Utilisation de règles d'échéancier

Les règles de l'échéancier s'appliquent à toutes les tâches de l'échéancier et appliquent, par conséquent, les règles aux groupes de tâches. Les règles configurées dans la boîte de dialogue Echéancier sont copiées dans de nouvelles tâches de l'échéancier.

Règles d'échéancier disponibles :

  • Approuver automatiquement la tâche : termine automatiquement des approbations spécifiées uniquement si les conditions indiquées sont satisfaites.

    Voici un exemple de conditions qui peuvent s'appliquer à cette règle : les attributs ont des valeurs spécifiées (y compris les attributs calculés).

    Lorsque les conditions sont satisfaites, les niveaux d'approbateur spécifiés sont marqués comme terminés, et le workflow passe au prochain niveau d'approbation ou est fermé si aucun niveau d'approbation supplémentaire n'existe.

  • Soumettre automatiquement la tâche : soumet automatiquement une tâche si les conditions indiquées sont satisfaites.

    Lorsque les conditions sont satisfaites, le rôle de destinataire est marqué comme terminé, et le workflow passe au premier niveau d'approbation ou est fermé si aucun niveau d'approbation n'existe.

  • Empêcher l'approbation de tâche : empêche l'approbation d'une tâche en fonction des valeurs d'attribut ou d'autres caractéristiques. Cette règle est exécutée lorsque l'approbateur clique sur Approuver ou sur Actions > Mettre à jour.
  • Empêcher la soumission de tâche : empêche la soumission d'une tâche en fonction des valeurs d'attribut ou d'autres caractéristiques. Cette règle est exécutée lorsque la personne affectée clique sur Soumettre ou sur Actions > Mettre à jour.
  • Empêcher le rejet de tâche : empêche le rejet d'une tâche en fonction des valeurs d'attribut ou d'autres caractéristiques. Cette règle est exécutée lorsque la personne affectée clique sur Soumettre. Cette règle est exécutée lorsque la personne affectée clique sur Soumettre ou sur Actions > Mettre à jour.
  • Envoyer un courriel sur la mise à jour : exécutée en fonction des actions de l'utilisateur sur la tâche. Par conséquent, vous devez définir les conditions pour la règle de façon appropriée. La condition la plus courante concerne l'attribut Statut ou Statut (détaillé) :
    • Attribut Statut : la seule valeur valide que vous pouvez sélectionner est Fermé. Les statuts En attente, Ouvert et Erreur résultent tous d'actions automatisées sur la tâche.
    • Attribut Statut (détaillé) : les statuts valides dépendent de l'approbateur.

    La règle est exécutée lorsqu'un utilisateur se sert de la boîte de dialogue Action de tâche :

    • Demande, libère, soumet, approuve, rejette ou rouvre une tâche, ou en force le démarrage ou la fermeture
    • Met à jour une valeur d'attribut
    • Répond à une question
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    • Ajoute une pièce jointe de référence

Pour afficher les règles d'échéancier, procédez comme suit :

  1. Sur la page d'accueil, cliquez sur Application, puis sur Task Manager.
  2. Cliquez sur l'onglet Echéanciers Onglet Echéanciers à gauche.
  3. Cliquez deux fois sur un échéancier.
  4. Cliquez sur l'onglet Règles. Les informations suivantes relatives aux règles associées au modèle sont affichées :
    • Ordre : ordre de priorité
    • Règle : nom de la règle
    • Conditions : conditions qui doivent exister avant l'exécution de la règle
  5. Pour créer ou modifier une règle, dans l'onglet Règles, cliquez sur l'icône Icône Nouveau Nouveau ou sélectionnez une règle existante, puis cliquez sur l'icône Icône Modifier Modifier.
  6. Dans l'onglet Propriétés :

    • Règle : sélectionnez une règle.

      Remarque :

      Lorsque vous apportez des modifications à une définition de règle, les informations supplémentaires sont ajoutées au journal d'audit. Vous pouvez consulter les modifications dans l'onglet Historique ou Rapport d'audit.

    • Description : facultatif. Expliquez la raison pour laquelle vous avez configuré la règle et son utilisation prévue. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères.

    • Exécuter lorsque : indique les événements associés à la règle.

    • Niveau d'approbateur : sélectionnez tous les niveaux ou sélectionnez les niveaux d'approbateur.

  7. Dans l'onglet Filtre :

    • Sélectionnez Créer le filtre et renseignez la section Conditions, ou sélectionnez Utiliser le filtre enregistré et choisissez un filtre. Le filtre sélectionné et configuré pour la règle détermine les conditions qui déclenchent la règle à appliquer.

    • Filtrer la tâche : indiquez la tâche pour laquelle sélectionner la condition :

      • Tâche actuelle
      • N'importe quel prédécesseur
      • Tâche spécifique : indiquez l'ID de tâche.

    • Conditions :

      • Utiliser le filtre enregistré : la section Conditions affiche une version en lecture seule des conditions associées au filtre enregistré.

      • Créer un filtre : la section Conditions est activée et vous pouvez cliquer sur Créer une condition ou Créer un groupe de conditions pour indiquer des conditions.

        Conjonction, Source, Attribut, Opérateur et Valeur se comportent de la même façon que pour la fonctionnalité de filtre avancée existante.

  8. Entrez les informations sur les échéanciers dans les onglets prévus à cet effet :