Collaboration à une demande

Pour permettre à plusieurs utilisateurs de participer à une demande, la personne affectée à la demande peut solliciter d'autres utilisateurs et groupes afin qu'ils collaborent aux brouillons de demande et aux demandes renvoyées à l'étape de soumission. Les collaborateurs peuvent être ajoutés ou enlevés d'une demande. Les collaborateurs sont informés des demandes auxquelles ils sont invités à collaborer.

Les utilisateurs peuvent accéder aux demandes de collaboration dans la liste Activité sur la page d'accueil et de l'activité de la demande. L'élément En collaboration dans le filtre Mon activité permet de rechercher des demandes pour lesquelles l'utilisateur est un collaborateur.

Les collaborateurs peuvent effectuer les actions suivantes sur les éléments de demande :

  • Parcourir

  • Ajouter

  • Modifier

  • Charger

  • Valider

  • Supprimer

Ils peuvent également parcourir, ajouter, modifier et supprimer des commentaires de demande, ainsi qu'afficher, ajouter et supprimer des pièces jointes.

Remarque :

L'utilisateur affecté à la demande garde le contrôle de la demande. Les collaborateurs ne peuvent pas soumettre, réaffecter, ni supprimer une demande à l'étape de soumission.

Remarques

Lorsque vous invitez des utilisateurs à collaborer à une demande, les considérations suivantes s'appliquent :

  • En cas de collaboration sur une demande, les autorisations et l'accès aux données de la personne affectée à la demande et du collaborateur sont pris en compte. Reportez-vous à Sécurité des demandes.
  • Lorsqu'un collaborateur valide une demande, si cette dernière contient une action pour laquelle le collaborateur n'a pas d'autorisation ou met à jour une propriété (propriétés masquées comprises) pour laquelle il n'a pas d'autorisation Modifier, la validation de l'élément de demande échoue en raison des autorisations utilisateur. Toutes les erreurs de validation doivent être résolues pour que la demande puisse être soumise.
  • Lors de la correction des erreurs de validation, la personne affectée peut supprimer n'importe quel élément d'une demande, y compris ceux contenant des actions qu'elle n'est pas autorisée à effectuer ou des propriétés qu'elle n'est pas autorisée à mettre à jour. En revanche, le collaborateur ne peut supprimer que les éléments de demande sur lesquels il dispose d'un accès aux données suffisant pour effectuer l'ensemble des actions et mises à jour de propriétés.

Une fois que les collaborateurs ont participé, la personne affectée peut soumettre la demande pour approbation et validation.

Pour ajouter des collaborateurs à une demande, procédez comme suit :

  1. Ouvrez la demande.

  2. Cliquez sur Actions, puis sélectionnez Collaborer.


    menu Collaborer

  3. Dans le menu déroulant, sélectionnez des utilisateurs et des groupes, ajoutez éventuellement un commentaire, puis cliquez sur OK.

    Remarque :

    Seuls les utilisateurs et les groupes ayant accès à des points de vue de la vue seront disponibles dans la liste déroulante. Les groupes sont signalés par une icône de groupe. Cliquez sur l'icône pour afficher les membres du groupe.


    ajout de collaborateurs

Les utilisateurs invités à collaborer à une demande reçoivent une notification par courriel et leur liste d'activités est mise à jour.


liste des activités du collaborateur

Pour enlever un collaborateur d'une demande, procédez comme suit :

  1. Ouvrez la demande.

  2. Cliquez sur Actions, puis sélectionnez Collaborer.

  3. Cliquez sur le signe X à droite du nom de l'utilisateur à enlever, puis cliquez sur OK.