le fractionnement, l'utilisateur peut mettre en correspondance la transaction 9 990,00 $ GL avec le montant total de 9 990,00 $ envoyé par la banque et laisser la transaction 10,00 $ GL sans correspondance jusqu'au jour 15 où la banque envoie finalement la transaction 10,00 $ Banque. Ce fractionnement permet à l'utilisateur de gérer le rapprochement de façon claire, en particulier quand un grand nombre de correspondances sont requises comme ici.
La correspondance se présenterait de la façon suivante :
Une fois la correction de 10,00 $ envoyée par la banque, vous pouvez exécuter une correspondance automatique ou manuelle pour mettre en correspondance la transaction.
Activation du fractionnement des transactions
Afin d'activer le fractionnement dans l'écran Transactions non concordantes, l'administrateur doit activer l'option Autoriser le fractionnement des transactions dans l'onglet Sources de données. Pour activer l'option de fractionnement, procédez comme suit :
Dans Applications, cliquez sur Types de correspondance et sélectionnez le type de correspondance de votre choix (par exemple, Effacement).
Dans l'écran Sources de données, cochez la case Autoriser le fractionnement des transactions.
Cliquez sur Enregistrer.
L'icône Fractionner la transaction apparaît sur l'écran Transactions non concordantes.
Remarque :